探析電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理

陳慧

摘 要：近年，隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，各地電量需求日益增大，電力企業(yè)工程項(xiàng)目管理成為了企業(yè)管理的重要組成部分。在科技進(jìn)步的推動下電力企業(yè)在項(xiàng)目工程中逐步實(shí)現(xiàn)了科技化管理，但仍不可避免存在諸多安全隱患。作為電力企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)，工程檔案管理不僅是工程建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一，也是實(shí)施工程安全管理的重要依據(jù)。文章在分析檔案管理在電力企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)中重要作用的基礎(chǔ)上，針對現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀提出了加強(qiáng)檔案管理工作的具體措施。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；建設(shè)項(xiàng)目；工程檔案管理

中圖分類號：F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）21-0037-02

電力企業(yè)改革促進(jìn)了電力科技的進(jìn)步，科技含量更高、裝機(jī)容量更大的建設(shè)項(xiàng)目不斷出現(xiàn)。當(dāng)然，電力企業(yè)改革帶來科技經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的同時(shí)，也給施工工程帶來了巨大的挑戰(zhàn)。尤其是對工作內(nèi)容比較繁瑣卻十分重要的檔案信息收集和管理。實(shí)踐證明，只有在施工中確保檔案信息的系統(tǒng)性和完整性，才能夠確保施工的順利進(jìn)行。檔案管理作為整個(gè)電力施工的基礎(chǔ)和前提，對工程施工過程以及項(xiàng)目投產(chǎn)之后各項(xiàng)工程都起到很好的服務(wù)作用。隨著電力企業(yè)人員思想的進(jìn)步，工程檔案管理被高度重視并作為工程施工的重要組成部分，對于現(xiàn)代電力企業(yè)來說，如何采取有效措施，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理確保其完整性已經(jīng)成為企業(yè)首要考慮的問題之一。文章首先就電力工程檔案管理的意義做了具體分析。

1 電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的作用

電力企業(yè)施工具有工程項(xiàng)目巨大，投入資金多、工程內(nèi)容繁瑣且工期較長等特點(diǎn)。同時(shí)在施工過程中，涉及到工程部、業(yè)務(wù)部、項(xiàng)目部等多個(gè)部門之間的交流和溝通。因此在這個(gè)過程中，確保工程檔案的完整性能夠避免一些不必要的麻煩，做到任何事情都有理可依。另外，必要的施工記錄能夠提高工程施工效率?，F(xiàn)代電力企業(yè)施工過程中，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理已經(jīng)上升為企業(yè)的重要課題，其管理的質(zhì)量往往決定了施工的結(jié)果，也會對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益造成一定的影響。因此我們說做好電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理不但是工程施工本身的需求，也是確保電力企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展的前提。

2 實(shí)現(xiàn)電力工程檔案有效管理的方案

2.1 將企業(yè)工程檔案管理納入合同，做到有法可依

工程檔案管理過程中，缺乏必要的法律保證，就缺乏力度，實(shí)施起來效果就會受到影響。可以說，合同制度對電力企業(yè)工程檔案管理的有效性起著決定性的作用。只有通過合同相關(guān)條款約束，眾多參建單位才能夠自覺的履行自身的責(zé)任和義務(wù)。因此，將工程檔案管理納入合同就成為必然，同時(shí)要確保招投標(biāo)、施工準(zhǔn)備、施工進(jìn)行以及施工后期結(jié)款等所有環(huán)節(jié)都做到有法可依，確保任何一個(gè)過程檔案的正確性和完整性。合理運(yùn)用經(jīng)濟(jì)以及法律手段來約束合同雙方的責(zé)任，確保工程質(zhì)量并按時(shí)移交歸檔。工程竣工結(jié)算等環(huán)節(jié)的檔案管理也必須做好，防止造成不必要的麻煩。另外，除了施工過程，對施工的設(shè)備，工具的管理和供應(yīng)，也應(yīng)納入合同實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，提高管理效率，降低由于浪費(fèi)等原因造成的成本增加。在工具的分發(fā)上要嚴(yán)格按照合同規(guī)定進(jìn)行，同時(shí)要求檔案管理人員經(jīng)常與施工技術(shù)和管理人員進(jìn)行溝通，以便于更好的完成檔案移交、保存和管理等工作。

2.2 建立健全電力企業(yè)的檔案管理制度

電力工程項(xiàng)目往往較大，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)和多個(gè)合作單位，因此檔案管理工具任務(wù)巨大。為了實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化、合理化管理，確保其規(guī)范性和權(quán)威性，建立健全當(dāng)前企業(yè)的檔案管理制度是關(guān)鍵。具體要求如下：

①時(shí)刻以電力企業(yè)管理法律法規(guī)和檔案管理相關(guān)法律法規(guī)來約束管理過程，檔案管理要貫穿施工全過程。并按照《歸檔文件整理規(guī)則》等管理制度嚴(yán)格執(zhí)行，確保電力企業(yè)檔案管理制度的規(guī)范性和權(quán)威性。

②建立電力企業(yè)檔案管理小組，實(shí)現(xiàn)檔案分級管。將管理任務(wù)下發(fā)到人，明確每個(gè)管理部門的職責(zé)，可安排相關(guān)負(fù)責(zé)人，實(shí)施有效的管理效果獎懲制度，提高企業(yè)人員的積極性，將復(fù)雜的檔案管理工作簡單化，分級化。

③將資料按照不同類別或者不同專業(yè)進(jìn)行分類。同時(shí)建立相關(guān)督察小組對企業(yè)檔案資料進(jìn)行必要的核查糾錯。檔案移交要與工程進(jìn)度同步，防止檔案資料丟失導(dǎo)致工程延期。在竣工資料的編制上要做到標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明，確保其準(zhǔn)確性和完整性。建立規(guī)范的檔案管理制度，以便于相關(guān)人員隨時(shí)查閱和使用，使檔案管理的作用得以體現(xiàn)。

2.3 加強(qiáng)宣傳，建立必要的培訓(xùn)機(jī)制

管理人員對檔案管理的作用認(rèn)識不清，綜合素質(zhì)較低是造成檔案管理效率低下的主要原因。往往會造成工程施工驗(yàn)收過程中數(shù)據(jù)丟失，資料不完整等情況，給歸檔等工作帶來很大的麻煩。因此在電力企業(yè)施工過程中，加強(qiáng)宣傳是十分必要的。通過宣傳，企業(yè)施工人員和檔案管理人員才能夠認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而加大管理力度。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，將其管理效果與薪資水平進(jìn)行掛鉤，提高其積極性。只有這樣企業(yè)檔案管理人員才能做到認(rèn)真管理。當(dāng)然對企業(yè)員工的培訓(xùn)不僅僅包括檔案管理人員，還包括其他人員以及其他合作單位的員工以及施工設(shè)備供應(yīng)單位人員等，使每個(gè)人都能認(rèn)識到檔案管理的重要性，其具體要求如下：

①提高專職檔案人員的綜合素質(zhì)。隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的改變，電力企業(yè)檔案管理工作形式也發(fā)生了相應(yīng)的改變。檔案管理工作的重要性更高，檔案涉及的施工參建單位更多，檔案規(guī)范的項(xiàng)目更多更細(xì)，同時(shí)科技的發(fā)展使檔案管理開始逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理模式。因此對于檔案專職管理人員來說，只有不斷的增強(qiáng)個(gè)人的綜合素質(zhì)才能夠適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作。首先檔案管理人員應(yīng)具備正確的政治傾向，專業(yè)的文化知識以及掌握科技化的管理手段。要做到這一點(diǎn)，檔案管理人員應(yīng)在工作之余多進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解更多工程檔案管理的法律法規(guī)。以及檔案管理工作的細(xì)節(jié)以及相關(guān)業(yè)務(wù)知識，多與工程施工的管理部門。技術(shù)部門人員進(jìn)行溝通，了解檔案資料需求，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。其次，檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)了解施工進(jìn)程，并參與到工程建設(shè)的其他過程中，了解施工流程和每個(gè)流程的檔案資料需求。提高專業(yè)知識，確保檔案資料的質(zhì)量，并隨時(shí)根據(jù)施工進(jìn)度對其進(jìn)行調(diào)整。電力企業(yè)檔案管理人員是企業(yè)的重要組成部分，只有他們真正融入到企業(yè)管理中來，熟悉施工流程和施工需要，并不斷的豐富自身的知識水平，才能促進(jìn)企業(yè)施工的順利進(jìn)行。

②完善相關(guān)單位檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。這要求電力施工企業(yè)加大對檔案作用的宣傳，將檔案管理視為其施工的重要組成部分。完善所有相關(guān)檔案人員的網(wǎng)絡(luò)體系。建立文件接收和歸檔的分組負(fù)責(zé)制，檔案的接收和歸檔要涉及業(yè)主、分包商、設(shè)備提供企業(yè)等所有參建單位，時(shí)刻做到有章可循。建立網(wǎng)絡(luò)體系的作用就在于每個(gè)層次都有專門的人員進(jìn)行管理，這樣能夠有效的防止檔案丟失，檔案資料不全等問題。

③確保檔案管理的安全性和規(guī)范化。在檔案管理過程中，安全應(yīng)時(shí)刻放在第一位。在電力工程施工的任何環(huán)節(jié)，都應(yīng)確保檔案管理的安全性，同時(shí)確保其規(guī)范化。將安全管理落到實(shí)處，這就要求相關(guān)人員嚴(yán)格遵守檔案管理的法律法規(guī)。首先，明確檔案管理人員的工作范圍以及職責(zé)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室或檔案庫，進(jìn)行檔案的統(tǒng)一管理。制定檔案查閱、使用規(guī)則，嚴(yán)格按照規(guī)則進(jìn)行管理以防止施工資料的損壞和丟失。其次，隨著科技的發(fā)展，很多企業(yè)已經(jīng)采用了電子檔案，對這種檔案的管理要加強(qiáng)密保設(shè)置等，防止其被惡意篡改或者盜取，并對檔案資料進(jìn)行拷貝，防止其意外丟失。

2.4 實(shí)施檔案管理一體化，確保其準(zhǔn)確性和完整性

在電力企業(yè)檔案管理中，由于施工涉及多個(gè)單位，因此檔案管理并不是一個(gè)單位的事情，如何實(shí)現(xiàn)一體化管理，確保所有參建單位檔案的完整性才是關(guān)鍵。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，首先應(yīng)將檔案管理與工程技術(shù)相結(jié)合，將工程檔案交給施工技術(shù)人員來確保檔案的準(zhǔn)確性。檔案管理人員主要負(fù)責(zé)建立規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理制度，在檔案存儲、查閱中起到積極作用。另外，檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的移交，按照合同明確其他參建單位的職責(zé)。當(dāng)然，為了確保檔案資料的準(zhǔn)確性，檔案人員除了要與技術(shù)人員之間合作，還應(yīng)真正做到將自己看成是企業(yè)中的一員，深入到施工現(xiàn)場，了解施工流程，這樣才能夠確保施工檔案資料的準(zhǔn)確性。檔案管理人員的任務(wù)艱巨，檔案資料的形成、收集、分類、存儲等方面都應(yīng)有檔案管理人員完成。因此電力企業(yè)檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)自身素質(zhì)，充分發(fā)揮其在檔案管理中的重要作用，確保企業(yè)施工的順利進(jìn)行。

值得一提的是，檔案管理數(shù)字化給檔案管理工作帶來了方便，使檔案管理不再那么繁瑣，也能夠有效的防止丟失。但是電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理人員帶來的是新的問題和新的挑戰(zhàn)。首先，管理人員應(yīng)確保技術(shù)水平，使電子檔案的優(yōu)勢得以體現(xiàn)。其次，做好電子檔案的前期工作十分重要，與紙質(zhì)檔案一樣，電子檔案的建立也必須確保準(zhǔn)確性，同時(shí)要及時(shí)進(jìn)行歸檔，作為紙質(zhì)檔案的后盾。建立統(tǒng)一的電子檔案存放空間，并且按照統(tǒng)一的格式來進(jìn)行電子檔案整理，并將其進(jìn)行必要的分類和命名，一旦紙質(zhì)檔案出現(xiàn)問題，電子檔案也應(yīng)方便查閱。電子檔案是檔案管理進(jìn)步的體現(xiàn)，也是科技發(fā)展和施工的需求。當(dāng)然，我們不能忽略了電子檔案管理過程中的種種問題，比如如何歸檔，如何規(guī)范化以及如何保存等。電子檔案也會涉及企業(yè)內(nèi)部信息以及核心技術(shù)，一旦丟失則很難收拾。因此對于電力企業(yè)檔案管理人員來說，要不斷的學(xué)習(xí)和進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全管理，為企業(yè)施工提供前提條件。

3 結(jié) 語

電力企業(yè)施工工程涉及的參建單位多，施工時(shí)間長。施工過程中一旦出現(xiàn)檔案丟失或損壞，就會影響施工進(jìn)度，施工質(zhì)量，也會給后期結(jié)款等問題帶來影響。因此在電力企業(yè)施工過程中，做好檔案管理工作十分重要，對檔案的管理包括檔案的形成、歸檔以及存儲等問題。企業(yè)檔案管理人員是企業(yè)的重要組成部分，在檔案形成時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與技術(shù)人員進(jìn)行溝通，了解施工進(jìn)度，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，并將檔案資料進(jìn)行及時(shí)的歸檔、分類和合理的保存。企業(yè)也應(yīng)明確檔案管理的作用，加強(qiáng)檔案管理人員和企業(yè)其他員工培訓(xùn)，提高企業(yè)人員的意識，從而提高檔案管理的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳秀菊.電力科技檔案管理手冊[M].北京：中國電力出版社，2006，