住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理現(xiàn)狀

涂師平

住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理現(xiàn)狀

涂師平

住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)是培養(yǎng)高素質(zhì)醫(yī)學(xué)人才的重要手段，其培訓(xùn)檔案是培訓(xùn)活動(dòng)和培訓(xùn)效果研究中不可缺少的依據(jù)和參考材料，對(duì)改進(jìn)培訓(xùn)管理，提高住院醫(yī)師培訓(xùn)質(zhì)量具有重要作用。目前各培訓(xùn)單位的培訓(xùn)檔案管理中存在許多不足之處。為此，該文從培訓(xùn)檔案管理的重要性、檔案特點(diǎn)、檔案管理存在問題以及今后培訓(xùn)檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策來闡述加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理的重要性，對(duì)規(guī)范開展住院醫(yī)師培訓(xùn)具有重要的借鑒作用。

住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn);檔案管理;現(xiàn)狀

2010年7月，福建省政府批轉(zhuǎn)了省衛(wèi)生廳等五部門聯(lián)合制定的《關(guān)于福建省住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)實(shí)施意見(試行)的通知》的文件，隨著2010年11月11日，在漳州召開“福建省住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)啟動(dòng)儀式暨管理提高班”，標(biāo)志著福建省住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)進(jìn)入全面實(shí)施階段。住院醫(yī)師是臨床醫(yī)師成長的關(guān)鍵階段，住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)是培養(yǎng)高素質(zhì)醫(yī)學(xué)人才的重要手段，也是提高整體醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療水平提高的重要措施[1]。目前培訓(xùn)已進(jìn)行二年多時(shí)間，我院不僅加強(qiáng)培訓(xùn)的過程管理，而且對(duì)培訓(xùn)過程的管理內(nèi)容、文檔和記錄等進(jìn)行認(rèn)真的歸檔，這對(duì)保證培訓(xùn)質(zhì)量取得明顯效果，但也存在一些問題?，F(xiàn)將目前住院醫(yī)師培訓(xùn)檔案管理的現(xiàn)狀介紹如下。

1 培訓(xùn)檔案管理的重要性

教學(xué)檔案是指各級(jí)各類學(xué)校及教師個(gè)人從事教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教育管理活動(dòng)直接形成的,有保存價(jià)值的各種文字、圖表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、論著、聲像載體等不同形式的歷史記錄。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的檔案材料類似教學(xué)檔案，它是培訓(xùn)單位培訓(xùn)工作的方針、政策、原則、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄，是培訓(xùn)活動(dòng)和培訓(xùn)效果研究中不可缺少的依據(jù)和參考材料，是了解培訓(xùn)內(nèi)容，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)培訓(xùn)管理，提高住院醫(yī)師培訓(xùn)質(zhì)量。

培訓(xùn)檔案的研究與比較，如對(duì)培訓(xùn)管理檔案、指導(dǎo)教師教案、培訓(xùn)學(xué)生的培訓(xùn)情況等的研究和比較，可以看出醫(yī)院的住院醫(yī)師管理水平、指導(dǎo)教師教學(xué)水平和學(xué)生對(duì)培訓(xùn)的接受能力等，更好地為制定提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平提供重要依據(jù)，也是促進(jìn)培訓(xùn)改革和學(xué)術(shù)交流的重要信息資源。

因此，做好住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案的管理，對(duì)督促住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作，提高培訓(xùn)質(zhì)量具有重要作用。

2 住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的檔案特點(diǎn)

2.1培訓(xùn)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)在我國剛開始，并且有較嚴(yán)格的培訓(xùn)制度，而住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的檔案是在培訓(xùn)過程這一特定領(lǐng)域中形成的。

2.2培訓(xùn)檔案具有特定的時(shí)間周期。它是按每個(gè)人培訓(xùn)的周期將各個(gè)階段培訓(xùn)過程進(jìn)行完整的記錄，培訓(xùn)基地分年度來安排培訓(xùn)并且緊密銜接，從而形成了一種循環(huán)模式。

2.3培訓(xùn)檔案來源分散而且冗雜。由于培訓(xùn)過程和培訓(xùn)管理過程是一個(gè)復(fù)雜的體系，所牽涉的部門和人員較多，使得培訓(xùn)檔案分類較為冗雜，不存在一種固定的分類方式。檔案材料絕大部分來源于培訓(xùn)老師和培訓(xùn)對(duì)象中，檔案材料形成分散。

3 住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理存在問題

3.1培訓(xùn)檔案管理制度不明確。目前住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的檔案管理沒有一個(gè)明確制度，其歸檔范圍、內(nèi)容的形式均沒有一個(gè)確切的規(guī)定，也沒有一個(gè)檔案管理的約束機(jī)制。各培訓(xùn)單位的培訓(xùn)檔案收集就基本是按評(píng)估體系的指標(biāo)內(nèi)容來做，檔案收集的完整和規(guī)范參差不齊。

3.2對(duì)培訓(xùn)檔案管理工作的不夠重視。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作起步，各培訓(xùn)單位把工作重心放在培訓(xùn)質(zhì)量和培訓(xùn)對(duì)象培訓(xùn)管理等上面，沒有充分認(rèn)識(shí)到培訓(xùn)檔案管理的重要性。日常工作也常常忽視了培訓(xùn)文件材料的收集、整理和歸檔工作，導(dǎo)致培訓(xùn)檔案管理不規(guī)范，甚至有些材料根本就沒有歸檔，有些培訓(xùn)單位基本就是在上級(jí)部門要檢查評(píng)估時(shí)才來整理培訓(xùn)檔案，培訓(xùn)檔案材料流失比較嚴(yán)重。

3.3檔案管理人員沒有相應(yīng)專業(yè)知識(shí)。目前，各住院醫(yī)師培訓(xùn)單位的培訓(xùn)檔案管理人員多是由醫(yī)院的行政人員、科室教學(xué)秘書或培訓(xùn)老師兼任，絕大多數(shù)人員沒有受過正規(guī)的檔案管理專業(yè)的教育或培訓(xùn)，檔案專業(yè)知識(shí)匱乏，不會(huì)按檔案管理的要求進(jìn)行檔案整理、歸檔、立卷，對(duì)培訓(xùn)檔案的收集與管理隨意，常常造成培訓(xùn)資料積壓甚至丟失。

3.4培訓(xùn)檔案管理沒有專門資金。目前，培訓(xùn)單位沒有培訓(xùn)檔案管理專項(xiàng)資金，檔案管理手段比較落后，仍然采用傳統(tǒng)的機(jī)械手工操作方式，缺少現(xiàn)代化的檔案管理方式，工作效率低，收集、立卷、整理保管和提供利用工作不能有效開展。

4 加強(qiáng)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理工作的對(duì)策

4.1建立培訓(xùn)檔案管理制度。根據(jù)目前住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的實(shí)際情況，由衛(wèi)生主管部門制定一個(gè)培訓(xùn)檔案管理的規(guī)章制度，以明確培訓(xùn)檔案歸檔的范圍、程序和方法，使培訓(xùn)檔案管理有章可依，各單位統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。

4.2重視培訓(xùn)檔案管理工作，提高全員檔案意識(shí)。培訓(xùn)檔案管理是住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作的重要組成部分，對(duì)加強(qiáng)培訓(xùn)管理、改進(jìn)培訓(xùn)方法、提高培訓(xùn)質(zhì)量具有重大意義。因此，各培訓(xùn)單位要切實(shí)重視培訓(xùn)檔案管理工作，提高對(duì)培訓(xùn)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。要求各級(jí)人員和培訓(xùn)對(duì)象明確培訓(xùn)檔案歸檔范圍，提高全員檔案意識(shí)，讓穩(wěn)中有降級(jí)各類人員重視培訓(xùn)檔案收集，及時(shí)歸檔。

4.3注重培訓(xùn)檔案的收集與積累，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案完整性。培訓(xùn)檔案要注重平時(shí)的收集與管理，應(yīng)該實(shí)行“三納入”、“四同步”管理[2]，即將培訓(xùn)檔案工作納入培訓(xùn)計(jì)劃，納入各級(jí)管理人員的崗位職責(zé)，納入考核培訓(xùn)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)；下達(dá)培訓(xùn)任務(wù)與提出培訓(xùn)文件材料的歸檔要求同步；檢查培訓(xùn)工作與檢查培訓(xùn)文件材料形成積累情況同步；評(píng)審、鑒定培訓(xùn)質(zhì)量、培訓(xùn)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；培訓(xùn)結(jié)業(yè)、培訓(xùn)考核與檔案管理部門出具歸檔證明同步。

4.4增加經(jīng)費(fèi)投入。要加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，在紙質(zhì)檔案管理的前提下，增加計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)方式，減輕檔案管理人員的工作量，提高培訓(xùn)檔案管理效率，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案的作用。

4.5加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。各培訓(xùn)單位應(yīng)根據(jù)自身的培訓(xùn)量等需要配備專兼職培訓(xùn)檔案管理人員，并且明確工作職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)和要求。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，參加檔案管理部門定期開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)實(shí)行持證上崗。

4.6加強(qiáng)檔案的開發(fā)與利用。完善的培訓(xùn)檔案的建立，應(yīng)充分發(fā)揮其作用。只有各級(jí)人員認(rèn)識(shí)到完善的檔案，為醫(yī)院的培訓(xùn)工作提供不可替代的依據(jù)和憑證，能夠?qū)ε嘤?xùn)起指導(dǎo)作用，促進(jìn)培訓(xùn)管理的研究，提高培訓(xùn)質(zhì)量，達(dá)到促進(jìn)培訓(xùn)管理水平。從而使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)人員能更加認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。

綜上所述，住院醫(yī)師培訓(xùn)化培訓(xùn)檔案是培訓(xùn)活動(dòng)和培訓(xùn)效果研究中不可缺少的依據(jù)和參考材料，對(duì)改進(jìn)培訓(xùn)管理，提高住院醫(yī)師培訓(xùn)質(zhì)量具有重要作用。因此，我們要加強(qiáng)日常培訓(xùn)過程的管理，對(duì)文檔和記錄等進(jìn)行認(rèn)真的歸檔，這對(duì)保證培訓(xùn)質(zhì)量具有明顯效果。

[1] 張勵(lì),楊柳青. 住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)存在的問題及對(duì)策.川北醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007,22(5)：509-511.

[2] 楊大偉. 高校教學(xué)檔案管理工作淺析.黑龍江檔案，2012,(1)：57.

350005 福州,福建醫(yī)科大學(xué)第一臨床醫(yī)學(xué)院醫(yī)學(xué)教育科