提高機關(guān)檔案工作水平策略

惠廣東

【摘 要】 2018年10月11日，國家檔案局發(fā)布第13號令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，并于2019年1月1日起執(zhí)行，在第一章總則第三條中指出機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個人合法權(quán)益、維護(hù)機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。充分認(rèn)識到機關(guān)檔案管理工作的重要性，建立健全適應(yīng)新形勢的機關(guān)檔案管理制度，加強機關(guān)檔案管理體系結(jié)構(gòu)建設(shè)以及檔案管理工作業(yè)務(wù)水平的提升都成為提高機關(guān)檔案工作水平的有效策略。

【關(guān)鍵詞】 機關(guān)檔案 檔案管理 檔案管理制度

一、機關(guān)檔案管理中存在的問題

（一）機關(guān)檔案建設(shè)的重視度不夠。現(xiàn)在機關(guān)檔案工作在各單位的重視度普遍不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度也不強，很多單位都沒有專門的檔案管理人員，只是將機關(guān)檔案工作寫在了年度工作計劃當(dāng)中，但沒有專人負(fù)責(zé)落實。機關(guān)檔案就停留在各業(yè)務(wù)科室簡章的將檔案資料收集到辦公室，辦公室按照各檢查的需要對檔案進(jìn)行整理、裝訂、歸檔。并沒有嚴(yán)格按照13號令的要求進(jìn)行規(guī)范性整理，辦公室工作人員有的都分不清資料和檔案的區(qū)別，最后形成的檔案類目混亂，該入檔的沒有歸檔，很多不該入檔的卻又歸檔，不符合檔案法規(guī)定。單位也沒有設(shè)置專門的檔案室來管理檔案，檔案丟失的情況也時有發(fā)生。

（二）機關(guān)檔案管理制度不健全。機關(guān)檔案管理存在的很多問題，從執(zhí)行的角度來看機關(guān)檔案管理的制度不健全是主要問題，很多單位都沒有建立和健全檔案管理制度，在檔案的收集、移交、借閱、銷毀上都是按經(jīng)驗辦事，出現(xiàn)問題了才去找相關(guān)的法律、法規(guī)。

（三）檔案管理的觀念較為落后。一是機關(guān)檔案管理方法上較為陳舊。當(dāng)前機關(guān)檔案管理工作以手工操作為主，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位，受到部門工作經(jīng)費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。三是有的認(rèn)為只要能應(yīng)付過檢查就算是完成了檔案的管理。

（四）檔案管理人員的綜合能力和水平不高。一是檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定。在很多單位，檔案管理人員均為兼任，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。二是管理質(zhì)量不夠高。有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的情況。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到索引表，致使在需要利用檔案時，用不上使檔案的利用價值顯現(xiàn)不出來。

二、機關(guān)檔案管理水平提升策略。

（一）充分認(rèn)識機關(guān)檔案管理工作的重要性。機關(guān)檔案工作是開展各項業(yè)務(wù)活動的具體真實的記錄，為經(jīng)濟建設(shè)和推動社會文明進(jìn)步起到重要的促進(jìn)作用。特別是隨著時代改革發(fā)展，檔案的調(diào)閱利用明顯增多，這對加強機關(guān)檔案管理，拓展檔案服務(wù)新領(lǐng)域，都對機關(guān)檔案管理工作提出了更高的要求，為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）檔案工作，推進(jìn)機關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，國家檔案局發(fā)布了第13號令，使機關(guān)檔案管理工作有了工作的指引。

（二）建立健全適應(yīng)新形勢的機關(guān)檔案管理制度。機關(guān)檔案管理應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，建立健全包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、機關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制度等一系列檔案管理制度，用制度來加強機關(guān)的檔案管理，使檔案資料更好地為兩個文明建設(shè)服務(wù)。有些機關(guān)單位檔案管理不夠規(guī)范，建立了相關(guān)檔案管理制度如崗位責(zé)任制、歸檔、保管、借閱、保密、鑒定銷毀等，也有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、管理體制、分類方案，但是在執(zhí)行過程中卻流于形式，制度不完善也未裝裱上墻。所以新形勢下檔案管理制度的建設(shè)應(yīng)當(dāng)在有關(guān)法律、法規(guī)層面的規(guī)范下建立，同時還要根據(jù)單位管理檔案的特性、省份和檔案發(fā)展的長期規(guī)劃，還要具備一定的針對性。制定出來的檔案管理制度還要有一定監(jiān)督體系。

（三）加強機關(guān)檔案管理體系結(jié)構(gòu)建設(shè)。完善的檔案管理有利于促進(jìn)社會和經(jīng)濟和諧發(fā)展，檔案管理實現(xiàn)信息化也要建立科學(xué)的檔案管理體系結(jié)構(gòu)。首先，需要建立完善的機關(guān)檔案管理體系。一方面要建立自上而下的領(lǐng)導(dǎo)管理體系，檔案管理部門管理層缺乏重視也是形成現(xiàn)有的管理體系結(jié)構(gòu)和新形勢不適應(yīng)的重要原因。所以做為具體的機關(guān)必須要有具體領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，才能保證檔案管理中的各項任務(wù)進(jìn)行有效地傳遞，使得檔案管理工作有序進(jìn)行。另一方面，機關(guān)還應(yīng)該要建立一個比較明確的橫向管理體系，檔案管理工作不是辦公室或者檔案員的職責(zé)，各科室有承擔(dān)各科室業(yè)務(wù)檔案收集、整理、歸檔的職責(zé)，這樣才能保證機關(guān)檔案管理健康的發(fā)展。最后體系結(jié)構(gòu)的建設(shè)要規(guī)范化，機關(guān)檔案管理只是社會檔案管理體系最基礎(chǔ)的單元，所以機關(guān)檔案管理必須要嚴(yán)格按《機關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，做到規(guī)范化。才能最終實現(xiàn)整個社會檔案管理體系結(jié)構(gòu)的建設(shè)。

（四）加強檔案管理工作業(yè)務(wù)水平的提升。檔案管理人員是工作提升的核心，他們的綜合能力水平在一定程度上對機關(guān)檔案管理工作的發(fā)展有很大影響，加強機關(guān)檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力水平的提升，是提高機關(guān)檔案管理水平的重要途徑。在現(xiàn)實在，檔案管理人員在工作中很容易感到不被重視，對此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要做好機關(guān)檔案管理人員的管理和關(guān)懷，特別是在外出培訓(xùn)、職稱評審、科研項目爭取上都要傾向一線檔案管理人員，從而使得檔案員的工作積極性能夠被有效地激發(fā)出來。為了提高檔案管理效率，應(yīng)該要加強對信息化管理模式的應(yīng)用，機關(guān)也要重視發(fā)展機關(guān)檔案管理隊伍，管理人員和檔案工作人員要進(jìn)行定期培訓(xùn)，除了專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)，也還要鼓勵檔案工作人員自己參加提升業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)班，也可以爭取一部分檔案上的科研項目，從而提高機關(guān)檔案管理效率和水平。