物資供應(yīng)管理系統(tǒng)分析

翟亞鋒

摘要：隨著高等教育的改革，現(xiàn)代化學(xué)科及其實踐都對高等教育提出了新的要求，高校物資管理隨著教育改革重新界定職能，成為高等教育的有力保障。本文分析了高等院校的物資供應(yīng)管理系統(tǒng)，探索了高校物資管理供應(yīng)存在的問題，同時也研究了高校儀器設(shè)備及相關(guān)物資管理系統(tǒng)，對健全管理制度及統(tǒng)一管理學(xué)校物資使用資金有一定的積極影響。

關(guān)鍵字：高等院校；物資供應(yīng)；管理分析

一、物資供應(yīng)管理存在的問題

長期以來，高校物資供應(yīng)部門一直是憑著傳統(tǒng)經(jīng)驗對物資進行管理。為了保持學(xué)校物資供應(yīng)，物資供應(yīng)管理工作人員用國家撥款不計成本地大批量購進貨物，占用儲存空間，積壓或超支使用資金等，這樣長期滯后的管理操作導(dǎo)致供應(yīng)管理效益不高，物資浪費嚴(yán)重，無法跟上不斷改革的高校教育，無法適應(yīng)高等院?，F(xiàn)代化教育的要求，甚者有些無法滿足師生需求。

作為高等院校賴以生存和發(fā)展的物資條件，高等院校的物資供應(yīng)必須具備一定的物質(zhì)基礎(chǔ)和基本設(shè)施，如教學(xué)實驗、科學(xué)研究、行政管理、后勤服務(wù)等。但是高等院校的物資數(shù)量大，種類多，并且存在著不少高檔次、高價位的物件，如何對巨大的物資進行規(guī)范管理、合理分配是值得探討的課題。筆者認(rèn)為，高等院校可采用物資管理系統(tǒng)進行管理，便于統(tǒng)一供應(yīng)，合理支配學(xué)校物資使用資金，避免多頭管理、重復(fù)購買、養(yǎng)護不當(dāng)、損壞不報、資料零散、疏于核對等問題。

二、健全管理制度

由于國家堅持發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟的政策，加快國民經(jīng)濟建設(shè)，高等院校供應(yīng)管理面臨著挑戰(zhàn)和新要求。物資供應(yīng)管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，摒棄物質(zhì)供應(yīng)中被動的行政服務(wù)，用現(xiàn)代管理技術(shù)來改造物資供應(yīng)工作，利用物資供應(yīng)管理系統(tǒng)做到服務(wù)性管理，同時還要充分發(fā)揮高校物資管理的監(jiān)督職能的效用，進一步系統(tǒng)地健全高校物資管理制度。高校可以根據(jù)其具體的實際情況，創(chuàng)建設(shè)置一個具有綜合管理性、高效率使用性的專門系統(tǒng)機構(gòu)。

高校的物資管理系統(tǒng)需有加強其管供應(yīng)、管用度、管節(jié)約的效能，強化直達供應(yīng)和物資儲存的管理體制，改善物資多余、積壓、報廢的管理及各種教學(xué)儀器設(shè)備的維修和保養(yǎng)等。完善的智能管理對高校物資管理系統(tǒng)提升物資流通運轉(zhuǎn)效率、提高物資經(jīng)費的使用效率等有著及其重要的作用。所以，高校物資供應(yīng)管理系統(tǒng)必須實行智能管理化，對物資全面管理，合理利用， 降低消耗， 統(tǒng)一有效的管理物資供應(yīng)相關(guān)信息，健全管理制度，這樣才能以少的投入取得好的經(jīng)濟效益。

此外，由于物資出入庫次數(shù)頻率高、種類多而規(guī)格雜、運轉(zhuǎn)時間較快， 加大了物資管理部門的難度，單單靠管理工作人員手工記帳和傳統(tǒng)的統(tǒng)計方法已無法滿足愈加繁雜瑣碎工作的需求。利用計算機創(chuàng)建的智能管理系統(tǒng)進行物資分類核對審查、統(tǒng)計記錄和檢索等各項業(yè)務(wù)處理，是實現(xiàn)高校物資供應(yīng)管理現(xiàn)代化、規(guī)范化及智能化的一個重要環(huán)節(jié)。因此在管理系統(tǒng)執(zhí)行過程中，部門相關(guān)管理人員需及時從系統(tǒng)數(shù)據(jù)中獲取反饋信息和更新信息，要時常去系統(tǒng)信息存儲中心了解實施情況和進展，便于高校收集資料制訂供應(yīng)方案，及時并高效地解決問題。

三、加強物資出入庫管理

根據(jù)客觀經(jīng)濟規(guī)律，通過補貼、獎金及經(jīng)濟責(zé)任制和核算制等方式來調(diào)節(jié)各種不同利益之間的關(guān)系，對影響管理對象有一定的積極作用。

系統(tǒng)中設(shè)立的物資信息是用來建立數(shù)據(jù)庫的。首先對物件的編號、品名、規(guī)格、單價等進行設(shè)計記錄入案，以便于制訂采購計劃。經(jīng)費信息的單位信息表中可以設(shè)置單位名稱的現(xiàn)有金額、當(dāng)年撥款額和上年余額等欄目，可以以表格形式顯示各種數(shù)據(jù)。同時物件信息維護是物品建庫時使所用的，便于智能系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份，把各種數(shù)據(jù)文件拷貝到硬盤或軟盤中保存。物資管理系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)操作，強化了物資出庫管理，加強了物資報表數(shù)據(jù)化，減少和避免了重復(fù)購買及不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈镔Y購置計劃，系統(tǒng)地管理了學(xué)校物資利用資金。

因物資供應(yīng)管理不同于一般的物資流通，高等院校中的物資流通不只是簡單的買賣和獲取利潤關(guān)系， 而是全身心致力于為教學(xué)及科研工作服務(wù)，在提升服務(wù)質(zhì)量上追求經(jīng)濟效益并特別注重社會效益。所以，高等院校的物資管理必須具有較強計劃性，避免盲目采購而造成物資積壓和時間的浪費，甚至無法保障教學(xué)及科研工作的正常實施。高等院校的物資流通除了具備一般經(jīng)濟規(guī)律發(fā)生作用外，還具有其自身的規(guī)律性。一般物資流通的物品結(jié)構(gòu)主要是由社會生產(chǎn)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)決定的，而高等院校中物資流通的物品結(jié)構(gòu)則受到高校的科研發(fā)展及現(xiàn)代化水平影響。因此，高校教學(xué)及科研的特殊業(yè)務(wù)性質(zhì)決定了對物質(zhì)的需求具有種類多、量小、更新快的特點。這也再一次強調(diào)了高校物資供應(yīng)管理系統(tǒng)的使用有利于加強物資出入庫，保證學(xué)校物質(zhì)資金的正常使用。

四、應(yīng)用物資供應(yīng)智能化管理系統(tǒng)的效應(yīng)

高等院校物資信息智能化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)，使資產(chǎn)利用率、信息資源和管理數(shù)據(jù)化大大提高。高等院校中的物資從提交采購計劃到采購執(zhí)行再到查收存庫、物資出庫處置，甚至報廢處理的整個周期都需要進行一套系統(tǒng)的、完整的智能化的動態(tài)管理和監(jiān)控操作。

高等院校物資供應(yīng)系統(tǒng)智能化的應(yīng)用有利于提高信息資源共享。經(jīng)過該系統(tǒng)的應(yīng)用操作，物資管理部門只需專注于校園物資的日常監(jiān)管和安全維護，而系統(tǒng)其他各項數(shù)據(jù)的維護工作則可由其他部門完成。

高等院校物資供應(yīng)系統(tǒng)智能化的應(yīng)用有利于提高物資資產(chǎn)的利用率。由于學(xué)校各部門或多或少都會存在一部份暫時或者長期閑置的物資資產(chǎn)，物資管理部門就可以通過操作系統(tǒng)，用清單明細的方式將這部分資產(chǎn)公布出來并在校園內(nèi)實施相應(yīng)的無償調(diào)度，進而提升物資資產(chǎn)的使用率，同時又可防止其他部門重復(fù)采購物資，造成不必要的浪費，這對實現(xiàn)高校可持續(xù)發(fā)展有著重大的現(xiàn)實意義，為建設(shè)節(jié)約型校園、提高辦學(xué)效益奠定了一定基礎(chǔ)。

采用高校物資供應(yīng)系統(tǒng)有利于保證數(shù)據(jù)完整性及安全性。利用系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)，根據(jù)校園物資系統(tǒng)管理的需要，對各類物品進行統(tǒng)計、分析，從而對全校資產(chǎn)實行全面、完整、系統(tǒng)的統(tǒng)計與分析。根據(jù)國家教育部及教育廳要求的報表數(shù)據(jù)格式，生成需要上報的相關(guān)數(shù)據(jù)，完成上報報表的工作。為了保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性，高?？筛鶕?jù)物資管理需求，對管理人員及各管理部門的操作權(quán)限和管理范圍進行具體細致的控制，以滿足單位內(nèi)部的管理崗位分工、實施內(nèi)部控制的需要。

五、總結(jié)

總之，傳統(tǒng)的物資管理模式已經(jīng)不能完全適應(yīng)當(dāng)今高校的物資管理需求，高等院校需要不斷提升和完善自身的物資管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)力量，增強供應(yīng)鏈上各個節(jié)點的運作合作。國家應(yīng)該積極扶持供應(yīng)系統(tǒng)智能化的建設(shè)，提升供應(yīng)管理質(zhì)量，極力完善學(xué)校物資供應(yīng)系統(tǒng)智能化，建設(shè)具有可持續(xù)發(fā)展的校園物資供應(yīng)。

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（作者單位：山東省學(xué)校生產(chǎn)供應(yīng)管理處）