談如何做好檔案開放利用中的檔案保密工作

孫寶輝

(吉林大學(xué)農(nóng)學(xué)部，長(zhǎng)春130062)

檔案保密工作是檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，尤其是對(duì)于一些特殊的企業(yè)或單位來講，檔案都是要進(jìn)行密級(jí)分類的。例如，有些密級(jí)等級(jí)較低的檔案可以被廣泛借閱參考，而有些檔案則需要經(jīng)過一定的授權(quán)才能被利用，對(duì)于一些高等級(jí)的檔案，更是要經(jīng)過多層驗(yàn)證才能被利用。若檔案在管理中沒有按照密級(jí)規(guī)定進(jìn)行管理和開放利用，使檔案信息被泄露，就有可能給企業(yè)或單位帶來嚴(yán)重?fù)p失，甚至?xí)?duì)社會(huì)造成很大影響。為此，在檔案的開放利用過程中，必須做好檔案的保密工作。

1 加強(qiáng)開放檔案的審查鑒定力度

根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律的規(guī)定和要求可以得知，檔案是具有一定的保密期限的。一般是在檔案正式形成之后的30年內(nèi)，都屬于保密期限范圍內(nèi)，當(dāng)超過30年，這些檔案就可以向社會(huì)公眾開放，以供大家利用參考。對(duì)于普通的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等方面的檔案普遍適用這一規(guī)定。但是對(duì)于其中某些特殊的檔案，例如涉及國(guó)家利益的相關(guān)檔案，則即使已經(jīng)形成30年，也不能對(duì)外完全開放，可以根據(jù)實(shí)際情況延期一段時(shí)間，直到這些檔案不再對(duì)國(guó)家利益造成影響后再對(duì)外開放。除了這些規(guī)定以外，檔案法還規(guī)定了需要保密的檔案是有密級(jí)之分的，一般是分為絕密、機(jī)密和秘密三個(gè)密級(jí)[1］。不同密級(jí)的檔案在管理中需要根據(jù)不同的要求進(jìn)行管理，以最大程度地利用檔案資源又不會(huì)影響其保密價(jià)值。但是需要注意的是，檔案的密級(jí)并非是終身性的，有些檔案在某段時(shí)期內(nèi)為絕密文件，但過了這段時(shí)期可能就成為機(jī)密文件、秘密文件，甚至不再具備保密價(jià)值。因此，檔案管理人員不可一味地按照檔案原本的密級(jí)進(jìn)行管理，以免降低檔案的利用價(jià)值。也不能忽視檔案的保密性，無(wú)限制地增大檔案的利用范圍，以免造成信息泄露。這就要求在開放利用檔案時(shí)，必須要對(duì)檔案的密級(jí)進(jìn)行重新審查和鑒定，并重新正確劃分其密級(jí)，從而合理控制檔案的開放程度和利用范圍。

2 加強(qiáng)檔案開放利用的監(jiān)督管理

對(duì)檔案的開放利用進(jìn)行有效監(jiān)督，也是做好檔案保密工作的重要舉措。通過監(jiān)督我們可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案開放利用過程中存在的問題與不足，并及時(shí)予以制止和管控，使一些不利于檔案保密管理的行為得到限制和約束[2］。我們需要建立一定的檔案管理制度，對(duì)檔案的借閱、外借、復(fù)制等行為都進(jìn)行明確的規(guī)定，使檔案管理人員在日常工作管理中能夠有據(jù)可依、有規(guī)可守。要做好監(jiān)督管理，結(jié)合不同的檔案利用人員的身份與其利用檔案的目的來辨別其心理動(dòng)機(jī)，并對(duì)于一些可疑人員進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，仔細(xì)檢查其翻閱過的檔案，一旦發(fā)現(xiàn)有破損或其他問題時(shí)，必須及時(shí)做出正確處理，并做好記錄。對(duì)于一些破壞性較大的行為，要及時(shí)報(bào)告上級(jí)，通過法律途徑來挽回?fù)p失。

3 做好檔案的密級(jí)調(diào)整工作

由于檔案的密級(jí)并非是終身性質(zhì)的，具有一定的保密期限。因此在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要在不同的時(shí)期對(duì)其做出不同的管理。隨時(shí)做好檔案的密級(jí)調(diào)整工作，以增大檔案的利用率。為此我們可以根據(jù)法律規(guī)定設(shè)立一定的檔案密集管理新秩序，使檔案管理工作者能夠結(jié)合實(shí)際，放眼未來，合理地制定檔案的密級(jí)期限，并做好密級(jí)的升降管理，加強(qiáng)檔案的規(guī)范管理。另外，在對(duì)涉密檔案進(jìn)行管理和密級(jí)調(diào)整時(shí)，要分類分段的進(jìn)行，以免密級(jí)不同的檔案混在一起，或涉密檔案與非秘密檔案混在一起，造成檔案信息泄露。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理、準(zhǔn)確的掌握、有效的保密、及時(shí)的提供創(chuàng)造條件，做好檔案利用過程中的保密工作[3］。

4 涉密檔案人員管理

檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。首先，領(lǐng)導(dǎo)要注重涉密檔案人員管理工作，加強(qiáng)制度管理，建立人員的約束機(jī)制，使其在日常工作中，對(duì)絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因進(jìn)行補(bǔ)救，確保絕密檔案安全。其次，檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，還要防止秘密的泄露。另外，檔案工作人員要從搞好檔案保密工作、提高檔案利用質(zhì)量的角度來加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使自身能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

[1]徐慧春.檔案管理中應(yīng)注意做好保密工作[J］.黑龍江檔案，2011，(04):13—14.

[2]趙愛民.試論如何做好檔案的保密與開放[J］.經(jīng)濟(jì)師，2012，(02):32—35.

[3]劉姍姍.正確處理檔案保密與利用的關(guān)系[J］.蘭臺(tái)世界，2011，(S1):9—10.