精益管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應(yīng)用

曾冬梅，張正軍

十堰市太和醫(yī)院 后勤服務(wù)中心，湖北 十堰 442000

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分。醫(yī)療設(shè)備檔案從申購(gòu)報(bào)告起即形成，它是醫(yī)療設(shè)備的信息載體，是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，包含從設(shè)備計(jì)劃采購(gòu)、使用、維修直至淘汰報(bào)廢等全過(guò)程中產(chǎn)生的所有文字、圖紙、照片等具有參考和保存價(jià)值的各種載體材料，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)其重要性。做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備維修維護(hù)，提高醫(yī)療設(shè)備使用率和經(jīng)濟(jì)效益具有十分重要的作用[1]。建立完整的設(shè)備檔案，可以為使用科室提供準(zhǔn)確、有效的技術(shù)支持，使各科室在使用過(guò)程中有章可依，有據(jù)可查；它是設(shè)備維修人員的有力助手，為設(shè)備的維修保養(yǎng)提供資料及準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，針對(duì)較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性措施，充分做好維護(hù)、維修、保養(yǎng)前的準(zhǔn)備工作[2]；也是醫(yī)院在購(gòu)置新的醫(yī)療設(shè)備時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家提供準(zhǔn)確全方位的第一手?jǐn)?shù)據(jù)，使決策具有科學(xué)的依據(jù)；還能為處理醫(yī)患糾紛提供有力的證據(jù)，以維護(hù)醫(yī)院的利益。因此加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮其在醫(yī)療、教學(xué)、科研工作中的作用，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2 我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的狀況與問(wèn)題

我院是全國(guó)地市級(jí)醫(yī)院中規(guī)模最大的三級(jí)甲等醫(yī)院之一，現(xiàn)有編制床位2300張，員工近3000人，總資產(chǎn)10多億元。其中100萬(wàn)元以上醫(yī)療設(shè)備有40臺(tái)，50萬(wàn)元以上醫(yī)療設(shè)備有84臺(tái)，50萬(wàn)元以下設(shè)備有8627臺(tái)。醫(yī)院所有設(shè)備臺(tái)賬均由后勤服務(wù)中心管理，檔案材料分散在醫(yī)院很多相關(guān)科室，如申購(gòu)審批類(lèi)資料由設(shè)備科管理，使用說(shuō)明類(lèi)資料大多由使用科室保管，維修保養(yǎng)報(bào)廢類(lèi)資料由醫(yī)學(xué)工程部保管，設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)資料由醫(yī)院財(cái)經(jīng)處保管。由于材料多、參與人員雜、歸檔時(shí)間長(zhǎng)、很多重要的設(shè)備檔案醫(yī)院中心檔案室?guī)缀鯖](méi)有，僅有的部分檔案被相關(guān)科室及人員借走也不如期歸還，使很多大型設(shè)備檔案丟失缺損，失去了設(shè)備檔案的利用價(jià)值，嚴(yán)重影響了設(shè)備的維修和使用。為解決這一問(wèn)題，自2010年起，我院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中引進(jìn)和推行了精益化管理，規(guī)范了設(shè)備檔案的管理，取得了較好的效果。

3 精益管理簡(jiǎn)介

精益管理的理念來(lái)源于著名的“豐田生產(chǎn)系統(tǒng)（TPS）”。1990年，由美國(guó)麻省理工學(xué)院的詹姆斯·P·沃麥克、丹尼爾·羅斯和丹尼爾·瓊斯在對(duì)14個(gè)國(guó)家汽車(chē)業(yè)進(jìn)行5年的研究后提出，“精益生產(chǎn)”綜合了大量生產(chǎn)與單件生產(chǎn)方式的最佳特征，即能降低單件成本，明顯地改進(jìn)品質(zhì)，提供更廣的產(chǎn)品與更有挑戰(zhàn)性的工作。后來(lái)精益生產(chǎn)理論又被延伸至經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過(guò)程，變?yōu)?“精益管理”。就是通過(guò)消除那些被認(rèn)為是有浪費(fèi)的活動(dòng)來(lái)為顧客創(chuàng)造更多價(jià)值的一種工具。任何活動(dòng)或過(guò)程，其核心在于最大限度地降低浪費(fèi)，最終目標(biāo)就是持續(xù)改進(jìn)、追求卓越、盡善盡美。它是一種理念、一種態(tài)度、一種精神，更是一種文化的體現(xiàn)。精益生產(chǎn)沖擊了100年來(lái)工業(yè)化的生產(chǎn)和組織方式，這一思路現(xiàn)已在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，是21世紀(jì)的主流管理模式。

4 精益管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中的應(yīng)用

4.1 精益管理在醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍中的應(yīng)用

精益管理運(yùn)用于檔案的收集整理工作中，要求檔案管理人員要隨著設(shè)備運(yùn)行狀況主動(dòng)跟蹤收集相關(guān)資料，層層把關(guān)、責(zé)任落實(shí)，使檔案資料更加完整標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)規(guī)范，為醫(yī)療活動(dòng)保駕護(hù)航。醫(yī)療設(shè)備檔案的形成過(guò)程涉及到設(shè)備從立項(xiàng)申請(qǐng)到最終報(bào)廢，其時(shí)間周期長(zhǎng)、中間環(huán)節(jié)多、參與人員雜，因此，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價(jià)值[3]。歸檔很容易走兩個(gè)極端，一是大型醫(yī)療設(shè)備的檔案，設(shè)備科、使用科室及醫(yī)學(xué)工程部搶著收集，造成資料龐大繁多、重復(fù)歸檔；二是小型設(shè)備檔案資料無(wú)人問(wèn)津，雜亂不齊、丟失嚴(yán)重。我院將精益管理運(yùn)用其中，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍進(jìn)行了一系列精益改進(jìn)，將精益管理中的SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序）工具作為醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)貫穿于檔案收集的各個(gè)工作流程。明確確立歸檔范圍為一臺(tái)設(shè)備從計(jì)劃采購(gòu)到淘汰報(bào)廢的整個(gè)過(guò)程的所有資料（包括申購(gòu)過(guò)程的檔案和運(yùn)行時(shí)的技術(shù)性文件檔案兩大部分）。所有設(shè)備均建立臺(tái)賬由設(shè)備科統(tǒng)一管理，一萬(wàn)元以上設(shè)備臺(tái)賬均一式3份，作為維修、回訪(fǎng)、查閱的備份，100萬(wàn)元以上大型設(shè)備檔案和乙類(lèi)醫(yī)用設(shè)備檔案分別定置臺(tái)賬，由醫(yī)院專(zhuān)人保管，實(shí)行一機(jī)一檔。所有建立臺(tái)賬的設(shè)備檔案均由醫(yī)院中心檔案室統(tǒng)一集中管理，并隨時(shí)補(bǔ)充運(yùn)行中的情況和維修記錄，其他任何科室無(wú)權(quán)收集保管醫(yī)療設(shè)備檔案原件。通過(guò)SOP的運(yùn)用，推出了最優(yōu)歸檔范圍的操作方法和流程，大大提高了歸檔效率，歸檔操作程序得到有效協(xié)調(diào)，歸檔范圍也更加規(guī)范、完善。保證了檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

4.2 精益管理在檔案管理制度建設(shè)中的應(yīng)用

醫(yī)療設(shè)備的檔案管理系統(tǒng)是我院檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)[4]，為此我院將精益管理的SOP和PDCA循環(huán)工具應(yīng)用于檔案管理制度的制定中，SOP理念是降低成本、減少變動(dòng)和知識(shí)的積累；PDCA循環(huán)指反復(fù)運(yùn)行，保證質(zhì)量管理工作的順利開(kāi)展，包括計(jì)劃、實(shí)施、檢查、行動(dòng)4個(gè)階段。我院以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)法律規(guī)則為依據(jù)制定了專(zhuān)門(mén)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)章制度和措施，將設(shè)備檔案歸檔范圍、員工職責(zé)、服務(wù)方式、利用借閱及檔案銷(xiāo)毀等明確列入管理制度中，讓設(shè)備檔案管理人員清楚明了并堅(jiān)守檔案管理制度，使設(shè)備檔案管理有章可循，有章必依。檔案歸檔后要及時(shí)登記造冊(cè)，檔案移交手續(xù)規(guī)范清楚，外借檔案嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，限定借閱期限，并及時(shí)催還；根據(jù)實(shí)際針對(duì)工作中不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題對(duì)制度進(jìn)行適時(shí)補(bǔ)充改進(jìn)、修訂完善，使制度更加精準(zhǔn)合理，檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。通過(guò)運(yùn)行，使我院檔案工作真正步入科學(xué)合理的現(xiàn)代化管理軌道。

4.3 精益管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應(yīng)用

我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理貫徹精益管理ECRS原則（E取消 -Eliminate、C 合并 -Combine、R 重排 -Rearrange、S簡(jiǎn)化-Simplify），通過(guò)系統(tǒng)分析尋求改善，由原來(lái)的隨時(shí)形成、隨時(shí)移交改為設(shè)備科專(zhuān)職檔案員進(jìn)行檔案的收集、整理、初步立卷，并登記造冊(cè)；醫(yī)學(xué)工程部保管的設(shè)備保養(yǎng)維修檔案也一并交到設(shè)備科，確保醫(yī)療設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。中心檔案室則由專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)進(jìn)行管理，實(shí)行一機(jī)一檔，堅(jiān)持集中、統(tǒng)一及分類(lèi)的管理原則。醫(yī)院有專(zhuān)門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)，建立院辦、中心檔案室、設(shè)備科、操作維修人員四級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。所有文件包括使用維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的材料，次年第一季度內(nèi)一并歸檔，一式三份，要求材料必須完整，做好檔案移交清冊(cè)，交接雙方簽字。檔案的存放遵循精益管理中的“定置管理”，建檔以后放入專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房和檔案柜，保持整齊、整潔，存放的位置要合理分配、標(biāo)識(shí)明確、井然有序，做到心中有數(shù)。將精益管理8S要求中的6S運(yùn)用在檔案管理中，檔案收檔后首先“整理”出常用與不常用的檔案，及時(shí)處理不可用的檔案；進(jìn)行“整頓”時(shí)將可用的檔案，依定容、定量、定位的方式處理清楚并放置整齊加以標(biāo)識(shí)；將整理出的檔案工作場(chǎng)所、環(huán)境做徹底的“清掃”，保持干凈整潔；反復(fù)貫徹整理、整頓、清掃的步驟，使之制度化，保持“清潔”美觀(guān)的工作場(chǎng)所；加強(qiáng) “素養(yǎng)”養(yǎng)成隨時(shí)維持物歸原位的良好習(xí)慣并持之以恒；建立“安全”制度，嚴(yán)格控管收集、整理、借閱各個(gè)環(huán)節(jié)的安全意識(shí)[5]；根據(jù)“徹底消除浪費(fèi)”，使用6西格瑪質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)環(huán)節(jié)、流程的科學(xué)性，使檔案布局合理、排檢科學(xué)、使用方便、管理妥善。實(shí)施“三個(gè)零”的工作目標(biāo)，即“零差錯(cuò)”“零浪費(fèi)”“零事故”。通過(guò)以上精益管理工具的運(yùn)用，我院檔案管理效率得到很大提高，醫(yī)療設(shè)備檔案的保存更加清晰完整，查閱和利用率也得到提高，為全院實(shí)施精益管理打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.4 精益管理在醫(yī)療設(shè)備檔案的服務(wù)功能和利用率中的應(yīng)用

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理應(yīng)以提高檔案管理效率，加大檔案資源共享，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源為宗旨。我院檔案管理人員通過(guò)多途徑、多渠道開(kāi)發(fā)檔案信息資源，持續(xù)動(dòng)態(tài)補(bǔ)充檔案的相關(guān)信息,并以主動(dòng)、積極、周到的工作態(tài)度保證檔案資料的有效性和完整性[6]；要求有“速度”意識(shí)實(shí)時(shí)響應(yīng)，為臨床提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，為決策層提供決策依據(jù)。醫(yī)院通過(guò)局域網(wǎng)建立全院共享并實(shí)施醫(yī)療設(shè)備檔案的遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，建立醫(yī)療設(shè)備電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案利用信息得到重視，檔案利用率得到提高，最大限度發(fā)揮了檔案的價(jià)值和作用；通過(guò)檔案的有效利用提供反饋，也使檔案人員在工作中檢查和發(fā)現(xiàn)收集的檔案是否齊全、整理是否科學(xué)、鑒定是否準(zhǔn)確、保管是否安全等，大大改善了檔案收集的質(zhì)量，提高了檔案管理人員的工作能力，從而更好地為醫(yī)院各使用單位服務(wù)，發(fā)揮了檔案的有效作用，完善了檔案的工作職能。

5 小結(jié)

通過(guò)引用精益管理工具，我們體會(huì)到精益管理要從大處著眼、從小處入手，體現(xiàn)精心、精細(xì)、精品、細(xì)化、細(xì)致、細(xì)節(jié)，從工作中的點(diǎn)滴作起。通過(guò)實(shí)施精益管理，我院醫(yī)療設(shè)備檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程更加清楚明晰；建立和完善醫(yī)療設(shè)備檔案，并輔之科學(xué)有效的管理，提高了設(shè)備的利用率，保證了醫(yī)院臨床、教學(xué)、科研等工作的有效開(kāi)展；持續(xù)完善、不斷改進(jìn)的精益管理理念使兩個(gè)人的工作可以由一人承擔(dān)起來(lái)，效率大大提高，檔案管理成本也下降了15%，這就是精益管理的優(yōu)勢(shì)所在[7]。加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的精益管理，不僅能使醫(yī)院購(gòu)置的各種醫(yī)療設(shè)備得到最大的效益回報(bào)，對(duì)提高醫(yī)療技術(shù)水平，促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)的發(fā)展，提高設(shè)備投資的技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益等方面都具有重要的作用。

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