淺議人力資源管理信息化建設(shè)

張莉俊

摘 要：人力資源信息化的管理，提高人力資源管理效率，加強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。

關(guān)鍵詞：人力資源信息化建設(shè)的必要性 具體實(shí)施和主要事項(xiàng)

信息技術(shù)的發(fā)展和普及給企業(yè)的生存和發(fā)展提供了新的機(jī)遇，也帶來了前所未有的沖擊。人力資源作為企業(yè)的核心戰(zhàn)略資源，其管理隨著企業(yè)的生存環(huán)境和管理模式的變化而出現(xiàn)新的內(nèi)容和特征。積極研究人力資源管理的信息化問題，無論是對企業(yè)人力資源管理工作還是提高企業(yè)的競爭力，都具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人力資源管理信息化建設(shè)的必要性。

助推人力資源管理轉(zhuǎn)型升級，提升企業(yè)競爭力。信息化人力資源管理可以使人力資源管理部門從提供簡單的人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識和解決方案，向管理層提供決策支持，向人力資源管理專家提供分析工具和建議，建立支持人力資源管理部門積累知識和管理經(jīng)驗(yàn)的體系。信息化人力資源管理縮短了各級員工的反饋時(shí)間，開辟了更加豐富的溝通渠道，并使得全體人員都能參與到人力資源的管理活動(dòng)中來，從而優(yōu)化了管理結(jié)構(gòu)，整合了管理資源。信息化有利于降低管理成本，集成性的人力資源管理系統(tǒng)可使企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子化操作和無紙化辦公，大大減少辦公費(fèi)用和人工費(fèi)用等方面的成本支出，從而降低組織的管理成本。

二、人力資源管理信息化實(shí)施

1.高度重視，爭取各種資源支持。

人力資源管理信息化的實(shí)施不只是人力資源部門或信息部門的事。為了保證數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)，需要企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門和全體員工的積極配合。同時(shí)，采用人力資源管理軟件，需要在充分回顧企業(yè)政策的基礎(chǔ)上，根據(jù)先進(jìn)的人力資源管理理念，從程序到操作進(jìn)行全面改進(jìn)。所有這些工作，如沒有企業(yè)決策層的參與是很難實(shí)現(xiàn)的，要取得高層管理者的理解和包括預(yù)算、人力、時(shí)間、決策等的全力支持。

2.周密策劃，成立高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

項(xiàng)目組應(yīng)由用戶、開發(fā)商、咨詢公司組成，項(xiàng)目組中用戶的成員應(yīng)包括各個(gè)層面的業(yè)務(wù)骨干和企業(yè)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員。項(xiàng)目組的最高領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)由用戶方參與建設(shè)的職位最高的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。該領(lǐng)導(dǎo)要具有權(quán)威性，得到大家的認(rèn)同，擅長項(xiàng)目管理，具有強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。為降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和建設(shè)成本，邀請有人力資源管理和人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的咨詢公司參與，以協(xié)調(diào)開發(fā)和實(shí)施過程出現(xiàn)的問題，參與項(xiàng)目建設(shè)的各方共同制定各階段的項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，并對計(jì)劃層層落實(shí)。咨詢公司還應(yīng)從先進(jìn)性和前瞻性上提出項(xiàng)目建設(shè)的建設(shè)性意見。

3.高效配合，提高組織實(shí)施效率。

項(xiàng)目中的組織工作及參加人員直接影響到該項(xiàng)目的成功，項(xiàng)目小組的成員構(gòu)成很重要。關(guān)鍵的成員不能兼職，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人至少要有兩個(gè)以上人員，其一應(yīng)該是管理方面的專家，他對企業(yè)管理的各方都有清楚的認(rèn)識，對企業(yè)管理存在的問題和下一步的改造可能產(chǎn)生的問題及解決的辦法都有能力與企業(yè)的各個(gè)部門進(jìn)行充分的交流和協(xié)調(diào)。第二項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該是計(jì)算機(jī)方面的專家，有一定的組織能力，對企業(yè)管理的各個(gè)方面，主要是企業(yè)的業(yè)務(wù)流程比較清楚。在這樣的條件下，兩個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠充分的合作，一起來擔(dān)任管理專家和計(jì)算機(jī)專家的角色。

4.明確需求，進(jìn)行全景規(guī)劃。

企業(yè)要明確自身的需求。第一，對整體系統(tǒng)的規(guī)劃有一個(gè)明確的目標(biāo)，知道最終系統(tǒng)實(shí)施的范圍和應(yīng)用的層面。第二，明確系統(tǒng)應(yīng)用的重點(diǎn)和步驟。因?yàn)槠髽I(yè)是處于不斷發(fā)展中的，系統(tǒng)的應(yīng)用也要跟上企業(yè)的變革，要能一步到位最好，但通常會很難實(shí)現(xiàn)，所以只有明確發(fā)展方向后才能根據(jù)業(yè)務(wù)的需要進(jìn)行“全面規(guī)劃，分步實(shí)施”。由于人力資源業(yè)務(wù)的特殊性、復(fù)雜性，專業(yè)性又很強(qiáng)，含規(guī)劃、計(jì)劃、招聘、人事、勞資、培訓(xùn)、績效評估、離職 “八大控制”；各種相關(guān)信息錯(cuò)綜復(fù)雜，數(shù)據(jù)規(guī)模很大，對網(wǎng)絡(luò)條件及系統(tǒng)的性能要求很高，會給項(xiàng)目建設(shè)帶來很大的難度。因此，開發(fā)商要全面了解企業(yè)各個(gè)層次的需求。從需求調(diào)研中找出用戶的共性需求和個(gè)性化的需求以及個(gè)性需求間的差異，然后從全局的角度考慮軟件的總體設(shè)計(jì)方案，找出設(shè)計(jì)思路和原理，推出“萬變不離其宗”的能靈活定制的方法。

5.提高技能，逐步實(shí)現(xiàn)自主管理。

輔助實(shí)施隊(duì)伍的組成包括企業(yè)主管人力資源工作的經(jīng)理、人力資源部門的業(yè)務(wù)人員、企業(yè)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員。他們將負(fù)責(zé)實(shí)施期間整個(gè)項(xiàng)目的組織協(xié)調(diào)、進(jìn)度控制、數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)有效性的檢查等工作。實(shí)施隊(duì)伍每個(gè)成員的工作職責(zé)明確。他們將是企業(yè)運(yùn)行人力資源管理系統(tǒng)的主要骨干和技術(shù)支持。企業(yè)的計(jì)算機(jī)專職人員，他們要對計(jì)算機(jī)軟件和硬件的維護(hù)有一定的基礎(chǔ)，并且逐步對企業(yè)管理中的某個(gè)方面，主要是業(yè)務(wù)流程結(jié)合計(jì)算機(jī)的應(yīng)用工作比較熟悉；有一定的編程能力。這主要是考慮實(shí)施公司離開了現(xiàn)場，可由企業(yè)的計(jì)算機(jī)人員做技術(shù)支持，而不用事事依賴實(shí)施方。

6.全方位培訓(xùn)，保證正常運(yùn)行。

對業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)應(yīng)全面地、全方位地、全過程地進(jìn)行，不能有絲毫差異和馬虎。培訓(xùn)資料必須標(biāo)準(zhǔn)化，一方面，人力資源管理信息系統(tǒng)對信息的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性、可靠性、一致性、安全性要求較高。涉及所有與人相關(guān)的數(shù)據(jù)，信息量大且變化頻繁。采集的信息與員工的切身利益密切相關(guān)，特別是工資計(jì)算不能有任何錯(cuò)誤。另一方面，由于人力資源業(yè)務(wù)的特殊性、復(fù)雜性，人力資源管理的專業(yè)性、流程性又很強(qiáng)，導(dǎo)致人力資源管理信息系統(tǒng)的操作較復(fù)雜，實(shí)施時(shí)的培訓(xùn)就尤為重要。

三、信息化實(shí)施過程中的注意事項(xiàng)

1.系統(tǒng)思考對于人力資源管理信息化的實(shí)現(xiàn)具有重要作用。

從系統(tǒng)的觀點(diǎn)出發(fā)對人力資源管理的信息化過程進(jìn)行統(tǒng)籌考慮。人力資源管理信息化建設(shè)不是一朝一夕的事，也不是一次開發(fā)就能完成的事，需要企業(yè)結(jié)合行業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、逐步完善、不斷提升。

2.動(dòng)態(tài)對待人力資源管理信息化的實(shí)現(xiàn)

在人力資源管理信息系統(tǒng)的實(shí)施過程和系統(tǒng)使用的過程中要前瞻性地考慮未來可能發(fā)生的各種情況，做到未雨綢繆，避免不利因素對未來工作造成干擾。人力資源管理信息化的過程中會遇到這樣那樣的困難，企業(yè)在實(shí)施過程中應(yīng)當(dāng)充分收集相關(guān)信息，預(yù)測可能出現(xiàn)的問題，做好應(yīng)急方案。以免問題出現(xiàn)時(shí)倉皇應(yīng)對，耽誤人力資源管理信息化的進(jìn)程。