電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用

王莉萍

（長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，武漢 430212）

當(dāng)前，高校的各項工作中，電子文件早已成為招生、教學(xué)、科研、管理工作中信息資源傳遞的主要途徑，而許多高校檔案館（檔案室）仍采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理工作。如何適應(yīng)高校檔案改革發(fā)展的需求，做好紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，順應(yīng)信息技術(shù)時代電子檔案管理的大趨勢，已成為高校檔案管理工作面臨的重要課題。

1 電子文件的特點(diǎn)

電子檔案，是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有參考和利用價值并歸檔保存的電子文件。

電子文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。它是與紙質(zhì)相互對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

電子文件有以下幾個特點(diǎn)：①電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。②電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備閱讀和傳遞。③電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響。④電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 建立電子檔案的意義

電子檔案作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，已經(jīng)成為現(xiàn)代社會各項工作必不可少的重要組成部分，以其操作簡便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點(diǎn)，正逐步替代紙質(zhì)檔案。高校建立電子檔案，目的是讓檔案信息更方便、快捷地為高校招生、教學(xué)、科研、管理工作和廣大師生員工服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，也是適應(yīng)當(dāng)今信息時代高速發(fā)展的要求。

（1）提高工作效率。伴隨著辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，電子檔案大量產(chǎn)生。依靠計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，可大大提高工作效率，使檔案材料在收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分快捷、有序，既規(guī)范還不易疏漏出錯。能使管理人員可以從繁雜瑣碎、枯燥乏味的手工建檔工作中解脫出來，把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)上，從而提高檔案管理工作的效率。

（2）提高檔案利用率。高校檔案管理工作的根本目的在于查閱和利用。電子檔案管理改變了傳統(tǒng)檔案查閱和利用方式，利用者不再需要親自到檔案室，向檔案管理人員提出申請，只需提供所需材料的主題和范圍，管理人員也不需要反復(fù)翻閱紙質(zhì)目錄進(jìn)行人工檢索，再一次次進(jìn)庫提取原件，而是利用計算機(jī)目錄進(jìn)行檢索后，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞PDF等格式文件，即能在極短的時間內(nèi)將文件送達(dá)到利用者手中，縮短了查詢時間，提高了檔案利用率。

（3）提高檔案安全保密性。實(shí)行電子檔案管理后，將過去整卷提供利用檔案材料方式，改為提供單份電子文件利用，從而保證了檔案的保密性。確保有保存價值的電子文件真實(shí)、完整、有效，使電子文件得以安全保存和有效利用。另外管理人員出入庫次數(shù)的減少，也有利于庫房溫濕度控制和管理人員身體的健康，節(jié)約了能源，這與檔案安全保護(hù)的目的也是非常吻合的。

（4）提高檔案完整性和時效性。電子檔案管理改變了傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式管理檔案。所有新文件都可做到即有即入、及時快捷，改變了過去檔案整理工作于第二年下半年進(jìn)行手工編輯、分類、歸檔等方式。碰到文件收集不完整或漏交歸檔時，還可隨時增缺補(bǔ)漏，只需調(diào)整一下電子目錄，而無需拆卷重做。從而達(dá)到檔案管理工作完整、歸檔及時的目的，在提供利用服務(wù)上，能夠發(fā)揮出更好的時效性，更有利于檔案的開發(fā)與利用。

（5）降低管理成本并有效保護(hù)檔案原件。電子檔案側(cè)重于數(shù)據(jù)庫的管理，從而節(jié)省了人財物力的投入，它不像紙質(zhì)檔案需要將大量的人財物力投入到分類、排序、組卷、裝訂等工作上。電子檔案管理工作使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，這不僅節(jié)約了打印、復(fù)印等費(fèi)用，降低了檔案管理成本，也減少了對原始檔案的翻閱次數(shù)，對檔案原件起到了最大限度的保護(hù)作用。另外，實(shí)行電子檔案管理還能有效防止檔案被篡改的行為。

3 電子檔案的建立和利用

3.1 如何建立電子檔案

建立高校電子檔案的關(guān)鍵，就是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫也是電子檔案與紙質(zhì)檔案的交匯點(diǎn)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都對應(yīng)著該文件的電子文件鏈接地址和紙質(zhì)文件的存放位置。只有采用數(shù)據(jù)庫形式的檔案目錄，才能使檔案的查詢和檢索迅速而方便。

對高校檔案館來說，電子檔案的建立需要開發(fā)或購買專業(yè)軟件，而對于中小型檔案室則可以用目前最廣泛使用的辦公軟件中的EXCEL或WPS表格在自己的電腦上建立起電子檔案數(shù)據(jù)庫。

（1）指定一臺專用計算機(jī)，在計算機(jī)C盤以外的分區(qū)作為電子檔案分區(qū)如：選D盤分區(qū)或E盤分區(qū)等。（2）在選定的分區(qū)上，根據(jù)需要建一個或幾個檔案目錄數(shù)據(jù)庫，相應(yīng)地再建一個或幾個子目錄用來存放電子文件的文件夾。（3）隨時把接收到的紙質(zhì)文件或電子文件，通過掃描或數(shù)碼照相等技術(shù)手段對原始檔案信息進(jìn)行數(shù)字化掃描和錄入制做成電子檔案，這個過程包括：檔案全文掃描、圖像圖片處理、文件級目錄著錄及存儲、檔案分類等工作。（4）對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審核鑒定，以確保紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。將數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行隨機(jī)檢索抽查，再一次復(fù)核并檢驗質(zhì)量。（5）將所有數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時備份、異機(jī)備份，并妥善保管。（6）檔案目錄要設(shè)置打開權(quán)限密碼，以防止外部人員更改或誤操作破壞目錄。（7）在學(xué)院局域網(wǎng)上，檔案目錄和相關(guān)文件夾設(shè)置成共享，并設(shè)置成不允許網(wǎng)絡(luò)用戶更改我的文件。這樣本學(xué)院局域網(wǎng)上的所有計算機(jī)，都可以通過學(xué)院局域網(wǎng)訪問電子檔案系統(tǒng)。通過查詢檔案目錄，找到所需檔案文件，打開文件鏈接就可以進(jìn)行瀏覽。（8）將制做完成的電子檔案設(shè)置成只讀文件，放在相應(yīng)的文件夾中。然后按要求在相應(yīng)的檔案目錄上做登記和文檔存放位置鏈接。這樣一個電子檔案就做好了。

3.2 電子檔案的利用

電子檔案利用可根據(jù)檔案信息的利用需求、網(wǎng)絡(luò)條件、服務(wù)對象和開發(fā)范圍，分別通過公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口，構(gòu)建幾個服務(wù)平臺。

一是利用學(xué)院局域網(wǎng)。面向?qū)W院師生員工和來館利用檔案人員的館內(nèi)電子檔案利用服務(wù)平臺，可以直接上網(wǎng)訪問檔案館的共享文件夾，點(diǎn)開相應(yīng)的檔案目錄，鍵入要查找的文件名或文號等等，可以鍵入全稱精確查找，也可以鍵入部分名稱模糊查找。找到后，直接點(diǎn)開鏈接地址，就可以打開所要查找的檔案進(jìn)行瀏覽，能隨時查詢和閱讀最新的檔案文件，并可同時提供給多個用戶利用而互不影響。還可為廣大師生提供多種形式網(wǎng)上查詢服務(wù)，如：在線提供英語等級查詢、歷屆畢業(yè)生去向查詢、學(xué)歷證書查詢、學(xué)生信息查詢、教授信息查詢、畢業(yè)生優(yōu)秀論文目錄查詢等等。

二是利用當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)。建設(shè)面向本級各部門各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺，它能夠接收各立檔單位電子文件，能夠為政務(wù)網(wǎng)用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或其他檔案工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息資源共享和服務(wù)工作。

三是利用公眾網(wǎng)。建設(shè)面向廣大社會公眾和進(jìn)行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺，這是檔案館實(shí)現(xiàn)公共檔案服務(wù)和檔案信息資源社會共享的有效途徑之一，它依托公眾網(wǎng)，通過檔案網(wǎng)站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時，采集具有重要保存價值的各類數(shù)字信息，進(jìn)行資源整合，實(shí)現(xiàn)公眾檔案信息資源的社會最廣泛共享。該平臺還可采取必要的安全措施，實(shí)現(xiàn)館際檔案信息交流。

四是利用計算機(jī)單機(jī)查詢。學(xué)院還沒有建立檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)的，利用者可到檔案室的專用計算機(jī)上查詢。也可由檔案管理人員代為查找，找到后將其所需檔案通過電子郵件等方式發(fā)送給利用者。目前長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室采用的就是這一方式。

3.3 正確處理實(shí)行電子檔案管理的幾種關(guān)系

（1）電子檔案不能取代紙質(zhì)檔案。

雖然電子檔案優(yōu)點(diǎn)很多，但它也存在局限性，而紙質(zhì)檔案由于它的原始性，具有不可代替的法律憑證作用。當(dāng)前，電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案，而應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套歸檔制度，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。因此，在相當(dāng)長的歷史階段，紙質(zhì)檔案與電子檔案將長期并存。

目前大多數(shù)的高校實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存的保存方式，而且一般還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案作為保存的主要方式。筆者認(rèn)為，現(xiàn)階段電子檔案側(cè)重突出“應(yīng)用”，而紙質(zhì)檔案側(cè)重突出“保存”。電子檔案的應(yīng)用要求檔案工作者與時俱進(jìn)，適應(yīng)時代新的要求，不斷嘗試進(jìn)行電子檔案管理的新模式，同時協(xié)調(diào)好兩種形式的檔案管理模式，避其缺點(diǎn)發(fā)揮其長處，提高檔案管理的水平與適用的有效性。

（2）加強(qiáng)相關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合。

電子文件在歸檔工作中所涉及的問題非常廣泛，僅僅依靠檔案管理部門是很難完成的，必須做好相關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合工作。應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案管理部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的 形成 和 聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者；檔案管理部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護(hù)信息管理的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。這些部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子檔案。

高校電子文件的形成是貫穿于高校的黨政、教學(xué)、科研、管理等工作始終的，如職能部門產(chǎn)生的規(guī)定、章程等，教學(xué)部門形成的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、學(xué)生學(xué)籍成績、畢業(yè)設(shè)計等，科研工作中產(chǎn)生的項目申請、研究成果等，財務(wù)部門形成的報表、決算等。所以，只有充分協(xié)調(diào)好檔案部門與電子文件形成等部門之間的關(guān)系，使各部門參與到電子文件管理活動的全過程中，才能集成一個有機(jī)整體，從根本上杜絕電子文件形成與歸檔的脫節(jié)，共同形成符合質(zhì)量要求的電子檔案。此外，還應(yīng)將電子文件的歸檔納入學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)中，只有將學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)接入檔案管理系統(tǒng)，形成有機(jī)整體，才能實(shí)現(xiàn)信息共享。

信息技術(shù)日新月異的發(fā)展不僅為高校檔案管理信息化提供了資源和技術(shù)的保證，而且也會促使高校形成對電子檔案信息的更大需求，因此高校檔案工作者應(yīng)抓住機(jī)遇，克服困難，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

［1］劉曉春.電子檔案管理［R］.湖北省電子檔案管理培訓(xùn)班，2012.

［2］孟世恩，王 穎，何 芳.對我國檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考［J］.檔案學(xué)通訊，2004，（5）.