淺談強化企業(yè)物資采購監(jiān)督管理工作

趙東彪

摘要：物資采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營價值鏈主鏈條的首要環(huán)節(jié)，對降低企業(yè)生產(chǎn)運營成本和維護安全穩(wěn)定生產(chǎn)具有重要影響。物資采購牽涉面廣、權(quán)利與責任高度交織，企業(yè)必須立足于制度建設和體制、機制建設，綜合運用各種措施才能取得成效。筆者認為：強化企業(yè)采購監(jiān)督管理工作重點要從以下兩個方面入手。一是物資采購監(jiān)督管理應重點關(guān)注采購計劃制定、采購供應商選擇、采購方案和方式確定、采購價格確定、合同管理、到貨物資驗收、物流控制、貨款結(jié)算與采購資金支付等關(guān)鍵環(huán)節(jié)；二是物資采購監(jiān)督管理的著力點應在制度建設、采購機制建設、物資采購效能監(jiān)察、從業(yè)人員的廉潔教育等方面不斷強化。

關(guān)鍵詞：物資 采購 監(jiān)管 思考

近年來，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立完善和買方市場的常態(tài)化，加強和規(guī)范國有企業(yè)物資采購監(jiān)督管理已成為一個日益突出的問題。在傳統(tǒng)制造業(yè)中，采購成本一般占產(chǎn)品總成本的50%～70%，部分行業(yè)或企業(yè)更是高達90%以上。統(tǒng)計表明，采購環(huán)節(jié)每節(jié)約1%，企業(yè)利潤將增加5%～10%。物資采購行為不是簡單的持幣購物，而是起源于物資需求的產(chǎn)生、結(jié)束于物資需求滿足的一種策略型技術(shù)經(jīng)濟行為，最終目標就是保證企業(yè)生產(chǎn)建設物資安全、及時、經(jīng)濟供應，實現(xiàn)企業(yè)的整體效益最大化。采購環(huán)節(jié)管理的好壞，已成為企業(yè)降低成本，提升運營效益的關(guān)鍵因素。

1 物資采購監(jiān)督管理應關(guān)注關(guān)鍵環(huán)節(jié)

對物資采購監(jiān)督管理要重點關(guān)注以下關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

1.1 制定采購計劃。通過制定需求計劃，強化對需求計劃的監(jiān)督管理，從根本上消除積壓物資的需要。在監(jiān)督采購計劃時應重點關(guān)注所采購物資是否必須以及怎樣實施采購、采購的數(shù)量多少等。

1.2 采購供應商的選擇。供應商是企業(yè)重要的外部資源，供應商管理控制是企業(yè)安全供應、及時供應、經(jīng)濟供應的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。供應商的選擇標準和入圍考察過程可能存在人為的因素，是物資采購監(jiān)督管理的環(huán)節(jié)之一。

1.3 確定采購方案和方式。在買方市場下，絕大多數(shù)物資品種豐富、產(chǎn)品質(zhì)量參差不齊、供應商資信等級差異大，使物資采購部門有較大的選擇余地，這個空間可能成為牟取私利的空間。

1.4 確定采購價格。市場經(jīng)濟環(huán)境下，物資的采購價格受限于市場環(huán)境、產(chǎn)品差異、買方的采購策略、賣方的銷售策略等諸多因素，因此什么樣的性價比對企業(yè)最有利是監(jiān)督的關(guān)鍵點。

1.5 合同的管理。合同管理是物資采購過程中關(guān)鍵風險控制點之一，強化合同控制，能夠有效地防范法律風險和經(jīng)營風險。采購合同執(zhí)行過程中，根據(jù)合同約定的交貨期及生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設進度要求，確保合同按期履行，防控采購風險，是物資采購監(jiān)督管理的必要環(huán)節(jié)。

1.6 到貨物資的驗收。實際到貨的物資數(shù)量與質(zhì)量存在短缺和質(zhì)量不能滿足要求的情況，這需要驗收人員牢固樹立質(zhì)量意識和責任意識，嚴格把關(guān)。在企業(yè)物資采購過程中，驗收人員要審查好供應商資質(zhì)，把好制造過程和物流運輸?shù)让恳粋€關(guān)口，確保所采購物資的質(zhì)量。

1.7 物流的控制。物流控制是對采購物資的運輸、儲備、配送等活動進行的計劃、組織和協(xié)調(diào)。其目標是降低物流成本，提高供應效率，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和工程建設提供順暢、快捷、低成本的物流服務。將采購物資安全、及時、經(jīng)濟地送達指定地點也是物資采購監(jiān)督管理的一項重要內(nèi)容。

1.8 支付結(jié)算貨款與采購資金。采購貨款何時支付、支付金額大小、以何種方式支付是一個復雜的決策過程，貨款結(jié)算的科學合理決策和有效執(zhí)行是監(jiān)督的重點。

2 物資采購監(jiān)督管理的著力點

2.1 加強采購制度建設。建立和完善“按制度辦事、用制度管權(quán)、靠制度管人”的體制機制，使員工養(yǎng)成按制度辦事的習慣，進一步解決“不能腐敗”的問題。內(nèi)控制度建設是企業(yè)管理的基石，是強化企業(yè)管理、建立現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，涉及到企業(yè)每個人、每個崗位，內(nèi)控工作要求每一業(yè)務流程確定責任部門，關(guān)鍵控制點確定責任人，其目的是規(guī)范經(jīng)營管理行為，體現(xiàn)企業(yè)的管理理念和經(jīng)驗，保證財務信息真實可靠，保證資產(chǎn)安全完整和整體目標實現(xiàn)。抓住影響物資供應的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，使物資供應活動始終在科學規(guī)范的制度作用下進行，通過規(guī)章制度明確各權(quán)力層次、權(quán)力主體的職責和權(quán)限，規(guī)范化地行使權(quán)力，防止發(fā)生濫用權(quán)力。

2.2 加強采購機制建設。一是專業(yè)化分工流程化操作運行機制。企業(yè)采購部門強化專業(yè)化的管理功能，建立物資采購業(yè)務流程中環(huán)節(jié)間分工明確、協(xié)調(diào)高效、監(jiān)督制衡和自我糾錯的運行機制。二是建立競爭機制。①充分引入競爭。一是采用招標、競價、詢比價等競爭性的采購方式，選擇三家以上同檔次供應商參與競爭。二是防止設計指定、技術(shù)指定、使用指定等各種形式的指定采購。三是積極實施戰(zhàn)略采購、框架協(xié)議采購。四是對于某些專有或?qū)＠a(chǎn)品，通過尋找替代產(chǎn)品，或與其他供應商聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品，打破獨家壟斷局面。五是通過與供應商合作開發(fā)，大力推進國產(chǎn)化，形成國內(nèi)與國外供應商競爭態(tài)勢。六是扶優(yōu)汰劣，培育戰(zhàn)略供應商和主力供應商。②有效防范惡意競爭。在物資采購中，有時存在著供應商超出自身能力，在質(zhì)量、價格、交貨期等方面提供虛假信息，騙取企業(yè)與之簽訂采購合同的惡意競爭現(xiàn)象。惡意競爭會給企業(yè)造成巨大供應風險，必須嚴加防范和監(jiān)督管理。三是建立公開機制。公開機制是指將物資采購過程和采購結(jié)果，采用適當?shù)姆绞较蛱囟ǖ娜后w公開，實現(xiàn)決策民主、操作公開、過程受控、全程在案、永久追溯，形成自我約束、規(guī)范行為、有效監(jiān)督的良好氛圍。①公開采購過程。一是伴隨網(wǎng)絡信息技術(shù)和物資采購e化的高速發(fā)展，對電子商務網(wǎng)上采購交易進行實時監(jiān)督。二是公開供應商準入和考核情況。三是公開供應商選擇和采購價格確定過程。邀請相關(guān)部門和使用單位參加框架協(xié)議等重要物資采購活動。②公開采購結(jié)果。一是公開需求計劃提報與審核的信息，公開長周期關(guān)鍵設備合理制造周期、積壓物資狀況及產(chǎn)生原因。二是公開供應商、價格、質(zhì)量、交貨、貨款支付等物資采購關(guān)鍵信息。三是公開獨家采購、指定采購、質(zhì)量問題以及供應商重大不良表現(xiàn)等異?，F(xiàn)象。③推行多種公開方式。一是在企業(yè)建立重點業(yè)務公開信息系統(tǒng)，及時公開物資采購關(guān)鍵信息。二是邀請企業(yè)審計、監(jiān)察等相關(guān)部門和使用單位共同參與重要物資采購過程。三是定期向企業(yè)領(lǐng)導以及相關(guān)部門和使用單位提供重要物資采購進度和結(jié)果，征求意見和建議，反饋落實情況。四是利用企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動分析會、專題匯報會等會議，通報、查詢、公示采購過程和結(jié)果。四是完善評價機制。企業(yè)采購部門要以實現(xiàn)安全及時經(jīng)濟保供為目標，建立健全績效管理及考核評價體系，對突出反映部門績效的效率、業(yè)績和內(nèi)部管理以及反映員工個人績效的態(tài)度、能力、業(yè)績等方面的重點指標，進行任務分解和責任落實，調(diào)動企業(yè)采購部門每一名員工的責任意識和主動工作的積極性，實現(xiàn)企業(yè)效益最大化。

2.3 加強物資采購效能監(jiān)察。效能監(jiān)察是企業(yè)紀檢監(jiān)察部門針對影響企業(yè)效能的有關(guān)業(yè)務事項或活動過程，監(jiān)督檢查相關(guān)經(jīng)營管理者履行職責行為的正確性，提高企業(yè)效能的綜合性管理監(jiān)控工作。企業(yè)效能監(jiān)察是企業(yè)強化管理的內(nèi)在需要，是提升企業(yè)管理水平、提高經(jīng)濟效益、促進源頭治理的有效手段。效能監(jiān)察體現(xiàn)了懲防體系中教育、制度、監(jiān)督的內(nèi)在要求，是管理的再管理，監(jiān)督的再監(jiān)督。效能監(jiān)察是從源頭上預防腐敗、治理腐敗的重要手段。效能監(jiān)察工作人員要敢于負責，大膽管理，不怕得罪人，把紀檢監(jiān)察放在問題易發(fā)生的部門和環(huán)節(jié)，真正把效能監(jiān)察與企業(yè)日常管理結(jié)合起來，使物資采購的重要經(jīng)濟活動始終處于受控狀態(tài)。

2.4 加強從業(yè)人員的廉潔教育。人是采購行為的主體，物資采購過程是否規(guī)范，采購物資質(zhì)量是否優(yōu)良，很大程度上取決于對采購行為主體的管理。圍繞物資采購中心工作，培育員工廉潔從業(yè)的道德操守和實踐行為，營造反腐倡廉的文化氛圍和良好風尚，促進企業(yè)健康、持續(xù)、和諧發(fā)展。物資供應人員要自覺遵守法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度，維護企業(yè)的信譽。各級管理人員和重要崗位人員要加強自我約束和控制，自覺抵御各種腐朽落后思想的侵蝕。要注重用廉潔文化感化、引導和規(guī)范員工的從業(yè)行為，促使員工樹立并落實廉潔從業(yè)的理念和準則，進而解決“不愿腐敗”的問題。

總之，開展物資采購監(jiān)督管理必須精心組織，協(xié)調(diào)配合，最大限度地發(fā)揮整體性、全面性和有效性的監(jiān)督合力。

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