水利工程檔案管理工作芻議

楊昕馨

(新疆水利水電學(xué)校，新疆烏魯木齊 830013)

1 工程概況

某干渠防滲改造工程位于新疆巴音郭楞蒙古自治州和靜、和碩兩縣境內(nèi)，屬于塔里木河流域近期綜合治理工程。主體工程基本沿用原有渠線，建筑物位置基本不做改變。渠道全長43.7km，控制灌溉面積 1.68×104hm2。各段渠道設(shè)計流量分別為：0+000～12+300，設(shè)計流量15m3/s，加大流量18m3/s；12+300～22+500，設(shè)計流量 12.5m3/s，加大流量15m3/s；38+400～43+700，設(shè)計流量6m3/s，加大流量7.5m3/s。渠系配套建筑物49座，其中：新建及改建水閘6座，改造維修30座；新建及改建交通橋6座；過洪渡槽2座；排渠涵洞5座。工程總投資 7326.97萬元，年引水量 3.9554×108m3。該工程等級為3等，主要建筑物為4級。干渠底寬4～15m，渠深平均2.8m，梯形斷面，渠堤頂寬4m，渠道縱坡為 1/10000～1/12000，內(nèi)邊坡 1:1.75或1:2，外邊坡1:1.5。干渠襯砌形式采用現(xiàn)澆混凝土板、預(yù)制混凝土板或塑膜防滲襯砌形式。

該工程的建成可將渠道有效利用系數(shù)由現(xiàn)狀的 80.8%提高到 95%，可減少渠道引自開都河的水量，每年增加入湖淡水水量2600×104m3，為博斯騰湖向塔河下游輸水創(chuàng)造了條件。

2 工程檔案資料的收集、分類、整理

工程自2003年7月開工建設(shè)以來，項(xiàng)目法人建立健全了《檔案管理崗位責(zé)任制》、《檔案管理保密制度》、《檔案管理借閱制度》、《檔案管理值班制度》等管理制度。按照規(guī)范化管理的要求，對工程檔案進(jìn)行收集、積累、整理、分類、歸檔、立卷、編目及裝訂，嚴(yán)格執(zhí)行《水利基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案資料管理規(guī)定》和《新疆水利系統(tǒng)檔案分類大綱》，認(rèn)真收集、分類和整理工程建設(shè)過程中的檔案資料，確保工程檔案的完整。

該建設(shè)項(xiàng)目檔案工作始終堅(jiān)持“四同步”管理，在簽定工程合同的同時，就對施工單位、監(jiān)理單位提出文件材料歸檔的要求：各參建單位配備檔案資料員，制定相應(yīng)的管理制度。

在進(jìn)行各項(xiàng)工程進(jìn)度、質(zhì)量檢查中，建設(shè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)要求參建單位在保證工程進(jìn)度及質(zhì)量的同時，做好工程檔案的收集、積累、整理工作。同時，建設(shè)單位要求駐工地代表經(jīng)常對參建單位工程檔案的收集、整理工作進(jìn)行檢查，確保工程檔案資料能夠按照《水利基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案資料管理規(guī)定》的要求進(jìn)行管理。

在工程進(jìn)行各階段驗(yàn)收工作時，發(fā)現(xiàn)問題及時向各有關(guān)單位提出要求，督促其及時改進(jìn)。建設(shè)單位還多次邀請自治區(qū)水利廳檔案中心、巴州檔案館有關(guān)專家對該工程的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，對存在的問題及時改進(jìn)，保證了工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

通過自查，工程檔案資料的收集、整理、歸檔工作比較規(guī)范，檔案資料能夠按照《水利基本項(xiàng)目(工程)檔案資料管理規(guī)定》的要求進(jìn)行收集、整理。其中包括：前期立項(xiàng)、可行性研究報告、初步設(shè)計、技施設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、各階段驗(yàn)收及運(yùn)行管理等過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文字、圖紙、膠片材料等。工程應(yīng)歸檔的資料比較齊全、系統(tǒng)。

根據(jù)有關(guān)規(guī)范，結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際情況，對工程進(jìn)行了分類，編制了該工程檔案分類大綱，共分為：（1）綜合類(含解放二渠北干渠監(jiān)理資料)。（2）解放二渠北干渠一標(biāo)。（3）解放二渠北干渠二標(biāo)。（4）解放二渠北干渠三標(biāo)。（5）解放二渠北干渠四標(biāo)。（6）解放二渠北干渠五標(biāo)六個類別。

歸檔文件范圍主要包括工程前期文件、設(shè)計基礎(chǔ)資料、設(shè)計文件、工程管理文件、招技標(biāo)文件、工程結(jié)算文件、工程監(jiān)理文件、施工文件、通水前檢查文件、單位工程驗(yàn)收文件、竣工驗(yàn)收文件、工程試運(yùn)行管理文件、膠片文件、其他文件等，對歸檔范圍內(nèi)所有文件資料進(jìn)行了整理、編號、組成案卷。工程總計整理歸檔案卷數(shù)173卷。

3 資料移交情況

該工程按照渠線及施工單位的不同共分為5個單位工程，即O+000-8+000段；8+000-16+000段；16+000-25+000段；25+000-35+000段；35+000-43+700段五個單位工程。

工程建設(shè)初期，建設(shè)單位按照有關(guān)規(guī)定向各參建單位下發(fā)了一系列關(guān)于工程檔案資料管理的文件通知。要求設(shè)計、施工、監(jiān)理等各單位對其在工程建設(shè)過程中形成的檔案資料，按照有關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行收集、整理、立卷，工程完工后全部向建設(shè)單位移交，并對檔案資料移交的內(nèi)容、份數(shù)、質(zhì)量及時間提出了明確的要求，由巴州水管處統(tǒng)一分類匯總、歸檔。在各有關(guān)單位的資料基本移交完畢后，專門邀請水利廳信息管理中心的專家對歸檔的工程檔案進(jìn)行了檢查指導(dǎo)，針對存在的問題提出了改進(jìn)意見。

工程各參建單位已完成各類檔案資料的整理工作，經(jīng)初步檢查，各單位移交的資料份數(shù)質(zhì)量基本符合檔案規(guī)范要求。

4 檔案管理情況

該工程開工建設(shè)以來，工程負(fù)責(zé)人對工程檔案工作非常重視。按照檔案管理硬件設(shè)施配備的基本要求，成立了檔案室。檔案室專門置了檔案庫房辦公室；購置了檔案柜、計算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。設(shè)專、兼職檔案員各一名，負(fù)責(zé)工程檔案的收集、管理工作。同時，要求負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場的相關(guān)工程人員將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的各類文件及時進(jìn)行收集、整理，定期向檔案室移交。在檔案管理的過程中，建設(shè)單位制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管、使用、借閱等規(guī)章制度，保證工程檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期安排工程檔案管理人員參加上級部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在工程檔案的收集、積累、整理、裝訂及歸檔過程中，力爭做到規(guī)范化管理，確保工程檔案的系統(tǒng)性及完整性。

5 竣工圖制作管理情況

該工程完工后由各施工單位制作完成竣工圖 5冊143張，竣工圖面整沽，簽字手續(xù)完備，可以反映工程建設(shè)的實(shí)際情況。

6 檔案資料存在的問題

(1)工程工期較短，建設(shè)進(jìn)度快，但個別資料的收集、整理有滯后事現(xiàn)象，與工程檔案的資料的收集、整理、立卷、入檔的同步性要求有一定的差距。

(2)受條件限制，該工程的多媒體資料比較少，整理不夠完整、系統(tǒng)，對工程檔案的完整性有一定的影響。

7 結(jié) 語

水利工程技術(shù)檔案是水利工程建設(shè)的重要組成部分，是在工程建設(shè)活動中直接形成的有保存價值的文字圖紙、聲像等各種載體的文件材料，真實(shí)記錄了工程規(guī)劃、可研、立項(xiàng)、設(shè)計、施工、竣工等建設(shè)全過程，是全面鑒定工程質(zhì)量、進(jìn)行工程驗(yàn)收、對水利建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理和維護(hù)的重要依據(jù)。

該工程在檔案管理過程中詳細(xì)、全面地記載了施工過程，并及時收集歸檔，對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理和維護(hù)提供了重要依據(jù)。