學生畢業(yè)實習檔案管理的信息化思考

左永艷

【摘要】近些年，信息模式的科技，在檔案的創(chuàng)設和管理上，顯示著更大的意義。高校內的同學在經歷畢業(yè)時段的實習時，要構建實習類別的檔案，以便記載同學實習的流程和成果。這樣的實習類檔案，同樣要構造信息化的表述途徑。電子屬性的實習檔案，替代以往的紙質類別檔案，而成為實習中管理檔案的首要對象。從這個角度看，有必要擴展畢業(yè)實習有關檔案的電子內涵，在每種環(huán)節(jié)內，落實信息式的實習檔案管控。

【關鍵詞】學生畢業(yè)實習檔案；管理；信息化

構造信息方式下的畢業(yè)實習類別檔案，是有序管控畢業(yè)生的實習進程、存留同學實習成績的措施，也是獲取和整理畢業(yè)生在實習中表現(xiàn)的根本性依據(jù)。信息方式的畢業(yè)生檔案，有助于提升實習類檔案的監(jiān)管實效，發(fā)現(xiàn)和獲取更充足的實習資源，為同學供應價值性的實習材料。同時，這種信息構建的實習檔案，也可以增添考評同學實習狀態(tài)的客觀性，幫助畢業(yè)生認識本身的實習狀況。在這樣的形勢下，要探討實習時段內的檔案創(chuàng)造和存儲，就要引入信息性的管控手段。

一、構建信息形式檔案的重要價值

即將畢業(yè)的同學在實習的程序內，會取得實習有關的成績，也會面對這一時段中的獨特難題。這樣的成績與實習問題，都應當被錄入完整性的檔案體系之中。實習程序所產生出的檔案，對于提升同學的實習水準、強調同學實踐模式的能力、創(chuàng)設實習培育人才的新方法而言，有著基礎層次的價值。評判實習監(jiān)管層次的關鍵性根據(jù)，就包含了為同學存留的實習檔案。

引進電子模式和信息性的管控對策，有助于構造數(shù)字化的畢業(yè)生實習根據(jù)；運用信息狀態(tài)的檔案科技，來獲取、錄入和整合同學的實習信息，逐漸構造實習領域的檔案材料數(shù)據(jù)化、有序化和共享化路徑。

確立信息方式下的實習檔案管控，是改造學校實習對策的一種需要。最近幾年，在畢業(yè)同學實習的領域內，新的實習策略和實習路徑出現(xiàn)，管控環(huán)節(jié)內的新型檔案問題也在不停升級。這種較快的實習狀態(tài)變動，需要調整實習類別檔案的監(jiān)督途徑，便利同學查詢和參照實習檔案內的有關數(shù)據(jù)。面對著實習的新情形，管控實習類檔案的工作者，要增添開放化的電子化的認識，有效順應信息性的管控檔案趨勢。

確立信息方式下的實習檔案管控，也是扭轉和更新畢業(yè)生檔案服務的中心性途徑。以往的紙質化實習類檔案，難以跟緊畢業(yè)生的現(xiàn)實實習需求。通過構造信息新模式的實習類檔案管控，可以讓電子的體系，來完成實習數(shù)據(jù)的監(jiān)督、劃分和查找，檔案管控的工作者，無須再增添這類的管理壓力。信息前提下的實習檔案規(guī)制，能夠滿足畢業(yè)同學的查找和其他類要求，實現(xiàn)分享狀態(tài)的檔案建構。

從這個角度看，信息化的畢業(yè)生實習類檔案管控，改造了慣常的人工檔案服務，提升了實習類別檔案的約束效率，方便資源與實習數(shù)據(jù)的現(xiàn)實運用。

二、核心的構建內涵

負責管控畢業(yè)生實習類檔案的工作者，面對著批量性的電子化記載文件，通常感覺到這類工作的繁瑣性。信息化的管控途徑，要求學校的檔案責任者扭轉慣?；睦砟睿邮茈娮踊O(jiān)管的工作挑戰(zhàn)。管理者要認知信息化監(jiān)督的必要價值，創(chuàng)設便利的管控條件，來推動實習類別檔案監(jiān)督的電子化。具體而言，構建信息性實習檔案的中心含義，涵蓋如下的層次：

（一）設置一體的文檔

構建起一體屬性的文檔，是實習類檔案管控的根本。目前，高校在引入自動原理的辦公，微機被運用在校內的平日辦公中。然而，在約束畢業(yè)生實習類別檔案的活動中，多數(shù)管理者還是慣于創(chuàng)設紙質屬性的檔案，沒能扭轉這樣的管控手段。部分人員采納微機來打印實習類別的材料，但是依舊用手動的途徑來調整、留存這部分材料，這就導致歸檔的程序，還是要采納紙質理念的管控對策；畢業(yè)實習的文件格式、數(shù)據(jù)的記入等，還是依賴手動的管理。

這樣的狀態(tài)，束縛了信息性的實習檔案構造。要創(chuàng)設出信息屬性的實習類別檔案，就要從這類檔案的產出開始，對整個的檔案制備和存儲程序予以電子化約束。要用信息式的手段，來編排、發(fā)放、接納、歸入、查找實習中產生的有關信息，有序整合起文件數(shù)據(jù)的監(jiān)管和檔案的管控，也就是構造一體類型的文檔。整理和歸納文檔的工作者，在處理了這類電子屬性的文件以后，要將其發(fā)給監(jiān)管檔案的機構，告知監(jiān)管者接收文件，或者定時下載并記錄畢業(yè)生的實習狀態(tài)。其他類別的檔案工作者，可以借助自動模式下的檔案體系，來分享這類實習數(shù)據(jù)。

（二）設置一致的平臺

要確立信息性的實習檔案管控，就要構造一致的約束平臺和約束體系。隨著多數(shù)高校自動類別辦公的升級，校內構建了內部性質的局域網和體系網。規(guī)制畢業(yè)生檔案的那部分員工，期待擁有檔案規(guī)范領域的主體性網絡，以便銜接檔案管控的有關工作。

因此，只有構建了開發(fā)、運用實習類別檔案的有序網絡，才能構造出現(xiàn)代類別的檔案錄入、解析、儲存和查找系統(tǒng)，實現(xiàn)電子性質的實習檔案制約。要開發(fā)出一致性的約束平臺，需要高校投入很大量的技術、業(yè)務和資金，這種平臺所需的工作內涵也較大。在這樣的狀態(tài)下，有必要更新構建的理念，統(tǒng)一來規(guī)劃、分步驟予以建造、強調平臺的建造程序。這樣的配合性工作，是構造起信息性平臺的根本規(guī)則。

（三）設置存留的空間

構造信息性的實習類別檔案管控系統(tǒng)，是關涉到大量構建任務的一種程序。然而，只要認真?zhèn)潺R技術、構建人員、資金支撐和信息設施的要素，就可以落實好這樣的構造工作。要凸顯出信息化管控體系的效用，還應當預設存留實習信息的一種數(shù)據(jù)空間。這類數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)實構建，是決定電子性管理水準的中心因素。要建造起具備運用價值、可靠和功能優(yōu)良的這一體系。

檔案管控中數(shù)據(jù)存留空間的建構，是信息性管理者要落實好的另一層次任務。這樣的數(shù)據(jù)庫，要達到特定的層級和水準，才可能顯示出優(yōu)點和管理效應。因此，在構建檔案留存的數(shù)據(jù)空間時，應當具備前瞻和科學的視角，防止重復屬性的構建，耗費大量檔案管控的資源。

（四）設置標準的文書

設置標準屬性的檔案類文書，是確保畢業(yè)實習類別檔案體系化的必然步驟。構建標準層次很高的畢業(yè)生實習時段檔案，有助于顯示出這類檔案的功能化。整理實習類檔案的活動證實：文書的規(guī)范類工作，與檔案自身的管控是存有差別的；然而，畢業(yè)實習所留下的文書，屬于實習類別檔案的根源；經過整合的實習類檔案，又是實習文書的系統(tǒng)性表達。

從這個角度看，應當確定系統(tǒng)性質的檔案思路，構造標準性、模式性的文書組合，才能打下實習類別檔案管控和構建的本質基礎。文書所用的紙張，應當具備優(yōu)良的級別，紙面的尺寸要與預設的規(guī)則吻合；在排版的流程中，應當采納標準的版面方式，實習類別文書的簽發(fā)也要與規(guī)則一致。

應當意識到，電子類的實習管理文書，可以不受管控軟件的識別約束，這就要求管控這類文書的工作者，用簡練和一致的模式，來存留數(shù)據(jù)屬性的檔案。在完成了這種存留的要求以后，記錄著實習數(shù)據(jù)的有關文書，就不再被原有的數(shù)據(jù)空間所限制，從而便利了查找。

結語：

同學實習中電子類檔案的約束和保存，是一種復雜性強的檔案管控工作，為高校的整個檔案保存活動提出挑戰(zhàn)。管理畢業(yè)實習類別檔案的人員，要提升信息化的素養(yǎng)，創(chuàng)設新途徑的電子類檔案監(jiān)督方法。要服務于畢業(yè)實習的那部分同學，為他們供應折射出實習水準的客觀材料，方便同學評判和改進實習任務。只有這樣，才會高效記載畢業(yè)生的實習狀態(tài)，并推進學校內檔案管控的措施進步。

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