論實現檔案本質安全的三種能力

馬金平 趙伯亞

檔案本質安全是指在檔案管理工作中對人、物、系統(tǒng)、制度等諸要素的有效控制，保證其安全可靠。檔案的屬性決定了必須要保證檔案的安全，各級領導和檔案部門歷來都高度重視檔案安全。特別是近年來，各級檔案部門拓寬了檔案安全工作的廣度和深度，為確保檔案安全創(chuàng)造了良好的條件。但是，檔案是不可再生的資源，檔案的損失是無法彌補的損失，因此，檔案安全的重要性也就非同一般，檔案安全目標必須要確保萬無一失。這就決定了檔案安全認識要更上位，工作要更深入、更扎實。如何才能做到這一點，最重要的就是要按照實現檔案本質安全的目標開展工作，對檔案安全進行全面深入的剖析，找準實現檔案本質安全的工作途徑，有針對性的開展工作，以確保檔案的絕對安全。

一、實現檔案本質安全必須提高對檔案安全隱患的認知能力

安全事故來自于隱患，防患必須開始于未然，這已被許多安全事故的沉痛教訓所證明，檔案安全也不會脫離這個規(guī)律?？v觀當前在檔案管理中發(fā)生的種種安全問題，包括檔案的損毀、散失、泄密等各個方面，其根本原因就是對檔案安全隱患的默然、忽視和縱容，可以說隱患不除，永無寧日。因此，實現檔案本質安全，必須要提高對檔案安全隱患的認知能力。

目前，不少檔案工作者對于檔案管理中安全隱患的認知并不深刻。一是對檔案安全隱患的顯現掌握不全，看的不準。二是對檔案安全隱患形成的原因、發(fā)生的機理、內在的聯系分析不透，認識不清。三是對消除檔案安全隱患的重要性理解不深，認識不到位。造成了當前有的檔案部門抓檔案安全工作在表面、感性和表象方面著力比較多，在解決檔案安全深層次的問題上下力量不夠。現在各級檔案部門制訂的安全制度、安全應急方案、安全責任制等規(guī)章制度可以說已經比較健全，甚至不少單位為保證檔案安全投入了大量資金，這無疑對檔案安全是非常重要的措施和必要的基本保障。但關鍵是對處于動態(tài)狀況下的檔案安全隱患分析的是否透徹及時，掌握的是否準確全面，許多檔案部門還沒有充分認識和著手解決。如果我們不能做好這一點，則安全制度、安全措施、安全設施也不可避免地會出現漏洞，也就不能確保檔案的本質安全。因此，各級檔案部門必須下力量提高對檔案安全隱患的認知，及時、準確、全面地把握安全隱患的表現形式和形成原因，為制定和完善檔案安全制度、安全措施提供依據，把安全隱患消滅在萌芽中，這是搞好檔案安全工作，實現本質安全的前提。每一名檔案工作者都要增強明辨檔案安全隱患的能力，使檔案安全制度、應急方案和各項安全管理措施更有針對性，確保檔案的本質安全。

二、實現檔案本質安全必須提高對檔案安全管理系統(tǒng)的把握能力

檔案安全工作是一項系統(tǒng)工程，從內容上講，包括人的安全可靠性、物的安全可靠性、系統(tǒng)的安全可靠性及管理制度的規(guī)范性。從范圍上講，除傳統(tǒng)紙質檔案實體意義上的安全外，如今電子檔案的大量涌現，電子檔案信息的安全問題也日趨凸顯。因此，檔案安全工作實際上是處于不斷發(fā)展變化的過程當中，是一個動態(tài)的相互聯系的系統(tǒng)的表現形式。能否對檔案安全系統(tǒng)的各個因素進行有效的控制，都會影響安全工作整體功能的發(fā)揮。所以實現檔案本質安全必須要提高檔案工作者，特別是各級領導人員對檔案安全管理系統(tǒng)的把握能力。做到情況心中有數，管理與時俱進，著眼綜合治理，使檔案安全管理系統(tǒng)中的各個要素和各個環(huán)節(jié)都時刻處于協(xié)調運轉的最佳狀態(tài)。

要做到這一點，首先要對檔案安全管理系統(tǒng)中諸因素的有效把握。實施檔案安全的有效把握，就是要采取一切必要手段對檔案安全諸方面因素進行鎖定，防止其脫離規(guī)范要求。這是保證檔案本質安全的基本條件。因此，要在不斷健全檔案安全管理制度，創(chuàng)新檔案安全管理模式上下工夫。要按照檔案安全工作動態(tài)發(fā)展的客觀要求，經常對檔案安全管理制度和安全管理責任制進行完善和補充，使之更有針對性和時效性。要特別注意對檔案安全管理制度和責任制的落實，注意從人控制人的角度上開展工作，以保證檔案本質安全。其次，要在提高檔案安全設施、監(jiān)控裝備的有效作用上下工夫。隨著科技水平的飛速發(fā)展，檔案安全保障水平空前提高，許多單位已經裝備和使用了檔案安全設施和監(jiān)控系統(tǒng)。要保證檔案本質安全，也必須對投入的檔案安全設施、監(jiān)控裝備進行有效控制，建立起所有安全設施的管理、使用、維護制度，保證其始終處于良好的運行狀態(tài)，最大限度的發(fā)揮作用。第三，要在保證電子檔案信息安全上下工夫。電子檔案信息安全相對實體檔案安全更具有不穩(wěn)定性和對計算機軟硬件依賴性的特點，安全保證也更顯的脆弱。因此，各級檔案部門不僅要從物理上管好電子檔案實體，保證其安全，同時更要解決好電子檔案的數據安全、保密安全的問題。下力量搞好數據備份，落實好電子檔案的管理法規(guī)，實施好保密控制手段，保證電子檔案信息安全。

其次，要對檔案安全管理系統(tǒng)中安全核心人素質上的把握。最基本的入手點就是要使全體檔案工作人員都做到想安全、會安全、能安全。想安全：就是每個人要形成為實現檔案安全而認真工作的內在動力，保持良好的安全理念、安全愿望和清晰的個人責任。并自覺地將這種理念、愿望和責任印在每個人心中，支配自身的行為。會安全：就是要充分掌握檔案安全知識，明確檔案安全規(guī)章，具備應用檔案安全設施的操作技能。特別是涉及電子檔案信息安全方面的技能，更要刻苦學習，跟上信息時代快速發(fā)展的形勢，履行檔案工作者所承擔的保證檔案電子信息安全的責任。能安全：就是每名檔案工作人員共同努力，為落實各項檔案安全制度、保證措施創(chuàng)造一個最優(yōu)的工作環(huán)境，通力協(xié)作，相互監(jiān)督，使檔案安全制度、保證措施都能得到遵守和落實，成為每個人的習慣行為，保證檔案事業(yè)的長治久安。

三、實現檔案本質安全必須要提高解決各類檔案安全問題的綜合能力

保證檔案本質安全的根本途徑在于及時綜合解決檔案安全中存在的各類問題。及時有效解決檔案安全問題，檔案部門必須首先依靠自身的努力，認真查找自身的問題。比如，近年來為保證檔案安全，各級檔案部門都制定和采取了一系列措施，但仍有一些單位和個人存在著制度訂了，方案有了，措施明確了，任務也就完成了的思想。甚至部分檔案工作人員對自身安全責任仍然很淡化，認識也比較片面，認為安全工作是領導的事，是專業(yè)部門的事。一些單位還存在著將檔案安全管理內容側重于檔案實體的“八防”方面，而對于電子數據檔案丟失、泄密等問題則往往被忽視。檔案部門這些自身問題要認真自覺下力量解決。其次，因為檔案安全涉及方面很多，檔案部門要善于依靠各方面的力量來解決檔案安全問題，這是非常重要的一個方面。因此，各級檔案部門要切實提高解決各類檔案安全問題的協(xié)調能力，從內到外進行綜合努力，才能及時、全面、有效地解決各類檔案安全問題，保證檔案本質安全。

提高解決各類檔案安全問題的協(xié)調能力，要注意從三個方面入手。一是要緊緊依靠領導的支持。檔案部門要主動地向領導匯報情況，拿出措施方案，提出工作建議，請領導出面解決諸如部門協(xié)調、系統(tǒng)聯動、所需資金等檔案部門不能解決的一些問題。二是要主動聯系，善于借助有關部門的力量。特別是安全、保衛(wèi)、信控、消防等部門，這些部門不僅有經驗有技術，而且有一定的物質資源，檔案部門要善于借助他們的力量，隨時保持聯系，主動接受檢查，請他們共同解決檔案安全問題。三是要平衡工作，發(fā)揮每一名檔案工作人員的主觀能動性。從解決認識問題和安全責任制入手，抓好責任分工、跟蹤考核、總結講評三個環(huán)節(jié)，靠大家的力量共同把住檔案安全關。

（作者單位：開灤集團公司檔案館）