淺談如何做好高校秘書工作

[摘 要] 本文通過對秘書工作的崗位職責及應具備的素質(zhì)和能力的論述，提出了做好秘書工作應發(fā)揚十種精神。

[關(guān)鍵詞] 做好；秘書工作

學校要發(fā)展，離不開全體教職工的精誠團結(jié)和奮力拼搏，更離不開每個人創(chuàng)先爭優(yōu)，發(fā)揮聰明才智。辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務、把關(guān)、督辦等六大職能。秘書是辦公室中重要的職位，是領(lǐng)導者身邊的綜合輔助工作人員。隨著我國改革步伐的加快，對于秘書職位的要求也日漸提高，既要年輕有活力、有想法、有創(chuàng)新精神，又要辦事穩(wěn)重、思維縝密、考慮周全。

一、做好秘書工作所必須具備的政治素質(zhì)和個人品質(zhì)

1、敬業(yè)精神要強，工作要認真負責，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的組織紀律性，吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)、雷厲風行的工作作風，這是干好秘書工作的前提條件。

2、思想要活躍，要有解放思想，實事求是的優(yōu)良作風，接受新生事物要快，愛學習，改革和超前意識要強，在工作中要充分發(fā)揮主觀能動性，才能不斷開拓新局面。

3、辦事要穩(wěn)妥，處事要嚴謹，在廉潔自律上要求嚴格，嚴于律已，要起模范帶頭作用，這是做好秘書工作的保證。

二、具有擔當秘書工作必須的知識能力

1、具備一定的政治理論水平。必須要有一定的政治理論水平，才能適應秘書工作的需要。因此，平時注重學習，理解掌握有關(guān)國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。

2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎(chǔ)，同時，要熟悉業(yè)務知識，包括電腦知識和科學文化知識，文字功底和語言表達能力。

3、要有一定的組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗。秘書工作不單是要對秘書自身崗位本身熟悉，而且要對本單位整個工作有所了解。只有對學校工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎(chǔ)，才能更好地為學校各項工作服務。

三、發(fā)揚“十種精神”做好秘書工作

秘書從事的主要是輔助性和服務性工作。秘書工作的本質(zhì)就是為領(lǐng)導服務，而充分發(fā)揮樞紐作用、參謀作用、助手作用、綜合協(xié)調(diào)作用和反饋溝通作用則是秘書工作的主旨和核心。多年秘書工作的實踐使我深深感受到，要做好秘書工作必須發(fā)揚“十種精神”。

默默無聞，甘當人梯。秘書是助手、是配角。秘書工作的性質(zhì)決定了秘書人員只能在幕后默默無聞地為領(lǐng)導服務。要正確看待和處理個人與領(lǐng)導、個人與集體之間的關(guān)系，時刻保持平常心，甘做綠葉，切不可有任何的牢騷和不滿。

埋頭苦干，無私奉獻。秘書工作既具體又繁忙，要做好秘書工作，秘書人員就必須甘做埋頭苦干的“拓荒?！薄o私奉獻的“老黃?！保研乃己途θ考性诠ぷ魃?。

甘于寂寞，樂于清貧。秘書工作的本質(zhì)就是為領(lǐng)導服務，臺前的鮮花、掌聲和贊譽，永遠不屬于秘書人員。面對當今社會的種種誘惑，秘書人員要志存高遠，守得住清貧，耐得住寂莫，嚴于律己，廉潔奉公，不斷加強道德修養(yǎng)，鑄就正確的人生觀、價值觀、利益觀。

刻苦學習，永不言止。要干好當今的秘書工作靠吃老本、憑經(jīng)驗辦事是不行的。秘書人員要自覺順應經(jīng)濟全球化的趨勢，牢固樹立終身學習的思想，自我加壓，不斷改善和優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，努力掌握與秘書工作相關(guān)的基本知識，不斷提高自己的認知能力、分析能力、辦事能力、和綜合協(xié)調(diào)能力，以適應新形勢新任務的要求。

敢為人先，開拓創(chuàng)新。秘書工作具有被動性特點，這是由秘書工作的性質(zhì)所決定的；因此，秘書人員要自覺地堅持不懈地創(chuàng)新思維方式、工作方法、摒棄舊的思維模式和陳規(guī)陋習，充分發(fā)揮主觀能動性，在服務中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中做好各項工作。

忍耐自制，敢于負責。秘書工作涉及面廣、從屬性強、變化性大，秘書部門又處在各種矛盾的交匯點上，因此，秘書人員一定要理智地把握自己的情感與心態(tài)，善于控制和調(diào)節(jié)自己的情緒，經(jīng)得起順利與挫折，更要胸懷寬廣、敢于承擔自己應負的責任。

當好參謀，敢于直言。秘書處于領(lǐng)導和群眾之間，對領(lǐng)導的決策失誤其他人不敢說，也不便說，秘書人員做為領(lǐng)導的直接助手和參謀就不能不說，但必須精心選擇溝通時機和場合，有理有據(jù)地表明自己的見解和主張。一個優(yōu)秀的秘書既要當好領(lǐng)導的隨從，又要成為領(lǐng)導的諍友。

實事求是，敢講真話。 實事求是是我們黨的思想路線，也是秘書工作應遵循的一條基本原則。秘書不論向領(lǐng)導匯報什么情況，都應該做到實事求是，絕不能夸大其辭、道聽途說。發(fā)文辦事，要堅持實事求是，嚴格貫徹領(lǐng)導意圖。對領(lǐng)導不完善的思路，秘書人員要及時提出補充意見：對領(lǐng)導錯誤的思路，秘書人員應及時提醒，切不可有事不關(guān)已高高掛起、明哲保身但求無過的思想。

四、結(jié)束語

在當今社會，在知識經(jīng)濟的今天，人的現(xiàn)代化素質(zhì)，是一個人，一個單位，乃至一個國家生存與發(fā)展的決定性因素。高等學校秘書人員的工作十分重要，秘書人員既是業(yè)務人員，也是管理人員，秘書人員的素質(zhì)及其工作效率，直接影響到整個學校的形象及其發(fā)展。因此，一方面，秘書人員要注意不斷提高自身的素質(zhì)和辦事效率；另一方面，領(lǐng)導人員要注意對智力資源的不斷開發(fā)，對人才資源的合理配置。

參考文獻：

[1]胡曉萍.論新時期高校教學秘書的素質(zhì)要求[J].寧波工程學院學報，2007（3）.

[2]張亞光；劉丹陽； 淺談如何做好現(xiàn)代秘書工作《中國城市經(jīng)濟》2011（27）

作者簡介：黃秀江（1971—），男，漢族，碩士學位，講師，河北省唐山市人。河北省唐山市河北聯(lián)合大學（原華北煤炭醫(yī)學院）國家礦山醫(yī)療救護中心培訓基地，講師，教育教學管理。