淺析商務(wù)英語(yǔ)信函自然段劃分的人際意義

中國(guó)石油大學(xué)(華東)文學(xué)院 熊小秦

在中國(guó)加入世貿(mào)組織十年后的今天，國(guó)內(nèi)外的商務(wù)交流與合作更加密切，有效實(shí)現(xiàn)商務(wù)溝通的技能也更加凸顯。對(duì)于國(guó)際商貿(mào)交流與溝通的主要媒介——商務(wù)英語(yǔ)，以往的研究主要集中在字面意思的表達(dá)上。本文以商務(wù)英語(yǔ)信函為研究對(duì)象，從語(yǔ)言學(xué)、心理學(xué)和審美學(xué)的角度探討自然段劃分在商務(wù)領(lǐng)域的書面交流與溝通中的人際功能，以期能有助于更好地理解商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作特點(diǎn)，為商務(wù)英語(yǔ)的教學(xué)與研究及國(guó)際貿(mào)易實(shí)踐服務(wù)。

1 商務(wù)英語(yǔ)信函概說

商務(wù)英語(yǔ)是英語(yǔ)的一種功能變體，屬于特殊用途英語(yǔ)(English for Specific Purpose，簡(jiǎn)稱ESP)。作為商務(wù)英語(yǔ)的重要組成部分，商務(wù)英語(yǔ)信函是對(duì)日常的商務(wù)往來(lái)中用以傳遞信息、處理商務(wù)事宜以及聯(lián)絡(luò)和溝通關(guān)系的信函、電訊文書等各種函件的總稱。由于書面交流具有其他方式無(wú)可替代的經(jīng)濟(jì)快捷的優(yōu)勢(shì)，所以商務(wù)英語(yǔ)信函成為國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中主要和最常用的交流手段。

常用的商務(wù)英語(yǔ)信函主要有建立關(guān)系函、詢價(jià)函、答復(fù)函、索賠函等。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的縱深發(fā)展，國(guó)際間的貿(mào)易活動(dòng)和信息交往日益頻繁，商務(wù)英語(yǔ)信函的重要性也與日俱增。正確而有效地使用英語(yǔ)商務(wù)信函具有重要的交流功能和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

商務(wù)英語(yǔ)信函是一種書面交際，與口頭交談不同，它是作者用語(yǔ)言文字將要交際的信息傳遞給聽話者——讀者。在交際過程中，由于沒有面部表情(facial expressions)、手勢(shì)(gestures)、交替(turn-taking)、提問(question)等補(bǔ)充手段，在理解上給讀者造成一定障礙，因此書面交際比口頭交際在語(yǔ)言的表達(dá)上要求更高(曹菱，2000)。從語(yǔ)言學(xué)角度來(lái)看，商務(wù)英語(yǔ)信函這一信息載體不僅包含特定的商務(wù)信息，而且蘊(yùn)含著豐富的人際意義。

與潛在的(prospective)客戶建立貿(mào)易關(guān)系是整個(gè)國(guó)際貿(mào)易過程的第一步，是企業(yè)貿(mào)易開始和發(fā)展的基礎(chǔ)，無(wú)論對(duì)于老公司或新公司都是十分重要的。對(duì)新建的公司來(lái)說，它可以是開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，而對(duì)老公司來(lái)說，它可以有助于擴(kuò)展業(yè)務(wù)和增加銷售額。所以，本文的分析主要以建立貿(mào)易關(guān)系函為例。

2 商務(wù)英語(yǔ)信函自然段劃分的人際意義

2.1 語(yǔ)言學(xué)層面

劃分自然段，是我們?cè)谏闲W(xué)時(shí)就學(xué)習(xí)和掌握了的語(yǔ)言能力，所以人們傾向于把段落的劃分看作是簡(jiǎn)單、隨意，而忽略了其語(yǔ)用功能。功能語(yǔ)言學(xué)認(rèn)為，任何選擇都是有意義的?！斑x擇就是意義”(Choice is meaning)。具體到語(yǔ)篇中，語(yǔ)篇中沒有無(wú)用的單位，自然段的劃分必有其特定的語(yǔ)義和語(yǔ)用功能。語(yǔ)篇中自然段的劃分也體現(xiàn)了特定的語(yǔ)用功能。李戰(zhàn)子認(rèn)為自然段劃分作為書寫變異的語(yǔ)用功能在于吸引讀者注意力，并進(jìn)行強(qiáng)調(diào)或做出評(píng)價(jià)(2002：361)。

為了使書信內(nèi)容更加清楚、易讀，吸引閱信人，商務(wù)信函的作者會(huì)把自然段劃分得井然、適度。同時(shí)，每個(gè)段落遵循“一個(gè)段落，一個(gè)主題(one paragraph, one topic)”原則，正文中的所有段落結(jié)合在一起便可引導(dǎo)閱信者沿著寫信者設(shè)計(jì)好的邏輯思路前行。以建立貿(mào)易關(guān)系信函為例，此類信函一般都包括以下幾部分自然段：

(1)簡(jiǎn)述信息來(lái)源(說明是從何得知對(duì)方的概況的)；(2)簡(jiǎn)單介紹本公司(公司的經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品和服務(wù)、信譽(yù)等)；(3)說明寫信的目的(欲與對(duì)方開展何種業(yè)務(wù)：銷售己方的產(chǎn)品，購(gòu)買對(duì)方的產(chǎn)品或共同建立合資企業(yè)等)；(4)表達(dá)合作與早日收到回復(fù)的愿望。

例如，下面的這封建立貿(mào)易關(guān)系函很好地體現(xiàn)了上文所論述的商務(wù)英語(yǔ)信函中自然段的劃分原則，反映出寫信人主要考慮了適度、秩序感。

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Your prompt attention to this matter will be highly appreciated.由此可見，商務(wù)信函自然段的劃分不只是句首縮進(jìn)一段空間的問題，而是寫信人和閱信人所遵循的一種“對(duì)于語(yǔ)義和語(yǔ)用功能的默契”(李戰(zhàn)子，2002:364)。并且自然段的如此劃分也使信函的易讀度(readability)大為提高，交流的意旨躍然紙上。

Very truly yours,

2.2 心理學(xué)層面

在從事日常商務(wù)交流和溝通的過程中，商務(wù)信函的作者往往考慮情感因素及對(duì)方的心理準(zhǔn)備過程，在傳遞信息的同時(shí)，注重帶給閱信人心理上的舒適感和愉悅感。根據(jù)何恒莘(1994)對(duì)方中心原則及其運(yùn)用策略，解決交際的核心問題的焦點(diǎn)在于交際對(duì)方。交際中必須以對(duì)方為中心，并且一切話語(yǔ)必須向?qū)Ψ絻A斜。交際者說話必須遵循“心理求同法”，即盡可能按照對(duì)方的心理需求說話。

這里的交際對(duì)方為惜時(shí)如金，講求效率的商務(wù)人士，從社會(huì)心理來(lái)看，這些讀者沒有過多的時(shí)間品味冗長(zhǎng)繁復(fù)的言辭，長(zhǎng)篇大論易使對(duì)方望而生畏，而很多過短的段落則易分散閱信人的注意力。把自然段劃分得井然適度符合商務(wù)人士的交際要求和實(shí)際工作需要。這也說明寫信人做到了換位思考，能夠設(shè)身處地地站在對(duì)方的立場(chǎng)上思考問題。不難想象，寫信人的交流目的自然得到閱信人的心領(lǐng)神會(huì)。

2.3 美學(xué)層面

劉宏偉、徐盛桓指出一切言語(yǔ)活動(dòng)總是傾向于既具有功用性又具有審美性(2010：6)。商務(wù)英語(yǔ)信函的主要社會(huì)功能是傳遞商務(wù)信息、磋商經(jīng)貿(mào)事務(wù)，并使閱信人接受其中的觀點(diǎn)，采取預(yù)期的行動(dòng)。同時(shí)，考慮到商務(wù)人士的審美需要，為了體現(xiàn)寫信人的審美取向，商務(wù)信函很注重審美性。

對(duì)于美，可以說仁者見仁，智者見智。但有一點(diǎn)是共通和不變的：“美是人類通過社會(huì)實(shí)踐在客體對(duì)象以宜人的物質(zhì)形式顯現(xiàn)出來(lái)的積極、正面、肯定性的人的本質(zhì)力量的一種具有普遍性、共同性的品格或特質(zhì)”(李萍、于永順2006：29-30)。也就是說語(yǔ)言也能滿足我們的審美要求，成為引發(fā)美感的審美對(duì)象。朗格卡(1997：116)也曾指出，自然段也可以是作者出自風(fēng)格上的考慮，即部分地可由“眼睛看上去美不美”來(lái)決定。在傳遞商務(wù)信息和體現(xiàn)審美性的要求下，商務(wù)信函形成了井然、適度的自然段劃分特色，不僅鮮明地體現(xiàn)出寫信人的創(chuàng)作意圖，而且有效地滿足了閱信人的審美取向。

所以商務(wù)英語(yǔ)信函適度、井然的自然段劃分是綜合考慮了語(yǔ)言學(xué)、心理學(xué)和審美學(xué)的結(jié)果，往往蘊(yùn)含著豐富的情感意義，折射出信函所表達(dá)的特定的人際意義。

值得一提的是，我們的研究結(jié)果也印證了海英茲·姆·戈得曼(Heinz M Goldmann)所總結(jié)的推銷原則AIDA(Attention, Interest,Desire and Action)。進(jìn)一步說明在人際交流中引起對(duì)方關(guān)注(Attention)，喚起對(duì)方興趣(Interest)，激起對(duì)方欲望(Desire )，促成對(duì)方行動(dòng)(Action)，從而達(dá)到人際交流目的的重要性。

3 結(jié)語(yǔ)

本文從語(yǔ)言學(xué)、心理學(xué)和審美學(xué)的角度分析了商務(wù)語(yǔ)境下的自然段劃分。分析表明，井然的自然段劃分使商務(wù)信函所要轉(zhuǎn)達(dá)的意義更加明晰，帶給閱信人心理上的舒適感，符合商務(wù)人士特定的審美取向。所以，恰當(dāng)?shù)淖匀欢蝿澐帜苡行У卮龠M(jìn)商務(wù)信函的人際意義的實(shí)現(xiàn)，體現(xiàn)出寫信人期望與閱信人平等磋商和建立互惠互利貿(mào)易關(guān)系的積極態(tài)度和友好情感。研究表明，商務(wù)英語(yǔ)信函自然段的劃分蘊(yùn)含著豐富的情感意義，折射出特有的人際意義，也反映了“顧客是上帝”——現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念。希望本文的寫作能對(duì)商務(wù)英語(yǔ)信函的教學(xué)和研究及國(guó)際貿(mào)易實(shí)踐有所裨益。

[1] 曹菱.商務(wù)英語(yǔ)函電[M].北京:外語(yǔ)教學(xué)與研究出版社,2000.

[2] 何恒幸.對(duì)方中心論.外語(yǔ)學(xué)刊[J].1994 (03).

[3] 李萍,于永順.實(shí)用美學(xué)[M].大連:東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社,2006.

[4] 李戰(zhàn)子.話語(yǔ)的人際意義研究[M].上海:上海外語(yǔ)教育出版社,2002.

[5] 劉宏偉,徐盛桓.《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》新聞標(biāo)題的美學(xué)風(fēng)格[J].外語(yǔ)教學(xué),2010(05).