農(nóng)業(yè)科技檔案管理芻議

劉 鶯

（甘肅省天水市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所， 甘肅 天水 741001）

檔案是人類社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，古人所謂“觀今宜鑒古”、“溫故而知新”就詮釋了檔案的重要性。農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱“農(nóng)業(yè)科技檔案”）是科技檔案的一個(gè)重要組成部分，是農(nóng)業(yè)生產(chǎn)科研、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)、農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)的直接記錄，是指農(nóng)、林、牧、副、漁、水利、電力、氣象、環(huán)保、土地等涉農(nóng)行業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和科研活動(dòng)中直接形成的應(yīng)歸檔保存的，具有查考價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄［1］。它記載和反映了農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的全部過(guò)程和具體成果，是儲(chǔ)備農(nóng)業(yè)科技信息和科技知識(shí)的主要載體，是重要的信息資源和知識(shí)寶庫(kù)。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，對(duì)于促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新和農(nóng)業(yè)科技發(fā)展具有重要意義和深遠(yuǎn)的影響。

1 存在的問(wèn)題

1.1 重視不夠

農(nóng)業(yè)科技檔案工作沒(méi)有受到足夠的重視和關(guān)注，這與我國(guó)農(nóng)業(yè)大國(guó)的地位以及農(nóng)業(yè)科技檔案龐大的服務(wù)群體極不相稱。各級(jí)政府部門并沒(méi)有將農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔和使用當(dāng)成一項(xiàng)重點(diǎn)工作，也缺乏對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案管理進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)以及統(tǒng)一管理的部門，更未設(shè)立農(nóng)業(yè)科技檔案使用和開發(fā)的具體制度。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案的管理遠(yuǎn)未形成規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理制度。另外，對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的重要性缺乏有效的宣傳，傳統(tǒng)的檔案工作未將農(nóng)業(yè)科技檔案作為檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，這也是目前農(nóng)業(yè)科技檔案工作難以發(fā)揮實(shí)效的根源。

1.2 管理體制落后

目前農(nóng)業(yè)科技管理體制還相對(duì)落后，管理方式單一。首先，管理和檢索手續(xù)落后。很多單位的農(nóng)業(yè)科技檔案保管條件簡(jiǎn)陋，檢索還停留在紙質(zhì)卡片上，這樣古老的檢索方式已經(jīng)遠(yuǎn)不適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技檔案發(fā)展的需求。其次，尚未形成完備的農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度。目前，還沒(méi)有制定相關(guān)農(nóng)業(yè)科技檔案管理辦法，因此，農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔制度、使用制度都不統(tǒng)一，甚至有很多地方的農(nóng)業(yè)科技檔案完全處于混亂無(wú)序狀態(tài)。農(nóng)業(yè)科技檔案的非規(guī)范化現(xiàn)象使農(nóng)業(yè)科技檔案的使用率大打折扣，也影響了農(nóng)業(yè)科技檔案事業(yè)的有序發(fā)展。最后，目前尚未形成農(nóng)業(yè)科技檔案使用的縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)網(wǎng)絡(luò)。這在客觀上使農(nóng)業(yè)科技檔案作用的發(fā)揮受到了限制。

1.3 利用率不高

首先，農(nóng)業(yè)檔案的收藏量有限。很多農(nóng)業(yè)科技檔案人員對(duì)農(nóng)業(yè)科技信息的歸檔意識(shí)十分淡漠，在完成一個(gè)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目后就丟失了原始的數(shù)據(jù)，客觀上也導(dǎo)致了農(nóng)業(yè)科技檔案的收藏量十分有限。其次，涉及具體科研項(xiàng)目的科技信息和重大突破性科技成果的材料未完全歸檔。在農(nóng)業(yè)科技檔案的組成中，獲獎(jiǎng)項(xiàng)目的申報(bào)材料比較多，但是真正涉及具體科研項(xiàng)目的科技信息材料卻非常有限，一些突破性成果的材料也未歸檔，這既是農(nóng)業(yè)科技檔案的巨大損失，也是對(duì)農(nóng)業(yè)科技資源的潛在浪費(fèi)。最后，在農(nóng)業(yè)科技檔案工作中存在著重視收藏而忽視利用的現(xiàn)象。許多農(nóng)業(yè)科技人員缺乏在遇到科技難題時(shí)查詢農(nóng)業(yè)科技檔案的意識(shí)，農(nóng)業(yè)科技檔案工作部門也存在重視收藏而忽略開發(fā)利用的意識(shí)。

1.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員的配置是農(nóng)業(yè)科技檔案工作的人力基礎(chǔ)，沒(méi)有高素質(zhì)的科技檔案工作團(tuán)隊(duì)，就沒(méi)有高效的農(nóng)業(yè)科技檔案工作。目前，我國(guó)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員存在著老齡化和非專業(yè)化的傾向，這與農(nóng)業(yè)科技檔案工作對(duì)人才的需求是不一致的，顯然無(wú)法滿足農(nóng)業(yè)科技檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也制約了農(nóng)業(yè)科技檔案價(jià)值的發(fā)揮。

2 建議

2.1 重視農(nóng)業(yè)科技檔案工作

只有在思想上高度重視，充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)業(yè)科技檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的重要作用，才能采取切實(shí)的行動(dòng)關(guān)注并完善農(nóng)業(yè)科技檔案工作。首先，政府應(yīng)將農(nóng)業(yè)科技檔案工作放在解決“三農(nóng)”問(wèn)題的重要位置上。要大力宣傳農(nóng)業(yè)科技檔案的重要性，使農(nóng)業(yè)科技工作者認(rèn)識(shí)到不僅要出成果，更要將這些成果載入史冊(cè)，更好地服務(wù)于他人，服務(wù)于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)。其次，農(nóng)業(yè)科技檔案工作者更應(yīng)該高度重視科技檔案工作。農(nóng)業(yè)科技檔案工作者要牢記自身的光榮使命和神圣職責(zé)，不斷努力提升專業(yè)能力，強(qiáng)化科技檔案編研能力，為廣大的農(nóng)業(yè)科技工作者提供一流的服務(wù)，為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供最強(qiáng)有力的信息支持。最后，廣大的農(nóng)業(yè)科技工作者應(yīng)該樹立歸檔意識(shí)。農(nóng)業(yè)科技工作者要認(rèn)識(shí)到農(nóng)業(yè)科技檔案的重大作用，仔細(xì)學(xué)習(xí)國(guó)家關(guān)于檔案方面的法律法規(guī)，并及時(shí)將相應(yīng)的科研成果歸檔，為我國(guó)的農(nóng)業(yè)科技檔案工作做出自己的貢獻(xiàn)。

科技人員的檔案意識(shí)和支持，是做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的基礎(chǔ)。農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、整理工作是檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)。由于農(nóng)業(yè)科技檔案形成的特點(diǎn)，大部分材料都分散在科技人員自己手中，因此使廣大農(nóng)業(yè)科技人員要樹立“無(wú)形”資產(chǎn)同“有形”資產(chǎn)同等重要和同等價(jià)值的觀念和意識(shí)，重視對(duì)科技檔案的收集、整理、歸檔等一系列的管理，將農(nóng)業(yè)科技檔案的管理應(yīng)納入科研管理工作中［2］，從而使農(nóng)業(yè)科技檔案在農(nóng)業(yè)科研管理工作中形成科學(xué)、規(guī)范、完整的體系，更好地實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值。

2.2 規(guī)范農(nóng)業(yè)科技檔案管理

農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案作為農(nóng)業(yè)科技工作的重要組成部分、農(nóng)業(yè)科技成果的主要載體，如何最大限度的挖掘檔案的潛在價(jià)值，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)業(yè)增產(chǎn)和農(nóng)民增收中的作用，更好地為農(nóng)業(yè)、農(nóng)民、農(nóng)村服務(wù)，已經(jīng)成為農(nóng)業(yè)科技檔案工作者的新課題和根本任務(wù)。

2.2.1 確保農(nóng)業(yè)科技檔案得到妥善管理 農(nóng)業(yè)科技檔案的妥善管理，主要指歸檔前科技文檔的形成、積累，科技文檔的歸檔整理工作，檔案的再利用。做好科技檔案的整理工作，應(yīng)實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研工作與科技檔案管理的“四同步”，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文檔材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科技文檔材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科技成果檔案同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步［3～4］。

2.2.2 確保農(nóng)業(yè)科技檔案完整 按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，農(nóng)業(yè)科技檔案在系統(tǒng)整理后，應(yīng)移交到單位檔案室集中保管?？蒲许?xiàng)目在開題之前，項(xiàng)目組要明確專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目的歸檔工作。在工作過(guò)程中隨時(shí)形成的大量文檔材料，按照階段進(jìn)行分類保管。在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫“項(xiàng)目結(jié)束報(bào)告書”，經(jīng)承擔(dān)部門負(fù)責(zé)人或基層單位負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，報(bào)有關(guān)職能部門審查。經(jīng)批準(zhǔn)結(jié)束的項(xiàng)目，要將各階段工作中形成的各項(xiàng)資料，包括項(xiàng)目工作總結(jié)、研究報(bào)告、論文專著、有關(guān)圖片、照片、錄像、軟盤、標(biāo)本、原始記錄、分析資料等，按照科技檔案的整理要求進(jìn)行歸檔移交。經(jīng)檢查提出是否符合要求的意見(jiàn)，如不符合要求，必須重新整理后再申請(qǐng)移交。未辦理歸檔手續(xù)或歸檔手續(xù)不完備者，不予鑒定或申報(bào)成果。

2.2.3 規(guī)范管理農(nóng)業(yè)科技檔案 完備的制度是農(nóng)業(yè)科技檔案工作的重要保障，應(yīng)著力于探索符合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況的管理制度，使檔案工作走上法制化。首先，細(xì)化農(nóng)業(yè)科技檔案的相關(guān)規(guī)定，明確歸檔的要求和程序，明確檔案使用的程序和要求。在具體制度的制定上，為了鼓勵(lì)科技人員及時(shí)歸檔，可以將歸檔作為農(nóng)業(yè)科技獎(jiǎng)項(xiàng)參評(píng)和鑒定的前提條件。其次，要著力于改變被動(dòng)的科技檔案工作模式，農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門不能被動(dòng)地等待歸檔，要主動(dòng)地與廣大農(nóng)業(yè)科技工作者聯(lián)系，指導(dǎo)其將相應(yīng)的科研成果歸檔。最后，在檔案的介質(zhì)方面，也要著力創(chuàng)新。要改變過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案形式。

2.3 提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作者的素質(zhì)

高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科技檔案團(tuán)隊(duì)是農(nóng)業(yè)科技檔案工作良性發(fā)展的重要基礎(chǔ)，沒(méi)有高素質(zhì)人力的投入，就必然沒(méi)有高額的產(chǎn)出。因此，要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案人才的培養(yǎng)。首先，必須從高校的培養(yǎng)入手，高校檔案專業(yè)要致力于培養(yǎng)新型檔案人才，使這些人才不僅具備檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，還要了解科技信息，且能掌握一定程度的計(jì)算機(jī)操作技能，并對(duì)檔案工作的理念和精神有深刻理解。其次，農(nóng)業(yè)科技檔案工作者應(yīng)該不斷完善自我，探索工作新思路和新方法，強(qiáng)化檔案收集、整理、利用工作。第三，農(nóng)業(yè)科技檔案工作者不但要具有一定的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和農(nóng)業(yè)技術(shù)知識(shí)，而且還要具有較強(qiáng)的綜合分析能力和語(yǔ)言表達(dá)書寫能力。這就要求檔案管理人員平時(shí)要勤奮學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識(shí)領(lǐng)域，多積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)。

2.4 提高農(nóng)業(yè)科技檔案利用率

農(nóng)業(yè)科技檔案使用率的高低是衡量農(nóng)業(yè)科技檔案工作實(shí)效的最直接指標(biāo)，因此，必須在實(shí)踐中拓展新形式、研究新方法，最大限度地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的價(jià)值和作用，使農(nóng)業(yè)科技檔案的信息資源優(yōu)勢(shì)得到最充分的發(fā)揮。首先，要及時(shí)做好科技檔案的編研工作，對(duì)科技檔案進(jìn)行細(xì)致的分類、整理和記錄，然后根據(jù)這些編研后的成果與相關(guān)的院校和科研部門聯(lián)系，鼓勵(lì)其利用這些檔案資源研制新成果。其次，農(nóng)業(yè)科技檔案工作應(yīng)該深入農(nóng)村，要鼓勵(lì)農(nóng)村生產(chǎn)一線的農(nóng)民將自己的生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)以及留下的第一手資料以書面的形式反映出來(lái)并大力普及，鼓勵(lì)專業(yè)的科研人員利用農(nóng)業(yè)科技檔案編寫科普類文獻(xiàn)以惠及農(nóng)民。最后，要完善農(nóng)業(yè)科技檔案的縣、鄉(xiāng)、村3級(jí)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。要立足于縣、鄉(xiāng)、村3個(gè)核心的農(nóng)業(yè)科技檔案環(huán)節(jié)，建立健全縣、鄉(xiāng)、村3級(jí)網(wǎng)絡(luò)的檔案管理體系。另外，要加強(qiáng)農(nóng)村的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，使農(nóng)業(yè)科技檔案的檢索方式更加簡(jiǎn)便，利用渠道更加便捷。

2.5 發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案服務(wù)“三農(nóng)”的作用

農(nóng)業(yè)科研院所對(duì)于檔案科技知識(shí)的轉(zhuǎn)化具有人才、成果優(yōu)勢(shì)，掌握科學(xué)發(fā)展的動(dòng)態(tài)信息優(yōu)勢(shì)［5］，應(yīng)強(qiáng)化農(nóng)村信息服務(wù)力度，不斷拓寬農(nóng)業(yè)技術(shù)檔案服務(wù)領(lǐng)域是搞好服務(wù)工作的發(fā)展方向，并進(jìn)行一些有益的探索和嘗試。一是在為“三農(nóng)”信息服務(wù)過(guò)程中，把科技檔案信息資源服務(wù)作為基本的手段，提高農(nóng)民的科學(xué)文化素質(zhì)。二是檔案信息延伸服務(wù)。檔案服務(wù)“三農(nóng)”是信息服務(wù)延伸的一種方式，采取跟蹤服務(wù)的形式，為“三農(nóng)”決策提供支撐。三是農(nóng)業(yè)技術(shù)檔案在農(nóng)村信息服務(wù)中，開展產(chǎn)、供、銷一條龍的系列服務(wù)。各級(jí)檔案部門要牢固樹立為“三農(nóng)”服務(wù)的思想，牢牢把握農(nóng)業(yè)和農(nóng)村改革方向，緊扣農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的熱點(diǎn)、難點(diǎn)和關(guān)系農(nóng)民群眾切身利益的問(wèn)題，找準(zhǔn)為“三農(nóng)”服務(wù)的切入點(diǎn)。

2.6 優(yōu)化農(nóng)業(yè)科技檔案服務(wù)

強(qiáng)化農(nóng)業(yè)科技檔案對(duì)農(nóng)業(yè)科研工作的服務(wù)，是農(nóng)業(yè)科技檔案工作者必須認(rèn)真思考和研究的問(wèn)題。不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應(yīng)隨時(shí)關(guān)注農(nóng)業(yè)科研發(fā)展的動(dòng)態(tài)，積極參與科研課題的有關(guān)工作，才能全方位了解一個(gè)項(xiàng)目研究的全過(guò)程，以及實(shí)施過(guò)程中需借鑒的文獻(xiàn)信息和相關(guān)資料。這樣才能了解到最前沿的農(nóng)業(yè)科技研究發(fā)展的動(dòng)態(tài)信息，從而使農(nóng)業(yè)科技檔案工作更好地滿足科研工作的發(fā)展需要。

2.7 創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科技檔案管理理念

面對(duì)發(fā)展現(xiàn)代農(nóng)業(yè)、建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，檔案工作者應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)創(chuàng)新觀念，根據(jù)發(fā)展環(huán)境的變化、社會(huì)的需要、科技發(fā)展的趨勢(shì)和檔案工作的可能，積極探索、大膽實(shí)踐、不斷創(chuàng)新，努力實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展［6］。就某種意義而言，檔案資源的社會(huì)共享代表著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展方向。檔案如果不加以利用就會(huì)失去存在的意義和活力。而檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)，有賴于檔案管理部門內(nèi)部、檔案管理部門之間、檔案管理部門與社會(huì)相關(guān)部門之間以及檔案工作者之間的相互協(xié)助。同時(shí)，更有賴于信息化的程度。為此，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)大局意識(shí)、協(xié)調(diào)意識(shí)，走集成與信息化的道路。

創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科技檔案的管理理念，一是加強(qiáng)檔案工作制度化。堅(jiān)持農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作制度化、農(nóng)業(yè)科技檔案案卷質(zhì)量規(guī)范化。二是推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)代化。在現(xiàn)有計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上，積極研制開發(fā)和使用適合本單位檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)，做到方便查詢、網(wǎng)絡(luò)檢索、實(shí)現(xiàn)資源共享。三是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)科技檔案的開發(fā)與利用，使農(nóng)業(yè)科技檔案成為建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的奠基石。

［1］ 楊 洋.農(nóng)業(yè)科研檔案管理之我見(jiàn)［J］.甘肅農(nóng)業(yè)科技，2012（8）：39-40.

［2］ 霍文娟.淺析地方農(nóng)業(yè)科研單位知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)［J］.農(nóng)業(yè)科技管理，2006（3）：75-77.

［3］ 湯佩恩，王文娟.淺析科技檔案與科研管理“四同步”［J］. 浙江檔案，1995（9）：22.

［4］ 蔡月仙，姚錫鎮(zhèn).對(duì)新時(shí)期科研管理工作的思考［J］.農(nóng)業(yè)科技管理，2005（2）：58-59.

［5］ 祝云英，封樹平.農(nóng)業(yè)科研院所轉(zhuǎn)制后加強(qiáng)檔案管理人員建設(shè)的對(duì)策［J］.農(nóng)業(yè)科技管理，2004（S）：38-40.

［6］ 周 敏，閻樹剛.再談科研管理人員服務(wù)與創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)［J］. 北京農(nóng)學(xué)院學(xué)報(bào)，2002，17（3）：83-87.