關(guān)于做好高校就業(yè)檔案信息化管理的探討

趙雪

摘 要： 現(xiàn)今信息技術(shù)迅速發(fā)展，給人們的生活、工作帶來(lái)極大便利，高校的就業(yè)服務(wù)工作也向著信息化方向發(fā)展，就業(yè)檔案管理工作是高校就業(yè)服務(wù)工作中重要的一環(huán)，做好檔案管理工作是做好就業(yè)服務(wù)工作的前提。本文分析了目前高校就業(yè)檔案管理信息化背景、存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上，提出了建立高校信息化管理就業(yè)檔案的建議措施，以提高高校就業(yè)檔案管理工作效率，提高就業(yè)服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 ：信息化 就業(yè)檔案管理 措施

高校就業(yè)檔案是反映高校就業(yè)服務(wù)的真實(shí)歷史記錄，是就業(yè)工作的成果和產(chǎn)物，是衡量就業(yè)服務(wù)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。就業(yè)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括就業(yè)檔案的收集、分類(lèi)整理、進(jìn)庫(kù)保管、檢索利用等基本環(huán)節(jié)。但由于高校就業(yè)檔案數(shù)量多、內(nèi)容豐富，就業(yè)檔案的信息化管理成了做好就業(yè)檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、高校就業(yè)檔案信息化建設(shè)的背景

（一）我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展時(shí)間長(zhǎng)，制度較完善

高校檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的重要組成部分，是高校檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展需要，是發(fā)展新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)工作，提高檔案信息服務(wù)水平的必然選擇。在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。高校檔案信息化建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化的重要途徑。高校檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)和安全保障體系建設(shè)這六項(xiàng)內(nèi)容。由于高校檔案材料較多，管理程序復(fù)雜、工作繁重，為便利高校檔案管理，南京大學(xué)檔案館自1983年開(kāi)始在全國(guó)檔案界首次使用計(jì)算機(jī)管理科技檔案信息，至20世紀(jì)90年代末，大部分高校檔案部門(mén)都配備了計(jì)算機(jī)，開(kāi)始檔案著錄工作。國(guó)家檔案局在2000年12月召開(kāi)的全國(guó)檔案工作會(huì)議上正式提出了大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。隨后，教育部辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》，文件要求高校檔案部門(mén)要積極做好檔案工作信息化的建設(shè)。2002年頒布實(shí)施的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，標(biāo)志著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的全面啟動(dòng)。當(dāng)前，高校檔案管理部門(mén)都在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理的自動(dòng)化，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促成檔案信息資源的整合與共享，積極思考和努力開(kāi)拓檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新模式。

（二）信息化管理有助于提高工作效率，便于檔案保存

隨著時(shí)代進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校就業(yè)檔案的信息交流、整理也漸漸依托于現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案存量劇增的需要，且紙質(zhì)檔案由于其難保存、易損壞、占用空間大等特點(diǎn)已經(jīng)不能完全滿(mǎn)足人們的利用需求，針對(duì)此情況，檔案信息化逐漸發(fā)展起來(lái)。首先，檔案信息化便于提高高校檔案管理和使用效率。隨著我國(guó)高校不斷擴(kuò)招，高校畢業(yè)生也日益增多，因而畢業(yè)生就業(yè)檔案也在逐年增加，日益增多的畢業(yè)生就業(yè)檔案使得檔案工作者的工作強(qiáng)度越來(lái)越大，在收集、整理、編目、保存、利用等工作中傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)、解決當(dāng)前高校就業(yè)檔案日益增多的局面，實(shí)現(xiàn)就業(yè)檔案信息化管理成為了必然；其次，實(shí)現(xiàn)檔案信息化有利于保存和利用檔案信息資源，由于電子檔案具有占用空間小，存儲(chǔ)量大，傳輸方便快捷，便于檢索等特點(diǎn)，能大大解決日益增長(zhǎng)的檔案信息和有限保管條件直接的矛盾，避免了紙質(zhì)檔案固有的難保存、占用空間大、不利于查找等弊端，增強(qiáng)了檔案信息資源保管和服務(wù)的能力；再次，檔案信息化建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，能夠使利用者不受時(shí)間和空間的限制，便于畢業(yè)生隨時(shí)隨地進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息，避免了畢業(yè)生查詢(xún)檔案需回到學(xué)校查詢(xún)的不便，同時(shí)減輕了學(xué)校工作人員的工作負(fù)擔(dān)，為畢業(yè)生和學(xué)校雙方都帶來(lái)極大地便利。

二、高校就業(yè)工作檔案管理存在的問(wèn)題

（一）高校就業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置不完善，存在不均衡性

高校就業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面。在硬件設(shè)施方面，主要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)器等及其他必備的組件。硬件設(shè)施的具備是實(shí)現(xiàn)就業(yè)檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，有了物質(zhì)基礎(chǔ)才能夠開(kāi)展檔案信息化建設(shè)；軟件方面，包括檔案信息處理系統(tǒng)，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以及相關(guān)軟件和程序等。目前，由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，部分發(fā)達(dá)地區(qū)高校就業(yè)部門(mén)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施搭配完整，部分經(jīng)濟(jì)較落后地區(qū)高校就業(yè)部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)重視度不高，基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善；二是有的高校檔案[FL）]

部門(mén)在設(shè)施配置時(shí)，不根據(jù)實(shí)際需要，盲目購(gòu)買(mǎi)，造成了資源的浪費(fèi)；三是有的高校就業(yè)部門(mén)設(shè)施利用率不高，使得設(shè)施成為無(wú)用的擺設(shè)，這同樣也是一種資源的浪費(fèi)。

（二）就業(yè)檔案管理缺少專(zhuān)職人員，管理員專(zhuān)業(yè)技能水平不夠

就業(yè)檔案管理缺乏有素質(zhì)的信息化應(yīng)用型人才。高校就業(yè)工作任務(wù)艱巨，工作內(nèi)容復(fù)雜，工作量大，部分高校人員短缺，就業(yè)檔案管理缺少專(zhuān)職人員，致使工作人員面臨繁重的工作量，對(duì)就業(yè)檔案的信息化管理的學(xué)習(xí)時(shí)間、精力不夠，進(jìn)而影響了高校就業(yè)檔案信息化管理建設(shè)；一些高校就業(yè)檔案管理人員年紀(jì)較大，學(xué)歷較低，接受新事物的心態(tài)相對(duì)比較保守。無(wú)法快速接受信息化管理趨勢(shì)，導(dǎo)致了高校就業(yè)檔案管理信息化建設(shè)無(wú)法有效推進(jìn)；部分管理人員對(duì)高校就業(yè)檔案信息化建設(shè)的理解存在片面性，錯(cuò)誤將實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理理解為簡(jiǎn)單的使用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備辦公。由于缺少與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代性，致使其忽略了高校就業(yè)檔案信息化建設(shè)中“軟設(shè)施”的重要性，如先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理方法等。

（三）高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用滯后

就業(yè)檔案的管理對(duì)實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)就業(yè)服務(wù)尤其重要，但目前部分高校檔案部門(mén)在研究和開(kāi)發(fā)檔案信息資源方面與社會(huì)對(duì)檔案資源的需求存在著不對(duì)稱(chēng)的狀況。一是在就業(yè)檔案管理工作中，檔案整理以及被動(dòng)地提供咨詢(xún)、查詢(xún)等占據(jù)其絕大部分工作時(shí)間，而在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)，以及檔案網(wǎng)站建設(shè)方面他們做的工作偏少；二是高校重組就業(yè)檔案難以做到統(tǒng)一整理歸檔，檔案管理程序不統(tǒng)一，造成畢業(yè)生在進(jìn)行檔案查詢(xún)時(shí)可能面臨檔案丟失、歸類(lèi)不準(zhǔn)確等問(wèn)題，影響畢業(yè)生的順利就業(yè)。

三、高校為主，多方努力，實(shí)現(xiàn)就業(yè)檔案信息化管理

（一）政府方面：加大支持力度，提供制度、財(cái)政支持

1完善高校檔案信息管理制度，提供制度保障

隨著高校就業(yè)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，就業(yè)檔案信息應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，其安全性問(wèn)題也日益凸現(xiàn)出來(lái)。檔案具有一定的保密性，有使用權(quán)限的問(wèn)題，檔案內(nèi)容一旦泄露，將對(duì)畢業(yè)生、學(xué)校的隱私安全帶來(lái)極大威脅，但網(wǎng)絡(luò)易受到黑客攻擊、網(wǎng)上竊聽(tīng)與篡改、病毒、程序缺陷、技術(shù)淘汰等眾多因素的威脅，這對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)安全提出了更高的要求，政府要不斷完善檔案信息安全管理體制，建立和完善各類(lèi)信息資源的安全保障體系，通過(guò)設(shè)立聽(tīng)證會(huì)等措施廣泛集中社會(huì)各界意見(jiàn)，制定、完善相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章，并且嚴(yán)格落實(shí)，做到“有法可依”、“違法必究”等要求，嚴(yán)格保障畢業(yè)生就業(yè)檔案信息的安全性；建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門(mén)，聘用專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員針對(duì)高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息采取防護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等專(zhuān)業(yè)技術(shù)并不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù)，確保檔案信息資源的安全、有效和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行。

2增加財(cái)政投入，為高校提供資金支持

貫徹落實(shí)好高校就業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需要配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，既包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)的軟件、技術(shù)等軟件條件。高校就業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大投入、長(zhǎng)積累、見(jiàn)效晚的工作，這需要政府加大支持力度，通過(guò)加大財(cái)政支出，為高校就業(yè)檔案信息化建設(shè)提供資金支持，以緩解目前高校就業(yè)檔案信息化建設(shè)資金總量不足、供需矛盾等突出的問(wèn)題，為高校加速檔案管理信息化建設(shè)提供保證。各級(jí)政府要依法增加高校教育的經(jīng)費(fèi)投入以便高校有可靠的資金投入檔案信息電子化建設(shè)。

（二）高校方面：多措并舉，完善畢業(yè)生就業(yè)檔案信息化建設(shè)

1強(qiáng)化對(duì)高校檔案信息化重要性的認(rèn)識(shí)

高校的領(lǐng)導(dǎo)者、管理者首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想，既要認(rèn)識(shí)到就業(yè)檔案的重要性，更要認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。推進(jìn)就業(yè)檔案信息化建設(shè)與數(shù)字校園建設(shè)的同步發(fā)展；同時(shí)增強(qiáng)全體師生員工的檔案意識(shí)，通過(guò)有計(jì)劃的對(duì)就業(yè)檔案信息化建設(shè)的宣傳，逐步在教職工中間確立檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)學(xué)校長(zhǎng)久發(fā)展的需要這一共識(shí)。

2高校要多方籌措資金

一方面利用政府的財(cái)政撥款，另一方面可通過(guò)校企合作等方式籌措資金，以投入專(zhuān)項(xiàng)資金進(jìn)行檔案信息電子化建設(shè)。通過(guò)增加經(jīng)費(fèi)投入，提高計(jì)算機(jī)軟、硬件建設(shè)，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)；同時(shí)，檔案管理部門(mén)還可利用已建成的數(shù)據(jù)庫(kù)資源和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等可利用資源為社會(huì)服務(wù)，以獲得一定的收益，投入到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，從而解決經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

3加大資金投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大檔案信息化建設(shè)的資金投入，是推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的基本保障。高校檔案館應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，在充分利用現(xiàn)已設(shè)備的基礎(chǔ)上適當(dāng)購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)等硬件設(shè)備。在軟件使用上，要開(kāi)發(fā)使用網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件。

4加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為及時(shí)掌握信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案管理的信息化建設(shè)需要培養(yǎng)一批事業(yè)心強(qiáng)、精通專(zhuān)業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。高校一方面要注重人才的引進(jìn)，做到專(zhuān)人專(zhuān)崗，責(zé)任落實(shí)到人，避免出現(xiàn)“兼職”現(xiàn)象，另一方面要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要充分認(rèn)識(shí)就業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)的重要性，從學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度認(rèn)識(shí)到這一問(wèn)題的緊迫性和必要性，把檔案管理隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校工作計(jì)劃中去，可采取在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)和外出進(jìn)修等各種方式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的再教育，使大多數(shù)檔案管理人員基本掌握計(jì)算機(jī)的基本操作技術(shù)，了解并熟練使用就業(yè)檔案信息化系統(tǒng)，為就業(yè)檔案的信息化奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，還要通過(guò)舉辦技能大賽、交流會(huì)等方式充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，使他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

5加快檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校、畢業(yè)生、人社部門(mén)資源信息共享

檔案網(wǎng)站主要包括：一是介紹檔案部門(mén)的總體職能，以及介紹學(xué)校各部門(mén)或兼職檔案工作人員的職能分工，明確各部門(mén)、各工作人員的職責(zé)；二是保障學(xué)生信息安全，設(shè)立身份認(rèn)證系統(tǒng)，避免不法分子通過(guò)學(xué)校檔案信息網(wǎng)站竊取畢業(yè)生信息，此系統(tǒng)僅對(duì)畢業(yè)生、各高校、人社部門(mén)等相關(guān)部門(mén)開(kāi)放，以此保障學(xué)生的信息安全；三是在保障安全的基礎(chǔ)上，不斷完善檔案資源信息，高校檔案網(wǎng)站上的相關(guān)信息要求做到真實(shí)、準(zhǔn)確、無(wú)誤，避免出現(xiàn)信息系統(tǒng)信息錄入錯(cuò)誤等情況；四是做好檔案利用服務(wù)信息，為用戶(hù)提供信息咨詢(xún)服務(wù)，電子郵件服務(wù)等便于畢業(yè)生、人社部門(mén)查詢(xún)信息的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。

高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，它具有廣泛的內(nèi)容，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，高校相關(guān)部門(mén)應(yīng)從多方面入手，團(tuán)結(jié)合作，共同促進(jìn)信息化建設(shè)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決工作中的實(shí)際問(wèn)題。更好做好畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)工作。

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