論交通運輸行業(yè)辦公室管理方法與藝術(shù)

李輝平

【摘 要】 就辦公室管理方法來言，近年來各行各業(yè)也相繼出臺了很多措施，并且通過嘗試也藝術(shù)性地、巧妙地運用在辦公室管理實踐上來，并取得了一些可喜的成效。然而，在交通運輸領(lǐng)域，辦公室管理目前仍舊需要深化和改進(jìn)其策略。本文將就交通運輸行業(yè)辦公室管理方法與藝術(shù)有關(guān)問題及其對策進(jìn)行分析與探討。

【關(guān)鍵詞】 交通運輸；辦公室；管理方法；保障機(jī)制

在當(dāng)今社會中，面對全面建設(shè)小康社會的新形勢和貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀的新要求之下，交通運輸?shù)倪M(jìn)一步發(fā)展走以提升系統(tǒng)協(xié)調(diào)能力為主的內(nèi)涵式發(fā)展道路的改革勢在必行。究其原因，

（1） 這是滿足國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展總體需要，特別是滿足經(jīng)濟(jì)社會向循環(huán)經(jīng)濟(jì)、綠色經(jīng)濟(jì)、生態(tài)經(jīng)濟(jì)、知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本需要；

（2） 這是符合經(jīng)濟(jì)社會可持續(xù)發(fā)展對交通運輸?shù)目傮w要求，建立安全、高效、經(jīng)濟(jì)、協(xié)調(diào)、綠色的交通運輸體系；

（3） 交通對資源的占用、對環(huán)境的破壞及交通傷亡等要控制在國家允許范圍內(nèi)，實現(xiàn)資源、環(huán)境、交通的和諧統(tǒng)一。

在這種局勢下，交通運輸行業(yè)的辦公室管理尤為重要。一方面，辦公室工作不應(yīng)與室外交通運輸工作脫節(jié)；另一方面，辦公室工作還要推動交通運輸工作正常發(fā)展，并給與其以指導(dǎo)。為了規(guī)范辦公室管理，提高工作效率，實現(xiàn)利益最大化，達(dá)到責(zé)任到人的目的，作為交通運輸行業(yè)的“中樞機(jī)構(gòu)”，辦公室的管理尤為重要。

因此，交通運輸行業(yè)需要以下管理方法。

1） 實現(xiàn)責(zé)任到人的辦公理念，交通運輸業(yè)包括陸路運輸、水路運輸、航空運輸、管道運輸和裝卸搬運5大類。所以，在辦公中，分門別類責(zé)任到人是實現(xiàn)管理的重要方式，從而推動各種運輸方式在發(fā)展過程中按照比較優(yōu)勢進(jìn)行分工與協(xié)作，使運輸結(jié)構(gòu)和運輸布局不斷趨于優(yōu)化。在每一個運輸機(jī)制下進(jìn)行管理，既可以責(zé)任逐級有序下放，也不會出現(xiàn)無人問津的現(xiàn)象。

2） 二是從各部門制定的年度工作計劃與要點及一些專項工作文件中提煉需要各部門負(fù)責(zé)的具體工作及進(jìn)度要求；

3） 三是根據(jù)歷年工作經(jīng)驗以及政府上級或者現(xiàn)實需要總結(jié)出何時需要完成什么工作。

當(dāng)然，管理藝術(shù)也尤為重要，在交通運輸行業(yè)中，我們依舊要學(xué)習(xí)其他企業(yè)的管理精神，主要體現(xiàn)在創(chuàng)新與獎勵兩方面，其中工作創(chuàng)新是核心。用發(fā)展的眼光來看，工作中面臨的任務(wù)問題都能通過硬件投入或軟件改進(jìn)得到解決。辦公室工作人員要敢于面對困難，深入分析問題存在的原因，探討解決問題的途徑。“創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)不竭的動力”。創(chuàng)新運用于交通運輸行業(yè)辦公室工作，能極大地提高辦公室工作效率。具體體現(xiàn)在：

（1） 工作設(shè)備創(chuàng)新。打造信息化、自動化的工作平臺能明顯提高辦公室工作效率，如配置較為先進(jìn)的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、投影儀、錄音筆、移動硬盤等。

（2） 工作技能創(chuàng)新。辦公室系統(tǒng)要不斷提高網(wǎng)絡(luò)運用水平，大力推進(jìn)無紙化辦公，充分運用QQ、E-mail等公共網(wǎng)絡(luò)資源及自主開發(fā)的校園政務(wù)系統(tǒng)、手機(jī)短信平臺、專業(yè)管理軟件等專用資源，達(dá)到“無紙勝有紙，無聲勝有聲”的境界。

（3） 工作思路創(chuàng)新。辦公室工作人員要解放思想，實事求是，開拓進(jìn)取，敢于突破“只防出錯、不求出新，只求保險、不擔(dān)風(fēng)險，只循陳規(guī)、不探新路”的思維定式，敢于克服唯書唯上、照搬照套的行為慣性，不斷尋求工作新思路，不斷探索工作新方法，不斷總結(jié)工作新經(jīng)驗，努力開創(chuàng)工作新局面。

（4） 工作知識創(chuàng)新。當(dāng)今社會，科技發(fā)展日新月異，辦公室的設(shè)施設(shè)備必然會隨之更新?lián)Q代，工作手段也必然會推陳出新，這就要求辦公室工作人員與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)。辦公室工作人員要多學(xué)習(xí)其他部門及行業(yè)的優(yōu)秀管理行為，積極組織參加行業(yè)的專業(yè)培訓(xùn)與交流，要建立集中學(xué)習(xí)與研討的制度，從而不斷提高辦公室工作人員的整體水平。

（5） 工作方法創(chuàng)新。處理好對上與對下的關(guān)系，既服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，又服務(wù)好基層；處理好被動與主動的關(guān)系，準(zhǔn)確把握辦公室工作的規(guī)律性、靈活性、前瞻性；處理好繼承與創(chuàng)新的關(guān)系，在繼承好傳統(tǒng)、好做法的同時，不斷在實際中探索新方法、新途徑；處理好大事與小事的關(guān)系，大事不含糊、小事不輕為、抓大不放小；處理好做人與做事的關(guān)系，老老實實做人、踏踏實實做事。

激勵機(jī)制是保障，具體體現(xiàn)在：

（1） 物質(zhì)激勵。根據(jù)調(diào)查研究，交通運輸行業(yè)辦公室工作人員年齡偏輕，有些甚至是剛剛參加工作的大學(xué)畢業(yè)生，沒有積蓄，而結(jié)婚生子、人情往來、贍養(yǎng)父母、買房買車等一些實際問題都將接踵而來，這些都需要員工的工作收入來支撐。對員工的物質(zhì)回報是對員工最基本的，也是最直接的激勵。客觀地講，交通運輸辦公室工作人員在交通運輸行業(yè)中是屬于素質(zhì)較高、任務(wù)較重、貢獻(xiàn)較大的群體，其收入整體上應(yīng)處于中上水平。在辦公室內(nèi)部，收入的多少又應(yīng)與具體崗位和工作質(zhì)量掛鉤，引導(dǎo)辦公室工作人員勇挑重?fù)?dān)，力創(chuàng)佳績。

（2） 榮譽激勵。交通運輸行業(yè)辦公室工作人員學(xué)歷較高，絕大多數(shù)都具有本科學(xué)歷，近年來，碩士、博士也大有人在，屬于典型的知識分子。知識分子的身份使得他們非?？粗貑挝?、領(lǐng)導(dǎo)、同事對他們的理解、信任、表揚與肯定。如果在分配評獎評優(yōu)指標(biāo)時應(yīng)對辦公室有所傾斜，有條件的還可設(shè)立一些單項獎勵；在設(shè)立兼職組織時，如服務(wù)質(zhì)量考核小組，應(yīng)將辦公室相關(guān)工作人員作為主要成員納入，肯定其在業(yè)務(wù)上的權(quán)威和核心地位；在員工開展具體業(yè)務(wù)時，應(yīng)給予相關(guān)工作人員足夠的空間，鼓勵獨擋一面地開展工作，鼓勵創(chuàng)新，允許在可控范圍內(nèi)出現(xiàn)失誤。

（3） 教育激勵。交通運輸行業(yè)辦公室工作人員屬于知識型員工，非常看重自身知識的不斷更新與綜合素質(zhì)的不斷提升。集團(tuán)應(yīng)根據(jù)需要選派相關(guān)工作人員參加職業(yè)資格證書方面的培訓(xùn) ，提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力；應(yīng)提供機(jī)會讓辦公室工作人員外出參觀學(xué)習(xí)或經(jīng)驗交流，開闊辦公室工作人員的工作視野；應(yīng)鼓勵辦公室工作人員申報各級各類科研課題，甚至在集團(tuán)內(nèi)部建立科研基金，增強(qiáng)辦公室工作人員的研究能力；應(yīng)鼓勵辦公室工作人員在職攻讀學(xué)位，予以報銷部分費用，提高辦公室工作人員的理論水平。

（4） 成就激勵。交通運輸行業(yè)辦公室工作人員綜合素質(zhì)較高，他們不僅僅將工作作為謀生的手段，而且當(dāng)作事業(yè)來追求。馬斯洛需要層次理論指出，人的最高層次的需要就是“自我實現(xiàn)”的需要。就辦公室工作人員而言，成就感主要來自兩個方面，一是職位晉升，二是工作成績。對于表現(xiàn)出色，工作突出的，集團(tuán)應(yīng)及時予以提拔；對員工負(fù)責(zé)的工作，集團(tuán)應(yīng)極力予以支持，創(chuàng)造良好的條件，幫助員工得心應(yīng)手地開展工作。

結(jié)束語：

在交通運輸行業(yè)發(fā)展的今天，辦公室管理也必須樹立科學(xué)的發(fā)展觀，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的發(fā)展方式，從而在整體上使交通運輸行業(yè)從單一的數(shù)量、規(guī)模、速度型變?yōu)樗俣取⒁?guī)模、效益相統(tǒng)一；從單純重視交通經(jīng)濟(jì)效益轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)社會效益和環(huán)境效益相統(tǒng)一；從資源粗放消耗型變?yōu)橘Y源集約使用型；由各方式各自發(fā)展向協(xié)調(diào)發(fā)展轉(zhuǎn)變；向生態(tài)、環(huán)保、安全型轉(zhuǎn)變。

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