淺析如何發(fā)揮醫(yī)學(xué)院校檔案的作用

何麗萍

（右江民族醫(yī)學(xué)院綜合檔案室，廣西 百色 533000 E－mail：heliping65＠163.com）

醫(yī)學(xué)院校檔案，真實(shí)地記載了學(xué)校發(fā)展的歷史，是學(xué)校歷史文化的積淀，是珍貴的財(cái)富和不可再生的重要資源。如同其他檔案一樣，醫(yī)學(xué)院校檔案起著歷史的查考、憑證和現(xiàn)實(shí)參考、情報(bào)作用，是學(xué)校發(fā)展及日常教學(xué)、科研不可缺的重要信息資源。醫(yī)學(xué)院校檔案如何才能真正發(fā)揮其檔案作用，對(duì)已形成的學(xué)校黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等各類檔案如何發(fā)揮其在學(xué)校行政管理、教學(xué)、科研中的作用，充分為社會(huì)服務(wù)呢？這是學(xué)校決策者和檔案管理人所面臨和必須面對(duì)的問題。

1 充分認(rèn)識(shí)檔案的重要作用

醫(yī)學(xué)院校的使命是不斷進(jìn)行教學(xué)研究和改革，培養(yǎng)醫(yī)術(shù)精湛、醫(yī)德高尚，有開闊視野和社會(huì)責(zé)任感的醫(yī)學(xué)人才、創(chuàng)新型科研成果，探索人類健康之路［1］。醫(yī)學(xué)院校檔案真實(shí)地記錄了學(xué)校歷年來艱苦創(chuàng)業(yè)曲折發(fā)展的實(shí)踐過程，記錄了廣大教職員工在教學(xué)、科研、管理、生產(chǎn)等活動(dòng)中積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)和重要的知識(shí)信息，院校的發(fā)展離不開對(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)和借鑒。因此，如何把這些寶貴財(cái)富保留下來，為學(xué)校發(fā)展所用，是醫(yī)學(xué)院校必須予以重視的問題。完整的檔案能夠做到學(xué)校發(fā)展需要什么檔案資料，就能提供什么檔案資料。

2 管理好醫(yī)學(xué)院校檔案

發(fā)現(xiàn)問題解決問題，是自我完善的過程，只有不斷總結(jié)、不斷創(chuàng)新，根據(jù)院校所需、服務(wù)所需及學(xué)院未來發(fā)展所需作好檔案管理。

2.1 檔案管理存在問題 《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，對(duì)醫(yī)學(xué)院相關(guān)檔案管理進(jìn)行了明確的規(guī)定。但當(dāng)前醫(yī)學(xué)院檔案管理仍存在一系列的問題，主要表現(xiàn)在：

2.1.1 檔案管理并沒有得到真正的重視 檔案管理并不像其他教學(xué)、科研成果那樣直接顯露其效益，因此得不到領(lǐng)導(dǎo)充分地重視，因而管理人員、管理設(shè)備方面得不到很好的配備；另一方面由于檔案管理沒有得到很好的重視，加之檔案管理的單調(diào)枯燥，導(dǎo)致了工作人員檔案管理責(zé)任心不強(qiáng)，造成檔案管理上的惡性循環(huán)。

2.1.2 檔案管理跟不上學(xué)院發(fā)展的需求 信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，學(xué)籍管理、教務(wù)辦公、教師授課等都啟用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時(shí)學(xué)院一系列的教育教學(xué)改革步伐很快，檔案管理人員及設(shè)備配備等已跟不上學(xué)院的發(fā)展。主要表現(xiàn)在管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，學(xué)歷參差不齊和知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理；另一方面，檔案硬件環(huán)境設(shè)施不齊全，也制約了檔案管理質(zhì)量的提升：沒有專用檔案庫(kù)房，防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，有價(jià)值資料甚至堪稱是無價(jià)之寶的資料受到嚴(yán)重破壞。

2.1.3 資金投入不足 社會(huì)的高速發(fā)展，決定了檔案管理更新的加速，包括管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)更新培訓(xùn)、設(shè)備更新等，資金投入不足嚴(yán)重影響了檔案管理的良性發(fā)展。

2.2 如何做好醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作

2.2.1 立足于法，建章立制，搞好檔案管理工作 檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的法制化、制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

健全制度，規(guī)范檔案管理。醫(yī)學(xué)院校檔案管理應(yīng)根據(jù)相關(guān)檔案管理規(guī)定和本身的特性，制定適合自身發(fā)展的相關(guān)的規(guī)章制度和管理辦法，具體規(guī)定檔案的歸檔要求、分類方案、保管期限、安全保管和查閱利用等內(nèi)容。

加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案。建立健全檔案管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。制度化管理對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求，檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

2.2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)培訓(xùn) 檔案管理就是記載歷史，是歷史的積累而不是歷史堆積，因而應(yīng)有序地記錄歷史，發(fā)揮歷史的作用，為人所用，做到有根有源，不中斷，這就必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)培訓(xùn)。

以信息化和網(wǎng)絡(luò)化為代表的新形勢(shì)給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出了新的要求［2］。現(xiàn)代社會(huì)，隨著改革發(fā)展的不斷深入和信息技術(shù)的不斷革新，檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用日益突出，檔案管理專業(yè)化、技術(shù)化不斷增強(qiáng)，這就要求檔案管理人員具備更新、更高、更強(qiáng)的能力和素質(zhì)。另一方面基于檔案管理的專業(yè)性、連續(xù)性、保密性及單調(diào)枯燥的特點(diǎn)，檔案管理需耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，只有具備專業(yè)水平、有創(chuàng)新意識(shí)、不斷學(xué)習(xí)、愛崗敬業(yè)的高素質(zhì)技術(shù)管理人員才能管理好檔案，充分發(fā)揮檔案的作用；同時(shí)單位應(yīng)對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，不斷增加新的管理知識(shí)，適應(yīng)新形勢(shì)的要求。

2.2.3 加大投入，加強(qiáng)檔案管理配套設(shè)施建設(shè) 有序的檔案管理少不了庫(kù)房、辦公室、閱文室、陳列室、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、空調(diào)、除濕機(jī)、吸塵器、防火等設(shè)備，隨著檔案資料的增加，應(yīng)不斷地更新設(shè)備，提高檔案管理質(zhì)量。

2.2.4 建立獎(jiǎng)懲制度 檔案管理是學(xué)院發(fā)展和創(chuàng)造效益的重要保障，應(yīng)對(duì)檔案管理高度重視，把檔案管理機(jī)制與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制結(jié)合起來，做到有功必賞、有過必罰，嚴(yán)格檔案管理。檔案工作嚴(yán)格落實(shí)“誰主管，誰負(fù)責(zé)；誰經(jīng)辦，誰負(fù)責(zé)”的原則，形成層層負(fù)責(zé)、職責(zé)分明、齊抓共管的檔案工作機(jī)制，特別是對(duì)重點(diǎn)檔案和有價(jià)值的檔案，派出專人進(jìn)行開發(fā)利用，專人負(fù)責(zé)做好各部門的收集歸檔工作 ，形成一套“搜集－開發(fā)－歸檔－管理”的工作體系，能夠有效克服檔案重管輕用的現(xiàn)象，從而提升學(xué)校檔案工作的使用質(zhì)量和效率。

3 發(fā)揮醫(yī)學(xué)院校檔案管理的作用

3.1 加大信息平臺(tái)的作用 通過信息服務(wù)管理系統(tǒng)與醫(yī)學(xué)院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件開發(fā)，實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，使“文檔一體化”，電子文件遠(yuǎn)程登記、預(yù)立卷、遠(yuǎn)程歸檔得以實(shí)現(xiàn)，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開展特色服務(wù)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐。

3.2 加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)建設(shè)，提升檔案管理水平 檔案工作人員在做好檔案收集、整理、鑒定、保管等工作外，還應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研等工作，編制較適用的醫(yī)學(xué)院所需的檢索工具，建立健全醫(yī)學(xué)院校檢索體系和相關(guān)檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供滿足醫(yī)學(xué)檔案利用工作的需求。

3.3 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，做好檔案管理 檔案管理除記錄有保存價(jià)值的資料外，更重要的是為人所用，因此強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮檔案的作用尤為重要。檔案管理與檔案需求是雙向互動(dòng)的關(guān)系。檔案管理人員最大限度地開發(fā)利用檔案資源，學(xué)院教學(xué)、科研、管理等各方面需求都將得到最大滿足，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化利用，同時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性，設(shè)立公共檔案科目向社會(huì)公開可公開的資源，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，學(xué)校的整體發(fā)展也將得到極大提高，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案事業(yè)的發(fā)展。

醫(yī)學(xué)院校檔案管理隨著醫(yī)學(xué)校發(fā)展，檔案事業(yè)規(guī)模日益擴(kuò)大、檔案數(shù)量日益增多、檔案內(nèi)容日益豐富、檔案信息載體日益多樣、檔案管理手段日益先進(jìn)，只有實(shí)行規(guī)范化的管理，走不斷探索、不斷創(chuàng)新的道路；另一方面必須為醫(yī)學(xué)院校的檔案管理提供良好的管理服務(wù)。這樣才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，才能做好檔案管理工作，進(jìn)而才能充分發(fā)揮醫(yī)學(xué)院校檔案的作用。

［1］ 劉巧煒.高校檔案信息資源開發(fā)利用的特點(diǎn)［J］.檔案管理，2003（6）：44.

［2］ 程小燕，羅采琴.醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案開發(fā)和利用之我見［J］.中國(guó)實(shí)用醫(yī)藥，2010，5（2）：273－274.