淺談電子文件的管理、立卷、編輯和歸檔

屈建春

淺談電子文件的管理、立卷、編輯和歸檔

屈建春

一、電子文件的含義和特點(diǎn)

電子文件是人們在計算機(jī)上，以特定的格式和處理方式生成的各種信息的總和。電子文件與紙質(zhì)文件特點(diǎn)各不相同:一是接收、閱讀形式不同。電子文件是存在于化學(xué)磁性材料上的間接信息，需要借助于計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備才能接收并閱讀利用；紙質(zhì)文件是直觀的，可直接接收、利用和閱讀。二是傳遞方式和速度不同。電子文件可直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；紙質(zhì)文件基本上是用手工方式間接傳遞，其速度相對較慢。三是共享狀況不同。電子文件可不受時空的局限，更大范圍的實(shí)現(xiàn)“資源”共享，可用度較高；紙質(zhì)文件的共享范圍和時效性有很大的局限性。四是保護(hù)技術(shù)不同。電子文件載體壽命和技術(shù)壽命相對短，環(huán)境條件和信息保護(hù)要求也比較高，保存場地的面積相對較小；而紙質(zhì)文件則相反。

二、電子文件的管理

1.接受、閱讀、存儲電子文件的計算機(jī)必須專機(jī)專用

接受、閱讀、存儲電子文件，要嚴(yán)格遵守安全保密制度和相關(guān)的紀(jì)律，做到專機(jī)專用，既不可與國際互聯(lián)網(wǎng)連接，也不可用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（交換機(jī)或Hub）連接多臺計算機(jī)。確因工作需要一機(jī)兩用的，必須作物理隔離，隔離卡必須采用經(jīng)國家保密局批準(zhǔn)的產(chǎn)品，嚴(yán)禁計算機(jī)硬盤轉(zhuǎn)借它機(jī)。專用機(jī)的使用中應(yīng)嚴(yán)格操作程序，嚴(yán)防錯誤操作造成泄密；及時做好專網(wǎng)維護(hù)和日常管理工作，切實(shí)做好保密監(jiān)測，做到消除隱患、堵塞漏洞，杜絕網(wǎng)絡(luò)泄密事件發(fā)生。

2.及時接受、閱讀、存儲電子文件

電子文件管理人員嚴(yán)格履行崗位責(zé)任制，及時接受、閱讀、存儲電子文件，并作出相應(yīng)的處理；同時，嚴(yán)格保密制度，接受監(jiān)督，確保電子文件管理科學(xué)、規(guī)范和安全。

三、電子文件的立卷

1.在電子文件立卷前，必須進(jìn)行真?zhèn)舞b別

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，這一方面體現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上。也正是檔案的這種原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其他信息，而具有法律憑證的效力。電子文件的鑒別是電子文件在立卷前必須要做的一項(xiàng)工作。這項(xiàng)工作的關(guān)鍵是鑒別真?zhèn)?、區(qū)別原件與復(fù)制件。電子文件制發(fā)單位應(yīng)在機(jī)內(nèi)的原始電子文件上輸入隱形條碼或其他鑒別標(biāo)識，使之與偽造件或復(fù)制件區(qū)別開來。這樣隱形條碼或其他鑒別標(biāo)識就成為原始電子文件的唯一法律憑證或依據(jù)。目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。

2.在電子文件立卷過程中，必須正確區(qū)別電子文件的價值

并不是所有的電子文件都有保存的價值和必要，只有那些本單位工作中形成的、直接反映本單位主要職能活動的重要文件，以及對本單位工作具有指導(dǎo)價值和查考利用價值的上下級發(fā)送的電子文件，才有立卷歸檔的必要。因此，在電子文件立卷過程中，必須正確區(qū)別電子文件的價值。

3.在電子文件立卷的同時，相關(guān)的軟件也必須立卷

電子文件立卷也就是將存有電子文件的磁盤或光盤立卷。電子文件磁盤或光盤立卷的同時，相關(guān)的操作系統(tǒng)等軟件也必須同時立卷。因?yàn)殡娮游募膲勖粌H與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。一旦技術(shù)過時，支持原來磁盤或光盤的軟件系統(tǒng)在新一代的計算機(jī)等設(shè)備上將不匹配，那么載體上的信息就無法讀出，電子文件如同消失，所有的案卷和相關(guān)的工作將等同“無”。

四、電子文件的編輯

1.按邏輯順序編制案卷類目

案卷類目由若干“類”組成，每一類又由若干“條款”組成。編制電子文件的案卷類目需要按一定的邏輯順序進(jìn)行。一般來說，往年的案卷類目是編制案卷類目的指南。新編案卷類目需要根據(jù)單位性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、當(dāng)年工作計劃、工作任務(wù)、工作目標(biāo)等邏輯順序來進(jìn)行編輯。這就要求案卷編輯人員具有較高的業(yè)務(wù)能力，可以根據(jù)具體的工作實(shí)際，把繁雜的電子文件歸類編輯。否則，案卷就成了“資料堆”，無章法可尋，既不利于日后的保管，也不利于查找與利用。

2.根據(jù)特征編制案卷類目

凡文件都有“問題特征”、“時間特征”、“名稱特征”、“作者特征”、“通訊特征”、“地區(qū)特征”等特征，電子文件也不例外。因此，在編制電子文件案卷類目時，應(yīng)緊緊圍繞“按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系”這一立卷原則，根據(jù)本單位的實(shí)際情況和文件的不同情況，靈活選用、結(jié)合選用文件的以上特征。一般來說，在一卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個以上特征立卷，是比較科學(xué)的可行的辦法。如“國務(wù)院關(guān)于嚴(yán)格控制召開全國性會議的通知”，這個卷具有作者（國務(wù)院）、問題（嚴(yán)格控制召開全國性會議）、和名稱（通知）三個特征。

3.根據(jù)電子文件的保存價值編制案卷類目

在眾多的電子文件中，由于其內(nèi)容的重要程度不同，因而其保存價值也各不相同，進(jìn)而保存期限也有長有短。在編制案卷類目的過程中，應(yīng)適當(dāng)考慮電子文件的保存價值，盡量將具有相同保管期限的文件編輯在同一案卷中。

另外，要妥善對案卷類目編號，認(rèn)真填寫卷內(nèi)文件目錄、卷末備考表和案卷目錄及卷皮，并按一定順序排放案卷。

五、電子文件的歸檔

1.以科學(xué)為前提，選擇恰當(dāng)?shù)碾娮游募w檔方式和途徑

由于電子文件的載體是化學(xué)磁性材料制作的光盤或磁盤，極易損壞和丟失，因此，選擇電子文件恰當(dāng)?shù)臍w檔方式和途徑極為重要。目前來說，采用網(wǎng)絡(luò)移交方式歸檔，并利用優(yōu)質(zhì)光盤、磁盤存儲為最佳。通常情況下，網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：一是將外單位發(fā)送的電子文件借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔傳遞網(wǎng)線。二是為本單位日常工作中形成的具有保存價值的電子文件，選擇恰當(dāng)?shù)男畔R集點(diǎn)，由處理文件的計算機(jī)使用者與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。

2.以培訓(xùn)為基礎(chǔ)，建立現(xiàn)代檔案工作隊伍

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷歸檔工作。由于大多數(shù)計算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識，現(xiàn)有的檔案隊伍尚不適應(yīng)現(xiàn)代電子文件歸檔工作發(fā)展的需要。電子文件歸檔工作剛剛起步，電子檔案工作隊伍相對薄弱。要在以人為本的基礎(chǔ)上，通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，建設(shè)一支現(xiàn)代檔案工作隊伍，承擔(dān)電子文件歸檔工作。

3.以考核為動力，建立嚴(yán)格的電子文件歸檔制度

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，必須在電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門的密切配合下，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔，并及時布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

4.以安全為目的，采取“雙軌制”歸檔

由于紙質(zhì)文件與電子文件在載體壽命、環(huán)境條件影響、技術(shù)壽命、信息保護(hù)等方面存在著保護(hù)技術(shù)上的重大差別，為了保證文件檔案的安全，目前電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，即將電子文件以原始狀態(tài)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。另外，電子文檔還應(yīng)多備份存檔

（專欄編輯：周 權(quán)）

山東省淮河流域水利管理局 250100）