匯文Libsys V5.5采訪模塊統(tǒng)計功能解析

劉學(xué)燕 韓 潔

(1山東大學(xué)圖書館，山東濟南 250100；2山東管理學(xué)院圖書館，山東濟南 250100)

工作方法研究

匯文Libsys V5.5采訪模塊統(tǒng)計功能解析

劉學(xué)燕1韓 潔2

(1山東大學(xué)圖書館，山東濟南 250100；2山東管理學(xué)院圖書館，山東濟南 250100)

本文結(jié)合在實際工作中對“匯文文獻信息服務(wù)系統(tǒng)”采訪模塊統(tǒng)計功能的使用，分析了匯文LibsysV5.5版本采訪模塊統(tǒng)計功能的特點，解析了一些使用技巧，指出了統(tǒng)計功能的不完善之處，旨在為匯文系統(tǒng)升級、采訪模塊統(tǒng)計功能的完善提供參考。

匯文LibsysV5.5 采訪模塊 統(tǒng)計功能

統(tǒng)計分析是采訪工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)，通過統(tǒng)計使我們能及時了解讀者需求、圖書的訂購、到書情況、經(jīng)費支出、學(xué)科分布、館藏結(jié)構(gòu)等。從而對采選方式是否科學(xué)、采選結(jié)果是否可靠、經(jīng)費使用是否合理、藏書結(jié)構(gòu)、布局是否優(yōu)化等作出判斷，保證文獻采訪計劃的順利實施及采訪工作的順利完成，從而提高采訪工作的水平和質(zhì)量。由江蘇匯文軟件有限公司研發(fā)的“匯文文獻信息服務(wù)系統(tǒng)”，從1999年在全國范圍內(nèi)推廣至今，已有近700余家知名高校館和公共館使用[1]。多年來匯文軟件公司不斷采用國內(nèi)外先進技術(shù)，對系統(tǒng)各項功能進行優(yōu)化、升級。2015年3月匯文軟件公司推出了匯文LibsysV 5.5新版本，新版本基于大數(shù)據(jù)、云服務(wù)，有利于提升館藏質(zhì)量，更加注重讀者體驗，其采訪模塊統(tǒng)計功能也有了較大提升。

1 匯文采訪模塊統(tǒng)計功能的特點

1.1 統(tǒng)計功能的多樣性[2]

提供了采訪工作所涉及業(yè)務(wù)的多項統(tǒng)計項目，如關(guān)于圖書訂購的有：圖書來源統(tǒng)計、書商訂購統(tǒng)計、訂戶訂購明細統(tǒng)計、訂購分類統(tǒng)計、書商訂購統(tǒng)計、出版社統(tǒng)計等；關(guān)于圖書驗收加工的有：訂戶經(jīng)費到書統(tǒng)計、訂戶經(jīng)費到書明細、到書分類及外借比例、訂購逾期未到統(tǒng)計、財產(chǎn)帳清單等。比較全面、系統(tǒng)地反應(yīng)了采訪工作流程中所需要的統(tǒng)計項目。采訪人員可以根據(jù)工作需要，通過不同的統(tǒng)計項目對采訪工作各項業(yè)務(wù)進行系統(tǒng)的統(tǒng)計，及時調(diào)整、糾正采訪工作中的偏差，使采訪工作按計劃有序進行，使文獻資源的建設(shè)更加符合讀者需求，提高入藏圖書的水平和質(zhì)量。

1.2 統(tǒng)計功能選項的多元化

就匯文統(tǒng)計功能選項而言，多元化、實現(xiàn)更加靈活是其又一特點。如供應(yīng)商、訂戶、時間、文獻類型、語種、訂購目錄號、驗收批次、送編交接批次、驗收批次流水號、經(jīng)費項目、CNMARC、USMAR等諸多選項，可以根據(jù)實際工作需要選擇限定條件進行統(tǒng)計，統(tǒng)計方式更加靈活,統(tǒng)計結(jié)果更加準確、更符合預(yù)期要求。

1.3 統(tǒng)計功能的多路徑化

匯文系統(tǒng)提供了多路徑化的統(tǒng)計功能，如我們既可以通過采訪模塊對采訪工作業(yè)務(wù)內(nèi)容進行統(tǒng)計，也可以通過統(tǒng)計模塊中采訪業(yè)務(wù)諸項目進行統(tǒng)計，除工作日志外，與采訪模塊統(tǒng)計選項基本相同。便于我們從不同路徑實施各種統(tǒng)計和驗證。而采訪模塊同一項目的統(tǒng)計也可通過兩個或多個路徑實現(xiàn)。如訂書未到統(tǒng)計既可以通過訂購未到統(tǒng)計，也可以通過訂單組織里的催缺、退訂統(tǒng)計。通過催缺、退訂可將某一供應(yīng)商所有未到的書目數(shù)據(jù)全部顯示出來，及時掌握圖書未到情況，進行催缺、退訂或改訂。再如在采訪模塊的窗口有通用檢索和批查重，同樣通過訂購子模塊下的選項也可以進行通用檢索和批查重，殊途而同歸。

1.4 平均復(fù)本和平均書價的統(tǒng)計(見圖2)

在訂戶經(jīng)費到書統(tǒng)計中，可以對某一時期圖書館所有訂戶各經(jīng)費項目到書的平均復(fù)本率和平均書價進行統(tǒng)計，頗具特色。此統(tǒng)計功能可以讓我們了解所購置圖書的復(fù)本情況是否符合圖書館所制定各學(xué)科門類的復(fù)本原則？項目圖書經(jīng)費支付情況是否符合經(jīng)費預(yù)算？某一時期所購置的圖書價格的變化情況。同時通過對多年平均書價的統(tǒng)計分析，可以掌握圖書價格走勢，為做好圖書經(jīng)費預(yù)算提供重要的參考依據(jù)。

1.5 完善的統(tǒng)計結(jié)果明細及輸出功能

每種統(tǒng)計結(jié)果都有明細，如書商訂購統(tǒng)計可以看到每批征訂的種數(shù)、冊數(shù)與實際訂購種數(shù)、冊數(shù)，適藏率等；再如訂購逾期未到統(tǒng)計，可以統(tǒng)計一段時間內(nèi)某一供應(yīng)商所有批次中未到的圖書種數(shù)、冊數(shù)未到率等，也可以點擊詳細查看具體每一批次訂購的種數(shù)、未到種數(shù)、未到率等。當然從訂單組織中同樣能查看未到情況，點擊具體的訂購批次，如果顯示“驗收完成”則表示圖書已到館；若顯示“已發(fā)訂”狀態(tài)則是圖書未到館。讓我們非常清楚地了解、分析未到圖書所屬學(xué)科門類、所涉及的出版社、供應(yīng)商情況，以便在改訂時可以選擇其他的供應(yīng)商。此外，幾乎所有的統(tǒng)計項目都具有打印輸出功能，方便對統(tǒng)計結(jié)果信息及時反饋或進行對比分析。其中通用檢索對出版社和叢書項等的統(tǒng)計結(jié)果具有導(dǎo)出功能。如輸入“哈佛百年經(jīng)典”得出如圖1所示結(jié)果，點擊導(dǎo)出書目信息就可將這套叢書的供應(yīng)商情況、書名、作者、種數(shù)、冊數(shù)等數(shù)據(jù)導(dǎo)出。此功能幫助采訪人員查詢叢書或連續(xù)出版物的訂購和到貨情況，及時補訂漏訂的卷冊，催缺未到的卷冊，保證叢書及連續(xù)出版物的系統(tǒng)、完整。同理對出版社的統(tǒng)計也具有導(dǎo)出功能。

圖1

2 采訪模塊統(tǒng)計功能使用技巧

2.1 訂戶訂購統(tǒng)計

訂戶訂購統(tǒng)計用來查看指定時間段各訂戶的訂購情況，如圖書館總館和各分館以及各經(jīng)費項目(校撥經(jīng)費、文科?？畹?訂購情況。對于總、分館設(shè)置的訂戶，通過指定時間段內(nèi)的統(tǒng)計，可以避免各訂戶間不平衡，特別是各訂戶應(yīng)購置的圖書品種是否已及時報訂。供應(yīng)商訂購統(tǒng)計有助于對書商提供的書目數(shù)據(jù)的數(shù)量和質(zhì)量進行評價提供依據(jù)，從中可以看到實際采選的品種占供應(yīng)商所提供征訂品種的比例。

2.2 訂購分類統(tǒng)計

訂購分類統(tǒng)計有助于保證各學(xué)科圖書均衡發(fā)展,避免出現(xiàn)比例失調(diào),保障重點學(xué)科文獻需求、保持館藏特色。到書分類外借比例統(tǒng)計為采訪人員了解所選圖書是否符合讀者需求？哪些學(xué)科門類圖書更受讀者青睞？因為僅憑采訪人員的主觀印象和記憶來把握每類圖書的訂購情況和借閱情況，難免帶有盲目性和隨意性[3]。因此，通過到書分類外借比例對借閱情況的統(tǒng)計，了解讀者閱讀傾向、借閱情況，為補充復(fù)本提供了準確的參考依據(jù)，如可以規(guī)定對流通次數(shù)達到多少次的圖書在有條件的情況下補充復(fù)本。此外，利用統(tǒng)計模塊的圖書排行榜也可以詳細了解讀者熱衷于借閱哪類書籍，哪本書借閱流通次數(shù)最多，我們曾對2015年讀者借閱次數(shù)最多的書籍進行統(tǒng)計，結(jié)果顯示高居榜首的有《明朝那些事兒》456次、《藏地密碼》439次等，從中我們也可以掌握讀者對哪些圖書認可度高：是哪些暢銷書亦或是哪些經(jīng)典名作？到書分類統(tǒng)計也體現(xiàn)了入藏圖書相應(yīng)類別比例情況，既可以作為對入藏圖書結(jié)構(gòu)進行評價的依據(jù)，又可以借此判斷入藏文獻結(jié)構(gòu)的合理性，是否與學(xué)校學(xué)科專業(yè)設(shè)置、科研相符？是否與圖書出版發(fā)行趨勢趨同？是否與圖書館的定位、未來發(fā)展、館藏發(fā)展政策步調(diào)一致等。

2.3 訂購逾期未到統(tǒng)計

訂購逾期未到統(tǒng)計可及時了解供應(yīng)商在限定時間段內(nèi)圖書未到情況，平均未到率？是哪類圖書或是哪些出版社出版的圖書未到？從而進行催訂、退訂或改訂處理。特別是對一些時效性強的圖書，如各類考試用書、計算機類圖書等，要及時進行催缺。但對未到圖書原因的分析還需從出版社、供應(yīng)商、學(xué)科分布等方面綜合分析。同樣我們也可以通過訂購模塊下的催缺、退訂進行統(tǒng)計,對未到圖書進行催缺、退訂、改訂，只是統(tǒng)計途徑的不同。

2.4 訂戶經(jīng)費到書統(tǒng)計(見圖2)

圖2

通過訂戶經(jīng)費到書統(tǒng)計可及時掌握各專項經(jīng)費的使用情況，包括各訂戶經(jīng)費使用、支付進度等，與經(jīng)費預(yù)算和分配原則是否一致，從而做好經(jīng)費的使用和規(guī)劃。通過訂戶經(jīng)費到書明細統(tǒng)計可以查看某一時間段，特定經(jīng)費項目的到書明細，及時掌握訂購圖書的到書情況。

2.5 到書分類統(tǒng)計

這項統(tǒng)計與訂購分類統(tǒng)計相呼應(yīng)，也反應(yīng)了所訂購的各學(xué)科門類圖書到書情況如何？對綜合性院校來說，由于學(xué)科門類比較齊全，要保證各學(xué)科文獻的均衡發(fā)展至關(guān)重要。當然文獻資源建設(shè)需要突出重點、形成特色，特色資源也是文獻資源建設(shè)的靈魂。特別是學(xué)校的一級學(xué)科、重點學(xué)科是學(xué)校的支柱，為這些學(xué)科提供文獻保障是文獻資源建設(shè)的重中之重。通過到書分類統(tǒng)計，可以了解重點學(xué)科文獻配置、保障情況、各學(xué)科門類圖書比例是否合理、是否與學(xué)校的發(fā)展、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、教學(xué)科研需求相適應(yīng)，及時發(fā)現(xiàn)存在問題，調(diào)整采購計劃、保證文獻資源建設(shè)的均衡發(fā)展，同時還要突出重點、形成特色。

2.6 出版社統(tǒng)計

出版社統(tǒng)計是采訪工作經(jīng)常用到的,如統(tǒng)計一年內(nèi)或一段時間內(nèi)采購某一出版社的圖書品種和冊數(shù)是多少?統(tǒng)計方式是通過通用檢索,選擇出版社，在更多選項中選擇文獻類型、文種、起訖時間便可獲得限定時間內(nèi)在某出版社訂購的全部圖書，點擊導(dǎo)出，可以將統(tǒng)計數(shù)據(jù)全部導(dǎo)出。通過對訂購某一出版社品種的統(tǒng)計，再與出版社全年的出版品種作比對，從中發(fā)現(xiàn)漏采的品種，及時進行查漏補缺。

通過對出版社的統(tǒng)計還可以測定本館采選圖書的核心出版社，一般可以取排名前20位或30位左右的出版社進行排序，并與前幾年的排序進行對比分析，掌握出版社圖書出版變化情況，同時還可以了解出版社圖書出版的特色、學(xué)科側(cè)重點、出版發(fā)展趨勢等。

2.7 自然科學(xué)、社會科學(xué)分學(xué)科統(tǒng)計(見圖3)

此統(tǒng)計功能可以使我們判斷人文社科圖書與自然科學(xué)類圖書的比例是否合理？是否與出版趨勢一致？是否與學(xué)校學(xué)科發(fā)展匹配？社會科學(xué)與自然科學(xué)類書籍的復(fù)本率以及圖書的外借比例等。具體方法：點擊到書分類外借比例統(tǒng)計，在分類模板選擇中文圖書，就可以得到一定時間內(nèi)自然科學(xué)、社會科學(xué)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，也便于我們能夠及時糾正社會科學(xué)和自然科學(xué)購書比例的偏差。

圖3

2.8 匯文系統(tǒng)批次統(tǒng)計功能

匯文系統(tǒng)強調(diào)批次的使用，所有形成批次的圖書能準確統(tǒng)計館藏情況[4]。通過通用檢索的批次信息，如訂購批次、驗收批次、送編批次、發(fā)票號、驗收批次流水號等途徑也可以了解圖書的詳細信息以及借閱情況、流通率等。

3 有待改進的統(tǒng)計選項

3.1 未設(shè)定對隨書光盤的統(tǒng)計

目前圖書中隨書光盤的占比越來越高[5]，而且在編目MARC中的記錄頭標區(qū)ISRC 016字段可以進行著錄。但無論是采訪還是編目模塊都沒有設(shè)定對隨書光盤的統(tǒng)計選項,無法對配盤書情況做全面的了解和統(tǒng)計。

3.2 時間限定數(shù)據(jù)非限定

對出版社統(tǒng)計時，通過年代的限定統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)往往不是限定時間內(nèi)的數(shù)據(jù),如輸入2014-2015年，統(tǒng)計出來的結(jié)果往往含有多年的數(shù)據(jù)，我們需要對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行篩選，造成很大不便，這是需改進的地方。

3.3 缺少對叢書和多卷書的統(tǒng)計功能

目前只能通過通用檢索對具體的某一套叢書進行統(tǒng)計，沒有對所有叢書或多卷書進行統(tǒng)計，采訪工作中經(jīng)常會遇到一套叢書或連續(xù)出版物缺少分冊或卷期的情況，這種情況往往是一次未出齊、配齊或陸續(xù)出版，如果知曉叢書名尚可查詢，進行補訂。若數(shù)量比較多又不知道具體叢書名，加之常常是每分冊有一個ISBN號，就比較棘手。因此為保證叢書的系統(tǒng)完整、避免多卷集叢書的殘缺不全，建議增加這項統(tǒng)計項目，而此統(tǒng)計功能也有助于采訪人員了解本館所購置的大型圖書、連續(xù)出版物，避免重復(fù)訂購,造成資金浪費。

3.4 缺少對讀者薦購的相關(guān)統(tǒng)計分析

在采訪模塊中設(shè)有讀者薦購選項，搭建了采訪人員與讀者互動交流平臺，讀者通過OPAC可以看到圖書館的訂購目錄，方便讀者向圖書館推薦圖書。但缺少讀者推薦的相關(guān)統(tǒng)計，如一定時期內(nèi)讀者薦購圖書的數(shù)量，圖書館選擇訂購的數(shù)量、比例、薦購圖書的類別等。

3.5 匯文系統(tǒng)的圖書驗收核對功能尚存欠缺之處

到貨周期的統(tǒng)計,采訪工作經(jīng)常需要統(tǒng)計圖書從發(fā)送訂單到圖書到貨的時間周期，但目前采訪模塊的驗收業(yè)務(wù)注記中只有驗收時間的記載，無法統(tǒng)計各供應(yīng)商從訂單接收至到貨的時間，而這項指標是我們評價供應(yīng)商到貨速度的重要指標。再者就是每批訂購圖書到貨的詳細信息，只能在訂單組織中看到驗收完成者即為已經(jīng)到書，對每批次訂購逾期未到統(tǒng)計沒有明細，因此，有的學(xué)?；趨R文系統(tǒng)研發(fā)了軟件來解決此問題[6]。期待匯文系統(tǒng)未來進行功能升級和完善時能將這些因素考慮在內(nèi)。

綜上所述，匯文系統(tǒng)采訪模塊所涉及的統(tǒng)計項目，其功能基本能滿足業(yè)務(wù)工作需求，但仍有一些功能有待開發(fā)，有一些細節(jié)需要完善。因此，期望匯文軟件公司將來進行系統(tǒng)軟件升級時能考慮上述因素，使匯文系統(tǒng)功能更加完善，更符合采訪工作的實際需求。

〔1〕 張志毅，蔣大偉.匯文文獻服務(wù)系統(tǒng)改進與升級[J].中國科技信息,2016(7):103-104

〔2〕 周偉.匯文系統(tǒng)中采訪模塊的應(yīng)用[J].鹽城工學(xué)院學(xué)報(社科),2002(4):65-66

〔3〕 周柏海，鄭洵.匯文系統(tǒng)與文獻采訪[J].江蘇圖書館學(xué)報,2001(5):25-26

〔4〕 趙國紅.匯文Libsys5.5和ILASII館藏統(tǒng)計功能對比分析[J].圖書情報導(dǎo)刊,2016(5):153-155.

〔5〕 張學(xué)勤.論匯文系統(tǒng)的統(tǒng)計功能[J].圖書情報工作,2014(24):186-188.

〔6〕 張雪松.基于匯文系統(tǒng)的驗收核對管理軟件設(shè)計與實現(xiàn)[J].圖書館學(xué)刊，2015(10):115-118

Analysis of the Statistical Function of Huiwen LibsysV5.5 Acquisition Module

Liu Xueyan Han Jie

The paper focuses on showcasing the strengths of the statistical tools of Huiwen LibsysV5.5 acquisition module based on the case studies in the application of Huiwen Literature Information Service System. Besides, the paper points out the weaknesses of the system and shows useful skills. The goal of the report is to provide feedbacks and suggestions for the improvement of the next release of Huiwen System.

Huiwen LibsysV5.5; Acquisition module; Statistical function

G250.71

A

劉學(xué)燕(1962-)，女，副研究館員，山東大學(xué)圖書館采訪部主任，研究方向：文獻資源建設(shè)，已發(fā)文10余篇。韓潔(1958-)，男，山東管理學(xué)院圖書館副館長，副研究館員，研究方向：圖書館管理。