學(xué)校信息技術(shù)精細(xì)化發(fā)展的探究與實(shí)踐

王征

摘要：本文提出，學(xué)校信息技術(shù)要發(fā)展，使之更能為教學(xué)服務(wù)，就要實(shí)現(xiàn)所有信息數(shù)字化，所有信息集中管理，通過開發(fā)自動(dòng)化功能更好地實(shí)現(xiàn)全員網(wǎng)絡(luò)協(xié)作，達(dá)到“信息找人”而不是“人找信息”的效果。

關(guān)鍵字：信息技術(shù)；精細(xì)化

學(xué)校信息技術(shù)精細(xì)化發(fā)展的內(nèi)涵

1.硬件配備精細(xì)化

校園內(nèi)每個(gè)教職員工都要配備辦公電腦，一般學(xué)校往往教輔人員、后勤管理人員沒有配備電腦，然而校園中大部分工作需要這些人員配合，如大型活動(dòng)材料的準(zhǔn)備、場地布置等工作，這些人員配備電腦后，行政部門就可以統(tǒng)一發(fā)送信息，安排工作；如果這些人員沒有配備電腦，行政部門就要逐個(gè)通知，降低了效率，如果忘記通知，則影響活動(dòng)開展，這是個(gè)不可忽視的細(xì)節(jié)，也是一個(gè)學(xué)校信息技術(shù)硬件配備能力是否成熟的體現(xiàn)。

2.軟件功能精細(xì)化

現(xiàn)在很多學(xué)校有自己的通訊軟件和資源共享平臺(tái)，但往往沒有細(xì)分，如一個(gè)讓加班人員領(lǐng)取補(bǔ)貼的通知發(fā)在全校范圍內(nèi)，有部分教師誤以為也有自己的，去領(lǐng)的時(shí)候鬧出笑話。另外，學(xué)校共享FTP由于部門多，文件夾多，教師每次找份文件都要費(fèi)盡了眼神。

所以，軟件開發(fā)要從長遠(yuǎn)考慮，對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限和范圍的細(xì)分，一個(gè)簡便可靠的做法就是按照現(xiàn)實(shí)中崗位級(jí)別權(quán)限來設(shè)置，這樣就不會(huì)混亂，也讓領(lǐng)導(dǎo)與教師易于理解從而開展工作。例如，在一個(gè)以部門細(xì)分的通知軟件系統(tǒng)中，每個(gè)部門只會(huì)收到相關(guān)的信息，不會(huì)收到無關(guān)的信息，減少干擾提高效率。在一個(gè)用權(quán)限細(xì)分的資源共享平臺(tái)中，教師只能看到自己有權(quán)限接觸到的資源，從而很容易找到自己想要的資源，提高了工作效率，對(duì)于學(xué)校來說，還提升了安全水平。

3.用戶使用精細(xì)化

硬件、軟件都配備了，但如果沒有全體都用起來，還是達(dá)不到提升效率的效果。學(xué)校中一般都有一些老的教職員工不會(huì)用電腦，他們總是通過電話或其他傳統(tǒng)方式來得到信息，這樣會(huì)降低效率。學(xué)校必須在強(qiáng)制推行使用電腦的基礎(chǔ)上適當(dāng)引導(dǎo)，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓這部分人體會(huì)到信息技術(shù)帶來的便利，最終達(dá)到全員共同參與。

實(shí)踐案例

在上述“信息技術(shù)精細(xì)化發(fā)展”的目標(biāo)引領(lǐng)下，我們學(xué)校的信息技術(shù)教師開發(fā)了“小太陽”通訊軟件，其特色是學(xué)校通知會(huì)在每臺(tái)電腦的右下角強(qiáng)制彈出顯示，其后臺(tái)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)已閱讀人數(shù)。我在此基礎(chǔ)上，立足微軟SharePoint2007平臺(tái)，進(jìn)行了一系列實(shí)踐探究，如團(tuán)籍管理系統(tǒng)。

共青團(tuán)團(tuán)籍管理就是對(duì)學(xué)校中的團(tuán)員的身份進(jìn)行記錄、注冊(cè)、轉(zhuǎn)出的工作，是典型的信息處理工作。以往是由每班的學(xué)生團(tuán)支書用紙張記錄好班中團(tuán)員信息上交，然后由團(tuán)委秘書處學(xué)生干部集中輸入電腦保存，通過Excel統(tǒng)計(jì)人數(shù)等信息。存在著諸如短期工作量大、信息不易更新、信息不方便所有相關(guān)人員查詢等問題。

我利用SharePoint2007搭建的團(tuán)委學(xué)生會(huì)網(wǎng)站的團(tuán)籍管理系統(tǒng)，事先對(duì)每個(gè)班團(tuán)支書進(jìn)行網(wǎng)站使用培訓(xùn)，頒發(fā)班級(jí)賬號(hào)密碼。經(jīng)過使用優(yōu)化后，現(xiàn)在達(dá)到的精細(xì)化效果如下。

◇工作通知定時(shí)出現(xiàn)。團(tuán)委教師通過學(xué)校通訊平臺(tái)向各班級(jí)電腦發(fā)送“上傳團(tuán)員信息”的通知，并在通知中附上輸入團(tuán)員信息的網(wǎng)頁超鏈接，班級(jí)團(tuán)支書點(diǎn)擊直接進(jìn)入網(wǎng)頁輸入團(tuán)員信息。

◇信息錄入一步到位。各班團(tuán)支書只需要在本班電腦登錄網(wǎng)站（我校每個(gè)班都有電腦多媒體平臺(tái)），就可以在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)通過填寫網(wǎng)頁表單上傳本班團(tuán)員信息。

◇細(xì)分權(quán)限各取所需。各班上傳之后所有團(tuán)員的信息已經(jīng)集中到一起，團(tuán)委教師擁有最高權(quán)限，可以查看全部團(tuán)員信息；班級(jí)團(tuán)支書擁有班級(jí)權(quán)限，能查看班級(jí)團(tuán)員信息，可以及時(shí)添加、刪除、修改本班團(tuán)員信息。在下一步我校準(zhǔn)備做到每個(gè)團(tuán)員能查看、操作自己的信息。

◇統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化。系統(tǒng)實(shí)時(shí)自動(dòng)計(jì)算出每個(gè)班團(tuán)員數(shù)、每個(gè)年級(jí)團(tuán)員數(shù)和學(xué)?？偟膱F(tuán)員數(shù)。方便行政管理部門隨時(shí)了解情況。

上述案例中，各班學(xué)生團(tuán)支書省掉了紙上書寫提交團(tuán)員信息的工作，取而代之的是網(wǎng)頁填寫表單提交，省去了團(tuán)委秘書處短期大量的打字錄入工作，將集中的工作分?jǐn)偨o了各個(gè)班級(jí)，實(shí)現(xiàn)了真正意義的網(wǎng)絡(luò)協(xié)作。同時(shí)更方便了查詢、統(tǒng)計(jì)與管理等工作。當(dāng)然，這種模式更可進(jìn)一步用于學(xué)籍管理。

實(shí)踐收獲

1.數(shù)字化原則

“數(shù)字化”是指將信息輸入電腦存放，以前也叫“電子化”或“信息化”。各種信息只有“數(shù)字化”，才能使用電腦進(jìn)行處理，用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，才能進(jìn)行真正意義上“信息化管理”。例如，學(xué)校照片只有進(jìn)入了電腦，才能方便地發(fā)布至校園網(wǎng)或制作刊物；各種文檔進(jìn)入電腦后更容易批量管理和檢查。

2.集中原則

“集中”是指將學(xué)校所有有價(jià)值的信息用一定的方式（網(wǎng)站）集中到一起，既可以集中到一臺(tái)服務(wù)器，也可以是一個(gè)服務(wù)器群。信息資源只有集中，才能管理。分散的信息是無法有效管理的。

3.唯一原則

“唯一”包含兩層意思，唯一的資源和唯一（不變）的位置。唯一的資源是指在構(gòu)建任何資源庫時(shí)，一個(gè)文檔、一張圖片甚至任何一個(gè)信息資源，都應(yīng)當(dāng)是唯一的，這樣才能避免版本混亂，避免用戶得到的不是最新版本的內(nèi)容導(dǎo)致偏差，也避免因?yàn)橘Y源庫中有大量重復(fù)的內(nèi)容導(dǎo)致存儲(chǔ)空間和系統(tǒng)性能浪費(fèi)。

唯一（不變）的位置是指任何資源在從上傳到使用、再到刪除的整個(gè)生命周期中，其存放位置始終保持不變，這樣所有人都能在需要的時(shí)候順利找到它，并避免數(shù)據(jù)移動(dòng)過程中誤刪、發(fā)生錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于有時(shí)間性保密要求的資源通過權(quán)限來進(jìn)行訪問控制。

4.自動(dòng)化原則

“自動(dòng)化”是指在現(xiàn)有信息技術(shù)水平下，我們通過開發(fā)，最大限度地將各種工作流程中手動(dòng)操作變?yōu)殡娔X自動(dòng)完成。例如，自動(dòng)生成數(shù)據(jù)分析圖表，定時(shí)顯示或隱藏信息，批量處理文檔，智能提示等。一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的自動(dòng)化程度相當(dāng)于巨人的肩膀，其高低決定整個(gè)學(xué)校工作效率和工作水平。

5.全員協(xié)作原則

信息技術(shù)管理和開發(fā)的教師要：①注重人性化的軟件開發(fā)。簡潔的操作步驟、美觀的界面、友好的提示都對(duì)實(shí)現(xiàn)全員信息化有非同小可的作用。②及時(shí)的培訓(xùn)。再好的軟件只有被用起來，價(jià)值才能得到體現(xiàn)。對(duì)所有要上馬的項(xiàng)目，都要整理出使用教程，利用校會(huì)、即時(shí)通訊軟件和網(wǎng)站進(jìn)行宣傳推廣，減少老師們的陌生感，盡快投入到使用中去。③重視用戶的反饋、特別是管理部門的意見，及時(shí)修改、優(yōu)化軟件。有時(shí)一個(gè)小小的優(yōu)化能減少很多人的工作量，降低一些教師對(duì)電腦的煩躁情緒，從而提升效益。

實(shí)踐反思

實(shí)踐中出現(xiàn)的問題，有人認(rèn)為還是主要領(lǐng)導(dǎo)的觀念問題，如果領(lǐng)導(dǎo)重視一定會(huì)強(qiáng)勢(shì)推行，出現(xiàn)的問題就會(huì)迎刃而解。但我認(rèn)為，從領(lǐng)導(dǎo)角度看，信息技術(shù)發(fā)展只是學(xué)校中的一個(gè)方面，甚至不能算是主要方面，如果投入太多勢(shì)必會(huì)對(duì)其他方面產(chǎn)生影響，所以要仔細(xì)斟酌。而拿出一個(gè)立足校情的可操作性強(qiáng)的信息技術(shù)發(fā)展規(guī)劃方案才是我們現(xiàn)在要研究的，當(dāng)然也是有難度的。

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