院志編修的流程與策略
——以《湖南省林業(yè)科學(xué)院院志》為例

黃 勇， 廖名順， 吳文文， 陳 藝

(湖南省林業(yè)科學(xué)院， 湖南 長沙 410004)

院志編修的流程與策略
——以《湖南省林業(yè)科學(xué)院院志》為例

黃 勇， 廖名順， 吳文文， 陳 藝

(湖南省林業(yè)科學(xué)院， 湖南 長沙 410004)

以湖南省林業(yè)科學(xué)院為例，論述了編修院志的必要性與意義，指出了編修院志的流程，提出了院志編修過程中要選擇好編修人員、著力尋求外援支持、重視科技檔案的利用、突出體現(xiàn)個(gè)性特色、注重堅(jiān)持原則章法等策略。

院志; 編修; 流程； 策略

院志是地方志的一個(gè)組成部分, 是體現(xiàn)單位綜合實(shí)力的一項(xiàng)重要文化建設(shè)工程?！逗鲜×謽I(yè)科學(xué)院院志》(以下簡稱為《院志》)所展示和記述的是自1958年湖南省林業(yè)科學(xué)院建院以來至今這段艱辛而光輝的歷史，具有歷史的連續(xù)性、史料的查鑒性和文化特色的鮮明性。要使《院志》客觀、系統(tǒng)反映湖南省林業(yè)科學(xué)院科學(xué)研究與成果轉(zhuǎn)化、黨政建設(shè)、后勤保障、人文環(huán)境等各方面發(fā)展變化的全貌并使其達(dá)到“盛世修志、志傳盛世”類似于單位“家譜”的效果，需要作為一項(xiàng)傳承歷史、利在千秋的珍貴文化遺產(chǎn)的挽救性工作予以高度重視，需要作為一項(xiàng)服務(wù)當(dāng)代、惠澤后世的原創(chuàng)性文化建設(shè)工程予以合力推進(jìn)。

1 編修《院志》的必要性

1.1歷史傳承

湖南省林業(yè)科學(xué)院自1958年創(chuàng)辦至今，50多年曲折而光輝的歷程見證著時(shí)代的變遷和社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。將50多年來學(xué)科研究、綜合管理等方面的歷程真實(shí)編入史冊，以翔實(shí)的史料和大量圖片載錄歷史與現(xiàn)狀，再現(xiàn)50多年發(fā)展變化的脈絡(luò)與軌跡，可保證省林科院歷史的持續(xù)性、連續(xù)性。如果不趁現(xiàn)在老職工、老專家、老領(lǐng)導(dǎo)絕大部分還健在抓緊編寫《院志》，若干年后再動(dòng)手，許多珍貴的歷史資料就無法征集甚至永久消失，勢必使日后的修志工作事倍功半，勢必難以“明其得失、循其規(guī)律、珍重歷史”，資料將會(huì)在我們手上流失，歷史將在我們這一代出現(xiàn)空白，這樣既對不起已故的老職工、老專家、老領(lǐng)導(dǎo)，又對不起子孫后代，更無法向后來者交待。

1.2文化建設(shè)

湖南省林業(yè)科學(xué)院50多年的發(fā)展創(chuàng)造了特有的單位文化，單位文化又在推動(dòng)著、引導(dǎo)著事業(yè)向前發(fā)展。過去是文化的根基、現(xiàn)在是文化的方向、未來是文化的命脈。以《院志》形式對歷史做總結(jié)分析，便于理解文化精髓實(shí)質(zhì)；將文化與時(shí)事融合，便于明確新航向、開辟新道路?，F(xiàn)代林業(yè)是生態(tài)文明建設(shè)系統(tǒng)中的關(guān)鍵因素和主導(dǎo)要素[1]。2012年10月國家林業(yè)局發(fā)布的《關(guān)于加快科技創(chuàng)新促進(jìn)現(xiàn)代林業(yè)發(fā)展的意見》明確指出，發(fā)展現(xiàn)代林業(yè)、建設(shè)生態(tài)文明、推動(dòng)科學(xué)發(fā)展，根本出路在科技。編修以林業(yè)科技為主要內(nèi)容的《院志》，無疑也是發(fā)展現(xiàn)代林業(yè)、建設(shè)生態(tài)文明的題中之義。

2 編修《院志》的意義

我國高層領(lǐng)導(dǎo)一直重視志書工作。毛澤東同志在解放戰(zhàn)爭年代，每解放一個(gè)縣城都是要找當(dāng)?shù)氐目h志看看，解放后還倡議全國各地編修志書；鄧小平同志曾談到，編輯出版志書是國家的需要、四化建設(shè)的需要；江澤民同志曾指出，編修志書是社會(huì)主義文化建設(shè)的系統(tǒng)工程，是承上啟下、繼往開來、服務(wù)當(dāng)代、有益后世的重要事業(yè)。已有的成功事例表明，編修《院志》至少有三個(gè)方面的意義：

存史，就是保存歷史、弘揚(yáng)文化。院志既是一個(gè)單位的記錄史，也是一個(gè)單位的發(fā)展史。湖南省林業(yè)科學(xué)院50多年的改革發(fā)展過程中遺留下來的最寶貴的資產(chǎn)就是歷史，既是史料更是文化，既是有形的也是無形的，既是固定的也是游離的，需要去整理、去提煉、去回憶、去總結(jié)，需要我們以《院志》的形式將過往回憶、歷史資料整理成篇章，將篇章濃縮成目錄，將目錄提煉成書名，名其曰“文化”建設(shè)與弘揚(yáng)。

資政，就是提供鑒戒、服務(wù)當(dāng)代?！爸翁煜抡咭允窞殍b，治郡國者以志為鑒”。《院志》必然會(huì)給讀者尤其是決策者提供一些借鑒，可為行政決策、謀求發(fā)展提供依據(jù)，為機(jī)制完善、科技創(chuàng)新提供參考，為擴(kuò)大對外開放和增進(jìn)合作交流提供服務(wù)。我國歷史上的一些政治家和官吏，常把志書作為教科書，故“韓愈過嶺，先借《韶州圖經(jīng)》；朱熹下車，首以《南康郡志》為問”的佳話一直流傳。

育人，就是啟迪思想、惠澤后世，讓年輕人獲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，受教育。志書具有存史的功能，而歷史能給人以啟示，啟發(fā)人們思考人生的目的、意義[2]。閱讀《院志》，不但可以通過對一個(gè)局部的了解從而加深自己對一定時(shí)代一定地區(qū)社會(huì)生活的認(rèn)識(shí)，而且《院志》不乏一些艱苦奮斗、潛心研究、“把論文寫在大地上”的典型事例，為年輕人“學(xué)有榜樣、趕有目標(biāo)”提供“活教材”，可以激發(fā)年輕人積極向上、發(fā)奮圖強(qiáng)的學(xué)習(xí)熱情和工作激情。前者就是一種認(rèn)知宣傳作用，后者就是一種啟迪教化作用。

3 編修《院志》的流程

3.1成立組織機(jī)構(gòu)，形成工作方案

成立以單位主要負(fù)責(zé)人為主任委員的院志編修委員會(huì)，全面負(fù)責(zé)院志編修工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、檢查指導(dǎo)、督辦和協(xié)調(diào)各部門、各專業(yè)領(lǐng)域等史料的搜集、撰寫工作，考證考核、資料審定、評審及制定編修方案、審定院志及決策重要事項(xiàng)；編修委員會(huì)下設(shè)編修辦公室，為收集史料、整理文檔、編審院志的具體工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定院志篇目、資料收集方案、修志人員培訓(xùn)以及召開工作座談會(huì)、專題研討會(huì)和評審會(huì)，組織開展史料和有關(guān)疑問的考證與甄別工作，撰寫、編審和印制院志。編修辦公室人員由有文字功底、有奉獻(xiàn)精神的單位寫作精英組成，必要時(shí)邀請離退休老同志擔(dān)任特邀編輯。工作方案內(nèi)容包括編修《院志》目的意義、人員構(gòu)成及職責(zé)、時(shí)間進(jìn)度、保障措施、工作要求等。

3.2設(shè)計(jì)院志篇目，確定結(jié)構(gòu)框架

院志篇目是修志撰稿的依據(jù)和基礎(chǔ)，是搜集資料的指南，也是志稿編纂的提綱。篇目要內(nèi)容完備，層次清晰，特色明顯[3]。篇目是院志的總體設(shè)計(jì)，是院志布局謀篇、取材成書的結(jié)構(gòu)藍(lán)圖，具體來說就是一本院志由多少個(gè)篇章節(jié)組成[4]。要求能夠比較全面、準(zhǔn)確反映單位50多年來學(xué)科研究、綜合管理、黨政建設(shè)等方面的歷程。在此基礎(chǔ)上，確定體裁框架、結(jié)構(gòu)和章法，確定編寫的具體方法。其結(jié)構(gòu)框架一般是以概述為綱，以大事記為經(jīng)，以各專志為緯。也有學(xué)者稱之為“橫排豎寫”，即橫排門類, 縱寫歷史, 這是編纂地方志的主要原則[5]。

3.3進(jìn)行動(dòng)員部署，落實(shí)責(zé)任分工

通過動(dòng)員部署，讓全院職工充分認(rèn)識(shí)編修《院志》的意義，動(dòng)員他們積極參加院志史料的搜集、查證、記述等追溯工作。在追溯歷史的過程中挖掘歷史文化資源，深化傳統(tǒng)教育，增強(qiáng)愛院情感，激發(fā)工作激情。院各部門、各學(xué)科發(fā)展歷程是構(gòu)成全院發(fā)展歷程的基本素材，是《院志》的主要內(nèi)容。因此各部門、各學(xué)科主要負(fù)責(zé)人應(yīng)明確為“第一責(zé)任人”，組織本部門、本學(xué)科人員明確分工，落實(shí)責(zé)任，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保按時(shí)保質(zhì)完成。嚴(yán)格按照“編寫一個(gè)章節(jié)、審定一個(gè)章節(jié)、匯編一個(gè)章節(jié)”的程序進(jìn)行，每道程序均需要責(zé)任人簽字備檔[6]。具體分工可設(shè)為收集素材、撰寫歷史、文字審核定稿和影像制作等幾個(gè)部分。

3.4組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，廣泛搜集資料

通過聘請專業(yè)編史修志人員進(jìn)行業(yè)務(wù)講座，學(xué)習(xí)借鑒其他單位的編修經(jīng)驗(yàn)，盡快提高編修人員的工作技能。資料搜集工作是編好《院志》的基礎(chǔ)，在編修志書中的所謂把好三關(guān)即把好政治關(guān)、史實(shí)關(guān)、文字關(guān)，其中把好史實(shí)關(guān)就是做好資料搜集工作[7]。通過召開座談會(huì)、查閱檔案卷宗、電話采訪甚至走訪、約談等形式，甚至利用媒體、網(wǎng)絡(luò)等向本院職工和社會(huì)各界廣泛搜集史料，包括科技成果、文明創(chuàng)建、對外交往、學(xué)術(shù)活動(dòng)等相關(guān)內(nèi)容的歷史文字、文物、照片等均可提供。影像資料與文書資料相比，更具有視覺的沖擊力與記錄的直觀性，故尤其需要關(guān)注。

3.5進(jìn)行歸納整理和校審匯編成冊

在對史料進(jìn)行個(gè)案考證和相互驗(yàn)證的基礎(chǔ)上，通過篩選內(nèi)容、平衡結(jié)構(gòu)、組織語言等方式，按篇目章節(jié)完成史料的整理修改、編纂成文，形成初稿。對有個(gè)別疑問或存有異議的史料，建檔標(biāo)注說明并進(jìn)一步查證核實(shí)。

3.6定稿印刷與總結(jié)表彰

在評審?fù)ㄟ^后，再次修改完善，定稿并印刷出版。為總結(jié)和鼓勵(lì)，根據(jù)方案要求，對先進(jìn)部門及人員、優(yōu)秀志稿、珍貴史料提供者等給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

4 編修《院志》策略

4.1選擇好編修人員

《院志》是靠資料說話，經(jīng)反復(fù)修改而成。為了真實(shí)記錄院職工在50多年來不同時(shí)代背景下艱苦創(chuàng)業(yè)的熱情和精神，需要編修人員本著對事業(yè)、對歷史高度負(fù)責(zé)的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，完成大量的資料收集、整理、編輯等工作，需要不辭勞苦扎進(jìn)茫茫書海中，奔波于各個(gè)可能找到新線索的地方，拜訪各級(jí)各類老專家、老領(lǐng)導(dǎo)，需要坐得住、耐得住寂寞，同時(shí)編修人員的文字功底好、身體好、情況熟悉、事業(yè)心強(qiáng)。對于存有異議的重大事件，需要編修人員為1%的問題盡100%的努力。而且，編修人員還要堅(jiān)持“客觀立場”，保持“距離意識(shí)”，“站在幾米線外”做歷史的“記錄者”(尊重歷史)、事實(shí)的“敘述者”(尊重事實(shí))、評論的“隱身者”(尊重讀者)，堅(jiān)持“零度寫作”[8]。

4.2著力尋求外援支持

在編修工作中，需要得到檔案館、史志辦公室以及上級(jí)部門的支持與幫助，需要在院工作和生活過的許多老領(lǐng)導(dǎo)、老職工及其子女，積極為《院志》提供史料?！对褐尽坊揪帉懲旰?，還要廣泛征求意見,尤其是離退休職工意見,因?yàn)槿郝毠げ攀恰对褐尽返恼嬲魅?是《院志》史料的創(chuàng)造者,是《院志》最好的把關(guān)者,更是《院志》的使用者[9]。

4.3重視科技檔案的利用

“檔案是方志之舟”。任何一部志書的編修都離不開檔案部門的參與，離不開必要的原始資料，可以說檔案資料的質(zhì)量決定著志書質(zhì)量[10]。檔案資料準(zhǔn)確性強(qiáng)，能充分反映一項(xiàng)科技事業(yè)發(fā)展的發(fā)展過程，既能體現(xiàn)出實(shí)事求是的特點(diǎn)，又能經(jīng)得起歷史的考驗(yàn)。《院志》編修工作涉及全院建院以來科技事業(yè)、黨政管理等的歷史變化、發(fā)展條件、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、主要業(yè)績等，但其中科技工作是重點(diǎn)?？萍紮n案一般都是經(jīng)過斟酌和甄別的，是實(shí)事求是的，用這種資料最能反映出歷史的真實(shí)[11]。

4.4突出個(gè)性特色

“一母生九子，每子都個(gè)別”。作為一本志書，必須反映它所處的時(shí)代和單位的特色。改革開放是我們時(shí)代的主旋律，突出改革開放以來的突飛猛進(jìn)的發(fā)展就是突出它的時(shí)代性[12]。俄羅斯科研院50年院慶時(shí)，就其計(jì)算機(jī)中心編寫了一份“院志”，記述了計(jì)算機(jī)中心成立背景和形狀，詳細(xì)介紹了中心創(chuàng)始人、科研成果及研究方向等，并重點(diǎn)記錄了在中心發(fā)展歷史中有著突出貢獻(xiàn)的科研人員[13]。作為科研院所，除了體現(xiàn)時(shí)代特色外，還應(yīng)突出單位人才資源、科研成果、條件平臺(tái)以及科研標(biāo)本等優(yōu)勢，譬如全院有19位專家享受國務(wù)院特殊津貼，設(shè)有19個(gè)科研創(chuàng)新平臺(tái)，在2012年湖南省首次專業(yè)技術(shù)二級(jí)崗位人員聘用中，6位專家確認(rèn)為二級(jí)研究員資格，諸如此類。有特色的可詳寫，大眾化的可略記，取舍要得當(dāng)。

4.5注重志書原則章法

編修人員要抓住“符合志體”這一重要特征，十分明確志書的體例所包括的結(jié)構(gòu)、體裁、章法三個(gè)構(gòu)成要素[14]?！对褐尽芬源笫聻橹骶€，以時(shí)間為脈絡(luò)，客觀真實(shí)地記述時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、過程和結(jié)果。對志書語言中“準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)”與“模糊語言”、“樸素真實(shí)”與“生動(dòng)形象”、“述而不議”與“點(diǎn)睛之議”、“文約”與“事豐”、“圖文并茂”與“圖從于文”等相對或相關(guān)的語言風(fēng)格之間的關(guān)系更應(yīng)謹(jǐn)慎把握[15]。同時(shí)，還得掌握志和史的區(qū)別以及志的性質(zhì)與特點(diǎn)。史，主要依據(jù)文獻(xiàn)、調(diào)查研究或考古發(fā)掘論證過去，以歷史事件或歷史人物為中心軸線，詳古略今，具有論述的特點(diǎn)，可由一人或數(shù)人寫成；志，重在資料收集，把事物橫向分門別類地記載，寓褒貶于敘事之中，平列敘事，詳今略古，只有記載而不論述且各成體系，大多由多部門、多人共同完成。還有，志是當(dāng)代人寫的，史是后代人寫的[16]。

[1] 李世東,樊寶敏,林震,等.現(xiàn)代林業(yè)與生態(tài)文明[M].北京:科學(xué)出版社,2011.

[2] 王剛.志書與大學(xué)生思想教育[J].黑龍江史志,2010(5):48-49.

[3] 劉京青.如何開發(fā)利用檔案編制院志[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,14(7):50.

[4] 鄭才,鄭博,張宇航.關(guān)于院志篇目設(shè)計(jì)的幾點(diǎn)淺見[J].黑龍江史志,2010(13):5.

[5] 薛世孝.學(xué)校志的編纂與研究[J].河南理工大學(xué)學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版,2007(2)：57-74.

[6] 何解元.淺論醫(yī)院編修院志的組織和實(shí)施[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(13):173,175.

[7] 鄭才,孟薇,李佳雯.關(guān)于院志資料搜集工作的幾點(diǎn)體會(huì)[J].黑龍江史志,2010(13):6-7.

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[9] 鄭才,白煜.編寫院志的歷史和現(xiàn)實(shí)意義[J]. 黑龍江史志,2009(23):11-12.

[10] 劉建軍,江曉云.借編撰院志之機(jī)促醫(yī)院檔案工作[J].云南檔案,1999(3):21-22.

[11] 徐艷.談科技檔案在編纂《院志》工作中的作用[J]. 蘭臺(tái)世界 ,2006(12):25.

[12] 鄭才,尚明娟,王博.突出特點(diǎn) 寫好院志[J]. 黑龍江史志，2010(13):8,10.

[13] Kerimov M K. Brief History of the Dorodnicyn Corodnicyn Computing Center Russian Academy of Sciences (Dedicated to the 50th Anniversary of Its Foundtion) [J].Nauka/Interperiodica(Russia),2006,46(7):1086-1120.

[14] 景秀琳.對確保高校校志編纂質(zhì)量的思考[J].云南高教研究,2000(1): 71-74.

[15] 高秀杰,謝奇勇.把握志書語言運(yùn)用的“度”—以《黑龍江農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院院志》為例論志書編纂中語言風(fēng)格問題[J]. 黑龍江史志,2009(23)：9-10.

[16] 燕山大學(xué)志編纂委員會(huì)辦公室.志和史的區(qū)別以及志的性質(zhì)與特點(diǎn)[EB/OL]. http://xiaozhi.ysu.edu.cn/#.

(文字編校：楊 駿)

Theprocessandtacticsofcompilinghistoryofinstitute——TakinghistoryofHunanAcademyofForestryasanexample

HUANG Yong, LIAO Mingshun, WU Wenwen, CHEN Yi

(Hunan Academy of Forestry, Changsha 410004, China)

The article focusing on the description of Hunan Academy of Forestry, states the necessity and significance of compiling the history of the institute, and points out the key process of compiling. In the process of compiling history of an institute,we must pay attention to five strategies as following: to choose the right person for compiling, to find the outside support, to use the scientific files, to reflect the characteristics and to insist on the rules.

history of institute; compiling; process; tactics

2013-04-03

2013-05-02

K 29

A

1003-5710(2013)03-0077-04

10. 3969/j. issn. 1003-5710. 2013. 03. 020