文件體系的“三庫”管理

楊新宇

摘 要：文件體系“三庫”管理，通過區(qū)分文件所處的不同狀態(tài)和層次，進(jìn)而構(gòu)建草稿庫、運(yùn)行庫、程序庫，采用不同的管理控制方式，有效節(jié)約資源，并為其他文件管理方法提供范圍和平臺。

關(guān)鍵詞：文件管理 文件體系 三庫 文件體系構(gòu)建

1.文件管理的現(xiàn)狀和難點(diǎn)

1.1 文件管理的現(xiàn)狀

文件體系是企業(yè)運(yùn)行規(guī)范、過程程序、技術(shù)資料和工作記錄的總和，是企業(yè)管理和企業(yè)運(yùn)行必須的依據(jù)和支撐。企業(yè)必須要對自己的文件體系進(jìn)行管理和控制。當(dāng)前文件管理有多種方法，企業(yè)也在探索適用的方法。在該過程中，容易陷入以下三大的誤區(qū)：

（1）文件全部備份和受控：不區(qū)分文件狀態(tài)，眉毛胡子一把抓，將所有文件周期性備份，造成管理資源的巨大浪費(fèi)，引起文件使用的巨大不便，主要出現(xiàn)在研發(fā)類的企業(yè)；

（2）放任非受控文件：只對核心文件進(jìn)行控制，對其他文件基本不管控，致使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的精力主要放在處理日常事務(wù)上，無暇顧及企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略事宜，主是出現(xiàn)在小規(guī)模企業(yè)；

（3）文件的后期整理：在整個(gè)工作完成后進(jìn)行突擊式的文件編制和歸檔，以致文件邏輯混亂，不能反映出工作的實(shí)際情況，不利于企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和改進(jìn)不足，主要出現(xiàn)在工程類的企業(yè)。

1.2 文件管理的難點(diǎn)

企業(yè)文件管理陷入上述三大誤區(qū)，是因?yàn)槲募芾泶嬖谒膫€(gè)難點(diǎn)：

（1）文件分類標(biāo)準(zhǔn)難確定

企業(yè)運(yùn)行過程中，會產(chǎn)生不同歸屬的文件。現(xiàn)行方法是要求一個(gè)文件滿足盡量多的需求，從而提高工作的效率，但會導(dǎo)致一個(gè)文件既需這樣管理，又需那樣控制，致使文件的管理狀態(tài)不明。

（2）文件狀態(tài)易混亂

日常工作中，由于沒有完善的文件管理制度，出現(xiàn)三種文件狀態(tài)混亂的情況：同一文件出現(xiàn)不同狀態(tài)，但又不能被使用者簡易區(qū)分；文件已經(jīng)發(fā)布了新版本，可部分人員卻仍使用舊版本；同樣的有效文件之間的不協(xié)調(diào)。

（3）文件標(biāo)準(zhǔn)化管控范圍不當(dāng)

文件標(biāo)準(zhǔn)化管控范圍過大，會造成資源浪費(fèi)，影響其他工作的開展；管控范圍過小，會導(dǎo)致文件失控，起不到標(biāo)準(zhǔn)化工作應(yīng)有的實(shí)效。再者，隨著企業(yè)的發(fā)展，文化標(biāo)準(zhǔn)化的范圍也是不斷變化的。適當(dāng)?shù)奈幕瘶?biāo)準(zhǔn)化范圍需通過大量時(shí)間來摸索，在這過程中易造成人力物力的巨大浪費(fèi)。

（4）垃圾文件的影響

因當(dāng)時(shí)工作需要而制作的文件復(fù)件，或因應(yīng)對某項(xiàng)工作而制作的文件代替件，還包括因工作需要的一次性臨時(shí)文件，這些都可稱作垃圾文件。這些垃圾文件，往往充斥在工作場所，嚴(yán)重影響我們的工作效率和管理效率。計(jì)算機(jī)在辦公方面的應(yīng)用，使得這個(gè)問題是日益凸顯。

2.“三庫”管理

2.1 現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)

當(dāng)前的“三庫”管理，主要作為軟件開發(fā)結(jié)果的管理手段，通過對軟件開發(fā)庫、受控庫和產(chǎn)品庫（簡稱軟件“三庫”）的管理而實(shí)現(xiàn)對軟件開發(fā)結(jié)果的控制。

2006年5月，中國人民解放軍總裝備部發(fā)布了GJB 5716—2006標(biāo)準(zhǔn)，“規(guī)定了軍用軟件開發(fā)庫、受控庫和產(chǎn)品庫的基本要求”。該標(biāo)準(zhǔn)要求通過“對軟件配置項(xiàng)進(jìn)行入庫、訪問、出庫、維護(hù)、更改、發(fā)行等活動實(shí)施管理，以確保軟件產(chǎn)品的正確性、完整性、可控性、可追溯性?！?/p>

2.2 應(yīng)用擴(kuò)展

文件也存在這三種狀態(tài)。一是員工日常工作處理的狀態(tài)，稱為草稿狀態(tài)；二是經(jīng)評審能夠滿足事務(wù)管理需要的狀態(tài)，稱為規(guī)范狀態(tài)；三是定義企業(yè)工作運(yùn)作方式的狀態(tài)，稱為程序狀態(tài)。企業(yè)建立草稿庫、運(yùn)行庫和程序庫分別對草稿狀態(tài)、規(guī)范狀態(tài)和程序狀態(tài)的文件實(shí)施管理。

文件體系的“三庫”管理，通過確定不同狀態(tài)的文件的管理方法，以及確定不同庫之間文件的流轉(zhuǎn)方式，實(shí)現(xiàn)對文件生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、消滅的全過程的有效管理。

3.文件體系的“三庫”構(gòu)建

3.1 “三庫”的形式

文件體系“三庫”，因文件不同的存儲媒介，可分為兩種形式：電子“三庫”和實(shí)體“三庫”。

電子“三庫”主要用以計(jì)算機(jī)文件的管理。計(jì)算機(jī)文件主要是指儲存在硬盤、光盤、優(yōu)盤等電子器件上的文件本身，主要特點(diǎn)是必須借助一定的電子設(shè)備才能閱讀。電子“三庫”的構(gòu)建主要是以電子儲存介質(zhì)為基礎(chǔ)，如服務(wù)器、公共儲存區(qū)。

實(shí)體“三庫”主要用以處理實(shí)體文件的管理。實(shí)體文件主要以紙質(zhì)文件為主，也包括電子文件的儲存介質(zhì)，主要特點(diǎn)是不須借助其他設(shè)備，僅靠人力即可對其信息進(jìn)行識別。實(shí)體“三庫”的構(gòu)建是以文件柜和工作區(qū)為基礎(chǔ)的。

文件形式的選擇，以便于使用為原則，沒有必要只采用其中的一種形式，否則只會增大資源的占用，造成資源浪費(fèi)。因此，電子“三庫”和實(shí)體“三庫”是相互補(bǔ)充的，它們共同完成企業(yè)對文件體系的管理和控制。

3.2 電子“三庫”構(gòu)建

草稿庫可以建立在公共設(shè)備上，也可以建立在工作計(jì)算機(jī)設(shè)備上，管理新編制文件、修改狀態(tài)的文件、待提交評審的文件以及便于工作而引進(jìn)的外來參考文件。草稿庫的文件采用文件編制人員負(fù)責(zé)的管控形式。這樣一方面節(jié)約了管理資源，另一方面提高文件編制人員日常工作的效率，也不會對企業(yè)核心文件產(chǎn)生沖擊。

運(yùn)行庫必須建立在公共設(shè)備上，以保證需要的人員能夠獲得有效文件。運(yùn)行庫管理已經(jīng)通過評審的、對某事項(xiàng)處理的方法，包括記錄表格、制度規(guī)范、技術(shù)方案等，主要特點(diǎn)是任何一個(gè)文件，都能完成一件事務(wù)。運(yùn)行庫文件的改動，需要申請授權(quán)，由組織指定的人員負(fù)責(zé)。

程序庫必須建立在公共設(shè)備上，管理過程程序的文件，包括行政體系、質(zhì)量管理體系、項(xiàng)目計(jì)劃等。程序庫文件規(guī)定了事項(xiàng)包含的若干事務(wù)的運(yùn)行。程序庫文件進(jìn)行修改時(shí)，必須經(jīng)過授權(quán)，并由指定人員負(fù)責(zé)。

3.3 實(shí)體“三庫”構(gòu)建

草稿庫，由文件編制部門負(fù)責(zé)管理。草稿庫管理處于編制、修訂、或報(bào)批狀態(tài)的文件。企業(yè)應(yīng)對草稿庫實(shí)施明確和嚴(yán)格管控。草稿庫內(nèi)的文件要由編制部門集中管控，文件流轉(zhuǎn)只能在文件編制人員或編制部門之間進(jìn)行，不得流向其他人員或部門。

運(yùn)行庫由企業(yè)檔案部門獨(dú)立負(fù)責(zé)管控。運(yùn)行庫文件管理經(jīng)評審滿足要求而未納入過程程序的文件。運(yùn)行庫文件應(yīng)登記造冊，明確各文件狀態(tài)和存儲位置。運(yùn)行庫文件一般只在三庫之間流轉(zhuǎn)，不予以外借，如有因工作需要應(yīng)使用復(fù)件。

程序庫文件，應(yīng)由過程程序主管部門負(fù)責(zé)管理，如行政程序文件應(yīng)由行政主管部門負(fù)責(zé)，項(xiàng)目程序文件應(yīng)由項(xiàng)目組或項(xiàng)目檔案管理部門負(fù)責(zé)。程序庫文件名目清晰，歸屬明確。程序庫文件應(yīng)在與該程序有關(guān)的工作人員范圍內(nèi)分發(fā)，以確保職責(zé)部門和職責(zé)人員按規(guī)定自主完成工作，提高效率。

3.4 “三庫”之間的文件流轉(zhuǎn)控制

文件流轉(zhuǎn)沿著草稿庫、運(yùn)行庫、程序庫的方向進(jìn)行，稱之為上行，反之稱之為下行。文件流轉(zhuǎn)，必須進(jìn)行過程的管理和控制，同時(shí)進(jìn)行文件的管理和控制。文件上行，應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的申報(bào)評審手續(xù)；文件下行，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)。

文件的管理和控制，與文件儲存介質(zhì)有關(guān)，可采取如下方式。

草稿庫文件轉(zhuǎn)入運(yùn)行庫，應(yīng)對文件進(jìn)行審批，確認(rèn)文件滿足要求。審批通過的文件，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)入運(yùn)行庫。如是修訂的運(yùn)行庫文件，應(yīng)及時(shí)將修訂前的運(yùn)行庫文件移出運(yùn)行庫。

運(yùn)行庫文件轉(zhuǎn)入程序庫，應(yīng)對過程程序文件進(jìn)行審批和試運(yùn)行，確保過程程序適合企業(yè)的資源配置。電子運(yùn)行庫轉(zhuǎn)入程序庫，采用文件調(diào)用的方式，不移動位置；實(shí)體運(yùn)行庫轉(zhuǎn)入程序庫，必須完成文件流轉(zhuǎn)，如有需要運(yùn)行庫備份復(fù)件。

電子運(yùn)行庫文件修訂，不得移出運(yùn)行庫，而采取修訂復(fù)件的方式；實(shí)體運(yùn)行庫文件修訂，必須移出運(yùn)行庫，對原文件進(jìn)行修訂，而運(yùn)行庫保存復(fù)件。

程序庫文件修訂分為過程程序修訂和執(zhí)行文件修訂。過程程序修訂，可由程序庫直接轉(zhuǎn)入草稿庫進(jìn)行。執(zhí)行文件修訂，電子程序庫直接執(zhí)行運(yùn)行庫文件的修訂；實(shí)體程序庫文件先流入運(yùn)行庫，再執(zhí)行運(yùn)行庫文件修訂。

4.“三庫”管理與其他文件管理工作的聯(lián)系

文件體系“三庫”管理，能夠?qū)n案管理法、體系管理法、文件標(biāo)準(zhǔn)化等多種管理方法兼容，有效解決文件管理中的難點(diǎn)。

文件體系“三庫”管理，著眼于形成體系化的文件，通過編制運(yùn)行庫文件來構(gòu)建運(yùn)行體系文件，實(shí)現(xiàn)無一文件無歸屬的管理效果，破除了文件分類歸屬不明的問題。

文件體系“三庫”管理，吸納了過程管理和檔案管理的思想，采用“三庫”分離、獨(dú)立控制的方式，保持現(xiàn)行文件版本的唯一性，解決了文件狀態(tài)的混亂和垃圾文件對于主體文件的影響。

文件體系“三庫”管理，為文件標(biāo)準(zhǔn)化工作提供了明確的范圍和時(shí)機(jī)：文件在“三庫”之間每次上行流轉(zhuǎn)，都要進(jìn)行文件標(biāo)準(zhǔn)化工作，而文件在各庫內(nèi)部流動式，則無需開展標(biāo)準(zhǔn)化工作。

5.總結(jié)

文件體系“三庫”管理，是文件管理的體系，可以有效實(shí)現(xiàn)對企業(yè)文件生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、消滅的全過程的管理。

文件體系“三庫”管理，根據(jù)企業(yè)文件所處的不同狀態(tài)和不同層次，確定不同的管控程度，一方面達(dá)到了文件的管理效果，另一方面節(jié)約了大量的管理資源。

文件體系“三庫”管理，有效兼容其他文件管理方法，解決了其他文件管理方法適用范圍有限的難題和彼此沖突的問題。