試論原始地質(zhì)檔案的整理歸檔

鄧春秀

摘 要：原始地質(zhì)檔案是地質(zhì)勘查、科學(xué)研究工作中取得的第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料，是編寫最終成果地質(zhì)報(bào)告的基礎(chǔ)和依據(jù)。做好原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作，是實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案 原始地質(zhì)檔案 整理 歸檔 電子檔案

地質(zhì)檔案是指在地質(zhì)勘查、科學(xué)研究等活動(dòng)中形成的科學(xué)技術(shù)檔案，包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、固體礦產(chǎn)地質(zhì)、石油地質(zhì)、海洋地質(zhì)、水文地質(zhì)、工程地質(zhì)、環(huán)境地質(zhì)、地球物理、地球化學(xué)、遙感地質(zhì)、地質(zhì)測(cè)繪、實(shí)驗(yàn)測(cè)試、探礦工程、地質(zhì)科學(xué)研究等檔案，是地質(zhì)工作的成果，廣泛應(yīng)用于地球科學(xué)研究、礦產(chǎn)資源勘查開發(fā)、國(guó)防建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)境保護(hù)、防災(zāi)減災(zāi)等國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的各個(gè)方面，是一種重要的基礎(chǔ)性、公益性資料信息。

《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》把地質(zhì)資料分為原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料和實(shí)物地質(zhì)資料三類。其中，原始地質(zhì)資料又稱原本地質(zhì)檔案，是地質(zhì)勘查、科學(xué)研究工作中取得的第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料，是在地質(zhì)勘探活動(dòng)中形成的原始記錄、中間成果和最終成果，是編寫最終成果地質(zhì)報(bào)告的基礎(chǔ)和依據(jù)。筆者依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 41—2008《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）探討原始地質(zhì)資料立卷歸檔方法，以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理。

一、原始地質(zhì)檔案歸檔范圍

原始地質(zhì)資料是指在進(jìn)行地質(zhì)工作時(shí)，直接形成和采集的，反映地質(zhì)現(xiàn)象或地質(zhì)體的，以各種載體類型存在的原始記錄、中間性解譯資料、最終地質(zhì)工作成果、原稿等。包括：成果、底稿、底圖類；測(cè)繪資料類；野外地質(zhì)觀察類；勘探工程及現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)類；采樣測(cè)試鑒定類；試采類；儀器記錄及動(dòng)態(tài)資料類；航遙影像類；中間性綜合資料類；技術(shù)管理文件類等十類，來源十分廣泛。從工作領(lǐng)域來說，涉及地質(zhì)調(diào)查、遙感地質(zhì)、礦產(chǎn)地質(zhì)、水文地質(zhì)、工程地質(zhì)、農(nóng)業(yè)地質(zhì)、環(huán)境地質(zhì)、地球化學(xué)、地?zé)岬刭|(zhì)、海洋地質(zhì)、地質(zhì)災(zāi)害、地球物理、探礦工程、工程測(cè)繪、實(shí)驗(yàn)測(cè)試等諸多方面。根據(jù)地勘單位實(shí)際工作情況和地質(zhì)檔案歸檔要求，制定本單位《原始地質(zhì)檔案歸檔范圍和保管期限》，做到有章可依。

二、原始地質(zhì)檔案歸檔責(zé)任者

地質(zhì)調(diào)查工作結(jié)束時(shí)，由該項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人組織該工作項(xiàng)目的科技人員對(duì)本項(xiàng)目形成的科技文件材料根據(jù)立卷歸檔辦法要求，進(jìn)行及時(shí)全面的清理，確保原始地質(zhì)資料真實(shí)、可靠、準(zhǔn)確、全面。立卷人應(yīng)是項(xiàng)目科技人員，熟悉了解項(xiàng)目工作情況，嚴(yán)格按照《規(guī)則》和本單位制定的《歸檔范圍和保管期限》歸檔。立卷完畢，項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人按照應(yīng)歸檔的范圍，根據(jù)立卷辦法審查，合格后在審查人一欄簽字，以示負(fù)責(zé)。

立卷歸檔工作應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束3個(gè)月內(nèi)完成，同時(shí)需在檔案管理部門指導(dǎo)下完成，手續(xù)完整后向檔案室或資料管理部門移交，移交清單應(yīng)一式兩份。

三、原始地質(zhì)檔案歸檔要求

（一）立卷單位

立卷原則：一個(gè)地質(zhì)項(xiàng)目為一個(gè)建檔單位。

1.一個(gè)礦區(qū)，一次或多次工作后，完成一個(gè)報(bào)告所取得的全部科技文件材料立一檔。

2.一個(gè)礦區(qū)，多次工作，每完成一個(gè)階段就編寫一個(gè)地質(zhì)報(bào)告，每一個(gè)報(bào)告的科技文件材料立一檔，有幾個(gè)報(bào)告立幾檔。

3.同一礦區(qū)、同一單位調(diào)查后編寫幾個(gè)礦種的報(bào)告，每一個(gè)報(bào)告的科技文件材料立一檔，有幾個(gè)報(bào)告立幾檔。

4.階段性完成或階段停止的地質(zhì)工作，也應(yīng)立卷歸檔，并在備考表中注明工作中斷的原因和原始地質(zhì)資料可供利用的程度。

（二）立卷方法

1.收集資料：按照項(xiàng)目工作規(guī)范要求的內(nèi)容和已確定的應(yīng)歸檔的科技文件材料種類和數(shù)量，收集齊全，包括收集的地質(zhì)資料已為地質(zhì)工作所利用，并轉(zhuǎn)化為該地質(zhì)工作原始地質(zhì)資料。需要強(qiáng)調(diào)的是各年度設(shè)計(jì)書、設(shè)計(jì)圖、插圖紙質(zhì)和數(shù)據(jù)必須齊全，實(shí)物地質(zhì)帳單必須提交，若沒有實(shí)物，則提交證明，加蓋公章。

2.資料分類：分類工作依據(jù)立卷歸檔規(guī)則規(guī)定的立卷分類要求進(jìn)行，將同類科技文件材料放在一起。

3.排序：將同類別的科技文件材料按有機(jī)聯(lián)系和形成時(shí)間的先后進(jìn)行排序。文字在前，圖件在后。不同類別的資料按《規(guī)則》中的類別依次排列。

4.編號(hào)

（1）案卷號(hào)：一個(gè)項(xiàng)目的全部科技文件材料為一卷（檔），案卷號(hào)（檔號(hào)）由檔案室確定。

（2）件號(hào)：類內(nèi)以件為單位，四位數(shù)，從1開始編流水號(hào)，一件一號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如：0001。

（3）類別代字（代號(hào)）：一類一個(gè)代字或代號(hào)，用漢字或字母。為別為底（D）、測(cè)（C）、觀（G）、探（T）、樣（Y）、錄（S）、像（X）、綜（Z）、文（W），共十類。

（4）檔號(hào)：由案卷號(hào)+類別代字（代號(hào)）+件號(hào)組成。例如，案卷號(hào)為10100，類別為底圖類，件號(hào)為10，檔號(hào)為10100D0010。

（5）序號(hào)：以件為單位，按《規(guī)則》中的類別依次大流水，從1開始編流水號(hào)，一件一號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

5.整理（紙質(zhì)文件材料）

（1）成冊(cè)科技文件材料：幅面建議小于A4幅面；單冊(cè)厚度一般不宜超過20mm，編?kù)轫?yè)和目錄，扉頁(yè)應(yīng)包含題名、責(zé)任人及完成時(shí)間等，目錄每?jī)?cè)一個(gè)；用線訂左側(cè)或上方裝訂，去金屬物；編頁(yè)碼，從正文開始，封皮、封底、扉頁(yè)、目錄四項(xiàng)不編，記錄本中空白頁(yè)去掉，原來硬的外皮去掉，加貼外封皮、封底。

（2）圖件：大幅軟質(zhì)圖件按規(guī)定折成 A4幅面（一般不再折成16 開大小）， 圖面向里，橫向手風(fēng)琴式，圖簽折在外。先縱折，后橫折。不同尺寸的科技文件材料盡量折疊為統(tǒng)一幅面。不宜折疊的圖件應(yīng)平放或卷放，在立卷檔案?jìng)渥⒅姓f明。

（3）照片：立卷歸檔的照片應(yīng)有文字說明，文字說明要注明拍攝時(shí)間，攝影者姓名等，一般用相冊(cè)保存。底片的編號(hào)要與照片一致。若無底片，數(shù)據(jù)也應(yīng)保存，有文字說明。

6.建目錄。地質(zhì)檔案文件目錄必須填寫完整、準(zhǔn)確無誤，一般采用WORD格式填寫，其具體格式見《規(guī)則》附錄A。

7.填寫檔號(hào)章。每一件原始地質(zhì)檔案應(yīng)在右上角加蓋檔號(hào)章，圖件在責(zé)任欄（圖簽）附近加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)、序號(hào)按上述編號(hào)方法要求填寫。

8.裝盒。將整理好的地質(zhì)資料按其數(shù)量多少裝盒（一般不再使用裝袋），數(shù)量多的檔案可以分裝多盒。

9.填寫卷盒。檔案盒正面、側(cè)面的案卷號(hào)應(yīng)填寫案卷流水號(hào)及盒號(hào)，分裝多盒的檔案，檔案盒應(yīng)體現(xiàn)不同的盒數(shù)。例如，10100的第四盒，案卷號(hào)為：10100-4。案卷名稱應(yīng)填寫報(bào)告全稱，編制單位為報(bào)告的提交單位，起止時(shí)間為資料的最早時(shí)間和最遲時(shí)間，采用8位數(shù)表示。檔案盒樣式可參照 GB/T 11822有關(guān)規(guī)定。

（三）電子文件的整理

地質(zhì)工作過程中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)均應(yīng)歸檔，電子文件應(yīng)盡量與紙質(zhì)文件相一致，重要資料可通過掃描等方式形成電子文件。

電子文件的數(shù)據(jù)組織形式，應(yīng)根據(jù)資料類別、數(shù)據(jù)成果特點(diǎn)、成果單元構(gòu)成形式或參考利用方式而定，以方便地質(zhì)檔案管理和利用。編號(hào)與紙質(zhì)相同。電子數(shù)據(jù)的件號(hào)可為一個(gè)文件，也可為一個(gè)文件夾，能說明獨(dú)立的材料為原則。電子數(shù)據(jù)以電子文件夾形式組成，在根目錄下建立一級(jí)子目錄，子目錄名為案卷號(hào)、項(xiàng)目名稱，地質(zhì)檔案文件目錄放在一級(jí)子目錄下；在一級(jí)子目錄下建立二級(jí)子目錄，二級(jí)子目錄名為資料類別代號(hào)；在二級(jí)子目錄下建立三級(jí)子目錄，三級(jí)子目錄名為資料類別代號(hào)加件號(hào)。

存儲(chǔ)電子文件應(yīng)采用利于長(zhǎng)期保存的高質(zhì)量載體，載體應(yīng)無劃痕、斑點(diǎn)、霉變、變形等損傷，應(yīng)能在通用讀取設(shè)備上正確讀取且不攜帶病毒。電子文件所提供的信息應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。電子文件一般不加密。

電子文檔應(yīng)裝入盒內(nèi)，并附有標(biāo)簽。標(biāo)簽上應(yīng)填寫盤號(hào)、項(xiàng)目名稱、資料內(nèi)容、形成單位、形成日期。不得在光盤盤片及磁帶上貼標(biāo)簽。

（四）歸檔時(shí)的保密管理

地質(zhì)檔案是地勘單位的核心機(jī)密，是體現(xiàn)地勘單位核心價(jià)值與核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要支撐，也是地勘單位在巨大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下的安身立命之本，做好檔案的保密工作十分重要。原始地質(zhì)檔案的保密工作應(yīng)做好以下工作：

1.確定密級(jí)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》（2010年）和《涉密地質(zhì)資料管理細(xì)則》（2008年）規(guī)定，填寫涉密登記表，確定原始地質(zhì)資料是否涉密，并確定密級(jí)和保密期限。

2.標(biāo)識(shí)密級(jí)。對(duì)涉密文件和圖紙蓋保密章，填寫密級(jí)和保管期限等。涉密章樣式參照《涉密地質(zhì)資料管理細(xì)則》。對(duì)涉密文件檔案盒正面蓋“部分涉及國(guó)家秘密”或“全部涉及國(guó)家秘密”章。

對(duì)極為重要的文件或密級(jí)在機(jī)密以上的涉密檔案，應(yīng)單獨(dú)裝訂保存，嚴(yán)禁與非密級(jí)檔案材料進(jìn)行混卷裝訂，避免造成檔案在利用中出現(xiàn)涉密擴(kuò)散問題。