淺談國土資源檔案管理信息化建設(shè)

福建省國土資源檔案館 齊 林

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淺談國土資源檔案管理信息化建設(shè)

福建省國土資源檔案館 齊 林

當(dāng)前，信息化已經(jīng)基本覆蓋經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，國土資源檔案信息化建設(shè)刻不容緩。各級國土資源檔案管理部門只有不斷加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識、合理規(guī)劃、制定統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，抓住機(jī)遇，才能逐步穩(wěn)定推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

國土資源 檔案管理 信息化

當(dāng)今社會已經(jīng)是知識經(jīng)濟(jì)的時代，全球已實(shí)現(xiàn)信息同步共享，隨著計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、衛(wèi)星通信技術(shù)、多媒體技術(shù)、光電技術(shù)、人工智能等技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已基本覆蓋經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的各個領(lǐng)域。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展，以及國土資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的不斷增加，各級國土資源專業(yè)檔案數(shù)量呈上升趨勢。為此，建設(shè)集中、統(tǒng)一、有序管理的國土資源信息化工作刻不容緩。

1 當(dāng)前國土資源檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題

近年來，隨著國土資源法律法規(guī)的不斷完善，各級國土資源管理部門“保發(fā)展”、“保資源”、“惠民生”任務(wù)繁重，而在國土資源管理工作中形成的土地利用現(xiàn)狀及地籍調(diào)查、土地規(guī)劃與耕地保護(hù)、土地利用、國土資源執(zhí)法監(jiān)察、礦業(yè)權(quán)測繪管理等檔案在一些市、縣國土資源部門被束之高閣，檔案管理、查詢都還停留在老舊的一個個柜子手工檢索以及卡片標(biāo)簽查詢模式，大大影響了檔案的綜合利用率。據(jù)了解，當(dāng)前市、縣國土資源部門及其基層國土資源所在檔案管理信息化方面存在的問題主要有：

1.1 認(rèn)識不到位，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

進(jìn)入到21世紀(jì)，科技發(fā)展日新月異，經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展勢頭良好，國土資源檔案管理中信息的作用日趨明顯，但自國土資源部門成立以來，由于系統(tǒng)內(nèi)人事調(diào)整頻繁，一些市、縣國土資源部門領(lǐng)導(dǎo)時常變動，加上檔案部門又是一個只見投入不見產(chǎn)出的部門，個別領(lǐng)導(dǎo)對國土資源檔案信息化管理工作抱著可有可無的心態(tài)，不聞不問，特別是對國土資源部門合并前的土地檔案，如土地詳查所形成的科技文件、表冊、航片等檔案資料，后幾任領(lǐng)導(dǎo)因從未接觸過此業(yè)務(wù)，根本無從了解這些檔案的珍貴性和重要性。再加上國土資源檔案信息化工作起步晚、發(fā)展慢，在實(shí)際工作中缺乏信息網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，實(shí)際情況和時代需求不匹配。國土資源部門的檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)落后，使用成本高，有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要做好實(shí)體管理以及提供紙質(zhì)檔案利用就可以了，沒有投入足夠的經(jīng)費(fèi)和足夠的精力，沒有對國土資源檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃和總結(jié)，對檔案工作的支持力度不夠，久而久之就變成了惡性循環(huán)，無人問津。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施和資金投入不足

國土資源檔案管理歷史較短，由于建設(shè)資金不足，以及檔案信息化建設(shè)的局限性，一些市縣國土資源部門往往忽視檔案信息化建設(shè)工作，不能把檔案信息化建設(shè)提上重要議程，更舍不得投入人力和物力發(fā)展檔案信息化，或者投入的經(jīng)費(fèi)很難滿足檔案信息化建設(shè)的需要。由于缺少經(jīng)費(fèi)，信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施配備不足，多數(shù)國土資源部門的檔案信息化建設(shè)工作處于薄弱環(huán)節(jié)，一直沒有獲得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。

1.3 檔案管理不規(guī)范，信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

檔案材料的歸檔工作是檔案工作的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻。國家對于檔案材料的歸檔、匯交早已有了明確的規(guī)定，但實(shí)施效果還不盡如人意。主要是由于工作崗位的輪換或者交流，一些基層國土資源所對業(yè)務(wù)檔案如何收集、整理、歸檔程序不了解，對氣候潮濕等可能給國土資源檔案保管帶來不利因素沒有及時掌握，導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)檔案資料收集不完整，長時間積壓、無序堆放，或已整理的檔案存在分類、組卷、編目、排列不規(guī)范等問題，既給檔案綜合利用帶來不便，更影響檔案信息化建設(shè)工作。近年來，各級國土資源部門領(lǐng)導(dǎo)雖然高度重視國土資源檔案管理工作，持續(xù)加大對檔案庫房、設(shè)備的投入，有效改善了檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施。但不可否認(rèn)，個別縣（市）國土資源局及其基層國土資源所的辦公室和檔案室混在一起，檔案庫房不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后等現(xiàn)象仍然存在。

目前，不少國土資源部門在檔案信息化建設(shè)過程中往往注重將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，而忽視檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化建設(shè)。檔案管理軟件都還是單機(jī)版，在通用性和實(shí)用性等方面存在不足，隨著電子文件歸檔管理的推行，檔案管理系統(tǒng)日趨規(guī)范和統(tǒng)一，但從現(xiàn)狀看，上級國土資源部門并沒有提供統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范作為指導(dǎo)。

1.4 檔案信息化綜合開發(fā)利用率較低

當(dāng)前，國土資源部門在日常管理工作中形成的土地利用現(xiàn)狀調(diào)查、城鎮(zhèn)地籍調(diào)查、土地登記發(fā)證、土地用途變更、使用權(quán)轉(zhuǎn)讓等檔案資料的綜合利用效率明顯增加。但目前仍有一些基層國土資源檔案管理部門不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，存在“重保管、輕利用”的傾向，造成檔案材料長期存放在檔案柜里不能充分發(fā)揮作用，檔案利用率極低。究其原因，一是缺乏主動服務(wù)意識，被動坐等利用者上門查詢，利用者提出什么就查什么，很少主動了解社會的需求，主動宣傳檔案館（室）藏信息。二是提供利用方式單一，一般都是提供檔案原件查詢，沒有根據(jù)社會需求組織力量對館藏檔案資料進(jìn)行分析研究和深度開發(fā)。三是不能正確處理好利用和保密的關(guān)系，存在著“利用有風(fēng)險，保密才保險”的思想，過分強(qiáng)調(diào)國土資源檔案的保密定級規(guī)定，不敢放手提供利用，從而制約了檔案的使用范圍。

2 對策與建議

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，狠抓檔案管理信息化制度的落實(shí)

領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心檔案事業(yè)發(fā)展，重視與支持檔案工作，是穩(wěn)步推進(jìn)國土資源檔案事業(yè)發(fā)展和實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。各級國土資源管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)必須把樹立檔案信息化意識轉(zhuǎn)為抓好國土資源檔案工作的實(shí)際行動，把檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)的主要議事日程，確保組織、人員、經(jīng)費(fèi)三落實(shí)。將檔案信息化同步納入整個國土資源管理工作總體規(guī)劃中，為檔案信息化建設(shè)營造良好的發(fā)展環(huán)境。同時要加大檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，逐步配備必要的檔案信息化設(shè)備，科學(xué)制定檔案管理信息化發(fā)展長遠(yuǎn)規(guī)劃。要積極整合資源，抓好檔案信息化管理制度的完善和落實(shí)，促進(jìn)檔案信息化水平不斷提高。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推動國土資源檔案規(guī)范化

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作人員發(fā)展的方向。在搞好硬件建設(shè)的同時抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入工作，是實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的重要基礎(chǔ)工作。從1997年國土資源大調(diào)查數(shù)字國土工程項(xiàng)目開展以來，我館先后使用國土資源檔案目錄信息服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字化國土檔案光盤綜合管理系統(tǒng)VIEN3.4、數(shù)字化國土檔案綜合管理系統(tǒng)VIEN3.6、成果地質(zhì)資料電子文檔制作瀏覽系統(tǒng)（ED_MAKER3.2）、中油V2.0成果地質(zhì)資料制作瀏覽系統(tǒng)，對原有和新增的重要國土資源檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，使我館館藏資料信息化水平得到了很大的提升。2007年，我館與福州震旦計算機(jī)技術(shù)有限公司聯(lián)合開發(fā)了福建省國土資源檔案電子閱覽室系統(tǒng)，推進(jìn)了我館國土資源檔案查閱利用方式現(xiàn)代化的變革。該軟件通過計算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化館藏資料的智能檢索、權(quán)限判別、無損調(diào)閱、選擇打印、實(shí)時統(tǒng)計等目標(biāo)。為保證系統(tǒng)能長期、安全、穩(wěn)定、可靠、高效地運(yùn)行，本系統(tǒng)做到了系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性和及時性，系統(tǒng)的開放性和可擴(kuò)充性，系統(tǒng)的易用性和易維護(hù)性，系統(tǒng)的先進(jìn)性。利用者可以準(zhǔn)確、快捷地查閱和調(diào)閱各類國土資源檔案資料，使我館檔案管理規(guī)范化達(dá)到了一個新的高度。

2.3 加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)，提高檔案綜合管理水平

檔案作為信息資源的一部分，如何適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的要求，在很大程度上取決于檔案管理工作者的基本素質(zhì)。專職檔案管理人員首先要充分認(rèn)識到檔案管理工作是一種責(zé)任重大、使命光榮的職業(yè)，只有熱愛本職工作，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和政治責(zé)任感，才能全身心地做好工作，并從自身出發(fā)，選好服務(wù)的角度，找準(zhǔn)服務(wù)的切入點(diǎn)，使檔案專業(yè)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的要求合拍，檔案管理工作才能有生機(jī)、有實(shí)效。

國土資源檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它不僅要求管理人員既要有良好的職業(yè)道德，又要有扎實(shí)的檔案管理知識，還要掌握一定的計算機(jī)應(yīng)用知識。因此檔案管理人員既要加強(qiáng)管理意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能，還必須了解一定的國土資源專業(yè)知識，如地籍管理、土地規(guī)劃、地質(zhì)勘探、礦產(chǎn)儲量等，加大知識更新度，做一個既懂國土資源又熟悉信息化技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

2.4 改變工作方式，提高利用效率

國土資源檔案作為一種國土資源檔案信息，具有與社會各界尤其是在協(xié)調(diào)土地權(quán)屬糾紛，確定建設(shè)用地面積等與土地使用權(quán)人緊密相連的經(jīng)濟(jì)和社會價值。在現(xiàn)階段，為社會公眾及廳局級機(jī)關(guān)和相關(guān)事業(yè)單位提供方便、快捷的檔案查詢調(diào)閱信息，已成為各級國土資源檔案管理部門急需研究和解決的一個問題。因此各級國土資源檔案管理人員要樹立為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)國土資源管理工作服務(wù)的思想，把“守株待兔”變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”，不斷開拓國土資源檔案潛能，積極為本部門提供國土資源檔案信息資料，同時可采取“走出去、請進(jìn)來”的辦法，深入實(shí)際調(diào)查研究，了解新情況，接受新事物，創(chuàng)造出靈活多變、高效的檔案信息化利用辦法，為國土資源各項(xiàng)工作提供最佳的服務(wù)。

3 結(jié)束語

總之，加快檔案信息化建設(shè)，各級國土資源檔案管理部門要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識，認(rèn)真研究，合理規(guī)劃，加大投入，配備人才，制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，抓住機(jī)遇，采取有效的工作方式逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

[1] 潘麗娜.淺議信息化手段在檔案管理中的重要性[J].蘭臺世界，2007, (12): 34-35.

[2] 福建省國土資源文件管理匯編.