關(guān)于城建檔案管理存在問(wèn)題的探討

方新

【摘 要】隨著城市化水平的不斷提高，城市建設(shè)檔案的作用也將越來(lái)越得到凸顯，在兩種標(biāo)準(zhǔn)并行的前提下，城市建設(shè)檔案的困境在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)依然會(huì)存在。兩種標(biāo)準(zhǔn)的立足點(diǎn)盡管不同，但都是為建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理服務(wù)，其核心是一致的，只有檔案行政管理部門、城市建設(shè)管理部門、建設(shè)單位相互協(xié)同，共同應(yīng)對(duì)，才能真正意義上消除“壁壘”，實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理。

【關(guān)鍵詞】城市建設(shè)；檔案管理

1、城市建設(shè)檔案在管理中存在的問(wèn)題

1.1標(biāo)準(zhǔn)的差異導(dǎo)致實(shí)際工作中檔案管理更加混亂

對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，分別有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，從效力上講，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)大于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但隨著檔案行政管理部門對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收力度的加強(qiáng)及建設(shè)單位自身檔案管理意識(shí)的提高，兩種標(biāo)準(zhǔn)的并存給參建單位的檔案管理帶來(lái)極大的困擾。這里，我們簡(jiǎn)單說(shuō)明兩種規(guī)范的差異。

1.2適用范圍及相關(guān)術(shù)語(yǔ)的差異

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001中明確規(guī)定“適用于建設(shè)工程文件的歸檔整理以及建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收”，適用于一切工程；而《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002則規(guī)定為“適用于大、中型及限額以上的基本建設(shè)的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等項(xiàng)目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗(yàn)收”，主要適用于大、中型重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目。

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001中對(duì)“單位工程”定義為：?jiǎn)挝还こ蹋╯ingle project）指具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項(xiàng)目的組成部分。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002中則引入了“單項(xiàng)工程”的概念：?jiǎn)雾?xiàng)工程（unit ofproject）指建設(shè)項(xiàng)目中具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程；單位工程則定義為：?jiǎn)挝还こ蹋╯ubunitofproject）指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，但建成后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。概念的差異導(dǎo)致建設(shè)單位在進(jìn)行項(xiàng)目的單位、分部、分項(xiàng)工程劃分時(shí)存在偏差，大多數(shù)城市建設(shè)工程以單位、子單位工程出現(xiàn)。單項(xiàng)工程的概念對(duì)單一的建設(shè)項(xiàng)目意義不大，當(dāng)一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目包含若干獨(dú)立立項(xiàng)的項(xiàng)目時(shí)，單項(xiàng)工程的劃分則顯得尤為重要。

1.3案卷構(gòu)成及組卷方式的差異

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001對(duì)檔案裝具規(guī)格規(guī)定為：尺寸310×220，厚度有20、30、40、50mm四種，檔案盒填寫(xiě)內(nèi)容有案卷題名、編制日期、編制單位、保管期限、共幾卷、第幾卷等；而行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002對(duì)檔案裝具規(guī)格則嚴(yán)格按照GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行規(guī)范，尺寸為305×220，厚度分別有10、20、30、40、50、60mm六種，檔案盒填寫(xiě)內(nèi)容有案卷題名、立卷單位、立卷日期、保管期限等?？梢钥闯觯瑖?guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001在裝具的規(guī)格上未按照國(guó)標(biāo)GB/T11822-2000進(jìn)行規(guī)范，而行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002則嚴(yán)格按照國(guó)標(biāo)執(zhí)行，細(xì)節(jié)上的差異給檔案的管理造成不必要的麻煩。

在組卷方式上，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001規(guī)定“監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷”，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002規(guī)定“監(jiān)理文件按文種組卷”，兩者差異較大。在竣工圖章的格式上，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001規(guī)定其規(guī)格為80mm×50mm，圖章內(nèi)容主要有：施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、總監(jiān)、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理八項(xiàng)；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002規(guī)定其規(guī)格為80mm×60mm，圖章內(nèi)容主要有：編制單位、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位名稱、監(jiān)理人六項(xiàng)。圖章差異導(dǎo)致城建部門與檔案行政管理部門“互不相認(rèn)”的現(xiàn)象，給建設(shè)單位的檔案管理帶來(lái)諸多不便。

1.4檔案驗(yàn)收的差異

在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001明文規(guī)定“建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收”，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002在檔案驗(yàn)收上沒(méi)有明確規(guī)定，但隨后，國(guó)家發(fā)改委、國(guó)家檔案局在《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中第七條規(guī)定了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組的組成：

○1國(guó)家檔案局組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，驗(yàn)收組由國(guó)家檔案局、中央主管部門、項(xiàng)目所在地省級(jí)檔案行政管理部門等單位組成?！?中央主管部門檔案機(jī)構(gòu)組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，驗(yàn)收組由中央主管部門檔案機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目所在地省級(jí)檔案行政管理部門等單位組成?！?省級(jí)及省以下各級(jí)檔案行政管理部門組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，驗(yàn)收組由檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門等單位組成?！?凡在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)建設(shè)的項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組成員應(yīng)包括項(xiàng)目所在地的城建檔案接收單位?！?項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組人數(shù)為不少于5人的單數(shù)，組長(zhǎng)由驗(yàn)收組織單位人員擔(dān)任。必要時(shí)可邀請(qǐng)有關(guān)專業(yè)人員參加驗(yàn)收組。

第十七條規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行評(píng)價(jià)。

第二十一條規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提出整改意見(jiàn)，要求項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，對(duì)存在的問(wèn)題限期整改，并進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

可見(jiàn)，對(duì)于同一工程項(xiàng)目，城建部門和檔案行政管理部門都要組織驗(yàn)收，參照的標(biāo)準(zhǔn)也不同。這些差異的存在，極大困擾著建設(shè)單位的檔案管理工作。

2、建設(shè)單位對(duì)檔案管理偏重一方，存在較大的局限性

筆者也對(duì)幾個(gè)大型國(guó)有房地產(chǎn)企業(yè)作過(guò)了解，幾乎所有的企業(yè)都存在該現(xiàn)象：購(gòu)房合同檔案與客戶資料檔案保存都比較完整，房產(chǎn)項(xiàng)目檔案的歸檔則參差不齊。實(shí)際上，城建檔案館所接收的檔案只是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中的一部分，有大量的項(xiàng)目文件都需要建設(shè)單位歸檔保存，建立一套完整、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案才是建設(shè)單位應(yīng)充分給予重視的。

房地產(chǎn)企業(yè)出現(xiàn)該現(xiàn)象的原因，一方面，是由于單位自身檔案意識(shí)比較淡薄，另一方面，也是相關(guān)檔案法規(guī)、制度強(qiáng)制執(zhí)行的結(jié)果。根據(jù)《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》，凡在城市規(guī)劃范圍以內(nèi)的建設(shè)項(xiàng)目，須向本地城建檔案館移交部分項(xiàng)目文件，而國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001又明確規(guī)定“建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收”，這就使得建設(shè)單位只對(duì)移交城建館的那部分資料比較重視。但是，對(duì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002，多數(shù)單位比較陌生，而且，此標(biāo)準(zhǔn)僅僅針對(duì)大、中型項(xiàng)目，幾乎所有的房產(chǎn)項(xiàng)目不在此標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收范圍，在一定程度上使得建設(shè)單位在執(zhí)行力度上大打折扣。

3、對(duì)城市建設(shè)檔案管理存在問(wèn)題的建議

3.1城市建設(shè)檔案應(yīng)一分為二，取長(zhǎng)補(bǔ)短

我們對(duì)需要移交進(jìn)城建檔案館的部分，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001的要求進(jìn)行整理、移交；對(duì)建設(shè)單位本身歸檔的部分，按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002的要求進(jìn)行整理。雖需付出較大的管理成本，浪費(fèi)較多的資源，也是不得已而為之。

3.2建設(shè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變思路，做好自身檔案的收集歸檔工作

建設(shè)單位應(yīng)切實(shí)做好自身檔案的收集、整理工作，切不可偏廢一方。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002對(duì)項(xiàng)目性質(zhì)的限制，使得檔案行政管理部門在項(xiàng)目檔案管理中留下死角，檔案行政管理部門應(yīng)經(jīng)常監(jiān)督、督促建設(shè)單位做好綜合檔案室的管理工作，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案的管理力度。

3.3積極探討檔案管理的新模式

作為檔案行政管理部門，應(yīng)積極探討檔案管理的新模式，盡可能減少城市建設(shè)檔案在管理過(guò)程中的標(biāo)準(zhǔn)不一現(xiàn)象。在驗(yàn)收前，檔案行政管理部門與城市建設(shè)管理部門應(yīng)充分溝通，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)“一次性驗(yàn)收”，這對(duì)減輕建設(shè)單位負(fù)擔(dān)，減少管理成本意義重大。

4、結(jié)語(yǔ)

國(guó)家社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)突飛猛進(jìn)，城市建設(shè)飛速發(fā)展，城建檔案也將對(duì)城市建設(shè)規(guī)范發(fā)揮越來(lái)越大的作用。在當(dāng)前大好形勢(shì)下，抓緊時(shí)機(jī)，完善城市建設(shè)檔案的管理機(jī)制，建立鞏固而又扎實(shí)的城市檔案資源，開(kāi)發(fā)利用，以現(xiàn)代化數(shù)字化信息手段增強(qiáng)城建檔案的使用功能。與國(guó)際慣例接軌，創(chuàng)造出世界一流的城市建設(shè)檔案管理運(yùn)行機(jī)制，永久地全面地為國(guó)家建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

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