淺析流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題和對(duì)策

李春芳

廣東省林業(yè)科學(xué)研究院，廣州市 510520

人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案。[1]流動(dòng)人員人事檔案是干部人事檔案的重要組成部分。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，人員流動(dòng)日益頻繁，做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)人力資源開發(fā)，人才有效配置，人員自由合理流動(dòng)具有重要的意義。本文就流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題，提出粗淺的對(duì)策。

1 現(xiàn)階段流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問題

1.1 多頭管理，似管非管

1996年12月中組部、人事部關(guān)于《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》指出：“流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)只能是縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事部門所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案，嚴(yán)禁個(gè)人保管人事檔案”[2]。但是，目前流動(dòng)人員的人事檔案除政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理外，很多部門都在公開或私自管理人事檔案。如：失業(yè)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、企業(yè)勞資部門、外企人才服務(wù)部門、社區(qū)街道辦事處、中介機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體等利用各種名目也在管理人事檔案，有的還把保管人事檔案當(dāng)成謀利的手段。在檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞、查閱、借閱等方面，又處于都不管的現(xiàn)象。

1.2 檔案質(zhì)量不高，材料失真

人事檔案材料質(zhì)量不高，內(nèi)容陳舊，缺乏反映個(gè)人綜合素質(zhì)和專業(yè)特長(zhǎng)，不能適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)人才信息的動(dòng)態(tài)需求，利用價(jià)值不高。如反映人才類型、管理才能、技術(shù)專長(zhǎng)、科技成果、繼續(xù)教育、專業(yè)職稱等很少；有關(guān)守法、納稅、借貸等信用內(nèi)容的記錄更少；再有就是檔案內(nèi)容亂填，如入黨入團(tuán)時(shí)間每次填寫都不同，出生日期根據(jù)利益隨意寫，參加工作時(shí)間前后不一致，只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)等。這些都是造成用人單位在招聘人員時(shí)不用人事檔案的原因。

真實(shí)性是人事檔案的生命，是人事檔案能否發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以存在的前提。[3]內(nèi)容失真會(huì)造成誤導(dǎo)用人。造成內(nèi)容失真的原因：一是人事檔案部門的一些人素質(zhì)低，工作責(zé)任心不強(qiáng)，把關(guān)不嚴(yán)，使一些虛假材料順利地進(jìn)入檔案袋。二是有的人為了提前或延期退休，把年齡改大或改小。三是管理人員玩忽職守，導(dǎo)致檔案丟失重填。四是濫發(fā)學(xué)歷學(xué)位證書，造成一些學(xué)歷學(xué)位的“縮水”和貶值。五是自帶或保管個(gè)人檔案，造成檔案涂改、丟失。如果這些失真的檔案通過某些渠道變成了“真”檔案，會(huì)給社會(huì)帶來不公平競(jìng)爭(zhēng)，誤導(dǎo)用人單位。

1.3 以檔養(yǎng)檔，收取管理費(fèi)

根據(jù)2007年3月11日《羊城晚報(bào)》報(bào)道，全國(guó)人大代表吳自祥在《關(guān)于改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》中說，目前人事檔案的收費(fèi)很亂。一份人事檔案一個(gè)月的收費(fèi)10～30元不等，以20元居多，而檔案相對(duì)人要利用、調(diào)檔時(shí)還要繳費(fèi)。若是異地調(diào)檔還要額外繳交500元左右的調(diào)檔費(fèi)，且手續(xù)繁瑣。這種所謂“以檔養(yǎng)檔”的做法是沒有法律依據(jù)的，是不合理的。

1.4 管理不規(guī)范，問題較多

1996年12月中共中央組織部、人事部印發(fā)了《流動(dòng)人員人事管理暫行規(guī)定》，規(guī)定流動(dòng)人員人事檔案包括：辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；自費(fèi)出國(guó)人員的人事檔案；外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營(yíng)科技企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等。非國(guó)有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；外國(guó)企業(yè)常駐機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案；其它流動(dòng)人員的人事檔案等。[4]流動(dòng)人員工作不固定，頻繁換崗，檔案管理出現(xiàn)了如下幾個(gè)問題。

一是“棄檔現(xiàn)象”逐年上升。據(jù)全國(guó)及各省人才流動(dòng)服務(wù)中心的不完全統(tǒng)計(jì)，國(guó)有和非國(guó)有單位在代管的人事檔案中，至少有15%的人事檔案與主人失去聯(lián)系，而且呈逐年上升趨勢(shì)。

二是無頭檔案數(shù)量不斷增加。大中專畢業(yè)生離校時(shí)忙于擇業(yè)，無暇顧及檔案之事，學(xué)校只好將其檔案轉(zhuǎn)回原籍；辭職、下崗、企業(yè)改制后的人員流向不明。這些都是造成人檔分離，形成無頭檔案的原因。

三是檔案丟失。有些單位對(duì)人事檔案不夠重視，違規(guī)郵寄或讓本人自帶檔案，導(dǎo)致檔案丟失。

2 解決問題的措施

2.1 制定人事檔案管理法規(guī)

目前我國(guó)人才流動(dòng)日益頻繁，檔案質(zhì)量不高，材料失真，造成很多用人單位尤其是非公企業(yè)不再完全相信人事檔案。這就要求我們?cè)趯?duì)人事檔案管理制度進(jìn)行系列改革的同時(shí)，制定出專門針對(duì)人事檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)。因?yàn)榈浆F(xiàn)在為止，還沒有這方面的法規(guī)?，F(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)定，沒有處罰辦法，沒有強(qiáng)制約束力，很難發(fā)揮作用。[5]因此，政府部門很有必要制定一項(xiàng)法律法規(guī)，以規(guī)范人事檔案管理，使人事檔案管理納入法規(guī)管理的軌道，做到有法可依。

2.2 人事檔案材料應(yīng)具有個(gè)性化

人事檔案的構(gòu)成，應(yīng)根據(jù)人員不同，職業(yè)職位不同采用不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還應(yīng)根據(jù)時(shí)代的不同和職業(yè)職位的變化，及時(shí)補(bǔ)充當(dāng)事人具有個(gè)性化的材料。如：技術(shù)專長(zhǎng)、管理才能、綜合能力、繼續(xù)教育情況、個(gè)人信用、違法違規(guī)及犯罪等方面的材料，要實(shí)行跟蹤記載，保持人事檔案的時(shí)效性，及時(shí)地把各類人員的各項(xiàng)考核結(jié)果存入人事檔案，增加動(dòng)態(tài)材料的比重，以提高人事檔案的價(jià)值。

2.3 建立流動(dòng)人員人事檔案管理中心

根據(jù)我國(guó)的有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學(xué)生檔案、企業(yè)員工檔案、士兵檔案等）都應(yīng)屬于國(guó)家所有。[6]因此政府所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心向檔案相對(duì)人收取管理費(fèi)是不合理的。目前我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理存在分散多頭管理的情況。要改變這種狀況，建議成立政府所屬的統(tǒng)一的流動(dòng)人員人事檔案管理中心。該中心為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)，不向檔案相對(duì)人收取任何費(fèi)用。

2.4 建立社會(huì)化開放式的人事檔案管理模式

建立開放式的人事檔案管理模式，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然。只有創(chuàng)建一個(gè)具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用于一體的、恰當(dāng)而又合理地處理個(gè)人、組織、國(guó)家之間的關(guān)系，建立國(guó)家所有、公共管理、社會(huì)共享、個(gè)人知情的新型人事檔案管理模式，[7]才能實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)組合，才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)人的宏觀管理。做法是：設(shè)立全國(guó)統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)。各用人單位把本單位的人事檔案錄入計(jì)算機(jī)，再由各級(jí)“人事檔案管理中心”按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)歸檔。“人事檔案管理中心”向社會(huì)所有合法的用人單位開放人事檔案。用人單位以單位密碼和代碼進(jìn)入“人事檔案管理中心”網(wǎng)，如需查閱個(gè)人檔案的，輸入居民身份證號(hào)碼后即可。這樣，既可以減輕用人單位人事檔案的管理壓力，也有利于政府對(duì)人力資源的宏觀調(diào)控，為人才戰(zhàn)略的實(shí)施提供基礎(chǔ)性服務(wù)。[8]此外，還可以和公安、銀行、社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等相關(guān)部門聯(lián)合，把有關(guān)個(gè)人的信息資料全部輸入到計(jì)算機(jī)中，建立全國(guó)通用的、標(biāo)準(zhǔn)的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，逐步實(shí)現(xiàn)信息資源契約化、社會(huì)化、電子化、法制化。[9]形成人事檔案信息管理、服務(wù)、開發(fā)三位一體的人事檔案管理格局。

2.5 檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)

檔案管理人員是檔案工作的主體。提高人事檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力是人事檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理人員不僅要具有較高的思想政治素質(zhì)，還要具有深厚的專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的操作能力,要根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要，熟練地掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)的操作技術(shù)。同時(shí)，還要淡泊名利、忠于職守、踏實(shí)工作、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。只有這樣，檔案管理工作才能更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管[J].中國(guó)檔案出版社，2002年5月

[2]中共中央組織部、人事部.關(guān)于印發(fā).流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定.的通知[J].中國(guó)人力資源開發(fā)，1997年05期

[3]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管[J].中國(guó)檔案出版社，2002年5月

[4]蘭家友.對(duì)新時(shí)期加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的思考[J].四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，第17卷第4期

[5]譚麗珍.和諧社會(huì)呼喚人事檔案管理制度的創(chuàng)新[J].城建檔案，2008年第3期

[6]王英瑋.我國(guó)人事檔案若干問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2007年第一期

[7]沈衛(wèi)（導(dǎo)師：趙渭榮）.論社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].復(fù)旦大學(xué)碩士學(xué)位論文，2007年6月

[8]律黎江等.建立適應(yīng)人才戰(zhàn)略的人事檔案管理系統(tǒng)[J].浙江檔案，2007年，第1期

[9]林艷鳳（導(dǎo)師：王云慶）.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題與解決問題的對(duì)策[J].山東大學(xué)碩士學(xué)位論文，2008年10月