淺談高校院系辦公室如何做好行政管理工作

安燕萍

[摘 要]結(jié)合自身經(jīng)歷和工作經(jīng)驗(yàn)，分析了高校院系辦公室及辦公室主任在行政管理工作中的作用，并從轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要性；建立嚴(yán)格的規(guī)章制度；增強(qiáng)培訓(xùn)，提高辦公室人員綜合素質(zhì)；充分利用現(xiàn)代技術(shù)，創(chuàng)新管理手段四個(gè)大的方面探討了高校院系辦公室如何做好行政管理工作，以期為同行提供參考。

[關(guān)鍵詞]高校 院系辦公室 行政管理

[中圖分類號(hào)] G472 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2013）07-0139-02

院系辦公室是高校基層的、重要的行政管理機(jī)構(gòu)，它既是對(duì)全校師生開放的服務(wù)窗口，又是領(lǐng)導(dǎo)開展行政管理工作的指揮中心，同時(shí)也是在院校領(lǐng)導(dǎo)和師生之間起著承上啟下作用的橋梁。隨著各高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大和內(nèi)部管理體制的不斷完善，高校辦公室承擔(dān)的作用越來(lái)越重，在行政管理工作中發(fā)揮的作用也越來(lái)越重要。

一、高校院系辦公室及辦公室主任在行政管理工作中的作用

高校院系辦公室是高校進(jìn)行內(nèi)部管理的重要部門，起著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)平衡的樞紐作用。而行政管理工作涉及的范圍很廣，具有復(fù)雜性、交叉性、傳遞性、多樣性等特點(diǎn)，往往又和院校的教學(xué)管理融為一體，兩者相互滲透，幾乎不分彼此。院系辦公室作為行政管理工作主要的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，為廣大師生提供了很多服務(wù)，包括為教師制定一系列教學(xué)課表；上傳、發(fā)放和管理院校的課程計(jì)劃及各種文件；整理各科教師的教學(xué)檔案，統(tǒng)計(jì)和匯總他們的教學(xué)工作量及科研項(xiàng)目；負(fù)責(zé)配套、統(tǒng)計(jì)和上報(bào)本系的各專業(yè)教材；安排相關(guān)專業(yè)的課程和畢業(yè)實(shí)習(xí)的時(shí)間、地點(diǎn)及相應(yīng)的輔導(dǎo)教師等?？偟膩?lái)說(shuō)，院系辦公室的行政管理工作主要是負(fù)責(zé)傳遞和交流各種信息、建立并保管人事檔案、執(zhí)行人事考勤、執(zhí)行院系領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排的事務(wù)性工作、經(jīng)費(fèi)收支、辦公用品及設(shè)備的采購(gòu)和維護(hù)等。而辦公室主任作為開展行政管理工作的重要領(lǐng)導(dǎo)者和實(shí)施者，對(duì)學(xué)院的發(fā)展建設(shè)起到了重要的作用，其在宣傳執(zhí)行學(xué)校工作精神、完成日常工作、協(xié)調(diào)部門內(nèi)部和部門之間的關(guān)系等工作中占據(jù)著不可或缺的地位。

二、高校院系辦公室如何做好行政管理工作

（一）轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性

高校院系辦公室工作是高校教學(xué)管理的重要內(nèi)容，是輔助院系領(lǐng)導(dǎo)完成政務(wù)、事務(wù)及服務(wù)工作的強(qiáng)力支撐。在所有的院校工作中，辦公室工作質(zhì)量的好壞直接影響到領(lǐng)導(dǎo)決策的制定與執(zhí)行。要想做好辦公室工作，上到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，下到辦公室執(zhí)行人員都要認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性，提高對(duì)辦公室工作的重視程度，為辦公室順利展開工作創(chuàng)建良好的環(huán)境。

（二）建立嚴(yán)格的規(guī)章制度

1.建立嚴(yán)格、完善、科學(xué)的規(guī)章制度

要提高高校院系辦公室的工作效率，一套嚴(yán)格、完善、科學(xué)并切實(shí)可行的規(guī)章制度是前提。首先，建立符合實(shí)情的規(guī)章制度是非常重要的。在院系內(nèi)建立各種完整的規(guī)范制度并明文規(guī)定，如工作規(guī)范、服務(wù)規(guī)范、考勤制度、獎(jiǎng)懲制度等。其次，有了規(guī)章制度，貫徹執(zhí)行是關(guān)鍵。要讓所有人員按照這些規(guī)范制度行事，做到事事有章可循，獎(jiǎng)懲有據(jù)可依。這些規(guī)章制度一旦被確定，無(wú)論是院系領(lǐng)導(dǎo)、工作人員還是普通師生都必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，尤其是辦公室人員要從嚴(yán)律己，堅(jiān)持原則，從學(xué)院大局出發(fā)，認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)決照章辦事。在執(zhí)行辦公室管理制度時(shí)，要做到公正、公平，并且讓制度始終貫穿辦公室工作的全過(guò)程。最后，還要注重人性化管理。在現(xiàn)代管理理念中，“以人為本”的理念越來(lái)越受到重視。要主動(dòng)關(guān)心工作人員的發(fā)展，在他們?cè)谕瓿晒ぷ髂繕?biāo)的同時(shí)，為他們提供實(shí)現(xiàn)個(gè)人理想和抱負(fù)的機(jī)會(huì)，這樣更加能夠調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，使他們更有熱情地投入工作。

2.完善辦公室細(xì)化管理

一般來(lái)說(shuō)，辦公室的人員少，工作任務(wù)重。比如筆者所在的藝術(shù)系建系5年，包含音樂(lè)學(xué)、美術(shù)學(xué)兩個(gè)專業(yè)，有教師35人，學(xué)生375人，但是辦公室人員只有3個(gè)。而且筆者自己在擔(dān)任系辦公室主任的同時(shí)，還擔(dān)任音樂(lè)學(xué)音樂(lè)表演專業(yè)的《聲樂(lè)》課、《西北部民歌賞析與演唱》校級(jí)公共選修課等。針對(duì)這種情況可以對(duì)辦公室的工作實(shí)行細(xì)化管理，明確制定出人員的工作細(xì)則和可行的量化標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)系內(nèi)具體的情況科學(xué)地劃分給各辦公室人員任務(wù)，合理配置人力資源，使他們明確崗位職責(zé)，科學(xué)、有序、規(guī)范地完成各項(xiàng)工作。

3.善于利用電子檔案，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公

院系辦公室負(fù)責(zé)教學(xué)和行政兩方面的管理，工作內(nèi)容比較復(fù)雜瑣碎，且需要進(jìn)行妥善管理的信息、檔案、文件等數(shù)量繁多、種類復(fù)雜。如果辦公室人員善于利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)各種信息進(jìn)行整理，對(duì)各種資料、檔案、文件等按照不同的類型命名并歸檔，就可以做到省時(shí)省力，提高辦公效率且實(shí)現(xiàn)綠色辦公。

（三）增強(qiáng)培訓(xùn)，提高辦公室人員綜合素質(zhì)

隨著高校規(guī)模的不斷壯大，信息技術(shù)的不斷更新，工作節(jié)奏的日益加快，對(duì)高校辦公室人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，辦公室人員要順利、出色地完成行政工作，要做到：

1.加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)

辦公室作為高校行政的基礎(chǔ)部門、黨政的核心部門，辦公人員的政治、思想和行動(dòng)上要時(shí)刻與黨中央、與學(xué)校的整體規(guī)劃和發(fā)展方向，與學(xué)校黨委的決策決議保持高度一致。辦公人員要從自身做起，不斷加強(qiáng)自身的政治學(xué)習(xí)，認(rèn)真研究黨的方針政策和各種教育理念，提高自身的理論政策水平。

2.培養(yǎng)辦公人員良好職業(yè)道德

職業(yè)道德是辦公室人員綜合素質(zhì)中重要的一項(xiàng)。幾年來(lái)，高等教育面臨著重重的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，高校管理機(jī)構(gòu)規(guī)模和編制在不斷地收縮，辦公室人員較少，但是承擔(dān)著眾多的工作。所以，要注重培養(yǎng)辦公室人員的良好職業(yè)道德，使他們?cè)诠ぷ鲘徫簧县?fù)責(zé)、高效、熱情地工作。

3.對(duì)辦公室人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)和考核

辦公室人員作為與教學(xué)管理相關(guān)的管理者，要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，包括系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)、扎實(shí)的文化基礎(chǔ)、較強(qiáng)的管理組織能力、較強(qiáng)的寫作能力等，才能將本職工作順利、出色地完成。院校要對(duì)辦公室人員定期進(jìn)行崗前及在崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并加強(qiáng)對(duì)他們的定期考核或考試，提高他們的業(yè)務(wù)能力。

4.培養(yǎng)辦公室人員的大局和全局觀

在進(jìn)行行政管理工作的過(guò)程中，辦公人員往往會(huì)遇到一些較難以把握、難以做出決策的問(wèn)題，這時(shí)他們就要在堅(jiān)持原則的條件下，以大局為重，從全局利益的角度出發(fā)，采用靈活的手段，充分利用各種資源來(lái)解決問(wèn)題。而且辦公室有時(shí)還需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做出決策，這對(duì)辦公室工作人員的大局觀念和全局意識(shí)更是一種考驗(yàn)。所以，要注意培養(yǎng)和提高辦公隊(duì)伍的大局和全局觀念，激發(fā)他們的工作熱情和熱愛行政工作的信心。

5.提高辦公室人員身體和心理素質(zhì)

院系辦公室行政管理工作涉及的范圍廣、事務(wù)繁雜，出現(xiàn)問(wèn)題和緊急事件的情況多，容易成為領(lǐng)導(dǎo)、其他部門、教師及學(xué)生等關(guān)注的焦點(diǎn)，這往往會(huì)給辦公室工作人員帶來(lái)較大的心理壓力，使他們產(chǎn)生煩躁、厭倦等情緒。所以，要做好行政管理工作，首先要求辦公室人員要有較高的心理素質(zhì)，遇到事情不急躁，能夠冷靜對(duì)待，能夠嚴(yán)于律己、處事合理，在充分講原則的前提下，做事有自己的風(fēng)格；其次還要求辦公室人員有強(qiáng)健的體魄。只有這樣，他們才能精力充沛地投入到紛繁瑣碎的行政管理工作中。

（四）充分利用現(xiàn)代技術(shù)，創(chuàng)新管理手段

在不斷更新變換的信息時(shí)代，院系辦公室人員要有較強(qiáng)的洞察力和出色的反應(yīng)力，能夠?qū)ν话l(fā)的情況和問(wèn)題作出判斷并快速做出正確反應(yīng)，做出合理預(yù)防措施。院校要不斷提供現(xiàn)代技術(shù)資金支持，辦公室要及時(shí)購(gòu)置和更新辦公設(shè)備，辦公室人員要充分利用辦公資源如電腦、網(wǎng)絡(luò)、辦公軟件、交際軟件等進(jìn)行行政管理工作，為實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化綠色辦公打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)院系要結(jié)合辦公室在辦文辦會(huì)、信息傳遞、協(xié)調(diào)溝通、檔案管理、行政接待等方面的工作情況，對(duì)需要用到的軟件系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行開發(fā)和升級(jí)，建立符合院校實(shí)際情況的工作主頁(yè)和信息系統(tǒng)等，真正地實(shí)現(xiàn)行政工作的信息化和自動(dòng)化。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，院系辦公室作為學(xué)校管理體系中的重要部分，在學(xué)校行政管理工作中發(fā)揮著重要的作用。高校各階層領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性，建立嚴(yán)格、完善、科學(xué)的規(guī)章制度，對(duì)院系辦公室實(shí)行細(xì)化管理。辦公室人員要從各方面做起，提高自身綜合素質(zhì)，并充分利用現(xiàn)代技術(shù)，創(chuàng)新管理手段，這樣才能使得辦公室在行政管理工作中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，切實(shí)為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生服務(wù)。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

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[3] 丁青.加強(qiáng)和改進(jìn)高校辦公室管理工作探析[J].文教資料，2007，（27）.

[4] 李桃.加強(qiáng)高校院系辦公室行政管理工作的思考[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2008，（4）.

[5] 朱麗娟，楊曉培.高校辦公室行政管理工作的思考[J].青春歲月，2011，（10）.

[責(zé)任編輯：鐘 嵐]