高職院校人事檔案工作淺析

黃昆 鄧芳

摘 要： 人事檔案管理是高職院校管理中的一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作，也是人事工作的一個(gè)重要組成部分。本文從人事檔案工作的重要性為出發(fā)點(diǎn)，談及影響高職院校檔案管理的弊端，得出如何提高人事檔案管理人員現(xiàn)代化管理意識。

關(guān)鍵詞 ：高職院校 人事檔案 創(chuàng)新

一、高職院校人事檔案工作的重要性

人事檔案管理顧名思義就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是指學(xué)校在人事檔案活動(dòng)中形成的，形成教職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料，以教職工個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著教職工的綜合信息，是各級組織全面地考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格保管，確保人事檔案的完整與安全。高校人事檔案工作是組織人事工作的重要內(nèi)容，是高校人才隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。

二、影響高職院校檔案管理的弊端

1管理水平低，意識滯后

一直以來，高校領(lǐng)導(dǎo)和教職工對人事檔案工作的重要性認(rèn)識不足，片面地認(rèn)為人事檔案工作只是“收收管管，翻翻找找，查查看看”，只是收集和保管資料，誰都可以做，能應(yīng)付就行了。

高職院校人事檔案管理缺乏必要的重視度，管理人員業(yè)務(wù)水平相對比較低，一般高職院校沒有專職的檔案管理人員，大多數(shù)都是兼職，管理水平明顯達(dá)不到預(yù)期的設(shè)想。

2重保存、保密，輕服務(wù)、利用

目前，高校的人事檔案管理側(cè)重于檔案的保管、保密、查閱、借閱以及轉(zhuǎn)遞，不注重如何充分開發(fā)和有效利用檔案資源，人事檔案的利用率受到當(dāng)前高校人事檔案管理體制的約束。多數(shù)高校人事檔案管理者缺乏檔案使用意識和參與意識，他們很少去研究檔案材料的開發(fā)利用，高校人事檔案工作仍處于“被動(dòng)應(yīng)付”的狀態(tài)，難以為人力資源開發(fā)、人才隊(duì)伍建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)。

3管理方法滯后

目前的人事檔案管理方法，重管理，輕服務(wù)，方法繁瑣，不易操作，反應(yīng)較慢，現(xiàn)代化管理水平不高。比如干部人事檔案管理方法滯后于干部人事制度改革的進(jìn)程。干部考察任用對干部個(gè)人經(jīng)歷和個(gè)人基本情況主要依據(jù)是干部檔案所記載的，這就要求干部檔案在管理上要主動(dòng)適應(yīng)干部工作的要求，不能處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)。檔案管理的繁瑣很大程度上是由于檔案工作本身的繁瑣所造成的，這就要求必須改進(jìn)檔案管理方法。

三、整理高校人事檔案工作工作注意點(diǎn)

1首先組織人事處要挑選本部門有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的，認(rèn)真負(fù)責(zé)的同志擔(dān)任整理檔案工作。整理檔案的人員熟悉整理檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。

2整理人事檔案，首先要收集好人事檔案材料，并準(zhǔn)備好卷皮，目錄紙，襯紙，切紙片，打孔機(jī)，縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

3要認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序，目錄清楚、裝訂整理。

四、提高人事檔案管理人員現(xiàn)代化管理意識

要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化.首要的任務(wù)就是用現(xiàn)代人事管理理論和科學(xué)的檔案管理理論更新人事檔案管理人員的管理觀念與管理理念。現(xiàn)代人事檔案管理者還必須具備以下幾方面：

（一）依法管理、照章辦事的觀念

高校人事檔案管理人員必須熟練掌握與人事檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)及有關(guān)政策。既要熟悉《檔案法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)，又要熟悉《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作文件選編》等專業(yè)檔案工作規(guī)則.并在人事檔案工作的各個(gè)具體環(huán)節(jié)中認(rèn)真貫徹上述法律、法規(guī)及有關(guān)政策.

（二）組織檔案管理工作人員參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

為提高學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化水平，提高學(xué)院檔案管理人員工作效率性，結(jié)合學(xué)?！拔幕l(fā)展年”活動(dòng)，組織人事處經(jīng)常組織分管學(xué)院檔案工作的老師參加檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作會(huì)議。通過培訓(xùn)，對檔案工作有了更深一步了解，開展檔案工作更加得心應(yīng)手。

（三）建立系統(tǒng)化的檔案管理小組

大多數(shù)高職院?？梢越⑾鄳?yīng)的檔案管理工作機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)對學(xué)院的人事檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。學(xué)院組織人事處負(fù)責(zé)牽頭工作，每個(gè)部門設(shè)定一名專門的部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。組織人事處檔案管理機(jī)構(gòu)有專職干部專門對部門的人員進(jìn)行指導(dǎo)。并且接收上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查工作。這樣既減輕了組織人事處的工作量，也有系統(tǒng)的做好學(xué)院檔案管理工作。

（四）自主創(chuàng)新檔案管理工作

創(chuàng)新是高校人事檔案工作保持蓬勃生機(jī)的力量源泉，高職院校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)人事檔案工作的實(shí)踐，更好地適應(yīng)新時(shí)期高?？焖侔l(fā)展的要求。

1不斷加強(qiáng)人事檔案工作者的創(chuàng)新學(xué)習(xí)意識

現(xiàn)在社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，人事檔案工作者要適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)高校發(fā)展，就必須作為創(chuàng)新主體，主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)。

樹立創(chuàng)新意識。要有創(chuàng)新的意識和思想，要積極研究社會(huì)需求，有超前的服務(wù)意識，把人事檔案工作融入新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中。檔案工作創(chuàng)新采用對檔案管理的創(chuàng)新想法，沒有創(chuàng)新的意識，檔案工作創(chuàng)新就無從談起。

培養(yǎng)創(chuàng)新能力。檔案工作者應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，持有懷疑的精神、求變的態(tài)度和綜合選擇的能力，使自己成為符合時(shí)代要求的復(fù)合型人才，努力學(xué)習(xí)檔案新知識、新理論和新技術(shù)。只有這樣，才能充分發(fā)揮自已。的潛力，積極培養(yǎng)出自己.對新知識的敏感性和善于把新知識轉(zhuǎn)化為有效服務(wù)的能力，創(chuàng)造出新知識。

2改變管理方式是人事檔案工作創(chuàng)新的手段

在人員流動(dòng)日益增強(qiáng)的情況下，紙質(zhì)檔案的弊端也更加明顯。所以，應(yīng)大力推進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，加快人事檔案信息全國聯(lián)網(wǎng)的步伐，使人事檔案的利用、查閱、檔案信息的添加更加方便、快捷。在人事檔案方面，建立一個(gè)更加方便有效的電子人事檔案系統(tǒng)。這樣可以改變?nèi)藗儗θ耸聶n案的看法，真正使人事檔案成為促進(jìn)人才流動(dòng)的工具，而不是束縛人才的牢籠。在方便查詢的同時(shí)，要加強(qiáng)機(jī)密管理，涉及個(gè)人隱私的材料必須有所限制，不無限制公開，以保證公民的隱私權(quán)。

3拓寬服務(wù)渠道是高校人事檔案工作創(chuàng)新的目的

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)文化建設(shè)高潮的到來，高校的各項(xiàng)工作對人事檔案內(nèi)容要求越來越廣，對服務(wù)方式的要求越來越活。因此，我們要緊跟時(shí)代步伐，抓住機(jī)遇，加快人事檔案工作進(jìn)程，按照“堅(jiān)持創(chuàng)新，突出服務(wù)”的思想加快人事檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)。首先，改進(jìn)服務(wù)方法，在校園網(wǎng)上建立專門檔案網(wǎng)頁，最大限度地滿足高校發(fā)展對檔案的利用需求。其次，檔案的開發(fā)利用要向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化。根據(jù)高校教學(xué)、科研工作的需求收集一些有突出貢獻(xiàn)的專家、學(xué)者的學(xué)術(shù)資料。

4運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，開辟檔案資源管理新途徑

檔案資源管理因?yàn)橛辛酥悄芑芾砥脚_(tái)的出現(xiàn)和廣泛運(yùn)用變的更加高效，檔案管理部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件，積極參與檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)。以告別手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的狀況，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快。

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