電子檔案管理面臨的困境及對(duì)策探討

溫麗君　陳敏華

[摘 要]：隨著計(jì)算機(jī)越來越多的被應(yīng)用到企業(yè)管理中，對(duì)于檔案的管理也逐漸發(fā)展成電子檔案管理的形式。電子檔案的管理讓資料的管理更高效與便捷，然而，實(shí)際管理工作中仍然存在若干困境需要克服與轉(zhuǎn)換。本文將探討電子檔案管理工作中存在的問題，并且有針對(duì)性的提出相應(yīng)的改善對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]：電子檔案 管理 困境 對(duì)策

一、電子檔案管理工作中存在的問題

1.信息安全問題

電子檔案的管理是借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的功能才能得以實(shí)現(xiàn)的，然而，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的使用必然會(huì)伴隨相應(yīng)的安全隱患。電子檔案是非常重要也很機(jī)密的文件，里面存有很多很有價(jià)值的信息，很多黑客正是基于對(duì)于這一點(diǎn)的了解，會(huì)惡意的攻擊相關(guān)企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來竊取信息，一旦得逞，給企業(yè)帶來的損失往往難以估量，信息安全問題是電子檔案管理工作中面臨的首要的難題與困境。

2.原始性問題

電子檔案管理中存在的另一個(gè)問題是檔案的原始性難以分辨。在傳統(tǒng)的檔案管理中，針對(duì)紙質(zhì)的文件管理，文件的原始性可以通過紙張、字跡等非常個(gè)人的特征得以分辨及體現(xiàn)，然而，檔案一旦變成電子形式，這些特性就都不存在了，很多時(shí)候，電子檔案的原始性無從追溯，原始性問題也是電子檔案管理中常見的一個(gè)問題。

3.真實(shí)性問題

真實(shí)性是和原始性有共通的一個(gè)問題，紙質(zhì)的傳統(tǒng)檔案中，通過個(gè)人筆記、甚至相關(guān)的紙張制成材料，能夠?qū)τ诓牧系恼鎸?shí)性有很好的分辨，然而，電子檔案的形式讓這些明顯的帶有個(gè)人特質(zhì)的特征都消失了，材料的形式、字跡全部一致，這給材料的真實(shí)性留下很大的疑問，對(duì)于真實(shí)性的辨識(shí)也變得更加困難。

4.完整性問題

檔案管理中，保留檔案的完整性是非常重要的，這對(duì)于后期查考參照會(huì)產(chǎn)生很直接的影響，檔案不完整會(huì)帶來很多信息的遺漏甚至信息的差錯(cuò)，這正是電子檔案管理容易帶來的問題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的檔案形式通常很容易保存一整套文件，文件的完整性能夠有保障，而檔案一旦變成電子形式后通常會(huì)出現(xiàn)無據(jù)可依，無法確知檔案的完整，這給檔案管理工作中帶來很多障礙。

5.安全性問題

檔案以紙質(zhì)形式保存時(shí)，雖說檔案一旦累積到很大數(shù)量時(shí)會(huì)占據(jù)很大空間，并且不便于歸檔管理，但無論如何，只要這些文件在，那么就不會(huì)有檔案的遺失，檔案的安全性是有很好保障的。然而，當(dāng)檔案管理一旦變?yōu)殡娮有问胶?，其安全性就容易令人?dān)憂。檔案可能由于計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)設(shè)備的故障而意外遺失，有些故障是無法逆轉(zhuǎn)的，一旦發(fā)生就不可能再恢復(fù)到原來的狀態(tài)，那么相應(yīng)的檔案就會(huì)永久性遺失或損毀了。此外，由于檔案在不斷的整理過程中，需要操作人員定期進(jìn)行管理，在操作過程中，很可能因?yàn)椴僮鞑划?dāng)或操作失誤而造成檔案的變更或遺失，尤其是在操作人員不知情的情況下，這些問題沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，那么就會(huì)給檔案帶來永久性的損毀，檔案的安全令人堪憂。

二、建議采取的對(duì)策

1.采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

電子檔案管理過程中，最大的問題就是信息安全問題，因此對(duì)于電子檔案的管理，首先要對(duì)信息安全性進(jìn)行把關(guān)，可以從以下幾個(gè)方面采取有效防范。首先，企業(yè)內(nèi)部檔案存儲(chǔ)的保密工作要做到位，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該有完善的防御措施，能夠很有效的抵抗外來病毒等的侵害。其次，企業(yè)要做好內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)維護(hù)工作，應(yīng)當(dāng)成立專門的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門，或者聘請(qǐng)相應(yīng)的專業(yè)人士定期對(duì)企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息安全進(jìn)行檢查，一方面是加強(qiáng)對(duì)信息安全的維護(hù)，另一方面，一旦發(fā)現(xiàn)問題或異?？梢约皶r(shí)采取相關(guān)的防御措施，將外來侵害的危險(xiǎn)系數(shù)降到最低。此外，對(duì)于電子檔案管理人員的操作技能應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升，他們是信息安排的第一道把關(guān)，提升他們的技術(shù)水平對(duì)于提升整個(gè)檔案管理的安全系數(shù)有重要作用。

2.制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

檔案管理中存在的很多問題都和不規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程有關(guān)，因此，切實(shí)制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)需要管理的電子檔案類型及檔案的特點(diǎn)，制定一套完備的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，并且監(jiān)督管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程來操作，這一方面能夠規(guī)范管理人員的行為，另一方面也能著實(shí)提升電子檔案的管理效率。對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行一定要落實(shí)到位，可以另外制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的操作以及高效的工作表現(xiàn)要給與肯定與獎(jiǎng)賞，對(duì)于不合規(guī)與不符合標(biāo)準(zhǔn)的操作過程要給與相應(yīng)懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標(biāo)準(zhǔn)更深入的落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員的實(shí)際工作中，從而提升檔案管理的效率。

3.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理的效率有著密切關(guān)系，檔案管理中的很多問題都是由于管理人員工作中的疏漏造成的，而這些疏漏又是因?yàn)楣芾砣藛T的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)不夠，因此，切實(shí)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是很有必要的。企業(yè)內(nèi)部可以定期組織針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)課程，這可以幫助他們鞏固專業(yè)技能，也能端正他們的工作態(tài)度，培訓(xùn)過程中管理人員還可以就工作中實(shí)際碰到的問題及存在的障礙展開研討，大家的智慧往往能夠更好的讓問題得以解決。此外，對(duì)于檔案管理人員可以提供更合理的晉升通道，這對(duì)他們的工作積極性是一種很好的激勵(lì)，能夠促進(jìn)他們更盡心盡責(zé)的為企業(yè)服務(wù)，給企業(yè)的的檔案管理工作帶來提升。

結(jié) 語：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行各業(yè)中應(yīng)用的不斷深入，檔案管理工作已經(jīng)由原始的管理途徑演變?yōu)殡娮訖n案管理的過程。然而，在電子檔案管理中仍然面臨著許多困境，很多問題如果不能得到有效解決會(huì)給檔案的完整性、真實(shí)性及安全性留下很多隱患，檔案一旦由于管理的不善而發(fā)生遺漏或損毀，會(huì)給企業(yè)造成非常不利的影響。想要改善目前電子檔案管理中存在的問題，首先要對(duì)計(jì)算機(jī)信息安全問題做好把控，這是檔案以電子形式進(jìn)行管理其安全性的最直接保障。其次，有必要制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，這對(duì)于工作人員的行為是一種約束，能夠有效避免很多由于工作人員的操作不當(dāng)而造成的問題。此外，要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能讓他們更好的為企業(yè)的檔案管理服務(wù)。

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