信息時代檔案工作管理的創(chuàng)新

高楠

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

信息時代檔案工作管理的創(chuàng)新

高楠

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

檔案工作作為高校工作的重要組成部分，對高校的發(fā)展發(fā)揮越來越重要的作用.但是，隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，使檔案管理面臨著許多新的機(jī)遇與挑戰(zhàn).要使檔案工作適應(yīng)信息時代的需要，必須加強(qiáng)高校檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)，形成科學(xué)的管理模式，從而全面提高檔案工作質(zhì)量，發(fā)揮其信息時代的應(yīng)有作用.

高校；檔案管理；信息時代

1 網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)技術(shù)對傳統(tǒng)檔案工作的影響

1.1 檔案館藏的變化

檔案是一種信息，是信息和實(shí)物資料的統(tǒng)一體.電子檔案的大量涌現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的館藏內(nèi)容正由傳統(tǒng)檔案(紙質(zhì))向以電子檔案和傳統(tǒng)檔案并存的方向發(fā)展.

1.2 對檔案形態(tài)的影響

隨著電子文件入檔，必然產(chǎn)生區(qū)別于紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案的歸檔方式.由于電子文件的信息是以數(shù)碼方式存在的，因此已不具有傳統(tǒng)意義上的原始性.而對電子文件的管理，也由傳統(tǒng)的方式變?yōu)橐詳?shù)據(jù)的方式在網(wǎng)絡(luò)中傳遞、歸檔，變?yōu)椤疤摂M館藏”.

1.3 虛擬檔案與傳統(tǒng)檔案的關(guān)系成為檔案工作必須面對的問題

(1)傳統(tǒng)檔案文件是虛擬檔案的基礎(chǔ)，虛擬檔案作為一種信息資源，離不開各個具體的傳統(tǒng)檔案的支撐.(2)虛擬檔案形式的出現(xiàn)，要求檔案部門自覺主動地將自己納入檔案信息網(wǎng)絡(luò)中，以實(shí)現(xiàn)資源共享.(3)虛擬檔案環(huán)境為傳統(tǒng)檔案管理和服務(wù)提供了創(chuàng)新的契機(jī).傳統(tǒng)檔案部門是一種實(shí)體化、過程化和機(jī)構(gòu)化的體系.構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)，有助于打破傳統(tǒng)檔案部門的物理界限，使檔案信息資源更有利于服務(wù)于當(dāng)代社會.

2 網(wǎng)絡(luò)時代檔案工作的價值

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，給高校檔案管理帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn).高校檔案管理工作者應(yīng)抓住機(jī)遇，深化高校檔案管理改革，促進(jìn)高?，F(xiàn)代化建設(shè).

高校檔案是高校發(fā)展的印記，是高校歷史的原始記錄，對高校的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要.高校的檔案資料，是經(jīng)過收集、整理后有序地保管起來，其作用是巨大的.完成、齊備、有序的檔案資料，能夠為高校的教學(xué)、科研和管理工作提供史料性服務(wù).明代內(nèi)閣大學(xué)士邱浚恰當(dāng)?shù)卣撟C了檔案的價值：“今世賴之以知古，后世賴之以知今.”檔案是一種對歷史的記錄，是高校的有機(jī)構(gòu)成部分，對高校未來的發(fā)展有十分重要的作用.

高校檔案來源于高校的教學(xué)、科研及其他各項活動，它要經(jīng)歷一個立卷、歸納的過程才能生成并傳播使用.高校檔案主要記錄高校教學(xué)、科研、黨政管理活動，其價值的原始性、真實(shí)性是其他資料無法比擬的.高校檔案是高校制定相關(guān)方針政策、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、研究有關(guān)問題的重要資料，對教學(xué)科研及文化建設(shè)作用很大.所以，高校檔案是高?？沙掷m(xù)發(fā)展不可或缺的.

3 網(wǎng)絡(luò)時代高校檔案管理創(chuàng)新體制建設(shè)

高校檔案部門要想在學(xué)校建設(shè)中發(fā)揮自身的作用，適應(yīng)社會政治經(jīng)濟(jì)的需要，就必須進(jìn)行創(chuàng)新體制建設(shè).

3.1 改革檔案管理模式

高校檔案避免基本都屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般都是掛靠在學(xué)校辦公室之下，其職能不具主動性，這種職能上的缺失已嚴(yán)重阻礙檔案工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)成為信息時代的旁觀者.高校應(yīng)該改變這種體制的不合理，在改革中將檔案部門從校（院）辦或其他部門分離出來，建立成獨(dú)立單位，并賦予它主動決策職能，從而促進(jìn)高校檔案事業(yè)又快又好地發(fā)展.

3.2 更新管理思路

（1）更新觀念，重新對檔案職能進(jìn)行定位.過去那種追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)的管理模式，顯然與網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展趨勢格格不入，并且還會造成檔案資源的嚴(yán)重浪費(fèi).因此，必須轉(zhuǎn)變觀念，對檔案工作進(jìn)行重新定位，樹立主動服務(wù)意識、資源共享意識，增強(qiáng)檔案管理技術(shù)含量，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、共享化，把為上級服務(wù)轉(zhuǎn)變到滿足社會用戶和學(xué)校的需求上來，開辟檔案工作的新途徑.

（2）創(chuàng)新管理方式.檔案部門服務(wù)質(zhì)量的好壞不僅取決于人員素質(zhì)，也與管理水平的高低密切相關(guān)，而檔案館對資源的開發(fā)利用程度和效果則是衡量服務(wù)質(zhì)量的核心指標(biāo).有鑒于此，檔案管理工作者就應(yīng)該把管理著重點(diǎn)從對設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)變到對用戶和檔案員的管理上.檔案管理人員要要樹立用戶至上意識，把如何服務(wù)用戶、如何發(fā)揮檔案的使用價值作為核心考量，最大限度地滿足用戶的需要.

（3）打造一支過硬的檔案專業(yè)隊伍.教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》制定了“人才興檔”、“人才強(qiáng)館”的檔案發(fā)展戰(zhàn)略.因此，高校檔案部門要樹立人才資源是第一資源的意識，針對檔案工作的特點(diǎn)及需求，努力打造一支政治素質(zhì)過硬，業(yè)務(wù)精湛，工作踏實(shí)，紀(jì)律嚴(yán)明的專業(yè)隊伍.一是加強(qiáng)人本管理，激發(fā)館員主觀能動性，提高他們的職業(yè)操守，使他們愛崗敬業(yè)，把檔案事業(yè)作為自己一生的追求.二是實(shí)行全員聘任競爭上崗制，通過優(yōu)勝劣汰，提高人員的整體素質(zhì).三是建立合理的激勵機(jī)制，獎勤罰懶，提升人員的素質(zhì).四是完善檔案工作人員教育、培訓(xùn)機(jī)制，通過教育與培訓(xùn)提升在職檔案人員的文化和專業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理人員信息化工作技能.在網(wǎng)絡(luò)時代，檔案文件是通過計算機(jī)實(shí)現(xiàn)自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和利用的.因此，檔案管理人員熟悉不熟悉電子文件的特征和電子檔案的規(guī)范管理，熟悉不熟悉計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技能，便成為確保檔案信息的完整性與信息使用安全性的保障.為了提高館員素質(zhì)，首先是加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，不斷提高館員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì).其次，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種學(xué)習(xí)班或自學(xué)，如計算機(jī)課程、歸檔文件整理知識等.第三，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才.總之，就是要通過各種途徑，把檔案管理工作人員錘煉成為一支特別能戰(zhàn)斗的隊伍.

3.3 創(chuàng)新技術(shù)手段

（1）受傳統(tǒng)思維模式及運(yùn)行方式的影響，高校的檔案管理工作十分原始，大多數(shù)工作還停留在手工階段，各種設(shè)備也十分落后和簡陋，這對發(fā)揮高校檔案的價值十分不利.檔案人員在工作中必須重視現(xiàn)代技術(shù)手段的運(yùn)用，運(yùn)用電腦技術(shù)做好庫藏條目錄入工作，盡快實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動化，提高檔案工作的效率及服務(wù)質(zhì)量.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、高水平的辦公設(shè)備是檔案工作現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，因此，檔案部門要主動進(jìn)行辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，研究解決文檔一體化問題，使檔案館藏盡快與互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)互接，采取多種形式，努力使檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作相結(jié)合，成為教學(xué)、科研的助推器.

（2）加快高校檔案信息化建設(shè)步伐.隨著檔案數(shù)量的不斷增加，查找利用率卻日益降低，這既與管理人員能力、存放條件不佳有關(guān)，也與信息化水平不高有關(guān).解決這一問題最好的辦法就是推進(jìn)檔案管理信息化.如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？一是制定一套信息化建設(shè)的詳細(xì)計劃，對可能出現(xiàn)的問題提出預(yù)案.二是實(shí)行檔案信息化項目備案，為優(yōu)化資源提供基本決策依據(jù).備案體系應(yīng)該以網(wǎng)絡(luò)平臺為支撐，以確保信息的及時性.三是實(shí)現(xiàn)計算機(jī)在檔案部門的全覆蓋，采用大容量的檔案存儲載體，以實(shí)現(xiàn)檔案自動編目和檢索，檔案自動存儲，計算機(jī)輔助立卷，檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理.并加入全國性檔案信息化交流的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，通過這一平臺，交流經(jīng)驗，共享技術(shù)資源，實(shí)施跨地區(qū)的信息化建設(shè)合作.

3.4 做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作

進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代，信息作為一種資源，越來越受到人們的重視.檔案作為一種信息資源，它的價值正被社會廣泛接受.既然檔案工作如此重要，就要從組織機(jī)構(gòu)、人員配備、制度保障、辦公設(shè)備等方面加大工作力度.但是，這還不夠，還要重視建檔工作，因為檔案是信息價值的基礎(chǔ).收集、整理、歸檔，是檔案工作的重要組成部分，是檔案管理的起始環(huán)節(jié)，與其他環(huán)節(jié)相比，它居于一種特殊地位，因為檔案的收集和存儲是檔案信息形成價值前提.收集工作要立足于為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、為教學(xué)、為學(xué)術(shù)研究、為社會發(fā)展提供服務(wù)的原則，在此基礎(chǔ)上要注重收集檔案資料的廣泛性，使珍貴的檔案資料盡量齊全完整.要注重收集檔案資料地域性和特色性.收集工作必須有計劃、有目標(biāo)、分步驟、分主次地完成.檔案人員在收集工作結(jié)束后，要將各種文件材料分期分階段地歸類，以確保檔案材料的完整性，以形成有重要價值的檔案信息資源.

檔案部門應(yīng)改變“坐等待收、守攤待用”的作風(fēng)，主動上門服務(wù)，跟蹤收集，然后歸檔、保存.現(xiàn)在高校的社會活動越來越頻繁，大到高校的改革，小到節(jié)假日志愿者活動等，都應(yīng)派專門人員到場收集文字資料和圖像資料，從中找出有價值的資料和數(shù)據(jù)，整理后，立卷、歸檔，以備日后為教學(xué)科研、黨政管理之用.檔案的收集工作要堅持平時與經(jīng)常、隨時收集與定期收集、集中與分散相結(jié)合、專職人員與兼職人員相結(jié)合的方式，以便拓寬檔案收集范圍，拓展資料來源，豐富館藏.

信息時代的檔案管理是高校工作的有機(jī)組成部分，是高校人才培養(yǎng)、學(xué)術(shù)研究、開展教學(xué)的最直接、最原始的記錄.科學(xué)、合理地收集檔案，強(qiáng)化管理與創(chuàng)新，是打造優(yōu)質(zhì)檔案手段.檔案管理者要解放思想，更新觀念，創(chuàng)新管理，使高校檔案管理步入健康發(fā)展的軌道.

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〔3〕姜立新.爭議檔案管理技術(shù)創(chuàng)新[J].科技傳播,2011(2).

〔4〕白光強(qiáng).管理王國探密[M].中國經(jīng)濟(jì)出版社,2007.

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