淺談煤機企業(yè)采購產(chǎn)品的質(zhì)量管理與控制

王瑞萍

(山西焦煤 西山煤電(集團(tuán)) 機電廠，山西 太原 030053)

2011年以來，西山煤電(集團(tuán))公司礦井工作面因采煤運輸、支護(hù)設(shè)備幾起質(zhì)量事故造成了工作面停工停產(chǎn)，這些設(shè)備質(zhì)量事故均發(fā)生在外購?fù)鈪f(xié)件的采購環(huán)節(jié)上，不僅使企業(yè)蒙受經(jīng)濟和聲譽上的損失，同時，由于停產(chǎn)處理質(zhì)量問題使得原煤生產(chǎn)的經(jīng)濟損失更加巨大。而西山機電廠經(jīng)過多年液壓支架和運輸機的制造，工藝、設(shè)備、技術(shù)不斷完善，自制核心產(chǎn)品的質(zhì)量已經(jīng)基本趨于成熟穩(wěn)定，發(fā)生質(zhì)量事故的風(fēng)險比較低。對外采購產(chǎn)品連續(xù)發(fā)生質(zhì)量問題，一直以來困擾著企業(yè)管理者，如何減少采購產(chǎn)品環(huán)節(jié)出現(xiàn)質(zhì)量問題，成為該廠近期質(zhì)量管理的一個難點。

1 幾起質(zhì)量事故的原因分析

第一起，液壓支架連桿連接銷軸批量斷裂事故，直接原因是外協(xié)熱處理工序不當(dāng)造成，管理原因是外協(xié)部門沒有嚴(yán)格執(zhí)行進(jìn)廠委托檢驗程序，批量產(chǎn)品未經(jīng)檢驗。第二起，液壓支架立柱發(fā)生自降，直接原因是生產(chǎn)廠家立柱密封件沒有嚴(yán)格按圖紙要求裝配，管理原因是進(jìn)廠檢驗時沒有按照標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)行檢驗試驗。第三起，膠帶輸送機蛇簧聯(lián)軸器實物與加工圖紙不附，管理原因是合同標(biāo)定全額付款后提貨，發(fā)生質(zhì)量問題供方不及時處理。

從以上三起事故原因分析來看，發(fā)生質(zhì)量問題有以下幾個特點:一是產(chǎn)品外協(xié)時采購合同沒有附帶技術(shù)工藝要求;二是產(chǎn)品批量大，發(fā)生的質(zhì)量問題都是同類問題，過程疏于監(jiān)管，沒有嚴(yán)格實行首件檢、巡檢、完工檢等程序;三是采購合同沒有對供方質(zhì)保金要求條款，屬于采購合同條文不嚴(yán)密;可能隱含其他方面的原因。說明問題不僅僅是發(fā)生在采購產(chǎn)品的質(zhì)量上，深層次問題是在采購過程的質(zhì)量管理和監(jiān)督環(huán)節(jié)上。通過對當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部采購管理狀況的調(diào)查，存在著以下問題:

1)采購過程由采購部門獨立完成，訂立合同時，涉及技術(shù)、質(zhì)量方面的條款缺乏技術(shù)和工藝等部門的共同參與和指導(dǎo)，而采購人員大多數(shù)都不從事技術(shù)管理工作，專業(yè)知識儲備不足，對供方的技術(shù)工藝要求條款提不出問題。

2)企業(yè)對采購過程疏于監(jiān)管、約束與考核。企業(yè)沒有理順采購過程的全方位管理流程，不能及時糾正采購過程管理出現(xiàn)的問題。

3)供方的基本信息不能共享，只有采購部門的采購人員了解供方的一些基本信息，但不夠全面，質(zhì)量責(zé)任不能共擔(dān)。

4)對一些長期合作的(外協(xié))供方?jīng)]有實施生產(chǎn)過程監(jiān)督檢驗，忽視了發(fā)生質(zhì)量問題的可能性。

隨著煤機企業(yè)生產(chǎn)能力的擴大，外購?fù)鈪f(xié)產(chǎn)品的量值也直線上升，采購產(chǎn)品的質(zhì)量必將很大程度上直接影響，甚至決定著整機產(chǎn)品的質(zhì)量。企業(yè)在轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中，對采購產(chǎn)品、采購服務(wù)的過程質(zhì)量進(jìn)行管理和控制的意義重大。

2 選擇合適的供方

企業(yè)根據(jù)自己的實際需要對供方進(jìn)行正確考察分析，從供方執(zhí)行合同能力、財務(wù)狀況、質(zhì)量保證能力、會計制度、組織與管理、職工技術(shù)狀況是否穩(wěn)定、對供方的客戶資料管理、供方產(chǎn)品適應(yīng)性、機械設(shè)備等能否滿足企業(yè)的質(zhì)量要求等方面進(jìn)行實地考察。按照供方選擇流程進(jìn)行甄選，經(jīng)供方調(diào)查、體系審核、開發(fā)樣品、樣品驗證和小批量試用等過程各環(huán)節(jié)的控制，挑選、采購的產(chǎn)品符合設(shè)計和工藝要求的供方，經(jīng)技術(shù)部門、工藝、質(zhì)檢部門、生產(chǎn)部門審核，選出適合本企業(yè)的供方，總工程師批準(zhǔn)后，由采購等部門執(zhí)行，采購部門必須在合格供方名錄下實施采購。

3 建立多部門參與、相互制約的采購管理體系

企業(yè)要細(xì)化和完善對采購過程全方位監(jiān)管，讓相關(guān)部門參與進(jìn)來，相互合作、相互制約，主要涉及供方管理部門由技術(shù)部門負(fù)責(zé)將與外部簽訂標(biāo)書及技術(shù)協(xié)議等信息傳遞到采購部門;采購部門應(yīng)建立內(nèi)部質(zhì)量管理組織機構(gòu)，專門設(shè)立一名專管技術(shù)工作的部門領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)技術(shù)、管理方面的工作，審核采購計劃、簽訂采購合同的技術(shù)協(xié)議;并將采購信息和招標(biāo)文件傳遞到技術(shù)、工藝、質(zhì)檢、物流中心等相關(guān)部門;質(zhì)檢部門根據(jù)采購信息和招標(biāo)文件上的技術(shù)工藝要求，編制采購產(chǎn)品檢驗計劃、安排具有能力的檢驗人員對外購件外協(xié)件進(jìn)行質(zhì)量驗證，出具入廠檢驗報告作為采購部門付款依據(jù);財務(wù)部門按照合同和驗收單據(jù)進(jìn)行結(jié)算付款。企管部門定期安排內(nèi)部質(zhì)量體系審核計劃，對采購部門相關(guān)聯(lián)要素進(jìn)行審核。幾個部門對采購流程各環(huán)節(jié)進(jìn)行了有效控制和監(jiān)督，整個采購過程形成相互制約、相互聯(lián)系的作用，同時采購部門加強對采購人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握一定電腦操作知識和商務(wù)知識，規(guī)范采購人員的采購行為，通過對合格供方流程管理，并保持其流程的暢通無阻，提高企業(yè)采購工作透明度，減少評價供方時的人為主觀判斷因素的影響。

為滿足顧客要求，全面落實質(zhì)量責(zé)任，對一些制造過程復(fù)雜的外購?fù)鈪f(xié)件，企業(yè)在與供方簽訂供貨合同時，必須簽訂技術(shù)質(zhì)量協(xié)議，采購部門邀請技術(shù)、工藝和質(zhì)檢部門參與采購產(chǎn)品技術(shù)協(xié)議的簽訂，尤其是外協(xié)產(chǎn)品協(xié)議中應(yīng)當(dāng)明確載明采購產(chǎn)品執(zhí)行的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖樣、技術(shù)等級、工藝要求、檢驗地點、檢驗方式等，規(guī)定產(chǎn)品實現(xiàn)過程的某些或全部的控制方法。必要時，供方應(yīng)將采購產(chǎn)品的工藝文件與企業(yè)專業(yè)人員溝通，雙方確認(rèn)。簽訂技術(shù)協(xié)議是采購產(chǎn)品訂立合同時不可或缺的環(huán)節(jié)。

4 完善和細(xì)化各項考核制度和工作流程

企業(yè)應(yīng)通過制度，約束和規(guī)范企業(yè)自身和供方的行為，績效(質(zhì)量、交貨、價格、服務(wù))考核與激勵機制相結(jié)合的手段，加強對企業(yè)、供方的管理，識別產(chǎn)品在設(shè)計過程、制造過程、輔助過程、使用過程中需要控制的環(huán)節(jié)并不斷完善改進(jìn)工作流程，梳理采購管理流程，信息流程，合格供方管理流程等，不斷完善供方的評價體系，對供方及企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)實行績效考核與激勵機制相結(jié)合原則，堅持做到獎罰分明，制定出嚴(yán)格的績效考核辦法，在原材料采購環(huán)節(jié)要由思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人員負(fù)責(zé)，在企業(yè)與供方之間的溝通上企業(yè)應(yīng)向供方提供溝通機制，供方認(rèn)為個別采購人員有不當(dāng)行為的，可以利用舉報電話等方式及時和企業(yè)溝通并進(jìn)行投訴，企業(yè)監(jiān)管部門要定期、不定期主動調(diào)查監(jiān)管。同時制定出原材料采購的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及采購部門考核辦法，增加采購工作的透明度。

企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立健全內(nèi)部控制監(jiān)督體系，監(jiān)督好內(nèi)部管理的每一個環(huán)節(jié)，企管部門負(fù)責(zé)對供方評價、淘汰管理的指導(dǎo)監(jiān)督，由企管部門牽頭組織相關(guān)部門對有關(guān)的職能部門進(jìn)行監(jiān)督檢查，將檢查結(jié)果上報總工程師及廠長。由總工程師在生產(chǎn)調(diào)度會上通報。

4.1 嚴(yán)格外購?fù)鈪f(xié)件進(jìn)廠檢驗

本企業(yè)應(yīng)建立并不斷完善進(jìn)廠檢驗的控制程序，明確采購、技術(shù)質(zhì)檢部門的責(zé)任，賦予質(zhì)檢人員進(jìn)廠把關(guān)權(quán)利，企管部門檢查考核權(quán)利。利用ERP 資源管理，傳遞進(jìn)廠委托檢驗手續(xù)、質(zhì)量確認(rèn)點擊手續(xù)，未經(jīng)點擊的產(chǎn)品不能進(jìn)入及辦理入庫流程和付款。

進(jìn)廠檢驗時，除驗證供方各種質(zhì)量證明和檢驗試驗報告以外，應(yīng)按采購合同和質(zhì)量技術(shù)協(xié)議逐項進(jìn)行實物驗證，嚴(yán)格執(zhí)行抽樣方案并保存檢驗記錄。對于有安標(biāo)要求的產(chǎn)品，必須驗證供方取得的產(chǎn)品煤安標(biāo)志證明。

4.2 產(chǎn)品質(zhì)量抽檢

采購部門業(yè)務(wù)人員要經(jīng)常與供方聯(lián)系，隨時掌握采購產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度，按照產(chǎn)品供貨合同和技術(shù)協(xié)議附件的條款，通知工藝人員和檢驗人員去供方進(jìn)行產(chǎn)品現(xiàn)場質(zhì)量抽檢，確認(rèn)其生產(chǎn)過程是否符合技術(shù)協(xié)議等有關(guān)要求，對一些企業(yè)不具備檢驗試驗手段的產(chǎn)品，要求供方提供具有檢驗資質(zhì)機構(gòu)出具的權(quán)威性報告?？刂乒┓缴a(chǎn)全過程的各個重要環(huán)節(jié)，才能保證供方產(chǎn)品質(zhì)量的提高和穩(wěn)定。

4.3 特殊過程控制的抽查和監(jiān)督

對關(guān)鍵特殊性能要求的產(chǎn)品，應(yīng)對供方產(chǎn)品形成過程的抽查時間、頻率，特殊過程人員的資格、特殊過程使用設(shè)備的確認(rèn)及過程使用的工藝等提出必要的質(zhì)量保證要求，經(jīng)雙方認(rèn)可后執(zhí)行。供方的檢驗人員必須對特殊過程的各項參數(shù)進(jìn)行監(jiān)控，企業(yè)要指派專職檢驗人員進(jìn)行現(xiàn)場工藝監(jiān)督，要增加檢驗的頻次。雙方特殊過程質(zhì)量控制的各種記錄必須交予企業(yè)質(zhì)檢部門備案。

4.4 采購管理流程

采購管理流程應(yīng)該從制定企業(yè)采購付款預(yù)算開始，經(jīng)審批生成采購單，并依據(jù)采購單實施采購，直到跟蹤、執(zhí)行付款預(yù)算為止。對采購訂單流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確跟蹤，實施全過程管理，保證流程的順暢。

5 將精細(xì)化質(zhì)量管理體系向供方延伸

加強對外購?fù)鈪f(xié)單位的監(jiān)管，企業(yè)可采取對供方使用的原材料指定分供方、按照企業(yè)質(zhì)量管理方法對供方實施管理，要求供方對其分供方進(jìn)行質(zhì)量管理等，采取第二方審核等辦法協(xié)助外購?fù)鈪f(xié)單位對分供方進(jìn)行質(zhì)量控制。企業(yè)制定采購管理程序要細(xì)化精確，從對供方的選擇、確定到日常的管理，質(zhì)量控制、服務(wù)責(zé)任、質(zhì)量責(zé)任及質(zhì)量改進(jìn)等都要做出明確規(guī)定。按照合格供方的管理程序?qū)┓綄嵭袆討B(tài)管理，年底由供方管理部門組織相關(guān)部門對其評定，采購部門應(yīng)當(dāng)保存采購產(chǎn)品的檢驗記錄單據(jù)，并記錄每次檢驗的結(jié)果，提供業(yè)績評審的證據(jù)。采購產(chǎn)品領(lǐng)用單位每月向技術(shù)部門、采購部門反饋采購產(chǎn)品使用的質(zhì)量情況，實行零報告。

質(zhì)量管理部門應(yīng)對采購產(chǎn)品的質(zhì)量結(jié)果作為企業(yè)質(zhì)量管理考核中供方業(yè)績評審的重要內(nèi)容實施考核。

6 對采購產(chǎn)品質(zhì)量信息反饋與處理

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購產(chǎn)品質(zhì)量的信息溝通渠道，當(dāng)采購產(chǎn)品過程中出現(xiàn)不合格時，采購部門與供方及時溝通，外購產(chǎn)品要及時退換貨，外協(xié)產(chǎn)品在檢驗、裝配和使用中出現(xiàn)質(zhì)量問題。限期予以整改，如供方不配合限期整改的，可申請取消其(外購、外協(xié))合格供方資格。

企業(yè)要不斷收集生產(chǎn)過程中的各種數(shù)據(jù)(包括顧客投訴、抱怨)，將問題進(jìn)行分析后迅速反饋到供方。使其及時處理問題，主動改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量，得到不斷持續(xù)改進(jìn)，實現(xiàn)信息共享，最終實現(xiàn)企業(yè)與供方的共贏。

質(zhì)檢部對供方整改的時間和措施，必須形成記錄歸檔，作為以后考核的參考依據(jù)。

7 結(jié)論

通過對采購產(chǎn)品的過程管理與控制，企業(yè)對供方提供的原材料、外購?fù)鈪f(xié)件的質(zhì)量能得到較好的控制，不僅供方能為企業(yè)控制采購產(chǎn)品的質(zhì)量，通過合作和制約相互的行為，共享信息，達(dá)到互利共贏。企業(yè)要針對供方管理不斷補充完善細(xì)化管理體系。通過梳理工作流程，保持運行中的流程暢通，加強績效考核及監(jiān)督管理，充分利用與供方良好合作，將對降低產(chǎn)品成本、改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量、縮短產(chǎn)品開發(fā)周期、提高企業(yè)效率，提升企業(yè)在市場中的競爭力起到?jīng)Q定性作用。