試論檔案保密與利用的關(guān)系

楊曉燕 文 敏 陶 革 丁 勇 巫 珊

(1.中國石油西南油氣田公司川西北氣礦 2.中國石油西南油氣田公司勘探開發(fā)研究院 3.中國石油西南油氣田公司檔案館)

隨著油氣勘探進入一個新的發(fā)展時期，特別是頁巖氣藏的發(fā)現(xiàn)成為四川油氣勘探新的目標(biāo)點，檔案的借閱利用也就相應(yīng)地進入高峰期，對檔案的“提供利用、保密到位”也就提出了更高的要求。

西南油氣田公司及所屬二級單位的館藏檔案，目前大量為紙質(zhì)檔案，部分為光盤、磁帶、移動硬盤等。由于電子文檔的特殊性，其借閱量非常大，這就給電子檔案的利用和保密帶來了新的要求。

1 檔案管理的保密工作

1.1 涉密檔案保管的環(huán)境要求

涉密檔案是企業(yè)的商業(yè)核心秘密，它關(guān)系到企業(yè)商業(yè)活動的安全，關(guān)系到企業(yè)在市場經(jīng)濟競爭中的成敗，關(guān)系到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展進程順利進行。因此，為確保企業(yè)涉密檔案的安全，必須按《保密法》規(guī)定管理好涉密檔案管理。

涉密檔案長期存放于庫房中，其存放環(huán)境是不容忽視的一個重要組成。從檔案保密角度來看，不宜將庫房設(shè)置在辦公樓的最底層。庫房門窗應(yīng)專門加固以防失盜，必須做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開；涉密檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理的“八防”要求，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

對存放測繪檔案的庫房還應(yīng)配備“三鐵一警”(即鐵門、鐵窗、鐵柜、報警裝置)

涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全。檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

1.2 提高涉密檔案管理人員的素質(zhì)

涉密檔案管理人員有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守企業(yè)秘密負(fù)有更為重大的責(zé)任。因此檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)高低是關(guān)鍵。涉密檔案管理人員必須具備較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，對經(jīng)手的涉密檔案必須借閱手續(xù)齊全，件件有頭有尾。要防止在社會公眾場合“無心”泄密，把保守國家和企業(yè)秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

1.3 加強涉密檔案的日常管理

在涉密檔案的保管和利用過程中要高度重視管理，重物防，輕技防、人防。涉密檔案的借(查)閱、電子文檔的拷貝復(fù)制、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定部門及領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自借(查)閱、拷貝復(fù)制。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時清點檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題應(yīng)如實記錄并及時上報，并查明原因進行補救，對相關(guān)責(zé)任人做出處理。

1.4 做好檔案密級的降、解密調(diào)整工作

按照《中國石油天然氣集團公司保密管理規(guī)定》和《中國石油天然氣集團公司秘密信息分級保護目錄(試行)》對檔案密級進行標(biāo)定。重點解決好兩個問題：①嚴(yán)格執(zhí)行降、解密標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾；②主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，認(rèn)真做好涉密檔案的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案允許借閱利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)借閱利用，哪些不能提供借閱，為進一步搞好涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個制度：

(1)建立劃定密期制度，以便保密期屆滿自行解密；

(2)建立調(diào)密通知單制度，對保密期間發(fā)生提前解密或密級升降變化的檔案，要下發(fā)通知單告知檔案館(室)，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；

(3)進一步補充完善涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

2 正確處理檔案保密和利用的關(guān)系

檔案管理人員的職責(zé)之一就是要維護檔案的安全與完整，做好檔案利用中的監(jiān)督工作。這既是檔案保管工作的基本要求，也是檔案保管工作的基本任務(wù)，檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到“五不”：

?不壞 保證檔案保管完好無損，不能因為任何原因使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案要及時搶救。

?不丟 保證檔案的絕對安全，不能因為工作疏忽使檔案遺失或被竊，保證檔案實體安全的同時也要保證檔案內(nèi)容的安全。

?不散 要求檔案的保管相對集中，不能因為檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。

?不亂 要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

?不泄密 保證檔案涉密內(nèi)容的安全，做到不失密、不泄密。

2.1 做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。

要建立健全檔案閱覽、借閱、復(fù)制拷貝、庫房管理等一系列規(guī)章制度，并根據(jù)單位實際情況，對不同級別、不同單位確定不同的借閱范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案借閱有章可循。檔案借閱的各項規(guī)章制度應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

擔(dān)負(fù)借閱的檔案管理人員，是借閱制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)：①政治素質(zhì)過硬，熱愛檔案事業(yè)，具有高度的責(zé)任心和為人民服務(wù)的精神；②業(yè)務(wù)素質(zhì)強，具備專業(yè)知識，熟悉保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；③文化素質(zhì)高，要有較高的文化知識，有較強的工作能力和敏銳的觀察能力，能獨立處理借閱中出現(xiàn)的問題。

在借閱利用中，要加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室可安裝攝像監(jiān)視系統(tǒng)。要防止偷撕或涂改檔案；對不利于檔案保管的陋習(xí)要及時糾正。

做好檔案利用監(jiān)督還要做到“四勤”：①嘴勤，勤宣傳檔案的規(guī)章制度與規(guī)定；②眼勤，勤觀察閱覽室人員動態(tài)，了解借閱者的借閱需求及過程；③腦勤，勤分析借閱者的情緒和利用效果；④手勤，勤檢查借閱歸還檔案案卷及內(nèi)容，督促借閱登記制度的落實。發(fā)現(xiàn)問題及時查處，對于損毀檔案的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回?fù)p失。

2.2 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家秘密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作者的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員因檔案保密而存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，造成檔案資源浪費；

檔案部門要改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。涉密檔案保密的目的之一是為了更好地利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去檔案的價值。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，要及時掌握檔案狀況，有效利用檔案資源。

3 對涉密檔案工作的認(rèn)識

(1)涉密檔案審查是檔案對外借閱前的一個重要環(huán)節(jié)，必須劃定提供涉密檔案的借閱人員、內(nèi)容、地點范圍。

(2)設(shè)密檔案是有密級等級和保密期限的，其密級依據(jù)《保密法》規(guī)定和《中國石油西南油氣田公司保密管理辦法》劃分為“油商密★★★”、“油商密★★”、“油商密★”三級。確定檔案的密級就是為了讓檔案管理人員根據(jù)不同密級檔案采取不同的管理措施，最大限度地提供檔案利用。根據(jù)檔案保密期限對到期涉密檔案應(yīng)及時降密、解密。

(3)嚴(yán)格執(zhí)行涉密檔案借閱審批制度，由業(yè)務(wù)主管部門審核簽字蓋章，并由檔案借閱者簽署《保密承諾書》，經(jīng)涉密檔案管理人員確認(rèn)無誤后方可辦理涉密檔案借出手續(xù)。

(4)對不同載體的檔案采取不同的借閱方式，按規(guī)定紙質(zhì)檔案外借必須在規(guī)定時間內(nèi)歸還；其他載體類(光盤、磁帶、移動硬盤)檔案不可外借；只能在專用計算機上閱讀，對自帶的存儲介質(zhì)(U盤、移動硬盤)先進行病毒掃描，確認(rèn)無病毒后方可復(fù)制拷貝。

(5)提高檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，利用檔案分類原則進行系統(tǒng)、科學(xué)分類，組卷合理，達(dá)到編目清楚的要求；為使檔案的檢索準(zhǔn)確、快速，要建立健全檔號，符合借閱檢索要求，編制檢索工具，做好檔案借閱前的檔案副本復(fù)制。

1 李紅蘭. 淺議檔案信息資源管理[J].檔案管理，2012,(1): 25-26.

2 陳棟玲.淺談企業(yè)檔案知識管理[J].檔案管理，2011,(6): 17-18.

3 王麗 ,楊靜宇.電子檔案管理對策分析[J].檔案天地，2012,(1):31-32.

4 許奕.現(xiàn)代企業(yè)檔案工作存在的問題與對策[J].檔案與建設(shè)， 2011,(1): 11-12.

5 丁勇, 陶革.淺談如何做好紙質(zhì)檔案的保護工作[J].天然氣勘探與開發(fā)，2010,(2): 74-76.

6 陶革, 陳英, 丁勇. 電子文檔對檔案工作影響的初探[J].天然氣勘探與開發(fā)，2010,(4): 83-85.