新疆博樂市疾病預防基層業(yè)務檔案管理探討

那仁花 巴德西 吳英華

【摘 要】目的：加強檔案的管理、收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，使之更好地適應現(xiàn)階段社會對疾控業(yè)務的要求。方法：采用詢問和查看調(diào)閱方式。結果：詢問和調(diào)閱了13家，共計1200卷、3600章、120萬字的檔案。

【關鍵詞】新疆博樂市；業(yè)務檔案；管理

業(yè)務檔案是一個單位綜合檔案的重要組成部分[1]，是在疾病防治工作實施中所產(chǎn)生的資料，即全市公共場所現(xiàn)場監(jiān)測、職業(yè)病衛(wèi)生監(jiān)測、學校衛(wèi)生檢測、公共衛(wèi)生、急慢性傳染病防治、地方病防治、艾滋病防治、結核病防治、檢測中心的檢驗工作以及基層防保組等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖像資料和各種形式的現(xiàn)場原始記錄，能為拓展疾病預防控制事業(yè)提供科學依據(jù)。防病治病的信息因具有聯(lián)系性和完整性，故能據(jù)此探索疾病發(fā)生、發(fā)展規(guī)律，提出相應防治對策。

1 調(diào)查對象

博樂市疾病預防控制中心及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)場衛(wèi)生院防保組。

2 調(diào)查方法和內(nèi)容

采取詢問和查看調(diào)閱方式。內(nèi)容主要有日常產(chǎn)生的業(yè)務檔案的管理方式以及部分業(yè)務檔案的利用情況。

3 調(diào)查結果

本次共詢問和調(diào)閱了13家[2]，科室管理的12家，綜合檔案室保管目錄的1家。計1200卷、3600章、120萬字的檔案。

4 討論

4.1 防病治病的資料檔案管理：防病治病檔案由單位統(tǒng)一管理，科室檔案及鄉(xiāng)鎮(zhèn)場基層防保組原則上由科室和防保組自己保管，特殊資料可上交中心檔案室統(tǒng)一管理。

4.2 綜合檔案室在做好綜合檔案管理的基礎上，充分發(fā)揮監(jiān)督和指導作用，定期不定期地組織兼職檔案員對歸檔材料進行互查互審[1]。按照各科室及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)場衛(wèi)生院防保組的工作情況提出相應的要求，并根據(jù)工作內(nèi)容，及時收集、整理、歸檔，把好檔案材料入庫的驗收關。對各科室及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)場衛(wèi)生院防保組的預立卷檔案，由專職檔案人員檢查入庫、保管，并做好移交手續(xù)，建好目錄[1]。對不符合要求的要及時通知有關科室和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場衛(wèi)生院防保組進行整改[1]。

4.3 將業(yè)務檔案分級管理：對業(yè)務活動中形成的衛(wèi)生監(jiān)測檔案分為科室單位。

4.3.1 防病治病的業(yè)務檔案管理；屬于單位的檔案資料由單位統(tǒng)一管理。

4.3.2 各科室的業(yè)務檔案管理；凡屬于科室管理的業(yè)務檔案，由科室保管，并負責收集、整理、立卷、負責保管，方便科室開展工作。

4.4 業(yè)務檔案的管理規(guī)范

4.4.1 中心業(yè)務檔案的劃分本著全面性、系統(tǒng)性、實用性的原則進行分解。以能夠體現(xiàn)防病、治病工作的高水平、高質(zhì)量的資料為基礎進行細化、將有一定科學價值、有能長期在工作采納和使用的資料定為中心業(yè)務檔案，系統(tǒng)歸納幾種。

4.4.2 防病、治病工作的規(guī)范、標準。

4.4.3 年度或各年度的法定報告的傳染病、地方病、常見病等疾病防治方案和總結、分析和疫情流行趨勢預測等。

4.4.4 重大突發(fā)事件、流行病爆發(fā)、以及食物中毒現(xiàn)場調(diào)查的相關資料。

4.4.5 專項調(diào)查；其中有計劃、資料整理、匯總、工作結束后寫出全面真實的總結報告。

4.5 各科室防病、治病的檔案管理的規(guī)范。

4.5.1 科室在日常工作中所產(chǎn)生的各項工作計劃、實施細則、實施方案、疾病防治的措施、工作小結和總結等相關資料。以上材料保存時間不好定、業(yè)務單位工作人員經(jīng)?；螂S時即刻可使用，隨著逐年工作的開展，各項資料不斷加以補充和增加，為此科室應科學歸納管理。

4.5.2 監(jiān)測資料

4.5.2.1 各種傳染病疫情、各種污染的事件、各項中毒的現(xiàn)場調(diào)查處理資料。其中單項調(diào)查登記表、記錄、標本檢驗的結果以及最后處理意見和報告。

4.5.2.2 所以從事員工的體檢材料、個人體檢登記表、報關單、匯總表。

4.6 采用分級檔案管理的目的和意義

4.6.1 采用分級檔案管理可以解決保存空間與檔案數(shù)量間的矛盾。各單位的檔案保存存在很大的困難，根本無法保證各種業(yè)務的資料檔案的容納，為此只能把有價值的和有長期保存價值的檔案集中保存單位的檔案室，其余的檔案只有分散在各科室內(nèi)保存。

4.6.2 中心管理有利于體現(xiàn)一個單位的整體業(yè)務工作素質(zhì)的提高。更能體現(xiàn)一個單位領導的業(yè)務水平，隨時掌握全局，在關鍵時刻做出正確的選擇，并能提供科學的依據(jù)。

4.6.3 科室和基層保存業(yè)務檔案主要是方便科室業(yè)務人員和基層工作人員開展各項工作，也是為了充分發(fā)揮檔案資料的作用，為我市各族人民的身體健康，減少城鄉(xiāng)差別作出更大的貢獻。

4.7 分層次檔案管理的實施

4.7.1 加強檔案管理，逐步使檔案工作達到網(wǎng)絡化、分層次管理是通過檔案工作網(wǎng)絡管理而有序的實施。為此建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡是檔案分層次管理的組織保障。

4.7.2 制定切合實際的檔案管理制度，對各種不同類型的防病治病的檔案，要按照上級檔案部門的要求進行規(guī)范管理。

4.7.3 進一步加強各層次的專職和兼職檔案管理人員的培訓工作，一定要做到合格上崗、持證上崗，這樣才能保證檔案管理人員做好檔案管理工作。

4.7.4 施行責任制，定期和不定期進行考核，在落實責任制時，將業(yè)務檔案的立卷歸檔明確列入管理，并納入到年終考核中。

綜上所述；業(yè)務檔案實行分層次管理，是貫徹我國《檔案法》的規(guī)定，集中統(tǒng)一管理檔案管理的一種模式，它確實符合疾病預防控制的工作特點和需要，隨著疾病預防控制工作的逐步提升和發(fā)展，它將會更為疾病預防控制工作的開展發(fā)揮更為重要的作用。

參考文獻

[1]李明.疾控業(yè)務檔案兩級管理探討[J].中國公共衛(wèi)生管理，2009，08（25）.4

[2]韓研義，博樂市衛(wèi)生防疫婦幼保健志[M].博樂市衛(wèi)生防疫站，1990：05

[3]新疆維吾爾自治區(qū)衛(wèi)生防疫站志[M].自治區(qū)衛(wèi)生防疫站2004：05第一版.