在高校資產(chǎn)管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)的探索

何秉榮

(廣東石油化工學(xué)院,廣東 茂名525000)

企業(yè)資源規(guī)劃 ERP(Enterprise Resource Planning)[1]是一個根據(jù)訂單對企業(yè)范圍內(nèi)的資源進行規(guī)劃和財務(wù)核算的信息系統(tǒng)，其核心目標(biāo)是優(yōu)化企業(yè)資源，最大限度地降低企業(yè)成本，提高效率和效益，從而提升企業(yè)的競爭力[2]。企業(yè)的經(jīng)濟屬性與ERP息息相關(guān)，近年來在企業(yè)中得到較大的發(fā)展。從某個角度來看，高校同樣具有其經(jīng)濟屬性[3]，一方面，高校招收學(xué)生，經(jīng)過培養(yǎng)，使之成為社會需要的人才輸送出去;另一方面，高校根據(jù)社會對人才的需求變化及時修改人才培養(yǎng)計劃 (生產(chǎn)計劃)，調(diào)整教學(xué)資源?？梢?，高校的“訂單”來自于社會對人才的需求，“采購”來自于教學(xué)、科研、實驗等各種經(jīng)費的投入，其“庫存”體現(xiàn)在各種經(jīng)費的投入是否過剩，投入過多會造成資源(或資產(chǎn))過剩，增加教學(xué)成本，投入過少又不能滿足教學(xué)的需要，影響教學(xué)和科研。然而，高校在管理體制、產(chǎn)能結(jié)構(gòu)、人文思想等方面與企業(yè)都有很大差別，有其獨特的行業(yè)屬性[4]，不能簡單地把企業(yè)ERP套用到高校管理中，其實施過程一定會有許多預(yù)想不到的困難[5]。雖然近年來ERP在企業(yè)有較大發(fā)展，然而ERP實施的成功率并不高[6]，更何況在高校實施ERP還處于探索階段。

為此，本文通過借鑒ERP成功實施例子和相關(guān)資料，認(rèn)為ERP的分步實施[7]是較為可行的。由于資產(chǎn)管理是高校相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)，因此，在高校實施ERP的第一步應(yīng)是資產(chǎn)管理信息化，將復(fù)雜的ERP實施項目分解為相對簡單的幾個步驟，既保證了ERP的整體性應(yīng)用，又極大地減輕了實施的難度。

1 高校資產(chǎn)管理情況

高校資產(chǎn)管理的內(nèi)容主要包括對每一物品從購置驗收、使用過程到最終報廢等環(huán)節(jié)的實時變動情況進行詳細(xì)的記錄，并確保資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門以及使用單位記錄數(shù)據(jù)的一致性，做到實物與記錄要相符。學(xué)校財務(wù)部門與資產(chǎn)部門之間存在賬物不符的現(xiàn)象，其主要原因有：(1)管理體制不完善，數(shù)據(jù)由使用單位提供，定期資產(chǎn)清查、盤點不到位；(2)部門間不協(xié)調(diào)，缺乏溝通；(3)相關(guān)部門都獨立存有相應(yīng)的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)不能共享，成了“信息孤島”;(4)使用單位在使用過程中，對資產(chǎn)的變更（包括使用狀態(tài)、調(diào)動、報修、報廢等）很難及時反映到資產(chǎn)管理部門或財務(wù)部門中去，容易造成相關(guān)部門數(shù)據(jù)不一致。

2 ERP在資產(chǎn)管理中的實施方案

2.1 確定資產(chǎn)管理是ERP1的實施范疇

實施ERP的最基本條件是各個業(yè)務(wù)信息化[8]。在高校管理中把資產(chǎn)購置、教學(xué)資源、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、后勤服務(wù)、人才引進等所有為教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)提供應(yīng)用需要的業(yè)務(wù)工作劃分為“采購環(huán)節(jié)”；把教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)的過程劃分為“生產(chǎn)環(huán)節(jié)”；把人才對社會的影響力、生源及其他收入源劃分為“銷售環(huán)節(jié)”。作為采購環(huán)節(jié)之一的資產(chǎn)管理，在高校資產(chǎn)管理中是一個重要的環(huán)節(jié)，在ERP開始時，把資產(chǎn)管理信息化作為ERP實施的第一步，實施起來也有一定的可行性(如圖 1所示)；作為采購環(huán)節(jié)中的一部分，資產(chǎn)管理同時也作為ERP1[4]的實施范疇，根據(jù)本校的情況在實施ERP時應(yīng)做到：

(1)在資產(chǎn)管理信息化過程中，軟件開發(fā)人員與各業(yè)務(wù)科室密切配合，分析、改善業(yè)務(wù)流程。ERP的精華在于管理思想，其本身具有先進性，因此在實施時不能過多地改動ERP，而應(yīng)改善原有的業(yè)務(wù)流程去適應(yīng)先進的ERP管理思想，這一點部門間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。

(2)在資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)信息化過程中，必須完成財務(wù)業(yè)務(wù)同步管理，將資產(chǎn)賬目、數(shù)據(jù)徹底計算清楚。因此，對在“資產(chǎn)管理”動作中產(chǎn)生的各種原始憑證能夠?qū)崟r地生成記賬憑證，從而將業(yè)務(wù)發(fā)生的情況實時地返饋到財務(wù)中去，做到財務(wù)對業(yè)務(wù)的實時監(jiān)控。

(3)項目負(fù)責(zé)人由學(xué)校一把手負(fù)責(zé)，應(yīng)組織一支技術(shù)水平高、業(yè)務(wù)熟悉的軟件開發(fā)團隊，并提高各相關(guān)部門人員素質(zhì)，使得相關(guān)人員對ERP有整體意識。

圖1 資產(chǎn)購置（管理）作為ERP1的實施范疇

2.2 建立資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫

資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的基本信息如圖2所示(錄入界面截圖)。

此外，還應(yīng)考慮資產(chǎn)的新增、變動、報廢的申請、取消等字段，以及資產(chǎn)管理部門的審批、審核、確認(rèn)等字段信息。還有與財務(wù)對應(yīng)的單據(jù)號以及記賬憑證號等字段信息，以便完成財務(wù)業(yè)務(wù)的同步管理。

2.3 應(yīng)用功能界面

對于資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的管理應(yīng)包括資產(chǎn)管理部門應(yīng)用界面、使用單位應(yīng)用界面和財務(wù)部門應(yīng)用界面等，各界面主要功能有：

圖2 資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的記錄信息

(1)使用單位：包括資產(chǎn)申購、驗收、查詢、資產(chǎn)變動申請等。其中資產(chǎn)變動應(yīng)包括資產(chǎn)的新增、修改、刪除以及資產(chǎn)的現(xiàn)狀、調(diào)撥、報廢等。

(2)資產(chǎn)管理：包括資產(chǎn)采購管理(含協(xié)議庫存采購[8])以及對使用單位資產(chǎn)信息變動申請的審批、審核等。

(3)財務(wù)部門：包括對資產(chǎn)購置、轉(zhuǎn)移、查詢、計提折舊、報廢核銷等功能。

2.4 設(shè)計原則

2.4.1 整體性原則

ERP實施是一項復(fù)雜的工程，其所需的軟、硬件投資是比較大的，特別是考慮到管理軟件投資的一些特點就更是如此。因此，在資產(chǎn)管理信息化設(shè)計過程中，需要一種整體的考慮，不能今天請這個做財務(wù)系統(tǒng)，明天請那個做資產(chǎn)管理。其結(jié)果必然是造成巨大的浪費。

2.4.2 權(quán)限

系統(tǒng)應(yīng)對各使用單位（系、院、室）、資產(chǎn)管理部門設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限并建立相應(yīng)的管理制度，以保證每一物品從購置、使用到報廢等環(huán)節(jié)的申報和申請，確保資產(chǎn)數(shù)據(jù)的有效性、及時性和真實性。

2.4.3 共享性

系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)在保證業(yè)務(wù)功能的前提下，最大可能地增強系統(tǒng)的共享性、實用性，盡量使用戶界面友好、操作簡便。因此,技術(shù)上可采用WEB三層式結(jié)構(gòu)和B/S模式，客戶端以Windows作為操作平臺，采用統(tǒng)一瀏覽器操作?？傊Y產(chǎn)數(shù)據(jù)庫應(yīng)為資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門和使用單位所共享,如圖3所示。

圖3 資產(chǎn)數(shù)據(jù)共享

2.4.4 可擴展性

在資產(chǎn)管理信息化過程中，應(yīng)有完整的概念。因此，在設(shè)計上應(yīng)考慮系統(tǒng)的完整功能,各模塊應(yīng)有對應(yīng)接口，以便其他集成管理的添加和擴展，包括基礎(chǔ)設(shè)施管理、后勤管理、人才管理以及其他教學(xué)資源管理等。

2.4.5 建立評價體系

為配合ERP系統(tǒng)使用的有效性，應(yīng)針對資產(chǎn)從申購、驗收、使用、報廢等環(huán)節(jié)以及ERP流程，建立完善的評價體系。主要有：

(1)資產(chǎn)預(yù)算率績效評價：在資產(chǎn)管理信息化建設(shè)中應(yīng)把資產(chǎn)利用評價指標(biāo)加入其中，進一步評價、分析資產(chǎn)預(yù)算的費用對改進教學(xué)、科研和培養(yǎng)人才所起的效果，如：就業(yè)率=畢業(yè)生就業(yè)人數(shù)/畢業(yè)生總?cè)藬?shù)×100%，畢業(yè)率=畢業(yè)生人數(shù)/學(xué)生總?cè)藬?shù)×100%等,以便實現(xiàn)“產(chǎn)出”與“投入”的預(yù)算。

(2)資產(chǎn)采購、變動、報廢的評價。

高校資產(chǎn)管理中實施ERP是一項重要復(fù)雜的工作，其重點在于如何將業(yè)務(wù)流程與ERP系統(tǒng)無縫接合，以及軟件技術(shù)上的擴展接口問題等。這需要根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的實施對策。俗語說萬事起頭難，對ERP在高校實施要從簡單、局部到復(fù)雜、全面。因此，本文從高校資產(chǎn)管理中實施ERP開始討論，并希望通過研究、探索不斷推進ERP在高校的全面實施。

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