Excel服務(wù)器在油田井下物資管理業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

趙五洲　唐偉　葉斌

摘 要：Excel服務(wù)器是2003年出現(xiàn)的一種技術(shù)，它將Excel表格和數(shù)據(jù)庫技術(shù)結(jié)合，使企業(yè)能夠利用普通的Excel表格界面完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)填報(bào)、自動(dòng)傳遞、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程工作，通過工作流機(jī)制和web-數(shù)據(jù)庫的結(jié)合，十分適合構(gòu)建企業(yè)級(jí)信息管理系統(tǒng)。

關(guān) 鍵 詞：信息管理系統(tǒng)；Excel服務(wù)器；物資管理

一、引言

在青海油田物資管理業(yè)務(wù)中，長(zhǎng)期以來一直采用傳統(tǒng)的手工單據(jù)處理方式，業(yè)務(wù)辦理人員工作勞動(dòng)強(qiáng)度大，錯(cuò)誤率較高且效率低下，對(duì)后期的臺(tái)帳建立和審核過程十分不利。開發(fā)一種簡(jiǎn)單易用，并具有統(tǒng)一管理界面的信息管理系統(tǒng)十分必要。

二、Excel服務(wù)器技術(shù)在信息管理系統(tǒng)建設(shè)方面的優(yōu)勢(shì)

Excel服務(wù)器是2003年出現(xiàn)的一種技術(shù)，它將Excel表格和數(shù)據(jù)庫技術(shù)結(jié)合，使企業(yè)能夠利用普通的Excel表格界面完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)填報(bào)、自動(dòng)傳遞、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程工作，通過工作流機(jī)制和web-數(shù)據(jù)庫的結(jié)合，十分適合構(gòu)建企業(yè)級(jí)信息管理系統(tǒng)[1]。

1.熟悉的操作界面

Excel服務(wù)器靈活利用出現(xiàn)了近20年的Excel表格界面完成數(shù)據(jù)的輸入，表單界面可高度自定義以完成不同部門和企業(yè)的需要。

2.靈活的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)

搭建完整的企業(yè)級(jí)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流是企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用的基礎(chǔ)工作之一。通過設(shè)計(jì)Excel服務(wù)器的工作流機(jī)制，可使Excel表單按規(guī)定流轉(zhuǎn)傳遞，并能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)匯總數(shù)據(jù)。

3.便捷的工作平臺(tái)

Excel服務(wù)器本身就是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序，它不僅能夠?qū)崿F(xiàn)局域網(wǎng)級(jí)別的數(shù)據(jù)傳遞，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用。業(yè)務(wù)人員即使不在傳統(tǒng)辦公地點(diǎn)也可以通過網(wǎng)絡(luò)完成表單填報(bào)，從而實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程填報(bào)和表單處理。

4.消滅信息孤島

進(jìn)入信息化社會(huì)以來，層出不窮的信息技術(shù)和軟件使企業(yè)在信息管理方面邁入快速、方便的時(shí)代，但眾多軟件由于設(shè)計(jì)的差異，使得數(shù)據(jù)接口難以統(tǒng)一，造成了各自為政的局面。Excel服務(wù)器通過“外部數(shù)據(jù)源”的功能，實(shí)現(xiàn)了外部數(shù)據(jù)集成，達(dá)到消滅信息孤島的目的。

5.信息管理去專業(yè)化

Excel服務(wù)器[2]是一個(gè)二次開發(fā)平臺(tái)，人們不需要達(dá)到很高的IT技術(shù)水平就可以利用這一平臺(tái)開發(fā)出自己的信息化管理系統(tǒng)，并且該信息系統(tǒng)能夠隨著企業(yè)的發(fā)展隨時(shí)調(diào)整、增加和刪除系統(tǒng)組件，避免了傳統(tǒng)信息管理系統(tǒng)重復(fù)開發(fā)造成的資金和人力資源浪費(fèi)。

三、實(shí)際應(yīng)用

1.業(yè)務(wù)

青海油田公司是中國石油天然氣集團(tuán)公司所屬的從事石油天然氣工程技術(shù)服務(wù)、生產(chǎn)技術(shù)服務(wù)和基地服務(wù)業(yè)務(wù)，兼營其他配套業(yè)務(wù)的綜合性服務(wù)公司。隸屬于青海油田的井下作業(yè)公司（以下簡(jiǎn)稱公司）利用Excel服務(wù)器技術(shù)成功完成了物資管理系統(tǒng)的開發(fā)。

利用統(tǒng)一的公司門戶網(wǎng)站作為系統(tǒng)入口，在物資管理方面涵蓋了公司內(nèi)部的所有業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員，實(shí)現(xiàn)了物資從申請(qǐng)、審核、審批、發(fā)放、平庫、臺(tái)帳建立、結(jié)算的業(yè)務(wù)流程無紙化辦公。

在開發(fā)的過程中，業(yè)務(wù)流程的梳理是關(guān)鍵的步驟。從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，采取跟蹤已有業(yè)務(wù)表單走向的方式梳理業(yè)務(wù)流程是一個(gè)切實(shí)可行的方法：以企業(yè)內(nèi)部物資申請(qǐng)業(yè)務(wù)為例，該業(yè)務(wù)的流程可以簡(jiǎn)單歸納為：申請(qǐng)、審批、單據(jù)、出庫、平庫、臺(tái)帳增減和結(jié)算。在業(yè)務(wù)辦理的過程中，涉及多個(gè)申請(qǐng)部門和審批部門，申請(qǐng)和審批業(yè)務(wù)最后匯總到物資管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的出、入庫和庫存臺(tái)帳管理，申請(qǐng)人領(lǐng)取物資后由財(cái)務(wù)部門完成臺(tái)帳和結(jié)算業(yè)務(wù)，至此流程結(jié)束。

在該業(yè)務(wù)流程中，涉及的部門眾多，但均圍繞一條以物資管理部門為主線的流程進(jìn)行，而單據(jù)的走向即業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流動(dòng)方向，如圖1所示。

2.表單設(shè)計(jì)

青海油田物資管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)初衷是替代以往紙質(zhì)單據(jù)，減少業(yè)務(wù)人員工作量，為方便業(yè)務(wù)人員快速學(xué)習(xí)使用，系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)表單采用和紙質(zhì)單據(jù)一致的外觀設(shè)計(jì)；嚴(yán)格限制了不同節(jié)點(diǎn)人員的填寫范圍和權(quán)限；增加了一些中間字段來方便后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的需要；審批環(huán)節(jié)由賬號(hào)密碼控制的方式完成。

經(jīng)過試運(yùn)行階段的結(jié)果分析，該方法起到了積極的推進(jìn)作用。

3.填報(bào)

填報(bào)的具體內(nèi)容分為選項(xiàng)和手動(dòng)輸入兩大部分，根據(jù)不同的情況，由業(yè)務(wù)人員靈活選擇。填報(bào)人相關(guān)信息則通過Excel服務(wù)器中的權(quán)限控制自動(dòng)帶入至表單信息中，審批過程涉及的審批人、審批意見、審批時(shí)間也采取了相同的方式自動(dòng)錄入到表單中，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的全程可查詢，便于企業(yè)業(yè)務(wù)管理。

4.數(shù)據(jù)

表單中的所有數(shù)據(jù)都存放于數(shù)據(jù)庫中，由于Excel服務(wù)器自身的限制，一些數(shù)據(jù)對(duì)比和存放需要通過中間數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)過程可通過Excel服務(wù)器自帶的表間公式等工具實(shí)現(xiàn)。例如：在“申請(qǐng)數(shù)量”字段的填報(bào)過程中，由于審批過程中可能對(duì)該字段進(jìn)行修改，修改內(nèi)容只能小于原始填報(bào)數(shù)據(jù)，而該數(shù)量只能在同一處進(jìn)行修改。該過程涉及數(shù)據(jù)對(duì)比、數(shù)據(jù)重寫等，若沒有“中間字段”的參與則無法實(shí)現(xiàn)在Excel表格的功能框架中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)比，這也是Excel服務(wù)器在數(shù)據(jù)方面的實(shí)現(xiàn)難點(diǎn)。

四、結(jié)語

目前，石油行業(yè)內(nèi)部的軟件開發(fā)能力薄弱，不具備開發(fā)代碼級(jí)的信息系統(tǒng)的技術(shù)水平，Excel服務(wù)器為我們提供了一種開發(fā)企業(yè)級(jí)信息系統(tǒng)的工具，該工具較之以往的軟件系統(tǒng)開發(fā)，具有易于掌握，內(nèi)置工具豐富，應(yīng)用范圍廣泛等優(yōu)點(diǎn)，使用過程中涉及的表單需要仔細(xì)的斟酌，去繁從簡(jiǎn)，應(yīng)避免完全的照搬，軟件系統(tǒng)中涉及的數(shù)據(jù)項(xiàng)往往是實(shí)際表單數(shù)據(jù)的數(shù)倍之多，如何采取最簡(jiǎn)便的方式實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的需要，是利用Excel服務(wù)器開發(fā)信息系統(tǒng)的關(guān)鍵過程。

雖然Excel服務(wù)器是一個(gè)便捷的系統(tǒng)開發(fā)工具，但是仍需要開發(fā)人員對(duì)傳統(tǒng)軟件開發(fā)的過程有一個(gè)良好的認(rèn)識(shí)和基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]北京勤哲軟件技術(shù)有限公司.勤哲Excel服務(wù)器精解[Z].

[2]王家榮.企業(yè)信息化進(jìn)階[M].北京：電子工業(yè)出版社，2012（03）：6-7.

[3]甘利人.企業(yè)信息化建設(shè)與管理[M].北京：北京大學(xué)出版社，2001（12）：12-14.