辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用

孫奇

新世紀(jì)的到來(lái)，隨著工作需求的日益增大，文書(shū)檔案也跨入了高自動(dòng)化時(shí)代。該文主要分析了文書(shū)檔案在辦公中的應(yīng)用管理，并針對(duì)時(shí)下文書(shū)檔案在當(dāng)代發(fā)展中所遇到的瓶頸提出了解決措施。

時(shí)下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)正在迅猛發(fā)展，文書(shū)檔案管理在各種各樣的數(shù)字化辦公設(shè)備中顯得越來(lái)越重要，其應(yīng)用也得到了廣泛普及，拉開(kāi)了文書(shū)檔案管理的新篇章。由于文書(shū)檔案管理技術(shù)的進(jìn)一步提高，辦公自動(dòng)化也相應(yīng)地得到了提升，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量，解決了檔案儲(chǔ)存的空間難題。

辦公自動(dòng)化促進(jìn)了文書(shū)檔案的管理應(yīng)用

工作效率和工作質(zhì)量的突破。傳統(tǒng)的檔案管理，需要手工操作，完全依賴(lài)人工完成對(duì)檔案資料的各方面的收集、儲(chǔ)存以及搜索，這種傳統(tǒng)模式需要消耗大量的人力物力，效率低下，其利用程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前人們迅速膨脹的需求。然而，辦公自動(dòng)化就應(yīng)運(yùn)而生了，它的最大特點(diǎn)就是簡(jiǎn)化辦公程序，將檔案資料的信息由數(shù)字化處理之后儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，兼以計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的運(yùn)算速度，處理檔案信息在一瞬間就可以完成。除此以外，該過(guò)程還使得文件檔案的采集、儲(chǔ)存以及搜索變得特別方便簡(jiǎn)捷，從而極大地提高了工作質(zhì)量和工作效率。

檔案儲(chǔ)存空間難題的解決。隨著計(jì)算機(jī)的普及，辦公自動(dòng)化設(shè)備需求也日益增大，相應(yīng)地，數(shù)字化電子文件和文書(shū)檔案的擁有量也急劇上升。我們需要具體問(wèn)題具體分析，根據(jù)具體情況將電子文件文書(shū)檔案印刷成紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行保存。此外，隨著新形勢(shì)下檔案管理和信息服務(wù)的需求量的加大，還需要逐步將原來(lái)的紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以增加電子文書(shū)檔案的擁有量，提高辦公自動(dòng)化檔案信息搜索服務(wù)的技術(shù)水平。

檔案信息共享和在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)質(zhì)上是一種“死”檔案管理模式，檔案信息查找困難，信息不能共享，利用率及其低下。但是，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，文書(shū)檔案轉(zhuǎn)換成電子文本，并建立統(tǒng)一的電子文書(shū)數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣一來(lái)，檔案管理由案卷級(jí)擴(kuò)展到文件級(jí)，由單一渠道擴(kuò)展為體系化，檔案目錄的外部特征轉(zhuǎn)換為內(nèi)部特征，綜合管理，極大的提升了檔案運(yùn)作水平，提高了工作效率。此外，有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案信息與載體分離管理利用，達(dá)到信息系統(tǒng)共聯(lián)，從而得出信息的縱向和橫向、歷史與現(xiàn)實(shí)之間的多方位、多層次的記錄，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案信息的在線服務(wù)和共享資源。

文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化中所面臨的問(wèn)題

電子文件固有的特性使得文件的保密性被削弱。電子文件的屬性不同于紙質(zhì)文件，沒(méi)有固定的形式，它更易于修改，滿(mǎn)足內(nèi)容多變的需求，而且改動(dòng)不留痕跡。不像紙質(zhì)版文件有其特定的字體，電子版文件的字體、字號(hào)等文字格式的修改都有固定模板，修改十分便利，而且操作簡(jiǎn)單。紙質(zhì)版文件需要蓋印章或者親自簽名，電子版則不能。綜上所述，電子版的固有屬性使得人們無(wú)法單單依靠文件上印章、字跡或者簽署筆跡等主觀特性來(lái)判斷一份電子文件是否為原件，這就決定了電子文件的原始性的不確定性，文件內(nèi)容的原貌把握變得尤其困難。以上這些因素造成了電子文件作為保密管理工作的瓶頸，這是電子文件進(jìn)一步發(fā)展所要面臨的困境。

檔案管理人員需要高端的綜合素質(zhì)。只有檔案管理人員具備高端的綜合素質(zhì)，才能做好這項(xiàng)工作，因?yàn)殡娮游募约半娮游募w檔和電子檔案管理都是十分專(zhuān)業(yè)且技術(shù)含量高的工作。提高檔案管理人員的知識(shí)水平，進(jìn)一步發(fā)挖掘掌握相關(guān)技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣的人才，不僅要求熟悉檔案信息處理相關(guān)操作，還要具有較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。也就是說(shuō)，能夠管理好信息檔案的人才，既要精通傳統(tǒng)檔案管理的理論、方法、原則和技術(shù)，還要了解相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)。

解決辦法

實(shí)現(xiàn)人員專(zhuān)業(yè)化和現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合?，F(xiàn)代化的人力資源是文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的有力保證。由于傳統(tǒng)模式實(shí)行時(shí)間較長(zhǎng)，短時(shí)間內(nèi)難以迅速轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代辦公自動(dòng)化模式。結(jié)果就是長(zhǎng)期接收傳統(tǒng)檔案管理思想的人員素質(zhì)偏低，綜合實(shí)力不強(qiáng)，現(xiàn)代化設(shè)備無(wú)法得到充分的利用，更不可能實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。要轉(zhuǎn)變這一局勢(shì)，就必須讓文書(shū)檔案管理人員認(rèn)清形勢(shì)，加強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)和憂(yōu)患意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，既要牢牢掌握傳統(tǒng)模式中有效的檔案文書(shū)管理方法、理論、和原則等精華內(nèi)容，又要緊跟時(shí)代的步伐，掌握好計(jì)算機(jī)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化和現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合。

有效地提高文書(shū)檔案管理的安全性。利用一些專(zhuān)業(yè)軟件對(duì)電子文件文書(shū)檔案進(jìn)行加密處理；利用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的路由器和防火墻等措施實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，使得內(nèi)外網(wǎng)得到妥善隔離，保證辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全性和保密性；利用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的備份和驗(yàn)證措施，以免電子文件丟失和失真，對(duì)于永久性保存的電子文件要制成紙質(zhì)版文件或微縮品；利用微縮技術(shù)，將帶有手跡、蓋有印章或者自己模糊的文書(shū)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，有效地防止電子文件文書(shū)檔案被任意篡改，從而保證了電子文書(shū)文件的原始性和文件內(nèi)容的原貌，此外，還能夠極大地減少文書(shū)檔案的存儲(chǔ)空間，有效的提高了文書(shū)檔案的保存期。

總之，本文通過(guò)對(duì)當(dāng)代文書(shū)檔案的管理分析，總結(jié)出了辦公自動(dòng)化進(jìn)入當(dāng)代社會(huì)的必要性以及所遇到的瓶頸，并針對(duì)各項(xiàng)具體問(wèn)題作出了相應(yīng)的分析，提出了相應(yīng)的解決措施。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，不僅將大大地提高工作效率，更能有效解決檔案儲(chǔ)存在空間占用方面的難題，這也揭開(kāi)了文書(shū)檔案管理的新篇章，構(gòu)建文檔管理新局面。