如何正確進(jìn)行科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用

文/延長(zhǎng)油田股份有限公司子長(zhǎng)采油廠 閆雪茵

如何正確進(jìn)行科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用

文/延長(zhǎng)油田股份有限公司子長(zhǎng)采油廠 閆雪茵

近年來(lái)，科技檔案的成長(zhǎng)迅速，其數(shù)量之多、占有率之高、價(jià)值之重要，足以和占主導(dǎo)地位的文書(shū)檔案“平分天下”了，如果能對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用，將極大地促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展。但一切的前提在于對(duì)科技檔案信息資源的了解。

科技檔案；科學(xué)管理；開(kāi)發(fā)利用

一、引言

科技檔案是指人們?cè)诳萍肌⑸a(chǎn)活動(dòng)中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案。檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案，占比最大的主要是文書(shū)檔案。然而近些年來(lái)，由于產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備文字材料需求量日益增加，科技檔案的占比反而直線(xiàn)上升，有反超文書(shū)檔案的意味。本文主要對(duì)增強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用科技檔案的信息資源意識(shí)為出發(fā)點(diǎn)，力求完善科技檔案信息資源的管理和加強(qiáng)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

二、增強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源的意識(shí)

（一）規(guī)章制度。規(guī)章規(guī)程是增強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源意識(shí)的前提，也是企業(yè)內(nèi)部的“法律”。當(dāng)企業(yè)樹(shù)立了明文的規(guī)章制度要求企業(yè)員工收集開(kāi)發(fā)管理完善科技檔案時(shí)，這意味著員工要執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部規(guī)程，體現(xiàn)權(quán)責(zé)一致，獎(jiǎng)懲結(jié)合，否則會(huì)受到管理者的批評(píng)或懲治。

（二）資金投入。加大資金投入也是加大重視的意思?？萍紮n案管理者在收集完善科技檔案的同時(shí)，要為其提供資金投入維護(hù)其正常運(yùn)營(yíng)。資金才是內(nèi)部運(yùn)作的首要力量，沒(méi)有資金空有口號(hào)，是無(wú)法將科技檔案的一體化運(yùn)作起來(lái)的。而且當(dāng)資金投入充足，也意味著管理者對(duì)開(kāi)發(fā)利用科技檔案是重視的，這也能增強(qiáng)企業(yè)開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源的意識(shí)。

三、完善科技檔案信息資源的管理

（一）完善科技檔案開(kāi)發(fā)。在做好收集管理科技檔案工作的同時(shí)，還要在完善和開(kāi)發(fā)上下功夫。有一句話(huà)說(shuō)得好：科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。書(shū)面上的一般的科技知識(shí)，在通過(guò)科學(xué)技術(shù)的使用后才會(huì)變成直接的生產(chǎn)力。以管理者的角度出發(fā)，通過(guò)樹(shù)立重視完善開(kāi)發(fā)科學(xué)技術(shù)后，企業(yè)會(huì)從重視“量”轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暋百|(zhì)”；對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，通過(guò)增強(qiáng)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)完善的意識(shí)，貫徹落實(shí)學(xué)習(xí)科技檔案的先進(jìn)技術(shù)，將其用于實(shí)際勞動(dòng)生產(chǎn)當(dāng)中，會(huì)逐漸積累從而完善科技檔案開(kāi)發(fā)。

（二）普及檔案意識(shí)。檔案意識(shí)是指對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)了解熟悉和掌握的思維，是完善科技檔案信息資源管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。普及檔案意識(shí)類(lèi)似普及法律知識(shí)一樣，在平時(shí)生活中潛移默化的宣傳，在聊天中普及。如果科技檔案意識(shí)在大多數(shù)人心中有一定的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)，那么宣傳起來(lái)并不困難。眾所周知，檔案管理是有保密工作的，但是在不違反保密機(jī)制的前提下，部分科技檔案是完全可以進(jìn)行宣傳傳播的，作為檔案管理者有義務(wù)去分門(mén)別類(lèi)地整理可宣傳和不可宣傳的檔案，從而使得檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作能夠真正得到普及。

（三）科技檔案提供利用工作。完善科技檔案信息資源的管理的最終目的是使科技得到推廣?？萍紮n案最終的服務(wù)群體是用戶(hù)，我們要給用戶(hù)提供最佳的使用體驗(yàn)感和持久的依賴(lài)度。那就需要不斷通過(guò)各個(gè)渠道收集檔案信息，更新最新的科技信息；提高科技檔案的實(shí)用度，經(jīng)常做客戶(hù)調(diào)研和市場(chǎng)調(diào)研，了解市面上熱門(mén)的科技信息和用戶(hù)需要的科技檔案；給予“私人訂制”，通過(guò)私人調(diào)研，了解潛在客戶(hù)和現(xiàn)有客戶(hù)的需求，盡可能給每一個(gè)客戶(hù)最好的界面和使用感；最重要的是科技檔案的利用度要高。

（四）定期更新檔案維護(hù)工作。科技檔案具有時(shí)效性。在一段時(shí)間內(nèi)某些科技檔案是處于加密保密狀態(tài)的，要在一定時(shí)間內(nèi)發(fā)揮其作用。如今隨著社會(huì)日益發(fā)展和全球一體化進(jìn)程的加快，科技檔案信息保密性時(shí)段不斷縮小，此時(shí)檔案管理者要有敏銳的眼光，了解什么時(shí)候可以公開(kāi)檔案信息，有利于信息共享和信息一體化，完善科技檔案信息資源的管理。

四、加強(qiáng)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

（一）科學(xué)管理科技檔案。管理工作是將集中起來(lái)的科技檔案按照其形成規(guī)律和內(nèi)容、形式特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，系統(tǒng)排列和基本編目，方能實(shí)現(xiàn)庫(kù)藏科技檔案的科學(xué)組織和系統(tǒng)化。因此科學(xué)性的管理是不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)。如何能科學(xué)地管理科技檔案呢？一是全面和多渠道地收集檔案，在收集到科技檔案以后要使用現(xiàn)代化的管理技術(shù)比如計(jì)算機(jī)等進(jìn)行系統(tǒng)化的管理?，F(xiàn)今科技檔案的數(shù)量和占有率日趨升高，全面和多渠道地收集檔案會(huì)使內(nèi)容更為豐富；使用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理會(huì)降低人力物力的耗費(fèi)并且避免不必要的疏漏。二是檢索工具的多樣化。由于科技檔案的全面性和多樣性，那么檢索工具必須根據(jù)實(shí)際情況而定。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)修養(yǎng)。檔案的管理人員是直接收集接觸和整理科技檔案的第一經(jīng)手人，因此要加強(qiáng)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高檔案管理人員的素質(zhì)修養(yǎng)是必要的。檔案管理者的職責(zé)有以下幾點(diǎn)：負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)檔案的接收、分類(lèi)、編目、編制、檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理；開(kāi)展檔案知識(shí)宣傳活動(dòng)；積極做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，以提高工作質(zhì)量和工作效率；做好文件資料檔案的保密和保管工作。當(dāng)然，在日常工作的同時(shí)要定期進(jìn)行培訓(xùn)工作，讓其能全面地掌握現(xiàn)代信息技術(shù)等多方面的文化知識(shí)，方能提高自身素質(zhì)修養(yǎng)。

五、結(jié)語(yǔ)

科技檔案信息管理工作日趨重要，我們通過(guò)增強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用科技檔案的信息資源意識(shí)和完善科技檔案信息資源的管理，從而加強(qiáng)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，才是檔案管理的最終目的?？萍紮n案的發(fā)展意味著我國(guó)的科技文化知識(shí)需求增多，正確進(jìn)行科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，能促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展。