芻議醫(yī)療部門檔案管理工作

李洛麗

河南省洛陽市第一人民醫(yī)院，河南洛陽 471002

醫(yī)院檔案管理認(rèn)真貫徹落實檔案法和醫(yī)院檔案工作發(fā)展規(guī)劃，積極開展日常檔案管理各項工作，依法治檔，充分發(fā)揮檔案功能，以“團(tuán)結(jié)務(wù)實、開拓進(jìn)取、自我加壓、爭創(chuàng)一流”的醫(yī)院精神為動力，求真務(wù)實，通過一系列檔案管理工作，使醫(yī)院的檔案工作有了較大發(fā)展，有力推動了醫(yī)院科學(xué)化管理進(jìn)程。

1 提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

江澤民總書記曾講到檔案工作的重要性時指出：“檔案工作是各項工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)，這個基礎(chǔ)牢不可破，將來我們是要負(fù)歷史責(zé)任的”。檔案工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，歷來處于十分重要的位置，它從一個側(cè)面反映了醫(yī)院建院和發(fā)展以及醫(yī)院的醫(yī)療管理水平，是醫(yī)院工作和其它各項工作的歷史鑒證和真實記錄，是做好各項工作的重要依據(jù)，是留給我們和后人的一筆寶貴財富。隨著社會的進(jìn)步和科技的發(fā)展，檔案事業(yè)也在進(jìn)步和發(fā)展。對檔案工作發(fā)展的形勢如果認(rèn)識不足，就會制約檔案事業(yè)的發(fā)展。無論干什么工作都要有一個認(rèn)識問題，只有認(rèn)識上去了，才能調(diào)動人的主觀能動性和一切積極的因素，才能把工作做好。醫(yī)院每年都要召開檔案專題會議，研究檔案工作，對檔案法的執(zhí)行和醫(yī)院檔案工作發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)討論，分析我院檔案工作的形勢和存在的問題、解決的辦法，這是歷史的發(fā)展規(guī)律。醫(yī)院的檔案工作如果跟不上新形勢下檔案工作的發(fā)展腳步，就不能適應(yīng)醫(yī)院提出的“高起點、高標(biāo)準(zhǔn)、高速度”的整體工作要求。如果檔案工作做不好，作為檔案管理工作人員，就要愧對前人，更無法向后人交待，必須抱著對醫(yī)院和歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度來對待檔案工作。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，為了加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，醫(yī)院把檔案工作納入了目標(biāo)管理，把檔案工作擺在應(yīng)有的位置，提上重要議事日程。逐步完善和健全各項工作制度，使檔案工作能夠做到有法可依、有章可循，根據(jù)實際情況制定切實可行的工作計劃，做到長有規(guī)劃，近有目標(biāo)，使檔案工作避免盲目性，這就為做好檔案工作提供了可靠的保障。為了進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院檔案工作的全面發(fā)展，針對工作中存在的問題，對檔案工作重新進(jìn)行了整體部署，在工作中，首先增強(qiáng)檔案工作人員做好工作的信心和積極性，其次以板報等形式對醫(yī)院檔案工作進(jìn)行宣傳，使醫(yī)院和患者了解檔案工作的實際意義，再次通過檔案工作實踐，取得了一定成效，逐步向檔案管理規(guī)范化邁進(jìn)。

2 狠抓基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，注重歸檔卷宗質(zhì)量

檔案庫房和裝具、電子檔案，是做好檔案工作的必備條件和重要基礎(chǔ)。由于主客觀條件等諸多因素的限制，醫(yī)院過去的檔案庫房大部分都十分擁擠，檔案裝具、電子檔案不到位。隨著社會發(fā)展和逐步完善，醫(yī)院近幾年醫(yī)療檔案和管理檔案逐漸增多，歸檔的卷宗也隨之增加。原來落后的基礎(chǔ)設(shè)施和檔案裝具已無法滿足日益發(fā)展的檔案事業(yè)的需要，這就使檔案工作再上新臺階受到阻礙，要想解決基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，需要大量的資金投入。多年來，由于單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的不斷增強(qiáng)，加上檔案工作者的辛勤努力，在解決檔案室、檔案庫房、電子設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)表現(xiàn)出了遠(yuǎn)見卓識，采取了強(qiáng)有力的措施，在辦公用房和資金十分緊張的情況下，克服了許多難以想像的困難，為檔案室騰出和整理了寬敞明亮合乎規(guī)范的檔案庫房，解決了檔案裝具、電子檔案等問題。為了檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，醫(yī)院專門為綜合檔案室調(diào)整了檔案庫房，對檔案庫房優(yōu)先做出合理安排，又購買了密集架，使用了電子檔案，使檔案管理工作徹底得到了改觀。現(xiàn)代化管理工具是做好新時期檔案工作的重要保障，隨著各類新型檔案管理的不斷涌現(xiàn)，對醫(yī)院檔案管理提出了更高的要求，在現(xiàn)代化管理方面，醫(yī)院為進(jìn)一步提高檔案工作打下了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。

卷宗質(zhì)量是檔案工作的生命線，過去醫(yī)院歸檔卷宗質(zhì)量有的不是很高，如裝訂次序混亂，正副卷不分、電子檔案不完善，直接影響了檔案工作的整體水平。為保證檔案工作質(zhì)量，使檔案能夠經(jīng)得起歷史的檢驗，醫(yī)院本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，組織有關(guān)人員重新學(xué)習(xí)國家檔案局規(guī)定的各項規(guī)章制度，從一個新的高度認(rèn)識檔案管理工作的重要意義。

醫(yī)院的檔案工作能夠認(rèn)真履行工作職責(zé)，按歸檔標(biāo)準(zhǔn)堅持原則嚴(yán)把歸檔關(guān)，對遺送歸檔的卷宗認(rèn)真驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時指出，并要求重新整理裝訂，輸入電腦，把問題解決在歸檔前，從而保證了歸檔質(zhì)量。在做好檔案工作的同時，加大了對臨床業(yè)務(wù)科室、行政后勤科室、分院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心等部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫他們找出問題，督促解決落實，努力提高醫(yī)院的整體檔案管理質(zhì)量。

3 增加檔案門類，注重開發(fā)利用

由于醫(yī)院工作性質(zhì)所決定，多年來，比較偏重于對行政、臨床檔案的收集，忽視了對聲像、科技、人事等檔案的收集，出現(xiàn)了以偏蓋全的現(xiàn)象，致使醫(yī)院的一些重大活動和事件沒有檔案記載，失去了許多珍貴的資料，造成了無法彌補(bǔ)的損失，也給檔案工作留下了一些令人遺憾的空白。為了把醫(yī)院檔案綜合室真正建成多功能、門類齊全的科室，在繼續(xù)做好卷宗歸檔的同時，注意了對科技、聲像等檔案的收集和整理，改變以往坐等上門送檔案資料的工作方式，主動到各部門和領(lǐng)導(dǎo)那里進(jìn)行收集，經(jīng)過篩選，整理分類，把有價值和意義的資料收集歸檔。如醫(yī)院的基建圖紙等重要資料，都是經(jīng)過檔案工作人員主動爭取收集歸檔的。經(jīng)過努力，逐漸豐富了醫(yī)院的館藏，增加了檔案門類。收集、保護(hù)檔案是因為它具有很高的歷史價值和實用價值，利用檔案工作賴以生存的基出，檔案工作的最終目的就是為醫(yī)院服務(wù)，檔案工作要服從和服務(wù)于醫(yī)療工作這個中心，就要積極提高檔案利用率，讓更多的檔案直接為醫(yī)療服務(wù)。過去在很長一段時間內(nèi)，對檔案重保管輕利用，使檔案的價值沒有很好的體現(xiàn)出來，為了更大限度地發(fā)揮檔案的使用價值，利用檔案為醫(yī)院和患者更好地服務(wù)，在保管好檔案的基礎(chǔ)上，醫(yī)院加大了對檔案開發(fā)利用的力度，由過去的被動服務(wù)逐步向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，根據(jù)每個時期醫(yī)院工作的特點及時了解需求信息，認(rèn)真當(dāng)好利用者的參謀，事先把可能需要的檔案進(jìn)行整理分類，使查閱檔案的同志便于查找，節(jié)約了時間，把檔案工作做在了前面。

4 提高素質(zhì)，穩(wěn)定隊伍

醫(yī)院檔案工作的特點是集政治理論、醫(yī)療衛(wèi)生知識和檔案專業(yè)與一體，醫(yī)院的檔案數(shù)量大、門類全，這決定了檔案工作人員既要有良好的政治覺悟，較高的理論水平，又要有熟練的醫(yī)療衛(wèi)生知識和過硬的業(yè)務(wù)能力，因此只有培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)的檔案隊伍，才是檔案事業(yè)興旺發(fā)達(dá)、長期健康發(fā)展的必由之路。

檔案管理人員要想在政治待遇和工作中有地位，首先在工作上要有所做為。

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作經(jīng)常會出現(xiàn)許多新的矛盾和問題，這就對檔案隊伍提出了更高的要求。只有不斷學(xué)習(xí)鉆研，提高自身的素質(zhì)，才能跟上檔案工作發(fā)展的需要。工作中，狠抓檔案工作人員的綜合素質(zhì)，對他們進(jìn)行政治理論學(xué)習(xí)和思想道德教育，采取以會代訓(xùn)、檔案宣傳、評比檢查、參加學(xué)習(xí)等形式進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)使檔案工作人員的綜合素質(zhì)有了明顯提高，增強(qiáng)了責(zé)任感和使命感，樹立了默默無聞、愛崗敬業(yè)的精神，強(qiáng)化了檔案工作為臨床服務(wù)的意識。根據(jù)檔案工作的特點和檔案事業(yè)的發(fā)展需要，在保持檔案隊伍相對穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，醫(yī)院對不適合做檔案工作的同志做了適當(dāng)調(diào)整，選調(diào)了一批政治思想好、組織觀念強(qiáng)、知識水平高、熱愛檔案工作的同志充實到檔案隊伍，使檔案隊伍出現(xiàn)了以老帶新、年齡和知識結(jié)構(gòu)更加合理的可喜局面。

多年由于諸多原因，檔案隊伍不太穩(wěn)定，許多檔案工作人員認(rèn)為干檔案工作不被重視，影響進(jìn)步，醫(yī)院為了穩(wěn)定檔案隊伍，解除檔案工作人員的后顧之憂，使他們安心投入工作，采取了一系列措施，在政治待遇、工作生活上關(guān)心支持他們，對他們在工作和生活上存在的問題盡可能解決，在各種待遇上一視同仁，積極鼓勵進(jìn)步，對在工作中做出突出成績的同志進(jìn)行年度表揚和獎勵。通過一系列措施使檔案的整體工作得到了全面提高，對促進(jìn)醫(yī)院的工作起到了很大的作用。

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