新形勢下加強(qiáng)基層學(xué)校檔案隊(duì)伍建設(shè)的策略

王 云（揚(yáng)州市邗江區(qū)教育局，江蘇揚(yáng)州，225009）

自從上世紀(jì)90年代初學(xué)校檔案工作啟動以來，基層學(xué)校檔案工作實(shí)現(xiàn)了較快發(fā)展，檔案管理人員隊(duì)伍逐步加強(qiáng)。以揚(yáng)州市邗江區(qū)為例，目前該區(qū)所有學(xué)校都建有獨(dú)立檔案室，所有檔案室都達(dá)到市二級標(biāo)準(zhǔn)，邗江中學(xué)、蔣王中學(xué)還達(dá)到省三星標(biāo)準(zhǔn)。各校都配備專兼職檔案員，檔案員素質(zhì)逐年提升。但隨著檔案學(xué)科的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案運(yùn)行方式的改變，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，不僅給檔案工作帶來前所未有的變化和挑戰(zhàn)，更對檔案工作者的素質(zhì)提出了更新、更高的要求。因此，不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案工作者素質(zhì)建設(shè)已成為一項(xiàng)十分重要而緊迫的工作。

一、學(xué)校檔案員隊(duì)伍的現(xiàn)狀分析

目前，全區(qū)共有學(xué)校36所，配備專兼職檔案員36名，雖然所有檔案員都經(jīng)過培訓(xùn)，持證上崗，但隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，存在很多明顯問題。

1.學(xué)歷偏低。36人中本科學(xué)歷5人，占14%；大專學(xué)歷25人，占69%；中專、高中及以下6人，占17%。整體學(xué)歷水平不高，制約了隊(duì)伍素質(zhì)的提升。

2.兼職偏多。所有檔案員中只有2人專職，其余檔案員有的兼任主科教學(xué)，有的兼任班主任，甚至還兼任學(xué)校行政工作，頭緒多負(fù)擔(dān)重，很難集中精力。

3.年齡偏大。全區(qū)學(xué)校檔案員人均年齡達(dá)48歲，其中50歲以上有13人，其余均在40歲以上，明顯表現(xiàn)出精力不足，上進(jìn)心不強(qiáng)。

4.能力偏差。由于檔案載體的多元化，信息的存取形式不斷變化，數(shù)據(jù)再現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)傳播等現(xiàn)代化信息處理手段的廣泛運(yùn)用，許多檔案員因自身知識結(jié)構(gòu)的缺陷和現(xiàn)代化信息技術(shù)手段缺失，日益凸顯其在檔案收集、整理、歸檔過程中的能力不足。

5.培訓(xùn)偏少。由于學(xué)校工作以教育教學(xué)為中心，檔案工作未能引起足夠重視，學(xué)校檔案員的培訓(xùn)亦未納入教師培訓(xùn)規(guī)劃，致使培訓(xùn)次數(shù)少，隨意性大，質(zhì)量不夠高。

6.流動偏快。由于從事檔案工作的同志年齡偏大，退休的多，年輕一點(diǎn)的同志由于檔案工作繁瑣枯燥，沒有成就感要求換崗的也多，加上課務(wù)調(diào)整，工作分工臨時(shí)變化的也多，造成檔案工作人員流動性大，難以形成穩(wěn)定的隊(duì)伍基礎(chǔ)，缺少積淀，難以形成工作品牌。

造成這些問題的原因在于：一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，認(rèn)識不到位。二是學(xué)校投入不夠。學(xué)校大量的投入放在教育教學(xué)上面，對檔案室的建設(shè)和檔案員培養(yǎng)的投入不夠充分。三是檔案員自身宣傳不夠。檔案工作一直以來都是默默無聞的，很多檔案員不會宣傳，因此也不能得到更多的關(guān)注。四是工作成績不突出。檔案員在崗位上因循守舊，不求創(chuàng)新，不求突破，對檔案工作僅止于完成任務(wù)，從而導(dǎo)致檔案員整體素質(zhì)得不到提升。

二、學(xué)校檔案員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)提升的策略

當(dāng)前學(xué)校檔案員隊(duì)伍素質(zhì)已很難適應(yīng)新形勢學(xué)校檔案管理的要求，學(xué)校檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升是我們努力思考并著力解決的問題。

1.形成定期培訓(xùn)的機(jī)制。業(yè)務(wù)主管部門的集中培訓(xùn)是提升業(yè)務(wù)素質(zhì)最為有效的路徑。根據(jù)學(xué)校工作的特點(diǎn)，一是突出暑期集訓(xùn)。充分利用暑期放假，學(xué)校檔案員時(shí)間集中、精力集中、人員集中的有利時(shí)機(jī)，將一年來學(xué)校檔案管理的新信息、新要求、新方法進(jìn)行梳理，精選培訓(xùn)內(nèi)容，聘請專家學(xué)者，集中進(jìn)行培訓(xùn)。二是注重以查代訓(xùn)。認(rèn)真制定《學(xué)校檔案工作考核評分表及實(shí)施細(xì)則》，精心編制每學(xué)期學(xué)校檔案工作督查安排表。按序時(shí)進(jìn)度，組織精干人員，每學(xué)期每所學(xué)校都督查到位，將問題作為內(nèi)容進(jìn)行當(dāng)場培訓(xùn)指導(dǎo)，提高檔案員破解難題的能力。三是強(qiáng)化上崗培訓(xùn)。由于學(xué)校檔案員流動性大，要求所有新手都參加市檔案局的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，堅(jiān)持不培訓(xùn)不上崗，先培訓(xùn)后上崗。

2.搭建定期交流的平臺。一是以協(xié)作組作為平臺提升解決共性問題的能力。將全區(qū)學(xué)校按小學(xué)組、初中組、九年一貫組、高中組分四個(gè)類別建立學(xué)校檔案管理協(xié)作組，明確業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、思想素質(zhì)好的同志做組長，每年都制定小組工作計(jì)劃，確定每次活動的主題。定期交流解決同類學(xué)校中帶有共性的問題。二是以幫扶結(jié)對為平臺提升解決特殊問題的能力。一些檔案員由于入門時(shí)間短，業(yè)務(wù)能力差，通過校際結(jié)對，以老帶新，以強(qiáng)帶弱，強(qiáng)勢提升業(yè)務(wù)能力。三是以片會為平臺提升解決疑難問題的能力。在工作中有時(shí)會發(fā)現(xiàn)一些疑惑的、從未出現(xiàn)過的難題，通過小范圍片會共同思考，共同協(xié)商，在問題的解決中提升了能力。

3.靠實(shí)定期學(xué)習(xí)的要求。檔案員素質(zhì)的提升既要業(yè)務(wù)主管部門的培訓(xùn)引導(dǎo)，更需要調(diào)動自身學(xué)習(xí)的內(nèi)驅(qū)力。在每年布置工作的同時(shí)特別強(qiáng)調(diào)自身修煉的“五個(gè)一”要求，即每校訂一份檔案管理專業(yè)雜志，每周讀一些專業(yè)文章，每月寫一篇學(xué)習(xí)心得，每學(xué)期做一份專業(yè)論文，每學(xué)年出一期論文專輯。通過自己的讀、學(xué)、寫進(jìn)一步提升學(xué)校檔案員的理論素養(yǎng)。

4.靈活定期輔導(dǎo)的方法。由于學(xué)校檔案員素質(zhì)的參差不齊，輔導(dǎo)時(shí)亦靈活采取方法。每年暑期全員集中進(jìn)行理論培訓(xùn)，每個(gè)季度對能力較差的相對集中，采用案例培訓(xùn)法，有針對性地培訓(xùn)補(bǔ)課。同時(shí)不定期組織檔案員走出去學(xué)習(xí)兄弟縣、區(qū)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)做法，參觀市、區(qū)檔案館，了解專業(yè)館所規(guī)范的檔案管理流程。

三、學(xué)校檔案員隊(duì)伍管理水平提升的策略

學(xué)校檔案員素質(zhì)提升的重點(diǎn)在業(yè)務(wù)水平的高低，但推動的關(guān)鍵卻在行政管理力度的強(qiáng)弱。

1.靠宣傳認(rèn)清學(xué)校檔案員素質(zhì)提升的重要。學(xué)校檔案管理不只是對學(xué)校一切教育教學(xué)活動所形成的文字、音像、圖片資料的收集整理，而是在學(xué)校文化建設(shè)，學(xué)校品牌積淀，學(xué)校形象塑造等各個(gè)方面都起著重要的支撐作用。這些作用只有通過各種形式的宣傳才能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視，只有各級領(lǐng)導(dǎo)重視了檔案工作，才能選配最優(yōu)秀的同志從事檔案管理工作，才能打造出優(yōu)秀的學(xué)校檔案員隊(duì)伍。

2.靠考核形成學(xué)校檔案員優(yōu)勝劣汰的機(jī)制。要制定嚴(yán)密的學(xué)校檔案管理工作考核細(xì)則，依據(jù)細(xì)則實(shí)施嚴(yán)格的考核。對工作責(zé)任心不強(qiáng)，工作能力較差，工作缺失較多的檔案員堅(jiān)決調(diào)換，以免影響隊(duì)伍整體素質(zhì)和管理工作。

3.靠評比激發(fā)學(xué)校檔案員創(chuàng)新進(jìn)取的動力。制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，通過星級檔案室評比、優(yōu)秀檔案員評比、優(yōu)秀論文評比等措施，將學(xué)校檔案管理和學(xué)校綜合考評掛鉤，將檔案員個(gè)人工作績效與自身職稱評定、評優(yōu)評先掛鉤，充分挖掘檔案員個(gè)人工作潛能，促進(jìn)工作的創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)。

4.靠創(chuàng)建提升學(xué)校檔案員綜合管理水平。積極開展星級學(xué)校檔案室的達(dá)標(biāo)爭創(chuàng)活動，在創(chuàng)建過程中提高檔案員爭取領(lǐng)導(dǎo)重視的能力，檔案室建設(shè)的能力和正確收集整理、分類歸檔的業(yè)務(wù)能力。以自身的有為謀取檔案工作在學(xué)校整體工作的有位，以有位謀求檔案自身的發(fā)展空間和素質(zhì)提升。

基層學(xué)校檔案員隊(duì)伍素質(zhì)的提升是我們基層檔案室建設(shè)與發(fā)展的關(guān)鍵。因此，重視基層學(xué)校檔案員隊(duì)伍的培養(yǎng)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，對于我們檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。基層檔案員作為我們檔案工作體系中最基層的從業(yè)人員，這支隊(duì)伍的穩(wěn)定和素質(zhì)的全面優(yōu)化關(guān)乎學(xué)校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的根本。

[1]姜春英：《關(guān)注基層檔案隊(duì)伍建設(shè)研究》，《檔案與建設(shè)》2009年第6期。

[2]馮海，弓晉霞：《檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展需要高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍》，《學(xué)校檔案》2008年第3期。

[3]韓杰：《以新的思想解放創(chuàng)新發(fā)展檔案事業(yè)加快提升服務(wù)發(fā)展促進(jìn)和諧的能力》，《檔案與建設(shè)》2008年第6期。

[4]王慶鳴：《新時(shí)期檔案工作者應(yīng)具備素質(zhì)初探》，《檔案與建設(shè)》2009年第3期。