我院儀器設(shè)備檔案收集與整理

朱紅秀

成都市新都區(qū)人民醫(yī)院 設(shè)備科，四川 成都 610500

0 前言

依據(jù)國家衛(wèi)生部制定的《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》中第三十一條：“醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)健全醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度，按照集中統(tǒng)一管理的原則，做到檔案齊全，賬目明晰、完整準(zhǔn)確。檔案保管期限至醫(yī)學(xué)裝備報廢為止。國家有特殊要求的，從其規(guī)定”。為此我們可以看到，儀器設(shè)備檔案管理是醫(yī)學(xué)裝備管理的重要內(nèi)容之一。隨著醫(yī)療設(shè)備技術(shù)的飛速發(fā)展，大量先進(jìn)的儀器設(shè)備投入到臨床使用，這些儀器設(shè)備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用。儀器設(shè)備檔案是設(shè)備維修、保養(yǎng)和管理的必備條件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供有效的依據(jù)?，F(xiàn)將我院儀器設(shè)備檔案收集與整理的具體做法與同仁交流，以利于共同促進(jìn)醫(yī)院儀器設(shè)備檔案的科學(xué)化管理。

我院是一家二級甲等綜合醫(yī)院，目前投入到臨床各部門使用的大小醫(yī)療儀器設(shè)備800余臺件，萬元上的近400臺件，總金額為4015萬元。我院儀器設(shè)備檔案建立由設(shè)備科專人負(fù)責(zé)，配備檔案櫥柜。單價在萬元以上的儀器設(shè)備，都建立了單機(jī)檔案。每個檔案都進(jìn)行了系統(tǒng)排列、有序存放、按類別劃分、采用電子文檔規(guī)范書寫目錄。我院收集與整理單機(jī)檔案共分為3個部分，具體如下。

1 申購材料

它主要包括使用科室購買儀器設(shè)備的申請單、儀器設(shè)備購置論證表、儀器設(shè)備購置可行性論證報告書、購買設(shè)備的主要參數(shù)要求、醫(yī)院上報各部門的批件、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、銷售合同等。

2 驗收材料

這部分主要包括儀器設(shè)備的裝箱清單、裝機(jī)報告、驗收報告、儀器設(shè)備使用管理責(zé)任書、儀器設(shè)備培訓(xùn)記錄單、裝箱清單、隨機(jī)附帶的所有文字資料。通常情況下，我院將使用操作手冊復(fù)印一份交使用科室，原件收回歸檔。儀器設(shè)備發(fā)票復(fù)印件歸檔。涉及進(jìn)口設(shè)備，備存進(jìn)口設(shè)備的進(jìn)口論證材料及“海關(guān)報關(guān)單”，對B超、監(jiān)護(hù)儀、內(nèi)窺鏡等設(shè)備備存“商檢報告”；對強(qiáng)制檢定的計量測量設(shè)備，如B超、X射線斷層檢查儀、心電圖機(jī)等備存首檢證書；對監(jiān)管的特種設(shè)備，如壓力蒸汽滅菌設(shè)備，備存辦理的使用證；甲乙類大型醫(yī)用設(shè)備，如CT、MRI等備存辦理的配置許可證。

3 在運(yùn)行過程中形成的材料

一方面為儀器設(shè)備的使用情況記錄。我院對單價在萬元以上，且能單獨(dú)開展為病人治療或檢查并能收取費(fèi)用的儀器設(shè)備，在驗收完畢后發(fā)放記錄本給使用科室，要求進(jìn)行逐日登記。記錄本主要內(nèi)容包括開機(jī)時間、關(guān)機(jī)時間、使用時間、檢查（治療）次數(shù)、檢查（治療）費(fèi)用、病人姓名、檢查（治療）內(nèi)容、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況、操作人等。每月結(jié)束后進(jìn)行當(dāng)月小結(jié)，年終進(jìn)行年度總結(jié)。記錄本使用完后，將其交回設(shè)備科歸檔，并發(fā)放新的記錄本繼續(xù)記錄。如已封存、報廢的設(shè)備，記錄本將隨機(jī)一同收回。除此，我們根據(jù)臨床使用情況，對萬元以上設(shè)備每季度開展成本效益分析，主要內(nèi)容為使用科室、設(shè)備名稱、出廠編號、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、購買時間、購置金額、本季度毛收入、固定支出費(fèi)（包括根據(jù)該設(shè)備的折舊年限計算本季度的折舊、固定工資、資金成本、修理及配件費(fèi)）、變動成本（本季度的活工資及獎金、耗材）、本季度純收入、經(jīng)濟(jì)效益（貢獻(xiàn)毛益、結(jié)余、收益率%）。年度做一次詳細(xì)的單機(jī)分析報告，從該機(jī)的社會效益及經(jīng)濟(jì)效益來分析從開機(jī)到現(xiàn)在的累計支出與收入情況、使用情況等。每年度的單機(jī)分析報告都需歸入單機(jī)檔案。

另一方面，在儀器設(shè)備日常使用中，開展對儀器設(shè)備的日常保養(yǎng)、檢定（校準(zhǔn)）、安全檢查、維修工作。這些工作都需要形成文字記錄，記錄的主要內(nèi)容包括時間、使用科室、保養(yǎng)檢查要點、維修故障分析、費(fèi)用等。這些記錄和外請工程人員進(jìn)行維修的記錄單都需要進(jìn)行整理后裝入單機(jī)檔案。對屬于國家質(zhì)監(jiān)局列出的強(qiáng)制檢定（校準(zhǔn)）的計量測量儀器設(shè)備，都應(yīng)按周期開展檢定（校準(zhǔn)）工作，并將有效證書復(fù)印件裝入該單機(jī)檔案。對于使用年限較長，發(fā)生故障無法修復(fù)或修復(fù)無價值需封存、報廢的儀器設(shè)備，使用科室需填寫封存、報廢表（一式兩份），內(nèi)容包括使用科室、儀器設(shè)備名稱、型號規(guī)格、產(chǎn)地、金額、啟用時間、封存報廢日期、已使用年限、儀器設(shè)備維修工程人員分析、使用科室意見、設(shè)備科負(fù)責(zé)人意見、分管院長意見、院長審批意見、上報相關(guān)部門意見、儀器設(shè)備收回時間及存放地點、交接雙方簽字等內(nèi)容。填報審批完畢的封存、報廢表一份遞交給財務(wù)科，另一份為設(shè)備管理部門歸檔。

除此之外，對每臺建立了檔案的儀器設(shè)備，都裝訂一本“儀器設(shè)備履歷表”，表中貼上該設(shè)備的照片，同時記錄齊該設(shè)備名稱、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、規(guī)格型號、機(jī)號、購買時間、購買金額、取得方式（政府招標(biāo)購買、自行購買、外捐贈等）、驗收情況、院內(nèi)編號、書寫操作規(guī)程、注意事項、既往史、以及以后在使用中需要在表中簡明扼要的記錄檢修保養(yǎng)情況。

綜上所述，儀器設(shè)備檔案收集與整理工作不僅貫穿于儀器設(shè)備的采購、使用、保養(yǎng)、維修、折舊、封存與報廢的整個過程，也是包含了儀器設(shè)備在服務(wù)患者過程中的全部歷史記錄。它是醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作的重要組成部分，它能有效地為儀器設(shè)備的使用和維修保養(yǎng)提供依據(jù)，充分提高儀器設(shè)備的利用率，同時在儀器設(shè)備添置與更新中也能更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，它的管理好壞對醫(yī)院發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。

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