企業(yè)管理中影響有效溝通的因素及對(duì)策

師建光

在現(xiàn)代管理學(xué)中，溝通被認(rèn)為是管理的靈魂，溝通在管理學(xué)中是指可理解的信息、思想、情感在兩人或兩人以上的人群中的傳遞或交換的過程，整個(gè)管理工作都與溝通有關(guān)。有效的溝通決定著管理的效率，效率就是生命。管理效率是現(xiàn)代社會(huì)各行各業(yè)管理工作的中心。

企業(yè)管理中常見的溝通的方式

口頭溝通方式，口頭語言溝通方式是最常用的一種溝通方式。書面溝通方式書面溝通是利用書面文字來進(jìn)行信息交流的方式。電子數(shù)據(jù)方式，是將管理信息通過電子信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)進(jìn)行信息傳遞的一種溝通方式或形式。此外，除了語言溝通方式之外，還有一種非語言溝通方式，它是指通過某些媒介而非語言文字來傳遞信息。這些溝通方式在某些時(shí)候可以實(shí)現(xiàn)“心有靈犀”的溝通，更多的是輔助語言溝通方式來提高溝通的質(zhì)量。

企業(yè)管理中影響有效溝通的因素

對(duì)于企業(yè)而言，溝通效果的好壞不僅受到信息的發(fā)送者、接收者、渠道等因素影響，還受到企業(yè)文化、組織結(jié)構(gòu)、溝通技巧等因素影響。

管理者的問題。管理者作為管理活動(dòng)的主動(dòng)行為者，其在組織溝通中應(yīng)占主導(dǎo)地位。應(yīng)該說，管理者的觀念和行為不當(dāng)是組織溝通中的最大障礙，他們對(duì)組織溝通的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了組織中的其他因素。管理者角色轉(zhuǎn)換尚未真正完成。受傳統(tǒng)因素影響的管理者在與下屬的溝通過程中仍以家長(zhǎng)或權(quán)威的代表者的形象出現(xiàn)，以自我為中心，而不是從對(duì)方和全局的立場(chǎng)出發(fā)看問題，在與下級(jí)的交流過程中表現(xiàn)得主觀、武斷且交流單向化而無法形成真正的平等交流，不懂得尊重、理解、關(guān)心下級(jí)，與以人為本的現(xiàn)代管理理念完全背離。管理者對(duì)溝通準(zhǔn)備不足。溝通的目的尚未明確、溝通對(duì)象仍未完全確定、溝通渠道沒有作深入考慮而做出選擇、對(duì)溝通的解釋還不到位，溝通就已匆匆展開，效果顯然要大打折扣。心理障礙的影響。管理者基于對(duì)自己的利益和喜好的考慮，常常無法容忍對(duì)自己不利信息的存在和散布。受此影響，在溝通中，下級(jí)亦基于自己利益和前途考慮而投管理者所好，信息的傳遞必然是片面而有失公允的。

溝通渠道的因素。在溝通渠道的選擇上可能存在問題。溝通的信息與選擇的溝通渠道不適合，例如比較重要的溝通最好采用比較正式、清晰、準(zhǔn)確的書面文件進(jìn)行溝通，這樣可以避免信息在溝通過程中由于其它的原因而流失或歪曲。溝通的渠道相對(duì)單一。目前，大多數(shù)企業(yè)管理者在企業(yè)內(nèi)大多只重視正式溝通，而忽視非正式溝通；只重視傳統(tǒng)的溝通方式，而忽視現(xiàn)代的溝通方式。溝通的單向性問題。溝通渠道內(nèi)的信息流動(dòng)大多只是單向性的，缺少必要與及時(shí)的反饋，使溝通失去它的真正意義而流于形式從而使上層管理者無法了解員工的意見及員工的需求，這就勢(shì)必造成管理活動(dòng)的盲目性。

企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的因素。組織結(jié)構(gòu)代表著企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的方式，它直接或間接的影響著信息的溝通。首先，企業(yè)中的管理層次隨著企業(yè)規(guī)模加大而增多，從而直接影響信息傳遞的質(zhì)量和速度。其次，組織結(jié)構(gòu)的層級(jí)容易給人造成一種心理上的壓力。過多的層次容易讓員工產(chǎn)生空間距離形成無形的壓力與隔閡。管理者缺乏溝通技能管理者作為管理活動(dòng)的主動(dòng)行為者，其在組織溝通中應(yīng)占主導(dǎo)地位。應(yīng)該說，管理者的觀念和行為不當(dāng)是組織溝通中的最大障礙，他們對(duì)組織溝通的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了組織中的其他因素。優(yōu)秀的管理者必然有良好的溝通技能，溝通的技能對(duì)所有管理階層的工作功效都是很關(guān)鍵的。

企業(yè)管理中進(jìn)行有效溝通的對(duì)策

提高管理者思想認(rèn)識(shí)。管理者應(yīng)當(dāng)提高對(duì)溝通重要性的認(rèn)識(shí)，必須切實(shí)轉(zhuǎn)變自己權(quán)威型的溝通角色。平等的交流是良好、有效溝通的基礎(chǔ)。管理者不僅要對(duì)下級(jí)一視同仁，而且還應(yīng)做到自己和下級(jí)之間的一視同仁，真正做到理性、尊重、信任下級(jí)，真正實(shí)現(xiàn)由過去的單向、由上而下傳達(dá)的方式轉(zhuǎn)向平等的、雙向的，既有自上而下，又有自下而上的交流方式。

改善溝通渠道。要鼓勵(lì)雙向交流，積極推動(dòng)上行溝通。一般企業(yè)的正式溝通中，信息總是由較高組織層級(jí)流向較低層級(jí)，而往往忽略上級(jí)與下級(jí)之間的雙向交流，造成管理者無法了解員工的需要，使決策缺乏足夠的信息依據(jù)等。建立良好的上行溝通渠道，可以通過宣傳開放、透明的企業(yè)文化理念對(duì)上行溝通予以支持，鼓勵(lì)員工通過企業(yè)提供的正式溝通渠道積極向上級(jí)反映情況。要提倡跨部門、跨層級(jí)溝通。企業(yè)應(yīng)當(dāng)提倡正當(dāng)?shù)目鐚蛹?jí)溝通模式，允許員工在不便直接向直接上級(jí)匯報(bào)或向直接上級(jí)匯報(bào)仍無法解決問題的情況下，可以向直接上級(jí)的更高一層管理人員申報(bào)；同時(shí)，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)營(yíng)造一個(gè)開放的溝通環(huán)境，任何一個(gè)員工都可通過電子郵件或書面報(bào)告的方式向其部門經(jīng)理或企業(yè)高管人員提出合理化建議；員工也可隨時(shí)與企業(yè)人力資源部溝通，了解他們關(guān)心的任何問題并尋求幫助。

設(shè)置科學(xué)的組織機(jī)構(gòu)。組織機(jī)構(gòu)設(shè)置：一方面要考慮到組織規(guī)模效應(yīng)引起的組織層次過多而信息容易丟失和歪曲，以及組織過大而產(chǎn)生的疏離效應(yīng)，應(yīng)在縱向上努力減少組織的層次以減少溝通環(huán)節(jié)，保持信息暢通，減少干擾、延誤和失真。同時(shí)拓寬信息溝通渠道，通過多渠道的溝通促進(jìn)信息的交流。另一方面設(shè)置特殊的溝通機(jī)構(gòu)來促進(jìn)溝通。非正式的溝通機(jī)制雖然有一定的效率，但它不可避免地會(huì)受到管理者個(gè)人喜好的影響和制約，并在很大程度上影響溝通的有效性。有必要建立特殊的溝通機(jī)構(gòu)來促進(jìn)溝通，通過使溝通制度化來真正實(shí)現(xiàn)有效溝通。

提高管理者溝通技能。提高管理人員有效傾聽的技能。提高管理者對(duì)傾聽重要性的認(rèn)識(shí)；管理者要積極傾聽。積極傾聽?wèi)?yīng)當(dāng)堅(jiān)持以下原則：要從肯定對(duì)方的立場(chǎng)去傾聽。要有正確的心態(tài)，克服先驗(yàn)意識(shí)。要學(xué)會(huì)給對(duì)方以及時(shí)的、合適的反應(yīng)。注重非語言信息，提高非語言溝通能力當(dāng)你在聽他人說話時(shí)，對(duì)方可能通過觀察你的表情判斷你是否在認(rèn)真傾聽和真正理解。所以與說話者進(jìn)行目光接觸可以使你集中精力，減少分心的可能性，并可以鼓勵(lì)說話的人。另外，有效的傾聽者會(huì)將所聽到信息的有關(guān)情況表示出來。注重情感溝通現(xiàn)代企業(yè)的人本管理體制要求管理者善于對(duì)員工進(jìn)行情感溝通，將情感融入到管理的全過程，使員工意識(shí)到他們對(duì)于企業(yè)發(fā)展的價(jià)值，從而激發(fā)持久的工作熱情。綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)管理不僅是對(duì)物質(zhì)生產(chǎn)力的管理，更重要的是對(duì)有思想、有感情的人的管理。而溝通作為人類最基本、最重要的活動(dòng)方式和交往過程之一，在人類行為中扮演著十分重要的、不可或缺的關(guān)鍵角色，而如何進(jìn)行有效的溝通也就成了影響企業(yè)管理效率的核心因素。