成都市拖拉機(jī)檔案管理工作的現(xiàn)狀與建設(shè)思路

□王志鳴/成都市農(nóng)機(jī)監(jiān)理所

1 成都市拖拉機(jī)檔案抽查情況

成都市農(nóng)機(jī)監(jiān)理所近期對(duì)全市15個(gè)區(qū)（市縣）2007～2011年的拖拉機(jī)檔案進(jìn)行了抽查，分別按照拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)及駕駛員檔案每年各抽5份，全市抽取總計(jì)為300份的檔案對(duì)照農(nóng)業(yè)部42號(hào)和43號(hào)令及相關(guān)的法律法規(guī)要求，進(jìn)行認(rèn)真的檢查，在檢查過(guò)程發(fā)現(xiàn)檔案管理存在諸多問(wèn)題。拖拉機(jī)檔案中，無(wú)出廠合證的14份，占全部檢查數(shù)的4.67%，無(wú)第三者責(zé)任險(xiǎn)的43份，占檢查數(shù)的14.33%，無(wú)發(fā)動(dòng)機(jī)和車架拓膜的86份，占檢查數(shù)的28.67%，無(wú)照片的63份，占檢查數(shù)的21%；拖拉機(jī)駕駛?cè)藛T檔案中，無(wú)準(zhǔn)考證無(wú)照片21份，占檢查數(shù)的7%，業(yè)務(wù)流程無(wú)領(lǐng)導(dǎo)簽字的104份，占檢查數(shù)的34.67%，駕駛培訓(xùn)記錄無(wú)簽字的40份，占檢查數(shù)的13.33%。

2 成都市拖拉機(jī)檔案管理工作現(xiàn)狀

（1）全市現(xiàn)有20個(gè)區(qū)（市）縣，中心城區(qū)的5個(gè)區(qū)由于城市建設(shè)的原因，基本沒(méi)有農(nóng)機(jī)設(shè)備了?，F(xiàn)在全市檔案在冊(cè)拖拉機(jī)50 776臺(tái)，正常狀態(tài)的拖拉機(jī)30 235臺(tái)；聯(lián)合收割機(jī)在冊(cè)499臺(tái)，正常狀態(tài)的聯(lián)合收割機(jī)452臺(tái)；在冊(cè)拖拉機(jī)駕駛員16 596人，正常狀態(tài)在冊(cè)拖拉機(jī)駕駛員16 340人；在冊(cè)聯(lián)合收割機(jī)駕駛員600人，正常狀態(tài)在冊(cè)聯(lián)合收割機(jī)452臺(tái)。

（2）全市現(xiàn)有檔案管理人員21人，只有3人參加過(guò)省、市級(jí)的培訓(xùn)，在過(guò)去的時(shí)間里省、市曾組織多次培訓(xùn)，但由于人員的頻頻更換，人員的培訓(xùn)一直都是不到位。只有少數(shù)檔案管理人員經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，專職從事檔案管理人員僅為10人，其余為兼職人員，業(yè)務(wù)不熟導(dǎo)致管理漏洞、問(wèn)題較多。

（3）在檔案管理中主要存在的問(wèn)題：一是在原有的拖拉機(jī)及駕駛員紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，未及時(shí)清理停駛、報(bào)廢以及多年不從事農(nóng)機(jī)駕駛的駕駛?cè)藱n案，造成在冊(cè)數(shù)虛高情況不真實(shí)。二是檔案管理制度不完善，口徑不相同，目前是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，但是由于紙質(zhì)檔案的存在，大量的信息需要人工來(lái)填寫(xiě)，收集、整理、歸檔操作，不能及時(shí)清理歸檔，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與系統(tǒng)檔案的內(nèi)容有差異，統(tǒng)計(jì)上總是有差異和不準(zhǔn)確。檔案管理人員在具體工作中往往按照自己的實(shí)際情況和經(jīng)驗(yàn)來(lái)辦理，管理體制混亂，要求口徑不盡相同，很難管理。三是檔案管理人員變動(dòng)頻繁，專業(yè)技能偏低。隨著監(jiān)理業(yè)務(wù)與機(jī)構(gòu)的變化，現(xiàn)有檔案管理人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，工作中的理解能力不強(qiáng)。在填寫(xiě)駕駛員和農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案資料時(shí)，不按規(guī)范要求填寫(xiě)，圖省事，少填、漏填現(xiàn)象嚴(yán)重。有的填寫(xiě)項(xiàng)目不齊全、內(nèi)容不完整，有的沒(méi)有案卷目錄，臺(tái)帳和檔案不相符，有的有證無(wú)檔，有的無(wú)證有檔，檔案內(nèi)容不齊全的情況嚴(yán)重，有的表格無(wú)業(yè)務(wù)章和經(jīng)辦人簽名，給檔案管理工作帶來(lái)負(fù)面影響。檔案的原始記錄不全面和不完整，不能給農(nóng)機(jī)管理提供準(zhǔn)確的信息和依據(jù)。四是成都市農(nóng)機(jī)監(jiān)理辦證系統(tǒng)還不夠完善，2008年進(jìn)行了一次升級(jí)，但是由于市級(jí)的系統(tǒng)受政務(wù)中心的評(píng)價(jià)系統(tǒng)的限制，不能與省農(nóng)機(jī)監(jiān)理總站的農(nóng)機(jī)監(jiān)理辦證系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，給查詢和檔案的利用帶來(lái)不便，直接影響到農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作的效率和信息的運(yùn)用。五是硬件設(shè)備不到位。六是紙質(zhì)檔案管理?xiàng)l件簡(jiǎn)陋，不能很好地做到防潮、防塵、防水、防蟲(chóng)、防腐，條件差，地方窄小容量很有限，隨著農(nóng)機(jī)的大幅增加，檔案室的條件不能相適應(yīng)。七是農(nóng)機(jī)監(jiān)理（所）站人員不穩(wěn)定，部門之間交叉管理，相互指責(zé)推諉，多個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)等多種因素，致使工作不到位。

3 思路與出路

（1）建立農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案時(shí)，要求嚴(yán)格按照《拖拉機(jī)駕駛證業(yè)務(wù)工作規(guī)范》和《拖拉機(jī)登記工作規(guī)范》，按程序設(shè)崗，指定有資質(zhì)的工作人員做好農(nóng)機(jī)檢驗(yàn)工作，實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)主管、誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)簽字、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的崗位責(zé)任制。

（2）建立健全農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的保管、查閱、利用等制度，促進(jìn)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)的規(guī)范化建設(shè)。

（3）加強(qiáng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案收集工作，明確專人負(fù)責(zé)，將各類業(yè)務(wù)檔案資料收集、整理齊全，并歸檔。

（4）強(qiáng)化歸檔期限，嚴(yán)格規(guī)范受理、檢驗(yàn)、考試、審核、發(fā)牌證等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)行為，在業(yè)務(wù)辦結(jié)三個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行歸檔。

（5）將行駛證、駕駛員等檔案資料按照一機(jī)一檔、一人一檔的要求進(jìn)行整理，以高度的責(zé)任心和使命感，認(rèn)真做好數(shù)據(jù)收集和檔案管理工作，確保檔案管理更加真實(shí)、規(guī)范，強(qiáng)化審核。

（6）農(nóng)機(jī)檔案實(shí)行電腦化管理。所有農(nóng)機(jī)檔案輸入微機(jī)，實(shí)行程序化、電腦化管理，實(shí)現(xiàn)快速查找、年審年檢、信息核對(duì)、違章紀(jì)錄檢索功能等，大大提高服務(wù)水平和工作效率。

（7）加強(qiáng)檔案管理人員工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)。結(jié)合工作實(shí)際，組織開(kāi)展農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)人員規(guī)范執(zhí)法學(xué)習(xí)活動(dòng)，積極參加上級(jí)檔案管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，自覺(jué)接受檔案管理部門監(jiān)督和指導(dǎo)，促進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案管理工作上新臺(tái)階。