ERP與OA整合助力醫(yī)院資源精細(xì)化管理

閆華 ，劉帆，武亞琴，郝梅，沈晨陽，王杉

北京大學(xué)人民醫(yī)院，北京100044

1 醫(yī)療衛(wèi)生體制改革深化和新會(huì)計(jì)制度對醫(yī)院管理的要求

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深化，單病種付費(fèi)、降低或取消藥品加成等制度的推行給公立醫(yī)院帶來了新的挑戰(zhàn)。2012年1月1日起在全國實(shí)施了新《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》和《醫(yī)院財(cái)務(wù)制度》[1]，要求醫(yī)院科學(xué)合理編制預(yù)算，依法組織收入，努力節(jié)約支出；加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，實(shí)行成本核算，強(qiáng)化成本控制，實(shí)施績效考評(píng)，提高資金使用效益，加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理。

為了生存和發(fā)展，增強(qiáng)在醫(yī)療市場中的競爭能力，醫(yī)院不僅需要改善醫(yī)療質(zhì)量，還需要在一定程度上合理控制運(yùn)營成本提高運(yùn)營效率，從“粗放型”管理向科學(xué)化、精細(xì)化管理模式轉(zhuǎn)變。為實(shí)現(xiàn)“人、財(cái)、物”資源精細(xì)化管理的目標(biāo)，需要借助于信息系統(tǒng)作為管理工具。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)、物流分離的醫(yī)院資源管理模式相比較，以財(cái)務(wù)物流一體化為特點(diǎn)的ERP系統(tǒng)與以靈活的工作流管理為特點(diǎn)的OA系統(tǒng)的整合，為醫(yī)院資源管理提供了更為統(tǒng)一高效的信息化平臺(tái)。

2 ERP與OA整合的特點(diǎn)

ERP即企業(yè)資源計(jì)劃 （Enterprise Resource Planning），是對物流、資金流和信息流全面集成的系統(tǒng)，最初用于制造業(yè)及分銷行業(yè)，近年來在醫(yī)療行業(yè)有成功應(yīng)用[2-3]。整合（Integration)是ERP的主要特性，即統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程配置、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的無縫集成。ERP一般包含財(cái)務(wù)模塊（總賬、應(yīng)收、應(yīng)付、成本），固定資產(chǎn)模塊，物流模塊（采購、銷售、庫存），人力資源模塊（人事、薪酬）等等。通過ERP可實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)信息、物流信息、人員信息的統(tǒng)一管理[4-5]，但是ERP產(chǎn)品在醫(yī)院的應(yīng)用存在一些不足：審批架構(gòu)較簡單、審批層次較淺；國外ERP產(chǎn)品界面的易用性不高；ERP產(chǎn)品按用戶數(shù)的License成本較高等。

OA即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation）作為ERP系統(tǒng)的補(bǔ)充，彌補(bǔ)了以上不足。OA系統(tǒng)具有工作流可靈活定制、簡單易用、價(jià)格適中等特點(diǎn)，可以將多層次復(fù)雜審批結(jié)構(gòu)、界面易用性要求高的一些功能放在OA系統(tǒng)中，并與ERP系統(tǒng)進(jìn)行交互。

醫(yī)院業(yè)務(wù)的過程管理非常重要，工作流管理系統(tǒng)恰如其分地將辦公審批、流轉(zhuǎn)、發(fā)布等流程控制與ERP 系統(tǒng)結(jié)合在一起, 讓醫(yī)院業(yè)務(wù)過程管理隨時(shí)得到監(jiān)控[6-7]。通過OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的集成[8]，既實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院人、財(cái)、物資源的統(tǒng)一高效管理，又充分考慮了用戶體驗(yàn)，提高了用戶滿意度。

3 ERP與OA整合在醫(yī)院的應(yīng)用及流程特點(diǎn)

北京大學(xué)人民醫(yī)院于2012年10月成功進(jìn)行了ERP系統(tǒng)升級(jí)，由原有的JDE系統(tǒng)切換為Oracle EBS系統(tǒng)[9]，實(shí)現(xiàn)了藥品、低值耗材、高值耗材、體外診斷試劑管理及設(shè)備家具房屋建筑固定資產(chǎn)管理，財(cái)務(wù)總賬、應(yīng)收、應(yīng)付管理和成本核算，以及統(tǒng)一的組織管理、人員信息和薪酬管理；OA系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的前端延伸，實(shí)現(xiàn)了面向全院的費(fèi)用報(bào)銷、領(lǐng)物申請、資產(chǎn)采購申請、合同管理、考勤管理等功能。在OA與ERP系統(tǒng)的整合中，實(shí)現(xiàn)了單點(diǎn)登錄、主數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交互，充分利用OA強(qiáng)大的工作流引擎進(jìn)行審批控制，并與短信平臺(tái)集成實(shí)現(xiàn)待辦事項(xiàng)短信提醒功能，提高了業(yè)務(wù)流程執(zhí)行效率。

3.1 組織與人員信息管理

組織信息與人員信息在醫(yī)院各個(gè)系統(tǒng)中均有使用，是各個(gè)系統(tǒng)的用戶管理的基礎(chǔ)；而且作為收入與支出數(shù)據(jù)歸集的單元以及成本核算的分?jǐn)傄蜃?，具有重要的意義。

傳統(tǒng)的維護(hù)方式是在人事系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、物資管理等系統(tǒng)中分別維護(hù)組織與人員信息，存在人為因素造成的編碼或內(nèi)容不統(tǒng)一、不及時(shí)等問題；為避免發(fā)生此類問題，在ERP的HR模塊中維護(hù)組織信息和人員信息，并將信息傳遞至信息交換平臺(tái)上，作為公共服務(wù)信息被各個(gè)信息系統(tǒng)調(diào)用和同步，確保全院各系統(tǒng)中組織與人員主數(shù)據(jù)的一致性。

在ERP的薪酬管理模塊，可根據(jù)員工職務(wù)與職級(jí)自動(dòng)計(jì)算固定工資；根據(jù)不同計(jì)稅規(guī)則的薪資要素進(jìn)行靈活的個(gè)稅計(jì)算；人事管理員變更離職員工的信息后，自動(dòng)停發(fā)工資，避免因溝通延遲造成的資金損失。

為方便考勤填報(bào)，在OA系統(tǒng)中設(shè)立了考勤管理功能，各考勤管理單元的人員考勤信息通過OA與ERP的接口導(dǎo)入ERP中，作為工資與獎(jiǎng)金計(jì)算的參考因子。

更為重要的一點(diǎn)：在薪資福利計(jì)算之后，系統(tǒng)會(huì)將歸集到各科室的薪資成本數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為對應(yīng)的財(cái)務(wù)分錄，過賬到總帳中。與傳統(tǒng)的手工錄入薪資憑證相比，ERP的薪酬模塊與總賬模塊的無縫集成可以使人力成本相關(guān)憑證生成的及時(shí)性、準(zhǔn)確性及精細(xì)度大大提高。

3.2 財(cái)務(wù)管理

傳統(tǒng)的醫(yī)院財(cái)務(wù)管理主要依靠手工記賬，根據(jù)HIS系統(tǒng)或物資管理等系統(tǒng)出具的報(bào)表錄入總賬中，憑證的及時(shí)性和精細(xì)度較低。ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)憑證中手工憑證只占很少的一部分，大部分憑證來自于ERP庫存、應(yīng)付、資產(chǎn)、薪酬等子模塊，以及來自外系統(tǒng)（HIS、OA等）導(dǎo)入，不僅減少了人為因素造成的錯(cuò)誤，而且大大提高了憑證的明細(xì)程度，為醫(yī)院的成本核算與分析奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。ERP財(cái)務(wù)科目表（COA，Chart of Accounts）可分為多段，以多段組合支持多維度核算，醫(yī)院可根據(jù)自己的核算明細(xì)度需求進(jìn)行設(shè)置。一般來說，可包含公司（醫(yī)院）段、科室段、科目段、子目段、項(xiàng)目段及備用段。

3.2.1 HIS收入數(shù)據(jù)

將HIS系統(tǒng)掛號(hào)、門診收費(fèi)、住院預(yù)交金、住院應(yīng)收與結(jié)算數(shù)據(jù)每日通過接口傳送至ERP的收入稽核平臺(tái)中，經(jīng)應(yīng)收會(huì)計(jì)審核后導(dǎo)入生成分開單科室與執(zhí)行科室、分收入類別的憑證。

3.2.2 OA費(fèi)用報(bào)銷數(shù)據(jù)

OA系統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷平臺(tái)面向全院，經(jīng)過審核的報(bào)銷單據(jù)實(shí)時(shí)傳送至ERP中，生成分科室、分費(fèi)用項(xiàng)的支出憑證。

3.2.3 庫存、資產(chǎn)、應(yīng)付數(shù)據(jù)

來自ERP子模塊（庫存、資產(chǎn)、應(yīng)付等）的數(shù)據(jù)傳送至總賬生成憑證，根據(jù)需要可設(shè)置為實(shí)時(shí)傳送或按月批量傳送。

ERP系統(tǒng)中采購、接收入庫、發(fā)票匹配、付款等環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，采購接收入庫后即形成了應(yīng)付暫估；發(fā)票與采購接收數(shù)據(jù)匹配形成了應(yīng)付賬款；基于應(yīng)付發(fā)票才能進(jìn)行付款。降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，從系統(tǒng)層面上為加強(qiáng)內(nèi)控提供了支持。

3.3 科研經(jīng)費(fèi)管理

老會(huì)計(jì)科目體系下，科研經(jīng)費(fèi)的收入與支出均混雜在“專用基金-科研經(jīng)費(fèi)”一個(gè)科目之下記錄；新醫(yī)院會(huì)計(jì)制度要求加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理，分別設(shè)立了科研項(xiàng)目收入與科研項(xiàng)目支出科目?？蒲薪?jīng)費(fèi)來源的多樣性帶來管理的復(fù)雜性，為了滿足不同來源的科研經(jīng)費(fèi)對資金的管理與核算的要求，北京大學(xué)人民醫(yī)院根據(jù)經(jīng)費(fèi)來源對科研項(xiàng)目進(jìn)行了分類編碼管理，并在會(huì)計(jì)科目表中細(xì)化了科研相關(guān)科目，在科研項(xiàng)目支出科目下設(shè)立了設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、測試化驗(yàn)加工費(fèi)等多個(gè)明細(xì)科目。

在OA系統(tǒng)科研報(bào)銷平臺(tái)下，科研課題負(fù)責(zé)人選擇課題及相應(yīng)的費(fèi)用項(xiàng)填寫科研報(bào)銷申請，系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算檢查，超預(yù)算時(shí)不允許提交，預(yù)算滿足的條件下允許提交申請并同時(shí)對此部分金額進(jìn)行凍結(jié)[10]。經(jīng)科研處、財(cái)務(wù)處審核通過后，根據(jù)科研課題類型、費(fèi)用項(xiàng)與財(cái)務(wù)科目的對應(yīng)關(guān)系傳入ERP生成相關(guān)的科研項(xiàng)目支出憑證，并進(jìn)行科研項(xiàng)目預(yù)算扣減。

同樣，科研領(lǐng)物及科研經(jīng)費(fèi)購買資產(chǎn)申請也需經(jīng)過系統(tǒng)預(yù)算檢查、預(yù)算凍結(jié)與預(yù)算扣減，及相應(yīng)的審批環(huán)節(jié)。通過ERP與OA的集成加強(qiáng)了科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)督管理，有效促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理的科學(xué)化、透明化、精細(xì)化。

3.4 資產(chǎn)管理

OA系統(tǒng)資產(chǎn)采購申請平臺(tái)包含醫(yī)療設(shè)備、非醫(yī)療設(shè)備、信息類設(shè)備、家具、無形資產(chǎn)等資產(chǎn)采購申請功能，并根據(jù)不同的類型以及金額段配置了不同的審批節(jié)點(diǎn)。審批通過的資產(chǎn)采購申請經(jīng)過信息補(bǔ)充后生成合同申請，經(jīng)過OA的合同管理平臺(tái)審批通過后生成采購單，傳入ERP；資產(chǎn)接收后創(chuàng)建資產(chǎn)卡片。資產(chǎn)采購申請、資產(chǎn)相關(guān)合同、資產(chǎn)采購單、資產(chǎn)卡片及之后的發(fā)票和付款緊密關(guān)聯(lián)，全程可追溯。

根據(jù)新醫(yī)院會(huì)計(jì)制度，醫(yī)院購置的固定資產(chǎn)按經(jīng)費(fèi)來源分為四種類型：財(cái)政經(jīng)費(fèi)購置、科教經(jīng)費(fèi)購置、自籌、捐贈(zèng)。固定資產(chǎn)應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)提累計(jì)折舊，在資產(chǎn)負(fù)債表中固定資產(chǎn)期未余額反映為固定資產(chǎn)凈值。OA系統(tǒng)中資產(chǎn)采購申請信息中包含了經(jīng)費(fèi)來源信息，并傳入ERP的資產(chǎn)卡片的屬性中。在ERP系統(tǒng)按月計(jì)提折舊時(shí)，根據(jù)經(jīng)費(fèi)來源的不同，財(cái)政或科教項(xiàng)目購置的資產(chǎn)折舊時(shí)記待沖財(cái)政基金或待沖科教基金，醫(yī)院自籌經(jīng)費(fèi)購置的資產(chǎn)折舊時(shí)記醫(yī)療成本或管理費(fèi)用，由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算折舊和生成憑證，保證了資產(chǎn)折舊的準(zhǔn)確計(jì)提，反映了醫(yī)院資產(chǎn)的準(zhǔn)確情況。

3.5 物流管理

3.5.1 低值耗材管理

醫(yī)院低值耗材具有品種多、用量大等特點(diǎn)。作為基礎(chǔ)，首先要對物料字典進(jìn)行梳理，在執(zhí)行采購時(shí)以物料字典中的供應(yīng)商和價(jià)格為依據(jù)。對于新品需求，則需經(jīng)醫(yī)院低值耗材管理委員會(huì)審核通過后才可加入物料字典。

對于臨床常用的低值醫(yī)用耗材，采用了科室?guī)熳詣?dòng)補(bǔ)貨管理，根據(jù)各科室?guī)斓椭岛牟牡默F(xiàn)有量與下限和上限的比較生成補(bǔ)貨計(jì)劃，到貨后庫管員使用PDA現(xiàn)場驗(yàn)收；送至科室后科室?guī)烊藛T根據(jù)接收情況作入庫，使用時(shí)在ERP中出庫。通過科室?guī)斓墓芾恚到y(tǒng)中可反映各科室?guī)斓椭岛牟牡膶?shí)際庫存情況，以及實(shí)際支出情況。

對于辦公用品等其他低值耗材，在OA系統(tǒng)中由各科室領(lǐng)物人員填寫低值耗材申領(lǐng)單，經(jīng)低值耗材管理負(fù)責(zé)人審批后生成采購單；到貨后庫管員使用PDA現(xiàn)場驗(yàn)收；科室簽收后，庫管員在ERP系統(tǒng)中根據(jù)科室簽收情況做入庫、系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)出庫。此種情況為“零庫存”管理模式。

3.5.2 高值耗材管理

醫(yī)院高值耗材具有金額高、風(fēng)險(xiǎn)高等特點(diǎn)。借助于ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了高值耗材寄售管理，對于寄售類無菌高值耗材建立了手術(shù)室?guī)?、介入診療中心庫等多個(gè)寄售庫，高值耗材采購入庫后生成唯一條碼，并關(guān)聯(lián)至患者收費(fèi)記錄上[11]。骨科專購包采用一包一碼方式，消毒供應(yīng)中心生成包條碼與包清單，手術(shù)室在系統(tǒng)中接收和錄入實(shí)際使用數(shù)量并關(guān)聯(lián)至患者收費(fèi)記錄上，使用完成后由消毒供應(yīng)中心做退貨確認(rèn)。高值耗材在入寄售庫時(shí)不會(huì)影響醫(yī)院的庫存余額及應(yīng)付數(shù)據(jù)，僅在患者使用后才觸發(fā)生成醫(yī)院的采購訂單。ERP系統(tǒng)中可打印高值耗材結(jié)賬單，反映了品規(guī)、采購價(jià)、收費(fèi)價(jià)、批次、效期、供應(yīng)商、使用患者姓名、使用科室等信息。

此外，高值耗材的注冊證、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等資質(zhì)信息在ERP系統(tǒng)中維護(hù)，臨近失效時(shí)有預(yù)警提示，失效時(shí)系統(tǒng)不允許采購。高值耗材的管理規(guī)范、全面、全程可追溯。

3.5.3 藥品管理

ERP系統(tǒng)中各藥庫通過安全庫存設(shè)定自動(dòng)生成采購計(jì)劃，還可根據(jù)藥房直送申領(lǐng)單轉(zhuǎn)為采購單。通過ERP與B2B平臺(tái)的基于Web Service的接口，將采購訂單發(fā)布至供應(yīng)商，供應(yīng)商的發(fā)貨信息也可通過B2B平臺(tái)傳送至醫(yī)院ERP中，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)鏈上下游之間實(shí)時(shí)高效的信息交互。

OA系統(tǒng)中可進(jìn)行輸液申領(lǐng)及外用藥申領(lǐng)，并傳入ERP中做下一步的處理。

通過HIS與ERP的接口扣減藥房藥品庫存，并同時(shí)生成藥品支出憑證數(shù)據(jù)，分科室歸集成本。

此外，ERP中還有藥房轉(zhuǎn)庫申請及處理、盤點(diǎn)、報(bào)廢、制劑加工等處理功能。

3.5.4 體外診斷試劑管理

大部分醫(yī)院對體外診斷試劑的采購、庫存及使用的管理較薄弱。ERP中設(shè)立了體外診斷試劑科室?guī)?，加?qiáng)了專人驗(yàn)收環(huán)節(jié)、批次和有效期記錄和管理、條碼化管理，符合“醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量和能力認(rèn)可準(zhǔn)則”(ISO-15189)中對實(shí)驗(yàn)室試劑管理的要求。

3.6 成本核算

ERP系統(tǒng)物流與財(cái)務(wù)緊密集成的特點(diǎn)使得科室直接成本的歸集和間接成本的分?jǐn)偧染?xì)又準(zhǔn)確，滿足了新醫(yī)院會(huì)計(jì)制度中對成本核算的要求。人員經(jīng)費(fèi)、衛(wèi)生材料費(fèi)、藥品費(fèi)、固定資產(chǎn)折舊費(fèi)、無形資產(chǎn)攤銷費(fèi)等數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中已明細(xì)至科室層面；三級(jí)分?jǐn)傊?，采用收入比重參?shù)將醫(yī)技科室成本向臨床科室的分?jǐn)傔^程不需要再從HIS系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)，ERP中的醫(yī)療收入已按照開單科室與執(zhí)行科室的維度進(jìn)行了歸集，收入比重參數(shù)可直接獲得。通過對成本核算結(jié)果的分析，可把握成本變動(dòng)規(guī)律，尋找成本控制的途徑和潛力，提出有效管理和控制成本的合理化建議，降低醫(yī)院運(yùn)營成本[12]。

4 未來發(fā)展

借助于ERP與OA的整合平臺(tái)，北京大學(xué)人民醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了人、財(cái)、物資源的科學(xué)化、精細(xì)化管理。從歐美國家的醫(yī)療產(chǎn)業(yè)發(fā)展史以及中國醫(yī)療市場現(xiàn)狀來看，醫(yī)院集團(tuán)化是未來的發(fā)展趨勢之一，ERP系統(tǒng)可提供對多法人實(shí)體、多經(jīng)營單位、多帳套管理的支持，有助于集團(tuán)資源的管理和分析?，F(xiàn)階段醫(yī)院還需更加注重全面預(yù)算管理，加強(qiáng)績效管理與分析，充分利用現(xiàn)有資源，不斷提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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