企業(yè)檔案管理信息初探

徐 航

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營已經(jīng)不能再受傳統(tǒng)的制約因素限制，借助于先進的信息化技術(shù)平臺，企業(yè)擁有了新的發(fā)展資源和騰飛機遇。如何有效合理地進行企業(yè)信息建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。如果處理不當(dāng)，企業(yè)就會喪失信息化帶來的優(yōu)勢，甚至產(chǎn)生新的發(fā)展障礙，企業(yè)將很難在激烈的市場競爭中求得進一步發(fā)展。目前，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)達成共識，即現(xiàn)在關(guān)鍵的問題已經(jīng)不是要不要進行信息化，而是如何盡快搞好信息化建設(shè)。

一、企業(yè)信息化管理的重要性

隨著單位規(guī)模的不斷擴大，業(yè)務(wù)范圍的增加，所形成的有價史料不斷形成增添新的內(nèi)容，如白頭文件、授權(quán)管理、產(chǎn)權(quán)、資信、合同協(xié)議等，這些有價史料涉及單位業(yè)務(wù)的重要憑證和商業(yè)秘密，一是保密性強，二是涉及的經(jīng)濟責(zé)任大，三是需要定期查閱管理，不能像普通文件那樣去分類管理，必須建立一套與之相應(yīng)的新的管理方式。學(xué)習(xí)掌握相關(guān)的知識，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，開展檔案業(yè)務(wù)，是新時期檔案管理工作的新課題。檔案的利用由于借閱形式的老套，深層次的編研工作還沒有做到位，檢索途徑單一模式的制約，使得查閱一宗事件或連續(xù)尋蹤一個技改項目的發(fā)展改造過程，就顯得很不便利。

信息化從字面上理解，是指企業(yè)廣泛的采用現(xiàn)代信息技術(shù)進行信息管理，達到更高的效率和更低的支出，它出現(xiàn)的深層次背景是現(xiàn)代社會生產(chǎn)力快速發(fā)展的要求，傳統(tǒng)的生產(chǎn)力三大要素發(fā)生巨大的變化，掌握相應(yīng)信息技術(shù)工具操作的勞動者更加熟練快捷地進行生產(chǎn)，新信息技術(shù)裝備的生產(chǎn)工具比現(xiàn)在更有效率的提高勞動生產(chǎn)率，而信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也使得人們可以支配使用的勞動對象得到擴充。所以加大企業(yè)信息化的投入不應(yīng)該理解成一種單純的支出，而是一種著眼于長期收益的投資，許多發(fā)達國家進行的信息化實施調(diào)查結(jié)果都表明，信息技術(shù)能夠改變企業(yè)的原因并不是在于單獨的硬件購買和網(wǎng)絡(luò)架設(shè)，相反在于通過信息技術(shù)使企業(yè)提高了獲取、利用和開發(fā)信息的能力。而這一點，恰恰就是許多國內(nèi)企業(yè)盲目進行信息化建設(shè)失敗的原因。鑒于信息本身已經(jīng)成為一種必不可少的進行生產(chǎn)和經(jīng)營的資源，它將比以往任何時候?qū)ζ髽I(yè)的生存和發(fā)展起到更大的作用。企業(yè)管理者應(yīng)該認識到，信息技術(shù)出現(xiàn)和使用的原因并不是在于為了使用信息技術(shù)，而是為了更有效地管理信息。

信息化管理由用戶和計算機軟、硬件組成的進行管理信息收集、存儲、處理、傳遞、提供利用的軟件系統(tǒng)。它建立在計算機科學(xué)系統(tǒng)工程，數(shù)值方法和現(xiàn)代管理科學(xué)等多種前沿的基礎(chǔ)上，能夠代替人們進行復(fù)雜的資料統(tǒng)計、資料分析以及事物處理，并能提供決策方案，幫助人們提高工作效率和節(jié)約開支。

企業(yè)信息化的含義應(yīng)當(dāng)從硬件和軟件這兩方面來理解。從硬件方面看，它是指企業(yè)廣泛采用了現(xiàn)代信息處理技術(shù)，企業(yè)內(nèi)部和外部的信息傳輸基本實現(xiàn)了計算機化和網(wǎng)絡(luò)化;從軟件方面看，這也是更重要的一點，企業(yè)已經(jīng)整合了擁有的信息資源，并且利用信息技術(shù)對信息資源進行了有效管理，進而達到對企業(yè)內(nèi)部所有資源的集中控制，從而產(chǎn)生出更高的生產(chǎn)效率，表現(xiàn)出更強的競爭力。所以綜合可以看出，所謂信息化就是在建設(shè)信息基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)上，充分使用現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)各種信息的有效傳遞和充分利用，從而提高勞動生產(chǎn)率和管理水平，最終促進企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展和社會生產(chǎn)力的提高。

檔案是人類智慧的結(jié)晶，它記載了人類社會的實踐，是對一切活動的真實記錄隨著社會的發(fā)展，檔案的作用越來越明顯，越來越顯示其在整個管理工作中的重要性。

檔案真實在反映了企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，是國家和企業(yè)的寶貴財富。利用檔案住處為改革發(fā)展服務(wù)，是檔案工作的根本目的。

檔案資源建設(shè)和檔案的開發(fā)利用成為開展檔案管理有機整體，兩者相輔相成，缺一不可，它最終需要通過檔案工作人員對檔案辛勤勞動才能獲得。才能提供查找借閱服務(wù)，保證其它鮮活作用的及時發(fā)揮，因此要有高度的歷史責(zé)任感和使命感，在創(chuàng)新的思想指導(dǎo)下將業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作做好。

運用現(xiàn)代科技手段把檔案資源建設(shè)的創(chuàng)新提高到了一個新的境界。

二、企業(yè)的檔案管理在信息化建設(shè)中一些問題的剖析

我國檔案事業(yè)有了很大的發(fā)展，現(xiàn)代意義的檔案館從有到無，從小到大，從多到少，從原來只有單一門類的國家檔案館，發(fā)展到今天的專門專業(yè)檔案館、部門檔案館、企業(yè)、事業(yè)檔案館等多門類的檔案館，形成了檔案體系。然而，我國檔案工作的現(xiàn)狀與現(xiàn)代化管理要求相差很遠。

1.信息產(chǎn)生方式、存在方式改變改變，影響到檔案管理方式，傳統(tǒng)檔案管理方式主要以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)，信息化管理它采用的是以電子文檔為主體存在的基本方式。由于，信息方式的變化，帶來一系列檔案管理問題，其中最主要的問題是如何確定和維護檔案的原始記錄性、憑證性。

2.目前大多數(shù)企業(yè)，檔案信息主體仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式存在著，檔案信息與檔案物質(zhì)形態(tài)處于未分離狀態(tài)，客觀上背離了信息化社會檔案信息存在方式的內(nèi)在要求，導(dǎo)致社會對檔案信息的進一步遠離。目前，在公共信息網(wǎng)上只能看到少數(shù)檔案部門的身影。最大的問題在于目前絕大多數(shù)檔案部門所做的工作只是檔案宣傳，而不是檔案信息傳播。換言之，目前企業(yè)職工在網(wǎng)上難以直接看到自己所需要的檔案信息，所能看到的一般只是有關(guān)檔案部門檔案信息利用相關(guān)情況的介紹。如此，底起點的信息化技術(shù)顯然無法滿足社會和企業(yè)的信息查詢需要，也造成檔案信息資源的浪費。

3.檔案工作的使命在于通過為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)推動企業(yè)的發(fā)展與進步，在企業(yè)發(fā)展不同階段，企業(yè)對檔案部門提供信息服務(wù)方式的要求是不同的。在信息技術(shù)不發(fā)達的今天，檔案部門為企業(yè)提供檔案原件，復(fù)制品等信息是可行的。隨著社會信息化程度的提高，舊的服務(wù)方式作為主體方式還在發(fā)揮主要作用，其效率與適應(yīng)性便出現(xiàn)問題。嚴重影響工作效率的提高，我們很多檔案工作者依然按照這種服務(wù)方式工作，覺得只有如此服務(wù)才能體會檔案服務(wù)的特點。這種特定的思維嚴重阻礙了檔案工作順應(yīng)信息化社會的趨勢。只有改變思維，緊跟社會形勢，才能使企業(yè)檔案信息化工作有效開展。

三、在檔案工作中強化信息化管理的對策

伴隨市場經(jīng)濟體制的日趨完善，企業(yè)信息化程度明顯提高，文件圖紙內(nèi)容的細化、規(guī)范化以及數(shù)字化生成效率的大幅度提高，使文件、圖紙種類、數(shù)量急速增加，檔案的收集、分類、保存、提供利用等各個環(huán)節(jié)都加大了難度，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已不再適用。因此，對檔案部門的管理信息化提出了更高的要求。我們必須與時俱進，在市場經(jīng)濟社會，信息不僅是一種重要資源，而且是企業(yè)開展各項工作必不可少的基礎(chǔ)條件，檔案工作的使命決定了企業(yè)在市場下的檔案信息資源必須提供更適時的信息以便服務(wù)于企業(yè)。

理性化管理的重要標(biāo)志之一，是組織實踐過程留有相應(yīng)的信息記錄。憑借已有的記錄，既可對實踐的合理性進行分析，以不斷提升合理性程度，又可根據(jù)記錄來解決管理中出現(xiàn)的各種問題或紛爭。鑒于此，在檔案信息化過程中，應(yīng)在完善管理理性化的的同時，根據(jù)組織實踐各個環(huán)節(jié)的 職能特征，建立完善的檔案生成制度，并把它納入到工作人員崗位職責(zé)進行認真考核，以確保檔案的形成完整性。

建立信息利用機制。由于組織管理的理性色彩比較淡，實踐中許多工作的開展往往憑經(jīng)驗行事，以往工作留下的信息不為人知，自然也就談不上有效利用了，結(jié)果是工作效率提不起來，給工作帶來不應(yīng)有的損失。

加強檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施。目前，檔案信息技術(shù)現(xiàn)狀還很落后?？捎糜谶M行檔案信息處理與傳輸?shù)募夹g(shù)條件差，缺乏支撐檔案信息網(wǎng)上全文查詢的平臺技術(shù)，這一切制約了檔案信息化的發(fā)展。企業(yè)檔案部門因積極主動與有關(guān)部門合作。開發(fā)出可借助公共信息網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息傳播的技術(shù)。解決檔案工作發(fā)展中所面臨的技術(shù)問題、資金問題。

設(shè)置權(quán)限，加強保障檔案信息的安全與可靠性。系統(tǒng)對用戶的權(quán)限管理，必須有信息加密技術(shù)的設(shè)計，從而提高整個系統(tǒng)的安全性，保護檔案信息網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)。利用權(quán)限設(shè)置，嚴格控制檔案管理人員和用戶不同權(quán)限;對檔案進行分類，不同的檔案類型密級不同，嚴格控制檔案管理人員或者檔案用戶訪問所用檔案類型;對案卷及圖紙、文件進行加密。每個案卷都有一個密級，每個用戶都有一個權(quán)限級別與密級對應(yīng)，只有權(quán)限級別高于或等于檔案密級的用戶才能查閱和借閱該案卷。

提高檔案人員管理水平。在信息密集的21世紀(jì)，檔案工作者的作用日益重要，他們不僅是檔案管理者，更應(yīng)是信息資源管理者。所以，檔案工作者調(diào)整心理狀態(tài)，更新觀念，以適應(yīng)新的信息環(huán)境;不斷學(xué)習(xí)更多的科學(xué)文化知識，并掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，成為一轉(zhuǎn)多用的人才。

四、構(gòu)建信息化活動中的檔案管理模式

1.健全現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)。伴隨著企業(yè)電子信息化時代的到來，企業(yè)檔案管理也伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進入到信息網(wǎng)絡(luò)的新天地，在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息的收集和保管工作，更多的要了解企業(yè)需求，擴大服務(wù)內(nèi)容，配合現(xiàn)代企業(yè)的運作模式，檔案人員應(yīng)同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員一道，建立企業(yè)檔案信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢，樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳和展示檔案工作本身的價值，服務(wù)于企業(yè)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營管理獻計獻策，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)，主動的、全過程地提供設(shè)計、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的、緊跟市場發(fā)展趨勢的企業(yè)檔案管理信息管理體系，給企業(yè)檔案管理工作者提出新的挑戰(zhàn)。

2.企業(yè)檔案的分類變化，企業(yè)關(guān)于文書檔案科技檔案、設(shè)計產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之的是一企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不同，但可以肯定計算機管理過程中企業(yè)的分類更能體現(xiàn)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面狀況，分類也將更詳細、更科學(xué)。

3.為企業(yè)活動提供利用檔案信息發(fā)生了轉(zhuǎn)變。掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。更重要的是在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開發(fā)過程，一切以企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)為中心，找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點，做到把正確的信息，在設(shè)定的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象，要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者不能思想守舊;檔案工作也不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。

4.檔案作為真實的歷史記錄，是大量歷史文化的匯總是比較龐大而復(fù)雜的一種原始信息系統(tǒng)。因而管理水平的高低直接影響檔案價值實現(xiàn)的程度。因此必須進一步提高檔案的科學(xué)，管理水平，加速檔案的現(xiàn)代化管理，以適應(yīng)信息時代對檔案工作提出的新要求。

總之，檔案信息化有著及其豐富的內(nèi)涵，檔案信息化建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程，涉及面之廣，難度之大。而企業(yè)在競爭中創(chuàng)新，就離不開信息，而且對信息的利用需求越來越高。企業(yè)檔案信息是企業(yè)重要的信息資源，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息，是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理更好地為企業(yè)創(chuàng)新做貢獻。