淺談文書檔案的科學(xué)發(fā)展化管理

姜 芳

吉林省第六地質(zhì)調(diào)查所， 吉林 延吉 133001

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實施檔案科學(xué)發(fā)展化管理。

1 文書檔案科學(xué)發(fā)展化管理的優(yōu)點

辦公效率大幅提高計算機具有強大的信息處理能力。長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負責(zé)，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行，文書處理和檔案管理的分離由于被操作于不同部分以及不同工作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯誤，或者出現(xiàn)文書檔案管理程序過于復(fù)雜出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)難以修改已管理好的個別檔案的復(fù)雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能?？茖W(xué)化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運動的整個生命過程，從而使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。

科學(xué)發(fā)展化管理模式使得文書處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務(wù)，文件處理工作質(zhì)量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準確性。科學(xué)化管理為文書檔案帶來嶄新的發(fā)展空間，使文書檔案管理進行一個更加科學(xué)，有序的管理階段。通過對文書檔案實行超前控制，這樣一來使得文書檔案在經(jīng)過規(guī)范化的前處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現(xiàn)，從而充分發(fā)揮文書檔案的真正效果。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2 文書檔案科學(xué)發(fā)展化管理的必要性

文件和文字信息得到充分共享在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)。

電子文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD 光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

3 重視科學(xué)發(fā)展化管理文書文檔的安全性

提高了文件傳遞的速度和安全性在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

電子文件保密性受限制電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，而且網(wǎng)上竊密技術(shù)不斷發(fā)展，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

4 對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現(xiàn)檔案管理科學(xué)發(fā)展化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，應(yīng)耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準確性。擁有專業(yè)知識，提高檔案管理水平。要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進的管理技術(shù)進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對原有檔案應(yīng)進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯誤時，應(yīng)采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

基于科學(xué)發(fā)展化的文書檔案管理是現(xiàn)代文書檔案管理的有效措施，極大地提高了文書檔案管理的效率性和正確性，使文書檔案管理工作走上科學(xué)化的管理模式，對文書檔案的管理工作具有較高的參考價值。

[1] 戈秀萍. 文書工作與檔案管理[M].大連：大連出版社,2010.

[2] 劉 萌. 文書與檔案管理[M].北京：首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)出版社.

[3] 韋志國. 文書與檔案管理[M].中國勞動社會保障出版社,2012.