大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館建設(shè)路徑探索

摘要：當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為高校檔案工作的發(fā)展帶來了新挑戰(zhàn)和新機(jī)遇。高校數(shù)字檔案館作為檔案數(shù)字化工作的重要組成部分，應(yīng)從技術(shù)支撐、檔案數(shù)據(jù)管理、檔案資源建設(shè)、檔案信息應(yīng)用、檔案管理體系建設(shè)等方面入手深入探索。同時(shí)，也應(yīng)通過借鑒先進(jìn)院校數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、結(jié)合實(shí)際加強(qiáng)溝通協(xié)作、完善管理機(jī)制等方式，使數(shù)字檔案館建設(shè)不斷取得新進(jìn)展。

關(guān)鍵詞：高校數(shù)字化檔案館；信息技術(shù)

一、高校數(shù)字檔案館現(xiàn)狀

目前，許多高校都建立了數(shù)字檔案館，并按照《國(guó)家公共文化服務(wù)體系建設(shè)指南》進(jìn)行建設(shè)。但是高校數(shù)字檔案館仍處于起步階段，在信息化背景下，高校要想發(fā)展壯大就離不開高校數(shù)字檔案館建設(shè)。高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要根據(jù)高校的發(fā)展戰(zhàn)略來制訂具體實(shí)施方案、明確規(guī)劃目標(biāo)、落實(shí)計(jì)劃任務(wù)及相應(yīng)措施。數(shù)字檔案館一般是指以電子文件形式存儲(chǔ)在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中并提供給用戶使用的系統(tǒng)。對(duì)此，高校應(yīng)充分利用數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件保存功能的推廣和應(yīng)用，為大學(xué)生提供更加便捷、高效的服務(wù)。

（一）高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)與方向

高校數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)是為了更好滿足社會(huì)公眾的需求和發(fā)展?！耙杂脩魹橹行摹?是檔案服務(wù)的根本。因此，高校數(shù)字檔案館要滿足的目標(biāo)是：第一，打造高質(zhì)量的檔案服務(wù)，提升信息化水平，擴(kuò)大服務(wù)范圍；第二，擴(kuò)大高校數(shù)字檔案館規(guī)模，優(yōu)化信息資源，提升服務(wù)質(zhì)量；第三，促進(jìn)高校服務(wù)能力的提升。對(duì)此，需要從以下幾個(gè)方面入手進(jìn)行規(guī)劃：第一，要從“多” 做起。通過合理布局及完善信息化建設(shè)成果來提高檔案管理效率、保障檔案安全。要充分發(fā)揮信息平臺(tái)的作用，拓寬檔案宣傳渠道，利用新媒體平臺(tái)大力宣傳其功能。針對(duì)部分高校存在的問題，還需要通過數(shù)字化手段來解決。這些問題是制約數(shù)字檔案業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵因素和制約因素，只有積極解決這些問題，才能推動(dòng)高校數(shù)字檔案館建設(shè)和更好滿足社會(huì)公眾需求；第二，以人為本，體現(xiàn)人文關(guān)懷。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高校需要對(duì)人員進(jìn)行相應(yīng)的培養(yǎng)與任用：將有責(zé)任心的人引進(jìn)到數(shù)字檔案館中來；建立適應(yīng)新時(shí)代和信息技術(shù)發(fā)展的人才隊(duì)伍，這支隊(duì)伍應(yīng)具備以下素質(zhì)：有充足的業(yè)務(wù)知識(shí)、專業(yè)技能和服務(wù)意識(shí)；能處理各種突發(fā)事件；能滿足工作需要；第三，在人才培養(yǎng)上要著重于專業(yè)技能方面的提升，對(duì)于檔案領(lǐng)域崗位從業(yè)人員特別是骨干力量應(yīng)該重點(diǎn)培訓(xùn)、選拔。只有不斷提高自身綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，才能為今后開展數(shù)字檔案館服務(wù)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。[1]

（二）高校數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀分析

目前，從國(guó)家到地方都有專門針對(duì)高校電子檔案的法律法規(guī)和政策文件，但高校電子檔案系統(tǒng)與現(xiàn)有檔案系統(tǒng)還存在著較大差距。首先，由于使用紙質(zhì)材料的習(xí)慣導(dǎo)致部分高校師生對(duì)電子文件不重視，不愿下載或修改存儲(chǔ)在電子閱讀器上的數(shù)據(jù)，因此造成電子文件的丟失；其次，由于技術(shù)限制而無法充分發(fā)揮數(shù)據(jù)價(jià)值。利用信息技術(shù)可以對(duì)電子文件進(jìn)行數(shù)字化并通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)將其轉(zhuǎn)換為具有價(jià)值的產(chǎn)品或服務(wù)。但由于電子文件格式的不同，造成了文件之間無法同步查找與共享的問題，從而使電子文件信息喪失了應(yīng)有的價(jià)值。同時(shí)還存在著信息泄露、數(shù)據(jù)泄露等問題，因此利用起來很不方便。對(duì)此，要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)更多形式的電子文件保存平臺(tái)來為檔案管理工作提供更加豐富多樣的服務(wù)內(nèi)容及有效幫助，在提高利用效率之余實(shí)現(xiàn)更多價(jià)值；最后，應(yīng)充分利用現(xiàn)有資源，積極利用高校智能科技與傳統(tǒng)檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)科融合發(fā)展進(jìn)程中出現(xiàn)的諸多新技術(shù)、新成果、新模式來加強(qiáng)創(chuàng)新，充分利用大數(shù)據(jù)來推動(dòng)高校電子檔案建設(shè)，為大學(xué)生提供便利服務(wù)。同時(shí)要充分發(fā)揮檔案在服務(wù)大眾和推動(dòng)社會(huì)主義文化大發(fā)展、大繁榮中的重要作用。

（三）高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題

當(dāng)前，許多高校都已經(jīng)建立了數(shù)字化文獻(xiàn)資料庫。但在實(shí)際使用過程中，仍然存在很多問題。第一，數(shù)據(jù)獲取渠道單一，用戶訪問檔案效率低。由于當(dāng)前大部分高校都是獨(dú)立運(yùn)行的系統(tǒng)，數(shù)據(jù)是直接從學(xué)生個(gè)人手里獲取的，因此數(shù)據(jù)安全問題非常重要。高校數(shù)字檔案館需要針對(duì)不同業(yè)務(wù)需求特點(diǎn)進(jìn)行合理規(guī)劃，制定相應(yīng)的軟件版本，以滿足學(xué)生對(duì)電子文件保存的需求。同時(shí)應(yīng)遵循計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)規(guī)范及有關(guān)法律法規(guī)；第二，檔案管理部門職責(zé)不清，尚未建立起有效的管理制度。雖然已經(jīng)建立了電子文件管理系統(tǒng)，但實(shí)際操作中仍然是不同部門各自為政，缺乏有效的溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制；第三，學(xué)生個(gè)人隱私安全意識(shí)淡薄。由于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅速，存儲(chǔ)介質(zhì)也越來越多，因此大多數(shù)信息需要通過不同的技術(shù)手段來保存和檢索并快速復(fù)制。加之電子文件具有很強(qiáng)的開放性，在開放環(huán)境下會(huì)出現(xiàn)相互傳播和復(fù)制等不良現(xiàn)象。因此，用戶很容易在查閱、復(fù)制、存儲(chǔ)電子文件時(shí)出現(xiàn)漏洞；第四，學(xué)生不了解相關(guān)檔案管理工作知識(shí)。大學(xué)生由于缺乏知識(shí)背景而產(chǎn)生僥幸心理，導(dǎo)致不安全事件頻發(fā)或造成不必要的損失。[2]

二、促進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的措施

加強(qiáng)數(shù)字檔案館人才培養(yǎng)。要充分利用現(xiàn)有人才，加快推動(dòng)檔案館信息化建設(shè)步伐，建立與之相適應(yīng)的管理體制和運(yùn)行機(jī)制，不斷提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平。一方面，建立人才梯隊(duì)培養(yǎng)體系，以引進(jìn)、培養(yǎng)和使用高層次人才為重點(diǎn)，加大各類優(yōu)秀人才引進(jìn)力度，不斷提升檔案館管理人員素質(zhì)和工作水平；另一方面，加強(qiáng)人才培養(yǎng)模式改革，加快高校信息化建設(shè)步伐，建立適合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展特色的人才培養(yǎng)體系。高校數(shù)字檔案館不僅是高校學(xué)習(xí)、研究、展示檔案工作的場(chǎng)所，也是社會(huì)大眾了解、認(rèn)識(shí)和使用檔案信息的平臺(tái)。高校數(shù)字檔案館要發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，不斷優(yōu)化管理模式、創(chuàng)新服務(wù)模式、提升數(shù)據(jù)利用效能。[3]

（一）建立“數(shù)據(jù)中心”

通過數(shù)據(jù)的收集、加工、儲(chǔ)存、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，形成一個(gè)可供查詢、利用和檢索的信息處理中心，并對(duì)其進(jìn)行高效管理。信息安全包括設(shè)備安全。要明確各種計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全策略與要求，確保它們處于正常的工作狀態(tài)；存儲(chǔ)安全。必須保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，且數(shù)據(jù)必須是真實(shí)可靠的；良好的可維護(hù)性。網(wǎng)絡(luò)空間安全是指網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)外在安全運(yùn)行狀態(tài)下能夠?qū)π畔踩?fù)責(zé)；其所有要素不得被惡意破壞、偽造或非法侵入；不得對(duì)用戶或第三方造成損害；不得利用本網(wǎng)絡(luò)侵害他人的合法權(quán)益。此外，還要考慮到系統(tǒng)中的安全問題和系統(tǒng)可能存在的問題。系統(tǒng)設(shè)計(jì)者需要對(duì)服務(wù)器系統(tǒng)進(jìn)行安全性設(shè)計(jì)，在用戶和計(jì)算機(jī)之間建立一種保護(hù)機(jī)制，以保證網(wǎng)絡(luò)的安全暢通和數(shù)據(jù)處理能力的充分發(fā)揮。要處理好安全與效率問題。數(shù)據(jù)中心中存在很多不完善現(xiàn)象，如數(shù)據(jù)傳輸問題、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障導(dǎo)致的系統(tǒng)癱瘓問題，都會(huì)對(duì)用戶造成損失和影響。因此，要求各部門在使用過程中做到：對(duì)所使用的軟件做好規(guī)范管理；及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以備查詢；做好保存保護(hù)規(guī)劃工作；以用戶為中心，使其能夠更加方便、快捷、高效、安全地使用網(wǎng)絡(luò)；完善系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)用功能。[4]

（二）完善檔案信息化管理

首先，各級(jí)管理機(jī)構(gòu)要建立健全信息化工作制度和管理機(jī)制，不斷提高決策效率，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)；其次，建立檔案信息應(yīng)用規(guī)范化管理系統(tǒng)。數(shù)字化是一種高度靈活的辦公方式，具有極大的自由度，可以將傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為更大范圍的信息供社會(huì)公眾查詢利用。所以一定不能忽視對(duì)高校數(shù)字檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的制定工作。由于各種原因?qū)е碌南到y(tǒng)問題往往會(huì)造成不可逆轉(zhuǎn)的損失或數(shù)據(jù)損壞。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)分析和總結(jié)出符合實(shí)際需求的處理辦法，并予以實(shí)施；最后，完善工作機(jī)制。為加強(qiáng)各級(jí)管理機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的重視程度，應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度和操作規(guī)程并嚴(yán)格執(zhí)行；加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息安全管理系統(tǒng)和軟硬件安全及訪問控制制度等方面的工作；加強(qiáng)日常數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控和審核驗(yàn)收；建立安全防范應(yīng)急機(jī)制和突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。另外，為了使文件資料更好被保密，需要采取相應(yīng)措施確保安全萬無一失。同時(shí)在使用和維護(hù)過程中要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并進(jìn)行監(jiān)控和監(jiān)督，確保數(shù)據(jù)完整，可以在一定程度上限制其他不法分子對(duì)信息的獲取和使用，為學(xué)生查閱檔案提供便利。

（三）優(yōu)化檔案管理模式

隨著大數(shù)據(jù)涉及的范圍越來越廣，需要不斷完善高校信息庫管理機(jī)制和運(yùn)行模式與之相適應(yīng)。一方面，要建立高效、完善的監(jiān)管機(jī)制。進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)各級(jí)各類檔案管理人員的管理力度，不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)水平；進(jìn)一步加大對(duì)檔案信息資源的保護(hù)力度；逐步構(gòu)建面向社會(huì)公眾和服務(wù)對(duì)象的多種方式的信息服務(wù)體系；積極提高電子數(shù)據(jù)利用率；另一方面，要完善規(guī)章制度。明確各項(xiàng)檔案管理任務(wù)和工作職責(zé)，規(guī)范各部門工作流程和工作制度，逐步建立健全以檔案管理為中心的數(shù)字化管理機(jī)制，既要做到數(shù)據(jù)有記錄、業(yè)務(wù)有歸檔、資料齊全、歸檔及時(shí)、安全保密、依法管理、信息利用充分，也要做到有據(jù)可查、及時(shí)更新、安全可控，以開放促利用，提高電子數(shù)據(jù)利用水平和利用效率。對(duì)檔案利用進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，定期檢查與通報(bào)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題實(shí)行通報(bào)機(jī)制。在工作中發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)糾正和整改，確保電子檔案的完整與安全，提高檔案業(yè)務(wù)水平和管理能力；檔案管理方面出現(xiàn)問題而影響到師生利用時(shí)，要及時(shí)告知相關(guān)部門予以刪除或調(diào)整；并對(duì)錯(cuò)誤信息進(jìn)行提示和說明；根據(jù)問題對(duì)檔案進(jìn)行分類并及時(shí)更正或處理，保證數(shù)據(jù)庫信息不丟失，這樣才能充分發(fā)揮高校數(shù)字檔案館在社會(huì)信息化中的重要作用和優(yōu)勢(shì)地位，為維護(hù)檔案館的順利運(yùn)行提供重要保障。在工作中應(yīng)及時(shí)了解各部門對(duì)數(shù)字倉庫的需求、解決相關(guān)難題及利用方向，針對(duì)相關(guān)文件做好信息記錄。積極協(xié)調(diào)各部門為數(shù)字化檔案館開發(fā)建設(shè)提供配套服務(wù)與監(jiān)督反饋機(jī)制，使各項(xiàng)功能得到有效發(fā)揮。另外，還應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作，形成協(xié)調(diào)機(jī)制及聯(lián)動(dòng)機(jī)制，以保證檔案信息安全、及時(shí)、高效、便民、準(zhǔn)確。使信息資源在一定程度上得到開發(fā)和利用，做到資源共享。

三、總結(jié)

從大數(shù)據(jù)的角度來看，其本質(zhì)是一種信息數(shù)字化。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，數(shù)據(jù)在社會(huì)交往活動(dòng)中扮演著越來越重要的角色。而大數(shù)據(jù)作為一種新的數(shù)據(jù)類型、一種新型的統(tǒng)計(jì)方法和信息技術(shù)，已成為各行各業(yè)發(fā)展的重要驅(qū)動(dòng)力。高校作為我國(guó)重要的人才培養(yǎng)基地和科研基地，是我國(guó)信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及科技進(jìn)步所依靠的重要力量。高校數(shù)字化檔案館既是高校信息資源管理共享機(jī)制的重要組成部分，也是目前我國(guó)高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了先進(jìn)的技術(shù)保障、創(chuàng)新能力及良好的建設(shè)環(huán)境。因此，高校數(shù)字化檔案館應(yīng)以國(guó)家的“互聯(lián)網(wǎng)+” 思維為指導(dǎo)進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)。檔案部門應(yīng)在大數(shù)據(jù)背景下提高檔案信息化、數(shù)字化工作質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)：

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課題項(xiàng)目：重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院科研項(xiàng)目“基于MVC的檔案查詢預(yù)約系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)”（項(xiàng)目編號(hào)：KYKJ202102）。

作者簡(jiǎn)介： 韓黎，女，漢族，四川南充人，本科，助理館員，研究方向：檔案信息化、高校檔案管理。