合理設置企業(yè)行政管理崗位全面提升企業(yè)行政效能

張麗

摘要：隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各企業(yè)之間的競爭也越來越激烈。要想在這種激烈的競爭環(huán)境中生存發(fā)展下去，企業(yè)除了要加強生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)管理之外，還要加強行政管理，提升行政管理效能。在企業(yè)行政管理體系中，行政崗位的設置對行政管理效能的提升具有十分重要的影響。本文首先分析了合理設置企業(yè)行政管理崗位的重要意義，然后根據(jù)相關設置的原則提出崗位設置的措施和途徑。

關鍵詞：合理設置；企業(yè)行政管理崗位；企業(yè)行政效能

企業(yè)行政效能是指在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)內(nèi)容的行政管理組織架構(gòu)、企業(yè)相關規(guī)章制度及企業(yè)行政管理行為等方面的效能，實現(xiàn)企業(yè)行政效能就是企業(yè)能夠在具體的行政工作中用最小的資源投入獲得最大的行政管理目標，實現(xiàn)行政資源的優(yōu)化配置。崗位的設置是行政效能提升的基本途徑，也是十分重要的環(huán)節(jié)。

一、合理設置企業(yè)行政管理崗位對于提升企業(yè)行政效能的重要意義

（一）有利于企業(yè)人員明確自身的職責范疇

合理的崗位設置能夠讓企業(yè)的管理者和企業(yè)職工明確的了解到自身工作崗位的工作內(nèi)容、任務以及相關的職責范圍，從而讓企業(yè)組織中的每一個人都與自身的崗位真正的對應起來，建立相關的鏈接，保證企業(yè)組織中的每一位人員都能夠在自身的職責范圍內(nèi)最大限度的發(fā)揮自身的優(yōu)勢和能力，更好的實現(xiàn)任務目標，提升企業(yè)行政效能，更好地推動企業(yè)發(fā)展。

（二）有利于企業(yè)目標的進一步細化

通過合理設置不同的企業(yè)行政管理崗位，能夠?qū)⑵髽I(yè)制定的行政管理部門任務目標進一步細化分解，將任務目標分解為相關工作崗位的工作任務目標，這樣不僅能夠更加明確企業(yè)制定任務的目的，而且可以全面提高企業(yè)完成任務目標的效率，對企業(yè)行政效能的提高和企業(yè)綜合素質(zhì)的加強具有重要的意義。

（三）有利于增強企業(yè)管理效能

合理的企業(yè)行政管理崗位設置能夠讓企業(yè)員工明確自己所在崗位的崗位職責范疇，這樣企業(yè)管理者就可以根據(jù)這種明確的崗位職責范疇對企業(yè)員工進行管理和人力資源優(yōu)化，從而大幅度的提高企業(yè)管理的工作效率，增強企業(yè)管理效能。

二、合理設置企業(yè)行政管理崗位應遵循的主要原則

（一）目標統(tǒng)一，統(tǒng)一指揮

目標統(tǒng)一是合理設置企業(yè)行政管理崗位的首要基本原則。在企業(yè)行政管理組織機構(gòu)中，在縱向要做到上下貫通交流一致，在橫向要做到左右協(xié)調(diào)互相配合，從而將企業(yè)行政管理結(jié)合成為一個科學合理的有機整體，并且在這個有機整體內(nèi)，局部目標要絕對服從整體的目標。并且在企業(yè)管理組織中的每一個人都由一位上級主管負責指揮，切忌多頭領導。

（二）分工合作，信息暢通

分工是實現(xiàn)企業(yè)行政目標的有效途徑，通過分工能夠充分地發(fā)揮企業(yè)行政管理組織中各個人員的最大效能，從而減少人力資源的浪費，更好地提高行政管理工作的工作效率。因此要針對不同的工作和任務，將行政管理組織中的工作進行科學合理的分工，明確各個分工的工作范圍和工作目標。需要注意的是，分工不并意味著在工作中獨立操作，而是要在緊密的相互配合中進行協(xié)調(diào)合作，共同的為實現(xiàn)目標而奮斗。并且要保證信息的暢通，要建立各個分工部門之間互相傳遞信息的渠道和網(wǎng)絡，更好的為協(xié)作交流提供便利。

（三）管理層級設置合理，精干高效

管理層級是根據(jù)行政管理部門的管理控制幅度來制定的，管理控制幅度是指一個管理人員能夠直接管理指揮的下級人數(shù)。管理層級較多會影響企業(yè)決策的效率，管理層級較少則會導致集權(quán)的現(xiàn)象出現(xiàn)，因此要根據(jù)企業(yè)實際情況控制管理幅度，合理的設置管理層級。另外企業(yè)行政管理層級在工作中要遵循精干高效的原則，在人員的配備比例上要做到科學合理，符合企業(yè)發(fā)展要求，在權(quán)利的分配上要遵循適度原則。

三、合理設置企業(yè)行政管理崗位的措施和途徑

（一）根據(jù)企業(yè)實際需要合理配備企業(yè)行政管理人員

合理設置企業(yè)行政管理崗位的首要要素就是要對企業(yè)行政管理的人員進行確定。

在行政人員數(shù)量方面，根據(jù)企業(yè)管理制度的一般規(guī)定，企業(yè)組織中行政人員數(shù)量一般占該企業(yè)組織總?cè)藬?shù)的10%左右，也就是說，如果企業(yè)有400個人，那么合理的企業(yè)行政人員管理組織人員應該在40人左右。這40個行政管理人員要合理的分配到人事部、財政部、采購部、秘書處和信息檔案管理處等部門，如人事部要有2人負責，財政處要2名會計和2名出納，信息檔案管理處1人等，這樣的人員數(shù)量和分配比例能夠更好的發(fā)揮企業(yè)行政管理的效能，使企業(yè)行政管理組織更好地服務于企業(yè)其他部門的發(fā)展。

在行政人員素質(zhì)方面，首先要求行政人員在思想上要具有良好的工作精神和服務理念，這樣才能夠符合企業(yè)行政工作的高重復性和煩瑣性的要求，安心的做好本身的行政工作。其次，行政管理人員要具有較為豐富的相關工作經(jīng)驗，尤其是人事部、財政部等部門，除了要求人員的專業(yè)知識能力以外，還要具有較為豐富的相關經(jīng)驗，從而更好的開展相關工作。最后，行政管理人員還要具有較好的適應能力和靈活的應變能力，企業(yè)在發(fā)展過程中，部門的設定、生產(chǎn)重點的變化以及銷售范圍的改變等等都會對企業(yè)行政管理部門產(chǎn)生影響，相應的行政管理工作也會發(fā)生一些突變，在這種情況下，具有良好的適應能力和應變能力的行政而能源能夠更好的控制和完成行政管理工作。

（二）合理科學設置行政管理崗位

崗位的數(shù)量和人員的數(shù)量不是一個概念，崗位的設置之后，每個崗位的人員數(shù)量需要根據(jù)企業(yè)的實際情況進行確定，但是崗位的設定一定要做到全面合理，并且有利于企業(yè)資源的優(yōu)化整合。首先要明確的一點就是要認識到崗位的人員飽和度，根據(jù)工作任務的飽和度對每個崗位的員工數(shù)量進行合理的安排，讓企業(yè)行政管理中的各個崗位都達到飽和，這樣不僅能夠保證企業(yè)資源的有效配置，而且能夠杜絕人浮于事的現(xiàn)象。其次要根據(jù)工作環(huán)境的變化合理的調(diào)整設置行政管理崗位，崗位的設置不僅要受到工作量的制約，而且工作條件和環(huán)境的變化也會對其產(chǎn)生影響，如隨著計算機的廣泛使用，相關文員類的人員配備就應當相應的減少。最后，每個企業(yè)行政管理職能是不同的，但是一般來說，行政管理職能大都包含制度制定、資產(chǎn)控制、后勤服務、基本建設以及文檔會議管理等方面，在對行政管理崗位進行設置時，要了解各個崗位的行政管理智能，根據(jù)職能對崗位進行有效設置。

四、結(jié)束語

合理的設置企業(yè)行政管理崗位對于企業(yè)行政效能的提高具有重要的意義，崗位設置不是一成不變的固定模版，而是要遵循動態(tài)發(fā)展和靈活性的原則，根據(jù)企業(yè)的實際情況和發(fā)展過程進行合理的設置和修正，從而保證企業(yè)行政管理組織對各種變化的高度適應性，提升企業(yè)行政效能，為績效的提高和企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。

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（作者單位：吉林大學國際交流服務中心）