水利工程檔案管理方法探討

祐鵬程，楊景泉，李怡然

(1.長江檔案館，武漢 430010;2.海委信息中心，天津 300170;3.新華水力發(fā)電有限公司，北京 100070)

水利工程是為消除水害和開發(fā)利用水資源而修建的工程。按其服務對象分為防洪工程、農(nóng)田水利工程、水力發(fā)電工程、航道和港口工程、供水和排水工程、環(huán)境水利工程、海涂圍墾工程等。與其它工程相比，它具有技術(shù)含量高、工程量大、工期長、工作條件復雜等特點。不同的水利工程有不同的施工內(nèi)容、管理模式和施工工藝，水利工程檔案作為工程建設各個階段的現(xiàn)實記錄，其管理內(nèi)容和方法也不盡相同。因此，筆者結(jié)合工作實踐，提出一些思路和方法，以供探討和研究。

1 水利工程檔案的重要性

水利工程檔案是水利工程建設的重要組成部分。眾所周知，水利工程建設完建后，向社會提供兩種產(chǎn)品。一是工程實體;二是工程檔案。在工程實施階段，工程檔案是參建各方進行施工、監(jiān)理的工作依據(jù);在驗收階段，按照有關(guān)規(guī)定，工程竣工前必須進行工程檔案的專項驗收，工程檔案不驗收，工程實體不得進行竣工驗收。此外，工程檔案也是衡量工程質(zhì)量，分析事故原因、劃清事故責任以及今后的工程維修、改造、擴建的重要依據(jù)。為此，加強水利工程檔案管理、提高檔案案卷質(zhì)量顯得尤為重要。如今，在水利工程檔案管理存在的諸多問題導致工程檔案的科學性、完整性、服務性較差，我們必須高度重視，加大投入，規(guī)范水利工程檔案管理，更好地服務水利事業(yè)的發(fā)展。

2 水利工程檔案的特點

(1)強制性。為加強檔案管理，國家檔案局、水利部等有關(guān)部門相繼頒布了一系列法律規(guī)章，從不同層次規(guī)定了檔案的歸檔范圍、質(zhì)量要求、保管期限、獎懲以及法律責任，形成了水利工程檔案管理的法律體系。因此，項目參建各方加強檔案管理、健全工程檔案本身就是履行法律法規(guī)的義務;同時也要求各單位檔案案卷的質(zhì)量要符合各項法律法規(guī)的強制性要求，不得隨意更改。

(2)原始性。檔案是原始的歷史記錄，這是檔案的主要特點和本質(zhì)屬性。檔案以自身的原始性和記錄性特點區(qū)別于其它歷史遺物和信息資料，所以檔案注重原件 (原本、原稿)。

(3)周期性。水利工程建設的周期性較長，工程檔案的收集形成的周期亦長。為使工程檔案達標，檔案工作與工程建設必須同步進行。

(4)成套性。工程檔案不是某個單一事件的記載，而是包括工程立項、報建審批、勘察設計、工程招標投標、施工企業(yè)技術(shù)資質(zhì)及建設活動全過程的文字、圖表、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等在內(nèi)的文件材料。

(5)保密性。工程檔案不同于一般的文獻資料，需經(jīng)一定的程序，方可調(diào)閱。

3 水利工程檔案管理中存在的問題

(1)檔案管理體制和制度不健全。目前，一些項目因檔案管理體制不健全導致項目檔案管理工作難以正常開展。如，檔案管理機構(gòu)不健全，專兼職檔案管理人員配備不齊或人員流動性較大;項目法人、設計、監(jiān)理、施工等參建各方及其內(nèi)部檔案責任分工不明確，檔案工作責任制不能落實;有的單位沒有形成完整的檔案管理制度或者管理制度針對性不強、可操作性差;檔案管理工作機制和工程程序沒有形成或不明確;檔案管理部門對檔案管理的宣傳貫徹和業(yè)務指導主動性差，停留被動服務層面;檔案資料的流向監(jiān)控不到位，造成項目人員調(diào)動，檔案流失或無人管的現(xiàn)象。

(2)檔案管理必要的設施和經(jīng)費不到位。一些單位沒有按照要求配備符合檔案管理要求的設施，檔案管理經(jīng)費不能到位，沒有專門的檔案庫房，檔案不能實現(xiàn)集中管理，散放在各個管理部門，檔案保管條件差，容易造成檔案損毀、散失。

(3)檔案資料收集整理不夠全面、準確。工程檔案要如實反映各個階段的建設內(nèi)容，就必須具備真實性、完整性和系統(tǒng)性。一些單位領導和部分技術(shù)人員檔案意識淡薄，工作認識不到位，重視工程檔案的后期突擊整理，不注意對工程前期和施工中檔案資料的同步收集、整理和歸檔，從而造成檔案原件少、部分檔案資料缺失。而檔案人員沒有實踐經(jīng)驗，在移交檔案時只是被動地接受資料，不知所收集的資料是否齊全，內(nèi)容是否有缺項、漏項以及隱蔽工程記錄、工程檢查記錄、產(chǎn)品合格證、竣工圖等是否符合要求等，造成工程技術(shù)資料的歸檔不能與工程項目有機結(jié)合，直接影響了檔案質(zhì)量。

(4)檔案管理人員綜合素質(zhì)較低。一些工程項目的參建單位檔案管理人員業(yè)務知識和工作經(jīng)驗都明顯欠缺，人員流動性大，人力投入不能滿足工作的需要，且缺少工程專業(yè)技術(shù)人員把關(guān)，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、檔案組卷混亂，給以后利用查閱帶來不便。

4 提高項目檔案質(zhì)量的主要措施及對策

(1)健全機構(gòu)、完善制度，形成良好的檔案管理機制。檔案工作要順利開展，離不開單位領導支持和健全的工作機制。具體方法如下:

一是成立檔案領導小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)項目參建各方的檔案管理工作，項目參建各方要有分管檔案管理工作的領導，在各業(yè)務部門要指定專人擔任專職或兼職檔案管理人員，形成覆蓋監(jiān)理領域各參建單位、項目建設各個階段的工作網(wǎng)絡。

二是項目法人、設計、監(jiān)理、施工等參建各方要建立檔案收集、整理、保管、利用和保密等管理制度，明確工作程序;建立檔案工作責任制，把檔案的收集、整理和歸檔任務納入到各級技術(shù)人員崗位職責、工作計劃和考核范圍，并適時進行檢查、考核和獎懲。

三是配置必要的設施、工作場所和檔案庫房，為檔案管理工作提供人、財、物保障。

四是建立預立卷制度。施工單位要建立現(xiàn)場檔案室，及時收集、整理現(xiàn)場檔案。各部門和技術(shù)人員形成的檔案，經(jīng)過審核后，要及時送檔案人員進行預立卷，并統(tǒng)一保管在現(xiàn)場檔案室，避免把檔案資料散放在各個部門或技術(shù)人員手中，防止檔案資料的丟失或遺漏。

(2)加強過程控制、嚴格管理，確保檔案工作與工程建設同步實施。項目參建各方應增強檔案意識，堅持按照“誰形成，誰歸檔”的原則，加強對檔案工作的管理，緊緊抓住超前控制的關(guān)鍵點，加大對文件收集、整理和歸檔的控制力度，使得建設檔案在始終處于受控狀態(tài)。

一是檔案管理從項目初期抓起。項目初期階段，要重視檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并將其列入工程建設計劃中，層層分解到各個參建單位，明確責任，任務到人;檔案管理人員要主動進入工地，抓好檔案工作的技術(shù)交底工作，并將本項目檔案資料的歸檔范圍和質(zhì)量要求，以文件方式印發(fā)給項目建設的設計、施工、監(jiān)理各個部門，統(tǒng)一檔案的收集和整理工作標準。

二是把好合同控制關(guān)。在合同簽訂時，要明確檔案資料的責任分工、移交程序和違約責任，提出歸檔資料的份數(shù)、時間和質(zhì)量要求。在合同結(jié)算時，把檔案資料的歸檔要求納入到工程結(jié)算管理中，檔案資料不符合要求，不予計量工程量，不得進行工程結(jié)算。建立合同工程檔案預驗收制度，在合同工程完工前，先由項目法人組織檔案資料的預驗收，預驗收通過，方可進行合同工程驗收和完工結(jié)算。

三是抓好過程控制。在工程實施過程中，要堅持檔案管理和工程建設同計劃、同部署和同檢查。在檢查工程質(zhì)量和進度時，要同時檢查檔案的收集、整理和歸檔情況。在進行分部工程和單位工程質(zhì)量評定和驗收時，要同時驗收檔案資料的完整性和質(zhì)量情況，并在驗收結(jié)論中，明確對檔案資料的驗收結(jié)論。

四是抓好重點和薄弱環(huán)節(jié)檔案管理工作的督導，尤其是對建設項目前期檔案、重要設備開箱驗收、引進設備資料、竣工圖、隱蔽工程的收集和整理工作。在進行紙質(zhì)資料的歸檔時，要同步歸檔電子、聲像資料，以保證檔案的完整性、系統(tǒng)性。

五是抓好檔案管理激勵與約束。項目法人可以結(jié)合項目情況，建立檔案收集整理目標節(jié)點獎懲制度，及時對各單位完成檔案管理節(jié)點目標實施考核，并根據(jù)考核結(jié)果進行評選、表彰和獎懲。各單位應結(jié)合檔案工作節(jié)點目標，圍繞工程建設計劃安排，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，督促各部門、各級技術(shù)人員及時收集整理工程建設質(zhì)量、安全、進度等方面的檔案資料，及時向檔案人員移交歸檔。

(3)發(fā)揮監(jiān)理作用，抓好檔案隊伍建設。監(jiān)理單位在落實“三控”、“兩管”、“一協(xié)調(diào)”(即項目投資控制、質(zhì)量控制、進度控制，合同管理、信息管理和組織協(xié)調(diào))的職責時，要定期對施工單位的檔案體系建設、人員到位情況、檔案收集整理等內(nèi)容實施檢查，發(fā)現(xiàn)問題要求及時整改。項目各參建單位要重視檔案管理隊伍建設，要配備適應檔案管理需要的各類人才，及時引進缺乏人才;對于新引進人員，在上崗培訓時，將檔案知識作為學習培訓的重要內(nèi)容;對于在崗人員，要采取各種方式，開展檔案法律法規(guī)、業(yè)務知識等方面的培訓學習，不斷提高檔案管理人員的工作水平和業(yè)務能力，培養(yǎng)一支懂工程、精業(yè)務、善協(xié)調(diào)的項目檔案管理隊伍，為水利工程檔案管理提供智力支撐和人才保障。

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