人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理研究

● 王宣承

■責(zé)編/葉風(fēng)

隨著社會信息化程度不斷提高，人力資源管理信息系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用于不同的企業(yè)，它憑借其強大的數(shù)據(jù)收集、整理、儲存和發(fā)布功能，為各級管理者提供了便捷高效的信息支持作用，幫助企業(yè)構(gòu)建現(xiàn)代人力資源管理體系，搭建組織架構(gòu)、崗位體系和員工信息的基礎(chǔ)信息平臺，建設(shè)規(guī)范靈活的人力資源管理基礎(chǔ)流程體系，打造系統(tǒng)整合、有效運作的選、育、用、留業(yè)務(wù)平臺，極大提高了工作效率，然而在實踐中發(fā)現(xiàn)，人力資源管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)普遍存在著不完整、不一致的情況，無法準(zhǔn)確及時地反映員工的真實情況。按照信息管理的“垃圾進垃圾出（rubbish in, rubbish out）”理論，如果這一系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量不能保證，將嚴(yán)重削弱企業(yè)人事管理的效率和相關(guān)決策的可靠性，值得學(xué)術(shù)界和企業(yè)管理者高度重視。

一、人力資源管理信息系統(tǒng)功能及數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要性

人力資源管理信息化是應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)等先進的信息技術(shù)，為企業(yè)人力資源管理搭建的一個標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的信息化管理平臺。它既滿足了人力資源管理部門業(yè)務(wù)的管理需求，又將人力資源管理生態(tài)鏈上不同的角色（高層管理者、人力資源管理者、用人部門經(jīng)理以及員工）聯(lián)系起來，成為企業(yè)實行“全面人力資源管理”的紐帶，使企業(yè)各級管理者及普通員工都能參與到人力資源的管理活動中來。

人力資源管理信息系統(tǒng)通常包含以下主要功能模塊：系統(tǒng)管理、信息瀏覽、信息維護、錄用管理、勞動關(guān)系管理、變動管理、培養(yǎng)鍛煉管理、外派管理、借調(diào)管理、薪酬福利管理、離職管理、自助服務(wù)、待辦事宜、查詢統(tǒng)計等，涵蓋了人力資源工作中所有的員工管理流程和日常管理內(nèi)容。從企業(yè)實踐來看，運行中的企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為人力資源的“信息管理中心”、“流程管理中心”、“報表管理中心”、“標(biāo)準(zhǔn)管理中心”。

首先，人力資源管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為“信息管理中心”，實現(xiàn)了涵蓋企業(yè)所有機構(gòu)的集中管理控制，支持一站式實時瀏覽所有員工、機構(gòu)的最新信息。一般可以按機構(gòu)、員工編碼和人員姓名三種查詢方式，對人員基本信息、政治面貌、教育程度、考核信息、獎懲信息、檔案信息、業(yè)務(wù)職務(wù)、社會任職等靜態(tài)信息進行查詢和維護。依托人力資源管理信息系統(tǒng)，許多企業(yè)建立了員工、機構(gòu)的信息標(biāo)準(zhǔn)，降低了內(nèi)部信息共享成本，增強了信息安全風(fēng)險防控能力，使人力資源管理人員從機械性、重復(fù)性的日常事務(wù)性工作中解脫出來，更好地提高部門工作效率。同時也提供了強大的信息統(tǒng)計和分析的工具，提升了信息應(yīng)用價值和信息服務(wù)質(zhì)量。總體來說，該系統(tǒng)有助于實現(xiàn)人力資源管理部門從“成本消耗”部門向“價值創(chuàng)造”部門轉(zhuǎn)變。

其次，人力資源管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為 “流程管理中心”，實現(xiàn)了人員“進、管、出”的全流程管理，實現(xiàn)對招聘錄用、崗位變動、借調(diào)交流、外派、離職等的審批管理流程電子化和企業(yè)統(tǒng)一化；同時也實現(xiàn)了各類機構(gòu)“進、管、出”的全流程管理，即新增、撤銷、變更等的審批管理流程電子化。人力資源管理信息系統(tǒng)能夠突破時空限制，強化集團總部對子公司和多家分支機構(gòu)的管理，使管理層以及人力資源管理者了解集團的每個員工成為可能，方便其全面了解企業(yè)的整體人力資源狀況，進而能夠迅速、及時進行決策或反應(yīng)。例如，通過與公司財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，可以在子公司或分支機構(gòu)層面上集中發(fā)放員工薪酬，建立工資計劃管理、指標(biāo)預(yù)警，發(fā)放流程審核和動態(tài)監(jiān)控的全流程立體化管控體系；通過與“變動管理系統(tǒng)”對接，可以全面監(jiān)控各種人員的調(diào)動、職務(wù)任免、借調(diào)實習(xí)、交流掛職和外派等人員使用流程，并將變動過程自動生成人員工作履歷。

第三，人力資源管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為 “報表管理中心”。它自動生成數(shù)信息報表；通過報表定制功能實現(xiàn)二維報表個性化定制；通過綜合定制查詢功能可靈活設(shè)置查詢條件；通過固定報表查詢功能集成了人力資源管理活動和統(tǒng)計中常用的各類統(tǒng)計報表和花名冊；決策分析功能提供了涵蓋人員管理、薪酬管理、組織管理等的KPI指標(biāo)，并可按照地域分布、機構(gòu)類別、機構(gòu)歸屬和管理對象和分析時間等五大維度進行精細(xì)分析，分析結(jié)果以圖形和圖表展示，為各級管理者提供全面、及時的決策支持。

第四，人力資源管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為 “標(biāo)準(zhǔn)管理中心”，實現(xiàn)了企業(yè)機構(gòu)編碼和員工編碼的信息標(biāo)準(zhǔn)化，成為企業(yè)機構(gòu)信息和人員信息的唯一源頭。依托標(biāo)準(zhǔn)化的信息系統(tǒng)，人力資源管理可以實現(xiàn)對各主要業(yè)務(wù)進行集成處理和直接管理，在各業(yè)務(wù)模塊之間建立了關(guān)聯(lián)，構(gòu)建上級統(tǒng)一管控的新模式。如干部員工的日常管理工作，包括培養(yǎng)鍛煉管理、借調(diào)管理、外派管理、干部人事檔案管理等，均可在系統(tǒng)中構(gòu)建了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的業(yè)務(wù)流程。信息標(biāo)準(zhǔn)化是完成信息加工的前提，是實現(xiàn)信息高效處理和增值的基礎(chǔ)，是信息化管理的重要環(huán)節(jié)。

為了應(yīng)付頻繁的企業(yè)重組及人事變動，企業(yè)的管理者可以運用人力資源信息系統(tǒng)，方便地編制本企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和人員結(jié)構(gòu)規(guī)劃方案，通過各種方案在系統(tǒng)中的比較的模擬評估，產(chǎn)生各種方案的結(jié)果數(shù)據(jù)，并通過直觀的圖形用戶界面，為管理者最終決策提供輔助支持，使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

可見，人力資源管理系不僅承擔(dān)了信息收集、信息加工匯總、報表生成、信息發(fā)布的職能，而且成為機構(gòu)信息和人員信息的唯一源頭，是人力資源戰(zhàn)略決策的基礎(chǔ)，對提高企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量意義重大。

二、當(dāng)前企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量存在的問題

目前，企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)功能日益復(fù)雜，對操作人員的素質(zhì)要求越來越高。但在系統(tǒng)的實際運行過程中,數(shù)據(jù)質(zhì)量問題日益突出,數(shù)據(jù)失真、信息滯后屢見不鮮,不同子系統(tǒng)甚至同一系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息相互矛盾現(xiàn)象也時有發(fā)生。數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響到人力資源管理信息系統(tǒng)的功能和應(yīng)用,決定了信息系統(tǒng)所提供的信息能否為企業(yè)所用。

從當(dāng)前企業(yè)運營的實際情況來看，人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在著如下的質(zhì)量問題：

1.數(shù)據(jù)缺失。數(shù)據(jù)缺失是人力資源管理信息系統(tǒng)最常見的問題之一，由于部分員工在信息錄入時缺少重視，以及各業(yè)務(wù)部門對不同資料的重要性存在差異，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不完整。例如，在員工個人信息中，如果姓名職位信息完整而家庭住址數(shù)據(jù)缺失，這雖然對于績效考核、工資發(fā)放等業(yè)務(wù)影響不大，可是當(dāng)需要根據(jù)家庭住址就近分配任務(wù)或安排班車路線時，家庭住址的信息就顯得尤為關(guān)鍵了。

2.數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確是人力資源管理信息系統(tǒng)中另一個不可忽視的問題，它包括由于錄入錯誤、缺少核查等原因造成的含糊不清的表述，過于簡略的條目；也包括難以解釋或無法解釋的字段，計算錯誤的數(shù)字，以及古怪的符號等。在信息系統(tǒng)中，可以通過制作“字典表”，對各種變量定義其代碼、取值范圍和物理名稱，以此為標(biāo)準(zhǔn)對超出字典表的數(shù)據(jù)進行“錯誤識別”。如“績效工資”或“工齡”等數(shù)據(jù)不應(yīng)包含負(fù)數(shù)。

3.數(shù)據(jù)不及時。在大多數(shù)企業(yè)，員工的個人信息是在入職或調(diào)崗時填錄的，之后可能很長一段時間內(nèi)不會修改。而且處于管理方便和信息安全等角度考慮，很多企業(yè)的人力資源管理信息系統(tǒng)并未向所有員工開放，員工不能主動參與到個人信息的日常維護過程中，除非在調(diào)任或晉升等特別時刻才可能更新。這樣一來，員工信息的更新速度就會滯后，導(dǎo)致系統(tǒng)動戶率偏低。

4.數(shù)據(jù)存在邏輯問題。數(shù)據(jù)的邏輯問題可能表現(xiàn)為諸多形式，最常見的有非同源問題。它是指由于不同的業(yè)務(wù)部門各自獨立的收集數(shù)據(jù)，而導(dǎo)致不同來源的信息在匯總時出現(xiàn)互相矛盾的現(xiàn)象。例如由于非正式員工的頻繁流動，造成在企業(yè)集團總部和分公司的數(shù)據(jù)庫中，人員數(shù)量或名稱的不一致；有時，即使同一部門反饋的數(shù)據(jù)，也會因為時間、任務(wù)情景的不同而產(chǎn)生邏輯矛盾。例如很多員工有不止一個手機或電子郵箱，在先后兩次分別填入系統(tǒng)時，可能對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)匯總和處理造成麻煩。另外，對于規(guī)模大員工較多的單位，多人重名的現(xiàn)象也經(jīng)常出現(xiàn)。如不能正確區(qū)分這些重名信息，極易產(chǎn)生數(shù)據(jù)銜接方面的錯誤。

三、開展人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)治理的措施

為進一步提高人力資源管理系統(tǒng)信息化水平，企業(yè)應(yīng)緊緊圍繞提高數(shù)據(jù)質(zhì)量與提升考核排名兩項目標(biāo)，多措并舉，著力解決人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，充分發(fā)揮系統(tǒng)在員工自助服務(wù)以及人力資源管理決策分析與戰(zhàn)略規(guī)劃能力，助力提高人力資源管理水平。

1.提高對系統(tǒng)重視度，明確職責(zé)分工。人力資源管理系統(tǒng)是一套以現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理通行模式為參考，覆蓋企業(yè)各類機構(gòu)與全部從業(yè)人員，涵蓋人力資源管理核心功能、分析功能及協(xié)同功能的管理型信息系統(tǒng)。為提高對本系統(tǒng)的重視程度，切實保證該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)該就系統(tǒng)各模塊信息的維護工作進行了明確分工，確保信息維護責(zé)任落實到人。同時，堅持在做好機關(guān)本部員工信息維護的同時，同步推動各單位完成本單位員工的信息維護工作。遵循“誰經(jīng)辦、誰維護、誰負(fù)責(zé)”的信息維護原則，依據(jù)業(yè)務(wù)管理中實際的崗位職責(zé)分工，在系統(tǒng)中進行各類人力資源業(yè)務(wù)操作，以及在業(yè)務(wù)權(quán)限范圍內(nèi)查詢和使用信息；負(fù)責(zé)及時完成相關(guān)業(yè)務(wù)操作，確保系統(tǒng)信息完整準(zhǔn)確。

2.突破當(dāng)前數(shù)據(jù)維護中的重點與難點，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。人力資源管理系統(tǒng)涵蓋了人力資源工作中所有的員工管理流程和日常管理內(nèi)容。從目前來看，許多企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)在員工個人家庭信息與履職經(jīng)歷等模塊數(shù)據(jù)質(zhì)量亟待提高。因此，在數(shù)據(jù)治理工作中應(yīng)緊抓住這些重點與難點問題，將“短板”補齊，切實提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.制訂完善的數(shù)據(jù)填錄指引，加強培訓(xùn)，保證數(shù)據(jù)填報質(zhì)量。人力資源管理系統(tǒng)是一個高度集成的綜合化信息系統(tǒng)。為確保系統(tǒng)用戶在數(shù)據(jù)填錄時能夠準(zhǔn)確無誤，人力資源部應(yīng)將牽頭制訂數(shù)據(jù)填錄的規(guī)范，明確工作流程；同時對現(xiàn)有信息管理人員加強培訓(xùn)，完善相關(guān)知識技能，強化責(zé)任意識，在源頭上減少無效數(shù)據(jù)和錯誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，切實保證數(shù)據(jù)填報質(zhì)量。

4.引導(dǎo)員工積極主動開展員工自助維護，提高系統(tǒng)的動戶率。目前，企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)通常已經(jīng)向所有員工開放了員工自助維護功能。數(shù)據(jù)治理工作中應(yīng)積極引導(dǎo)員工主動登錄系統(tǒng)開展個人信息（尤其是家庭信息等字段）的維護工作，確保實時更新。在保證系統(tǒng)動戶率的同時，切實將觸角成功地延伸到每一位員工的身邊，使人力資源的信息傳遞暢通有效，加強內(nèi)部的信息溝通,并使得全行員工都能參與到人力資源管理的活動中來，提高內(nèi)部客戶滿意度。

5.加強考核，開展日常督導(dǎo)和現(xiàn)場的專項檢查，切實保證系統(tǒng)使用效果。鑒于人力資源管理系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)的重要性，企業(yè)應(yīng)將各單位人力資源系統(tǒng)維護質(zhì)量作為各單位人力資源專業(yè)考核的指標(biāo)之一，制定相應(yīng)考核辦法，將數(shù)據(jù)質(zhì)量治理全面納入常態(tài)化管理中。由于不同環(huán)節(jié)的利益追求經(jīng)常存在差異，應(yīng)將數(shù)據(jù)的收集、維護和使用各環(huán)節(jié)進行統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)同管理，考核收集環(huán)節(jié)給出的數(shù)據(jù)是否使分析效果得到明顯提升, 考核維護和使用環(huán)節(jié)是否監(jiān)督到位。同時將結(jié)合各種專項檢查，以操作合規(guī)、流程規(guī)范、制度健全等手段落實數(shù)據(jù)質(zhì)量長效管理機制，進一步提升企業(yè)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工作水平。

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